Hinzufügen von per E-Mail gesammelten Daten zu einer Access-Datenbank

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Sie können Informationen, wenn Sie e-Mails verwenden, mithilfe von Microsoft Access 2007 oder Access 2010 mit Microsoft Outlook 2007 oder Microsoft Outlook 2010 sammeln oder aktualisieren. Access führt Sie durch Erstellen eines Daten Sammlungs Formulars und Senden des Formulars in einer e-Mail-Nachricht. Wenn Ihre e-Mail-Empfänger die ausgefüllten Formulare zurückgeben, können Sie festlegen, dass die erfassten Daten automatisch verarbeitet und in einer bestimmten Access-Datenbank gespeichert werden. Mit dieser Methode der Datensammlung können Sie Zeit und Mühe sparen, die normalerweise an einem kopieren und Einfügen oder einem manuellen dateneingabeprozess beteiligt ist. Im folgenden finden Sie einige Szenarien, in denen Sie mithilfe dieses Prozesses Daten sammeln können:

Umfragen    Sie können eine Umfrage durchführen und die Ergebnisse kompilieren, indem Sie zunächst eine Access-Datenbank mit den erforderlichen Tabellen erstellen, um die Ergebnisse zu speichern, und den Assistenten zum Erstellen eines Umfrageformulars verwenden und diese dann an die Teilnehmer der Umfrage senden. Wenn Teilnehmer Antworten, werden die Umfragedaten automatisch in der Datenbank gespeichert.

Status Berichte    Unabhängig davon, ob es sich um den neuesten Status der Lagerbestands Ebene oder die aktuellen Informationen zu ausstehenden Problemen handelt, kann Ihr Team Sie informieren, indem Sie Ihnen e-Mail-Nachrichten senden, die die aktuellen Informationen in regelmäßigen Abständen enthalten.

Ereignisverwaltung    Wenn Sie eine Konferenz oder Schulungen oder andere Ereignisse organisieren, können Sie ein oder mehrere Formulare als e-Mail-Nachricht senden, um Kontaktinformationen, Reise-und Hotel Einstellungen zu sammeln usw. Wenn Sie sich entscheiden, die Antworten automatisch zu verarbeiten, können die Teilnehmer ihre Einstellungen jederzeit ändern, ohne Sie benachrichtigen zu müssen, und Sie haben immer Zugriff auf die neuesten Daten für Entscheidungszwecke.

In diesem Artikel wird erläutert, was Sie für die Verwendung dieses Prozesses benötigen, wie Sie mit dem Assistenten beginnen, und dann weitere Informationen zu den verschiedenen Schritten erhalten, damit Sie die am besten informierte Auswahl treffen können, während Sie dem Assistenten folgen

Hinweis: Sie können die gesammelten Daten nicht hinzufügen, wenn Ihr Empfänger Hotmail oder Yahoo verwendet hat, um Ihnen das Daten Sammlungs Formular zu senden.

Vorbereitende Schritte

Wenn Sie zum ersten Mal Daten mithilfe von e-Mail-Nachrichten sammeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Anwendungen auf Ihrem Computer installiert haben:

    • Access 2007 oder Access 2010.

    • Outlook 2007 oder Outlook 2010 Auf dem Computer, den Sie zum Senden der e-Mail-Nachrichten verwenden, muss Outlook installiert und konfiguriert sein. Wenn Sie Outlook installiert, aber noch nicht konfiguriert haben, starten Sie Outlook, und folgen Sie den Anweisungen im Outlook-Start-Assistenten. Hilfe zum Assistenten finden Sie in der Outlook-Hilfe.

    • Wenn Sie ein InfoPath-Formular verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass InfoPath 2007 oder höher installiert ist und ihre Empfänger auch InfoPath auf ihren Computern installieren müssen.

    • Die e-Mail-Empfänger müssen entweder über InfoPath oder einen e-Mail-Client verfügen, der das HTML-Format unterstützt, das auf ihren Computern installiert ist, um das Formular anzeigen und bearbeiten zu können.

