Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel wird das Eingeben von Daten in eine Microsoft Office Access 2007-Datenbank erläutert. Außerdem erhalten Sie die erforderlichen Hintergrundinformationen für das Verständnis der verschiedenen Dateneingabeprozesse. Zudem erfahren Sie, wie die in Access bereitgestellten Dateneingabetechniken verwendet werden.

Inhalt dieses Artikels

Grundlagen zum Hinzufügen von Datensätzen

Direktes Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

Hinzufügen von Datensätzen mithilfe eines Formulars

Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld

Eingeben von leeren Zeichenfolgen

Hinzufügen von Datensätzen mithilfe des Datensammlungsfeatures

Hinzufügen von Datensätzen durch Importieren von Daten oder Herstellen einer Verknüpfung zu Daten

Verwenden einer Anfügeabfrage zum Hinzufügen von Datensätzen aus einer anderen Datenbank

Methoden zum Zeitsparen beim Eingeben von Daten

Grundlegendes zum Hinzufügen von Datensätzen

Für die präzise und schnelle Eingabe von Daten in eine Access-Datenbank müssen Sie zunächst einige grundlegende Dinge zur Funktionsweise einer Datenbank kennen. In den folgenden Abschnitten werden einige grundlegende Struktur- und Entwurfsprinzipien erläutert, von denen es abhängt, wie Daten eingegeben werden.

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Dateneingabe

Bei einer Access-Datenbank handelt es sich nicht um eine Datei im Sinne eines Microsoft Office Word 2007-Dokuments oder einer Microsoft Office PowerPoint 2007-Foliensammlung. Eine Access-Datenbank ist vielmehr eine Sammlung von Objekten (Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen usw.), die zusammenarbeiten müssen, damit die Datenbank ordnungsgemäß funktioniert.

Darüber hinaus müssen diese Objekte einer Reihe von Entwurfsprinzipien entsprechen, da andernfalls die Leistung der Datenbank beeinträchtigt wird oder sie überhaupt nicht verwendet werden kann. Diese Entwurfsprinzipien haben wiederum Auswirkungen auf die Vorgehensweise beim Eingeben von Daten. Beachten Sie im Folgenden diese Punkte zu Datenbankobjekten und zum Datenbankentwurf.

  • Alle Daten werden von Access in mindestens einer Tabelle gespeichert. Die Anzahl verwendeter Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Sie können zwar Daten in einem Formular, in einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen, aber die Daten werden von Access nur in Tabellen gespeichert. Die anderen Objekte in der Datenbank werden auf diesen Tabellen aufgebaut.

  • In einer Tabelle sollte jeweils nur ein Datentyp zulässig sein. Beispielsweise sollte eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Vertriebsinformationen enthalten. Andernfalls könnte das Auffinden der richtigen Informationen schwierig oder sogar unmöglich sein.

  • Für jedes Tabellenfeld ist in der Regel nur ein einziger Datentyp zulässig. Beispielsweise können in einem Feld, das für Zahlen konfiguriert wurde, keine Notizen gespeichert werden. Wenn Sie versuchen, Text in ein solches Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Dies ist jedoch keine feste Regel, da Sie Zahlen (wie etwa Postleitzahlen) in einem Feld speichern können, das auf den Textdatentyp festgelegt ist, mit diesen Daten jedoch keine Berechnungen anstellen können.

  • Sie können allerdings mit diesen Daten keine Berechnungen ausführen. Abgesehen von wenigen Ausnahmen lassen die Felder in einem Datensatz nur einen Wert zu. Beispielsweise können Sie in einem Adressfeld nicht mehr als eine Adresse eingeben. Dies unterscheidet sich von der Anwendung Microsoft Office Excel 2007, in der standardmäßig eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in einer einzigen Zelle eingegeben werden können, außer Sie beschränken diese Zelle auf bestimmte Datentypen.

    Sie können jedoch eine durch Trennzeichen getrennte Liste von Elementen in Felder eingeben, die auf den Text- oder Memo-Datentyp festgelegt sind. Darüber hinaus stellt Office Access 2007 ein neues Feature bereit, das als mehrwertiges Feld bezeichnet wird. Mithilfe von mehrwertigen Feldern fügen Sie einem einzigen Datensatz Daten hinzu und erstellen Listen, die mehrere Werte zulassen. Beispielsweise können Sie eine Microsoft Office PowerPoint 2007-Foliensammlung und eine beliebige Anzahl von Bildern an einen Datensatz in einer Datenbank anfügen. Darüber hinaus können Sie eine Liste mit Namen erstellen und so viele Namen wie benötigt auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint gegen die Regeln des Datenbankentwurfs zu verstoßen, weil pro Tabellenfeld mehrere Datensätze gespeichert werden können. In Wirklichkeit ist dies nicht der Fall, weil die Regeln von Access im Hintergrund erzwungen werden, indem die Daten in speziellen, ausgeblendeten Tabellen gespeichert werden.

  • In älteren Versionen von Access musste vor dem Eingeben von Daten mindestens eine Tabelle entworfen und erstellt werden. Es musste entschieden werden, welche Felder der Tabelle hinzugefügt werden sollen. Außerdem mussten die Datentypen für die einzelnen Felder festgelegt werden. In Office Access 2007 können Sie nun eine leere Tabelle öffnen und Daten eingeben. In Access wird ein Datentyp für das Feld anhand der eingegebenen Daten abgeleitet.

Weitere Informationen

Die Informationen in diesem Abschnitt betreffen den Datenbankentwurf, den Tabellenentwurf und ein neues Feature, die so genannten mehrwertigen Felder.

Über die folgenden Links gelangen Sie zu Artikeln mit weiteren Informationen zu diesen Themen.


Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp

Beim Entwerfen einer Datenbanktabelle wählen Sie für jedes Feld in dieser Tabelle einen Datentyp aus, wodurch eine akkuratere Dateneingabe sichergestellt wird. Angenommen, Sie öffnen eine leere Tabelle und geben eine Reihe Vertriebszahlen ein. Access leitet daraus den Zahl-Datentyp für das Feld ab. Wenn ein Benutzer versucht, Text in dieses Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, und der Benutzer kann den geänderten Datensatz nicht speichern. Dadurch werden Ihre Daten geschützt.

Anweisungen zum Anzeigen von Datentypen

Führen Sie im Navigationsbereich eine der folgenden Aktionen aus:

  • Doppelklicken Sie auf die Tabelle, die Sie überprüfen möchten, und prüfen Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp{b> <b}und Formatierung den Wert in der Liste Datentyp. Der Wert ändert sich, wenn Sie den Cursor in die verschiedenen Felder Ihrer Tabelle setzen. In der folgenden Abbildung wird die Liste dargestellt:

    Die Liste Datentyp

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle im Entwurfsbereich wird von Access geöffnet, und im oberen Abschnitt des Entwurfsbereichs werden der Name und der Datentyp aller Tabellenfelder angezeigt. In der folgenden Abbildung wird eine typische Tabelle im Entwurfsbereich dargestellt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Der Datentyp, den Sie für jedes Tabellenfeld festlegen, ist die wichtigste Möglichkeit zum Steuern der Eingaben in ein Feld. In manchen Fällen, wenn Sie beispielsweise ein Memo-Feld verwenden, können Sie beliebige Daten eingeben. In anderen Fällen, wenn Sie beispielsweise ein AutoWert-Feld verwenden, verhindert der für das Feld festgelegte Datentyp, dass überhaupt Daten eingegeben werden können. In der folgenden Tabelle sind die Datentypen von Office Access 2007 aufgeführt, und außerdem werden deren Auswirkungen auf die Dateneingabe beschrieben.

Datentyp

Auswirkung auf Dateneingabe

Text

Für Textfelder sind entweder Text oder numerische Zeichen sowie durch Trennzeichen getrennte Listen mit Elementen zulässig. Außerdem sind für ein Textfeld weniger Zeichen zulässig als für ein Memo-Feld, nämlich zwischen 0 und 255 Zeichen. In einigen Fällen können mithilfe von Konvertierungsfunktionen Berechnungen für Daten in einem Textfeld ausgeführt werden.

Memo

In diesen Feldtyp können Sie große Textmengen und numerische Daten eingeben. Wenn der Datenbank-Designer für das Feld die Unterstützung von Rich-Text-Formatierung festlegt, können Sie außerdem die Formatierungsarten verwenden, die normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie Word vorhanden sind. Beispielsweise können Sie verschiedene Schriftarten und Schriftgrade auf bestimmte Zeichen im Text anwenden und die Zeichen fett oder kursiv formatieren usw. Darüber hinaus können Sie den Daten auch HTML-Tags (Hypertext Markup Language) hinzufügen.