      Das Formular zum Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten ist kein Access-Formular. Der Assistent generiert ein spezielles Formular im HTML-oder InfoPath-Format.

      Identifizieren Sie eine Zieldatenbank. Die Datenbank kann entweder MDB-oder ACCDB-Format aufweisen. Darüber hinaus werden MDE-und ACCDE-Dateien unterstützt. Wenn Sie keine vorhandene Datenbank verwenden möchten, müssen Sie eine neue erstellen.

  2. Ermitteln oder erstellen Sie die Tabellen, die mit den Daten aus den e-Mail-Antworten ausgefüllt werden sollen. Wenn Sie Daten für vorhandene Tabellen sammeln, stellen Sie sicher, dass die Tabellen nicht schreibgeschützt sind und dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um ihren Inhalt hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

Hinweis: Anlagen-, AutoWert-, OLE-und mehrwertige Feldtypen können mithilfe von e-Mail-Nachrichten nicht erfasst werden

Wenn der Datensammlungsvorgang zwei oder mehr Tabellen auffüllt, müssen Sie eine Auswahlabfrage erstellen und diese als Datensatzquelle des Formulars verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Abfrage alle erforderlichen Felder aus den zugrunde liegenden Tabellen enthält. Wenn Sie eine vorhandene Abfrage verwenden, stellen Sie sicher, dass die Abfrage nicht schreibgeschützt ist und dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um ihren Inhalt hinzuzufügen oder zu aktualisieren. Weitere Informationen zum Erstellen einer Abfrage auf der Grundlage von zwei oder mehr Tabellen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen.

Speichern Sie die Daten in den folgenden Situationen als neue Datensätze:

  • Wenn die Daten mehrere Tabellen auffüllen.

  • Wenn die Zieltabelle kein Primärschlüsselfeld enthält. Die Primärschlüsselwerte sind notwendig, um jede Antwort einem vorhandenen Datensatz zuzuordnen. Wenn die Zieltabelle kein Primärschlüsselfeld enthält, fügen Sie Sie entweder jetzt hinzu, oder weisen Sie ein vorhandenes Feld mit eindeutigen Werten als Primärschlüssel zu.

  • Wenn die Zieltabelle keine Datensätze enthält. Wenn die Tabelle leer ist, geht der Assistent davon aus, dass Sie Datensätze hinzufügen möchten.

  • Wenn die e-Mail-Adressen der Empfänger nicht als Feld in der Datenbank gespeichert werden. Beim Sammeln von Daten zum Aktualisieren von Datensätzen können Sie die Adressen nicht manuell in der vom Assistenten generierten Nachricht eingeben. Das Feld "Adresse" muss sich in der Zieltabelle oder in einer Tabelle befinden, die eine Beziehung zur Zieltabelle aufweist.

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Erste Schritte

  1. Öffnen Sie die Datenbank, in der die gesammelten Daten gespeichert werden.

  2. Wenn Sie die Daten einer einzelnen Tabelle hinzufügen möchten, wählen Sie die Tabelle im Navigationsbereich aus. Wenn Sie mehrere verknüpfte Tabellen füllen möchten, wählen Sie die Abfrage aus, die an diese Tabellen gebunden ist.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um den Assistenten zu starten:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf E-Mail erstellen.

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage, und klicken Sie dann auf Daten per E-Mail sammeln und aktualisieren.

      Hinweis: Wenn die Tabelle keine Felder enthält oder nur die Typen AutoWert, OLE-Objekt, Anlage oder mehrwertige Nachschlagefelder enthält, zeigt Access die folgende Meldung an: die ausgewählte Tabelle oder Abfrage enthält keine Felder, die das Sammeln von Daten mithilfe von e-Mail unterstützen. .