Daneben besitzen Memo-Felder die neue Eigenschaft Nur anfügen. Wenn Sie diese Eigenschaft aktivieren, können Sie an ein Memo-Feld neue Daten anfügen, die vorhandenen Daten können jedoch nicht geändert werden. Das Feature ist für die Verwendung in Anwendungen geeignet, z. B. in Problemverfolgungsdatenbanken, für die ein permanenter Datensatz aufbewahrt wird, der nicht geändert werden kann. Wenn Sie den Cursor bei aktivierter Nur anfügen-Eigenschaft in einem Memo-Feld platzieren, wird der Text standardmäßig nicht mehr im Feld angezeigt. Sie können keine Formatierung oder andere Änderungen auf den Text anwenden.

Weitere Informationen zur Verwendung von Rich-Text-Formatierung in einem Memo-Feld finden Sie unter Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Konvertierungsfunktionen können Sie wie bei Text-Feldern auch auf ein Memo-Feld anwenden.

Zahl

In diesen Feldtyp können Sie nur Zahlen eingeben, und Berechnungen für die Werte in diesem Feld sind möglich.

Datum/Uhrzeit

In diesen Feldtyp können Sie nur Daten und Uhrzeiten eingeben. Je nachdem, wie der Datenbankdesigner das Feld festlegt, können diese Bedingungen vorliegen:

  • Wenn der Datenbank-Designer ein Eingabeformat für das Feld festgelegt hat, wird dieses bei der Auswahl des Felds angezeigt, und Sie müssen an den leeren Stellen Daten eingeben. Beispielsweise müssen Sie im Falle des Eingabeformats TT_MMM_JJJJ an den vorgesehenen leeren Stellen "11. Okt. 2006" eingeben. Es ist nicht möglich, einen vollständigen Monatsnamen oder eine zweistellige Jahreszahl einzugeben.

  • Wenn der Designer kein Eingabeformat erstellt hat, um zu steuern, wie Sie ein Datum oder eine Uhrzeit eingeben, können Sie den Wert mithilfe eines beliebigen gültigen Datums- oder Uhrzeitformats eingeben. Beispielsweise können Sie "11.10.2006" oder "11. Okt. 06" eingeben.

  • Neben einem Eingabeformat kann der Datenbank-Designer ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. In diesem Fall können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber die Daten werden in Access gemäß dem Anzeigeformat angezeigt. Beispielsweise können Sie "10/11/2006" eingeben, aber das Anzeigeformat könnte so konfiguriert sein, dass dieser Wert als "11. Okt. 2006" angezeigt wird.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

Währung

In diesen Feldtyp können Sie nur Währungswerte eingeben. Außerdem müssen Sie ein Währungssymbol nicht manuell eingeben. Das in den regionalen Einstellungen von Windows angegebene Währungssymbol ( ¥, £, $ usw.) wird von Access automatisch hinzugefügt.

AutoWert

In diesem Feldtyp können niemals Daten eingegeben oder geändert werden. Die Werte in einem Feld vom Datentyp AutoNumber werden von Access erhöht, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, für das dieser Datentyp festgelegt ist, wird in Access entweder ein Kontrollkästchen oder eine Dropdownliste angezeigt, je nachdem, wie Sie das Feld formatieren. Wenn Sie das Feld so formatieren, dass es eine Liste anzeigt, können Sie Ja oder Nein, Wahr oder Falsch, oder Ein oder Aus in der Liste auswählen, wiederum abhängig von dem auf das Feld angewendeten Format. In der Liste können keine Werte eingegeben oder direkt aus einem Formular oder einer Tabelle geändert werden.

OLE-Objekt

Diesen Feldtyp verwenden Sie, wenn Sie Daten aus einem Feld anzeigen möchten, das mit einem anderen Programm erstellt wurde. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder eine PowerPoint-Foliensammlung in einem OLE-Objekt-Feld anzeigen.

Anlagen sind eine schnellere, einfachere und flexiblere Methode, um Daten aus anderen Programmen anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Anlage" weiter unten in dieser Tabelle.

Hyperlink

In diesem Feldtyp können Sie beliebige Daten eingeben, die von Access in eine Webadresse umgewandelt werden. Wenn Sie z. B. einen Wert im Feld eingeben, wird von Access vor und nach dem Text http://www.Ihr_Text.com eingefügt. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert der Hyperlink. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das Bearbeiten vorhandener Hyperlinks kann sich auch als schwierig erweisen, weil beim Klicken auf ein Hyperlinkfeld der Browser gestartet und die im Hyperlink angegebene Website geöffnet wird. Zum Bearbeiten eines Felds dieser Art wählen Sie ein angrenzendes Feld aus, verschieben Sie den Fokus mithilfe der Tabulatortaste oder der Pfeiltasten auf das Hyperlinkfeld, und drücken Sie dann F2, um das Bearbeiten zu ermöglichen.

Anlage

An diesen Feldtyp können Sie Daten aus anderen Programmen anfügen. Sie können jedoch keinen Text und keine numerischen Daten eintippen oder auf andere Weise eingeben.

Weitere Informationen zum Verwenden eines Anlage-Felds finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Hiermit erstellen Sie vielmehr zwei Arten von Dropdownlisten: Wertlisten und Nachschlagefelder. Eine Wertliste verwendet eine durch Trennzeichen getrennte Liste mit Elementen, die Sie bei der Verwendung des Nachschlage-Assistenten manuell eingeben. Die Werte können unabhängig von allen anderen Daten oder Objekten in der Datenbank sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage zum Abrufen von Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank oder in einem anderen Speicherort wie einem Windows SharePoint Services 3.0-Server. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdown-Liste aus. Standardmäßig legt der Nachschlage-Assistent das Tabellenfeld mit dem Datentyp Zahl fest.

Sie können mit dem Nachschlage-Feldern direkt in Tabellen und in Formularen und Berichten arbeiten. Standardmäßig die Werte in einem Nachschlagefeld in einer Art von Listensteuerelement genannten Kombinationsfeld angezeigt werden – eine Liste mit einem Dropdownpfeil: Eine leere Nachschlageliste . Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld festgelegt wurde können die Elemente in der Liste bearbeiten und Hinzufügen von Elementen in der Liste. Dazu muss der Datenbank-Designer festlegen eine Eigenschaft für das Nachschlagefeld (die Eigenschaft Nur Listeneinträgeaufgerufen wird und der Designer hat, um diese zu deaktivieren).

Wenn Sie die Werte in einer Nachschlageliste nicht bearbeiten können, müssen Sie die Daten in der vordefinierten Liste mit Werten oder in der Tabelle hinzufügen oder ändern, die als Quelle für das Nachschlagefeld dienen. Informationen hierzu finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld.

Schließlich beim Erstellen eines Nachschlagefelds können Sie optional Unterstützung mehrerer Werte festlegen. Wenn Sie dies tun, in der Ergebnisliste zeigt ein Kontrollkästchen neben jedem Listenelement und können Sie aktivieren oder deaktivieren Sie so viele Elemente wie benötigt. Die folgende Abbildung zeigt eine typische mehrwertige Liste:

Kontrollkästchenliste

Weitere Informationen zum Erstellen von Nachschlagefeldern mit mehreren Werten und dem Verwenden der entsprechenden Listen finden Sie in den Artikeln Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Dateneingabemethode in Abhängigkeit von den Tabellenfeldeigenschaften

Neben den Entwurfsprinzipien, die die Struktur einer Datenbank bestimmen, und den Datentypen, die bestimmen, was in ein bestimmtes Feld eingegeben werden kann, haben mehrere Feldeigenschaften einen Einfluss auf die Vorgehensweise beim Eingeben von Daten in eine Access-Datenbank.

Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld

In Access stehen jetzt zwei Möglichkeiten zur Ansicht der Eigenschaften eines Tabellenfelds zur Verfügung. Sie können die Steuerelemente auf der Registerkarte Datenblatt verwenden, oder Sie können die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie beide Methoden verwendet werden.

Anzeigen der Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte "Datenblatt"

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenblatt, und verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe Datentyp und Formatierung, um die Eigenschaften eines Tabellenfelds anzuzeigen.

Anzeigen von Tabelleneigenschaften in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol .

    Access öffnet die Tabelle im Entwurfsbereich.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Allgemein, falls sie noch nicht ausgewählt ist.

    –Oder–

    Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen, um die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzuzeigen.