Wenn die Tabelle Felder enthält, die die Datensammlung unterstützen, wird der Assistent gestartet. Wenn die Zieltabelle das Hinzufügen und Aktualisieren von Daten unterstützt, führt Sie der Assistent durch die erforderlichen Schritte zum Sammeln von Daten über e-Mail-Nachrichten.

Verwenden Sie die folgenden Abschnitte als Referenz für alle Fragen, die Sie möglicherweise in den folgenden sieben wichtigen Schritten des Prozesses haben.

  1. Wählen Sie den Typ des Dateneingabeformulars aus, das Sie senden möchten.

  2. Auswählen, ob neue Daten erfasst oder vorhandene Daten aktualisiert werden sollen

  3. Angeben der Daten, die Sie sammeln möchten

  4. Angeben der automatischen oder manuellen Datenverarbeitung

  5. Wählen Sie aus, wie Sie e-Mail-Adressen der Empfänger angeben möchten.

  6. Überprüfen und angeben der Empfängerliste

  7. Erstellen und Senden der e-Mail-Nachricht

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Wählen Sie den Typ des Dateneingabeformulars aus, das Sie senden möchten.

Wählen Sie den Typ des Formulars basierend auf der Benutzerfreundlichkeit für sich selbst und ihre Empfänger aus.

HTML-Formular auswählen    Ein HTML-Formular kann von jedem Benutzer angezeigt und bearbeitet werden, dessen e-Mail-Client HTML unterstützt

Auswählen eines Microsoft InfoPath-Formulars    Diese Option wird nur angezeigt, wenn InfoPath auf dem Computer installiert ist. Wählen Sie diese Option nur aus, wenn alle Empfänger InfoPath und Outlook auf ihren Computern installiert haben. Ein InfoPath-Formular bietet eine bessere Umgebung für die Dateneingabe und-Bearbeitung.

Die nächste angezeigte Assistentenseite hängt davon ab, ob das Zielobjekt das Aktualisieren von Daten unterstützt. Wenn es sich bei dem Objekt um eine Abfrage handelt, die auf zwei oder mehr Tabellen basiert, oder wenn es sich um eine Tabelle handelt, die kein Primärschlüsselfeld oder keine Datensätze enthält, wird vom Assistenten davon ausgegangen, dass Sie neue Datensätze hinzufügen möchten, und Sie werden aufgefordert, die Formularfelder auszuwählen. In allen anderen Fällen werden Sie vom Assistenten aufgefordert anzugeben, ob Sie Daten hinzufügen oder aktualisieren möchten, bevor Sie aufgefordert werden, die Formularfelder auszuwählen.

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Auswählen, ob neue Daten erfasst oder vorhandene Daten aktualisiert werden sollen

Geben Sie an, was Sie mit den Daten tun möchten. Der Typ des Formulars, den Sie verwenden, wirkt sich auf die Anzahl der neuen Datensätze aus, die ein Empfänger in einer einzigen Antwort an Sie senden kann. Beim Aktualisieren von Daten gibt die Anzahl der Datensätze, die von einem Empfänger aktualisiert werden müssen, die Anzahl der vorgefertigten Formulare an, die in einer Nachricht enthalten sind.

Hinweis: Wenn Sie neue Datensätze hinzufügen möchten, geben Sie die e-Mail-Adressen in das Feld Adresse der e-Mail-Nachricht ein, wenn die Nachricht erstellt wird. Um vorhandene Daten zu aktualisieren, müssen die e-Mail-Adressen der Empfänger als Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage oder in einer verknüpften Tabelle gespeichert werden.

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Angeben der Daten, die Sie sammeln möchten

Bei der Auswahl der Felder, die Sie in das Formular einbeziehen möchten, ist es nicht erforderlich, jedes Feld, das in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vorhanden ist, in das Formular einzubeziehen. Die folgenden Bedingungen müssen jedoch erfüllt sein:

  • Pflichtfelder:    Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Wenn Sie neue Datensätze sammeln, schließt der Assistent automatisch alle Felder ein, deren Eigenschaft " Required " auf " Ja" gesetzt ist. Wenn die erforderlichen Felder eines Datensatzes leer sind, kann Access den Eintrag nicht zur Tabelle hinzufügen.

  • Nicht unterstützte Feldtypen:    Sie können bestimmte Feldtypen nicht in das Formular wie AutoWert-, Anlage-, OLE-Objekt-oder mehrwertige Nachschlagefelder aufnehmen.

  • Primärschlüsselfeld:    Der Benutzer kann beim Hinzufügen von Datensätzen jedoch einen Wert in das Feld eingeben. die Antwort wird nicht verarbeitet, wenn der angegebene Wert bereits verwendet wird.

    Hinweis: Geben Sie für jedes eingeschlossene Feld unter Feldeigenschafteneine Beschriftung an, und klicken Sie auf schreibgeschützt , wenn Sie nicht möchten, dass der Benutzer die Daten in diesem Feld ändert.

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Angeben der automatischen oder manuellen Datenverarbeitung

Sie können eine automatische oder manuelle Bearbeitung von Antworten auswählen. Die automatische Verarbeitung bedeutet, dass Outlook und Access zusammenarbeiten, um die Daten in die Zieltabellen in der Datenbank zu exportieren, wenn Sie die Antworten erhalten. Durch die automatische Verarbeitung können Sie Zeit und Mühe sparen. Manuelle Verarbeitung bedeutet nur, dass Sie den Exportvorgang starten, um die Daten aus einem bestimmten Ordner in Outlook in die Zieltabelle in Access zu übertragen.

Antworten werden erfolgreich in die Zieltabelle exportiert, wenn die folgenden Bedingungen zum Zeitpunkt des Erreichens Ihres Postfachs erfüllt sind:

  • Outlook muss bereits auf Ihrem Computer ausgeführt werden. Wenn Outlook nicht ausgeführt wird, wird die Verarbeitung beim nächsten Start von Outlook gestartet.

  • Access darf nicht kennwortgeschützt sein und sollte nicht im exklusiven Modus geöffnet sein. Der Name oder Speicherort der Datenbank darf sich seit dem Senden der e-Mail-Nachricht nicht geändert haben.

  • Die Namen der Tabellen und Abfragen sowie die Eigenschaften der Felder, die im Formular enthalten sind, dürfen sich seit dem Senden der e-Mail-Nachricht nicht geändert haben.

  • Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um den Inhalt der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

    Hinweis: Wenn die automatische Verarbeitung fehlschlägt, versuchen Sie, Probleme zu beheben, und exportieren Sie dann die fehlerhaften Antworten manuell. Alle Antworten, die Ihren Posteingang erreichen, nachdem Sie die Probleme behoben haben, werden weiterhin automatisch verarbeitet.

Festlegen von Eigenschaften, um die automatische Verarbeitung von Antworten zu steuern

Wenn Sie einen anderen Outlook-Ordner angeben möchten, in dem Antworten gespeichert werden, klicken Sie auf der Seite geben Sie an, wie die Antworten des Assistenten verarbeitet werden sollen auf den Ordnernamen. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner auswählen entweder einen anderen Ordner aus, oder klicken Sie auf neu , um einen neuen Ordner zu erstellen.

Wenn Sie auf Eigenschaften festlegen klicken, um die automatische Verarbeitung von Antworten zum Ändern oder Optimieren von Importeinstellungen zu steuern, finden Sie in der folgenden Tabelle Informationen zu den verfügbaren Optionen:

Option

Ergebnis

Antworten von Personen verWerfen, an die Sie die Nachricht nicht gesendet haben   

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die Antworten, die von den ursprünglichen Empfängern Ihrer Nachricht gesendet wurden, automatisch verarbeitet werden sollen. Antworten von anderen Personen werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet.

Annehmen mehrerer Antworten von jedem Empfänger   

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn nur die erste Antwort von jedem Empfänger automatisch verarbeitet werden soll. Die zweiten und nachfolgenden Antworten werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet.

Hinweis: Diese Einstellung steuert nur die Anzahl der Antworten und nicht die Anzahl der Datensätze in einer einzelnen Antwort, die verarbeitet werden. Anders ausgedrückt: Wenn Sie ein InfoPath-Formular senden, kann ein Benutzer Ihnen mehrere Datensätze in einer einzelnen Antwort senden, und Access verarbeitet automatisch alle Datensätze in der Antwort, auch wenn dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert ist.

Nur Aktualisierungen vorhandener Daten zulassen   

Wenn Empfänger ein InfoPath-Formular zum Aktualisieren von Daten verwenden, können Sie neue Datensätze zusätzlich zu Updates für vorhandene Datensätze senden. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um nur die Updates für vorhandene Datensätze zu verarbeiten.

Die Anzahl der zu verarbeitenden Antworten    

Geben Sie die Gesamtzahl der Antworten (von allen Empfängern) ein, die automatisch verarbeitet werden sollen. Wenn Sie möchten, dass alle Antworten automatisch verarbeitet werden, geben Sie im Textfeld einen umfangreichen Wert wie 5000 ein. Antworten, die nach dem Erreichen des angegebenen Werts empfangen werden, werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet.

Datum und Uhrzeit der Beendigung    

Geben Sie an, wann die automatische Verarbeitung von Antworten für diese e-Mail-Nachricht beendet werden soll. Nach diesem Datum und dieser Uhrzeit empfangene Antworten werden im Zielordner gespeichert, aber nicht automatisch verarbeitet.

Wenn Sie diese Optionen zu einem späteren Zeitpunkt ändern möchten, klicken Sie auf der Registerkarte externe Daten in der Gruppe Daten sammeln auf Antworten verwalten. Wählen Sie im Dialogfeld Daten Sammlungs Nachrichten verwalten die Nachricht aus, für die Sie die Einstellungen ändern möchten, und klicken Sie dann auf Nachrichtenoptionen. Die Änderungen, die Sie im Dialogfeld vornehmen, wirken sich auf alle nachfolgenden Antworten aus, die Sie für diese Nachricht erhalten.

Manuelles Verarbeiten von Antworten

Um zu steuern, wann und welche Antworten verarbeitet werden, wählen Sie die Option automatischer Prozess nicht aus. Die Antworten werden in einem bestimmten Ordner in Outlook gespeichert, bis Sie die einzelnen Antworten im Ordner auswählen und mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf Daten nach Microsoft Access exportieren klicken.

In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auch die Antworten manuell verarbeiten, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten.

Beachten Sie Folgendes, bevor Sie Daten exportieren.

  • Die Access-Datenbank sollte nicht im exklusiven Modus geöffnet sein, und der Name oder Speicherort der Datenbank darf seit dem Senden der e-Mail-Nachricht nicht geändert werden.

  • Die Namen der Tabellen und Abfragen sowie die Eigenschaften der Felder, die im Formular enthalten sind, dürfen sich seit dem Senden der e-Mail-Nachricht nicht geändert haben.

  • Sie müssen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen, um den Inhalt der zugrunde liegenden Tabellen und Abfragen hinzuzufügen oder zu aktualisieren.

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Wählen Sie aus, wie Sie e-Mail-Adressen der Empfänger angeben möchten.

Wenn Sie nur neue Informationen sammeln, können Sie die e-Mail-Adressen auf zwei Arten angeben:

  • Geben Sie die e-Mail-Adressen einzeln in der Outlook-e-Mail-Nachricht ein, oder wählen Sie die Adressen aus einem Adressbuch aus.

  • Verwenden Sie das Feld "e-Mail-Adresse" in der Tabelle oder Abfrage der aktuellen Access-Datenbank.

    Hinweis: Wenn Sie Daten sammeln, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, wird dieses Dialogfeld nicht angezeigt, da die e-Mail-Adressen der Empfänger zunächst als Feld in der Datenbank verfügbar sein müssen.

Eingeben der e-Mail-Adressen direkt in Outlook

Wenn Sie Ihre Empfänger in Outlook angeben, können Sie die Nachricht vor dem Senden in der Vorschau anzeigen und anpassen. In der e-Mail-Nachricht enthält eine kurze Einführung und ein Formular. Es wird empfohlen, dass Sie keine Änderungen am Formular vornehmen. Änderungen an der Formularstruktur können dazu führen, dass die Antwort nicht verarbeitet wird.

Verwenden der e-Mail-Adressen, die in einem Feld in der Datenbank gespeichert sind

Die Option zum auswählen einer zugeordneten Tabelle bezieht sich auf Tabellen, die verknüpft sind. Um Tabellenbeziehungen in Ihrer Datenbank anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf den Daten Bank Tools. Klicken Sie auf der Registerkarte in der Gruppe Beziehungen auf Beziehungen .

Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie im Artikel Leitfaden für Tabellenbeziehungen.

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Überprüfen und angeben der Empfängerliste

Der letzte wichtige Schritt umfasst die Vorschau und das Anpassen der e-Mail-Nachricht, die Feinabstimmung der Empfängerliste und das anschließende Senden der Datensammlungsnachricht.

Erstellen und Senden der e-Mail-Nachricht

Wenn der Assistent Sie darüber informiert, dass Sie jetzt die e-Mail-Nachricht erstellen können, und Sie erfahren, wie Sie den e-Mail-Status mithilfe des Befehls Antworten verwalten anzeigen können, werden möglicherweise einige Warnmeldungen angezeigt. In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Warnungen und die Aktion beschrieben, die Sie zur Behebung ausführen können:

Warnung Nachricht

Beschreibung

Einige Datensätze enthalten keine gültige Adresse im Feld angegebene e-Mail-Adresse. Für diese Zeilen werden keine Daten zurückgegeben.

Das von Ihnen ausgewählte e-Mail-Adressfeld enthält Nullwerte.

Wenn Sie Daten für jeden Datensatz sammeln möchten, beenden Sie den Assistenten, und ersetzen Sie die Nullwerte durch e-Mail-Adressen. Starten Sie den Assistenten dann erneut.

Sie haben derzeit eine exklusive Sperre für die Datenbank; die automatische Verarbeitung schlägt fehl, bis die Sperre aufgehoben wird.

Sie haben die Datenbank derzeit im exklusiven Modus geöffnet.

Wenn Sie sich für die automatische Verarbeitung der Antworten entschieden haben, schlägt die Verarbeitung fehl, da Access keine Datenbank hinzufügen oder aktualisieren kann, die eine exklusive Sperre aufweist. Schließen und erneutes Öffnen der Datenbank im nicht exklusiven Modus unmittelbar nach dem Senden der Nachricht

Diese e-Mail-Nachrichten können vertrauliche oder sensible Daten enthalten.

Sie sammeln Daten, um vorhandene Datensätze zu aktualisieren, und das Formular, das Sie senden möchten, ist mit vorhandenen Daten bereits fertig.

Wenn einige Formularfelder vertrauliche Daten enthalten, wechseln Sie zurück zum Assistenten Schritt, in dem Sie die Felder markiert haben, und entfernen Sie die Felder, die vertrauliche Daten enthalten, aus dem Formular.

Nachdem Sie die Nachricht in der Vorschau angezeigt und angepasst haben, können Sie das Feld "e-Mail-Adresse" Filtern und ihre Empfänger auswählen. Wählen Sie die e-Mail-Adressen aus, die Sie verwenden möchten, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktivieren. Wenn ein Dialogfeld mit einer Liste ungültiger e-Mail-Adressen angezeigt wird, notieren Sie sich die Adressen in der Liste, und klicken Sie auf Beenden. Überprüfen Sie die ungültigen Adressen, nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor, und versuchen Sie dann, die Nachricht erneut zu senden.

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