    Ein Nachschlagefeld ist ein Tabellenfeld, in dem mithilfe einer Abfrage Werte aus mindestens einer Tabelle in einer Datenbank abgerufen werden. Standardmäßig werden diese Werte in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Nachschlagefeld konfiguriert, können Sie mindestens ein Element in dieser Liste auswählen.

In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften aufgeführt, die die größte Auswirkung auf die Dateneingabe haben, und es wird erläutert, auf welche Weise sie die Dateneingabe beeinflussen.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten bei der Dateneingabe

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Die Zeichengrenze gilt nur für Felder, für die der Datentyp Text festgelegt ist. Wenn Sie mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen eingeben, werden die Zeichen abgeschnitten.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, werden Sie gezwungen einen Wert in ein Feld einzugeben, und Sie können neue Daten erst speichern, wenn Sie in einem erforderlichen Feld eine Eingabe vorgenommen haben. Wenn diese Eigenschaft deaktiviert ist, sind für das Feld NULL-Werte zulässig, das Feld kann also leer bleiben.

Hinweis : Ein NULL-Wert ist nicht mit dem Wert 0 identisch. 0 ist eine Ziffer, während NULL ein fehlender, nicht definierter oder unbekannter Wert ist.

Leere Zeichenfolgen in diesem Feld zulassen?

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, können Sie leere Zeichenfolgen eingeben. Dabei handelt es sich um Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Um eine leere Zeichenfolge zu erstellen, geben Sie paarweise doppelte Anführungszeichen in das Feld ein ("").

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, können Sie keine doppelten Werte eingeben. Sie können einen Index auch aus mehreren Feldern erstellen. In diesem Fall können Sie in einem, jedoch nicht in beiden Feldern doppelte Werte verwenden.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

Vordefinierte oder benutzerdefinierte Literale und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat erzwingt die Eingabe von Daten in einem vordefinierten Format. Die Eingabeformate werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder ein Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf das Datumsfeld, und es werden die folgenden Zeichen angezeigt: TT-MMM-JJJJ. Hierbei handelt es sich um ein Eingabeformat. Es erzwingt die Eingabe von Monatswerten als aus drei Buchstaben bestehende Abkürzungen, z. B. "Okt", und des Jahreswerts als vierstellige Zahl, z. B. "15. Okt. 2006".

Hinweis : Denken Sie daran, dass Eingabeformate nur steuern, wie Sie Daten eingeben, und nicht, wie diese Daten von Access gespeichert oder angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Eingabeformaten finden Sie unter Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten. Weitere Informationen zum Speichern und Anzeigen von Daten vom Datentyp "Datum/Uhrzeit" durch Access finden Sie im Artikel Eingeben von Datums- und Zeitwerten.

Nur Listeneinträge

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Mit dieser Eigenschaft werden die Änderungen an den Elementen in einem Nachschlagefeld aktiviert bzw. deaktiviert. Neue Access-Benutzer versuchen manchmal, die Elemente in einer Liste manuell zu ändern. Wenn Sie von Access am Ändern der Elemente in einer Liste gehindert werden, ist diese Eigenschaft auf "Ja" festgelegt. Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist und Sie die Elemente in einer Liste ändern müssen, müssen Sie die Liste (wenn Sie eine Werteliste bearbeiten möchten) oder die Tabelle mit den Quelldaten für die Liste (wenn Sie ein Nachschlagefeld bearbeiten möchten) öffnen und die Werte dort ändern. Weitere Informationen zu Nachschlagefeldern finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertlisten, nicht jedoch für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie in der Listenelemente bearbeiten-Eigenschaft einen gültigen Formularnamen ein. Der Befehl "Wertlistenbearbeitung zulassen" wird in einem Kontextmenü angezeigt, das geöffnet wird, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie alternativ den Namen eines Formulars in der Bearbeitungsformular für Listenelemente-Eigenschaft angeben, startet Access das Formular anstelle des Dialogfelds.

Hinweis : Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten über Listenfeld- und Kombinationsfeld-Steuerelemente in Formularen sowie über Kombinationsfeld-Steuerelemente in Tabellen und Abfrageresultsets ausführen. Formulare müssen in der Entwurfsansicht oder in der Browseransicht geöffnet werden; Tabellen und Abfrageresultsets müssen in der Datenblattansicht geöffnet werden.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Registerkarte Nachschlagen

Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars als Wert in diese Tabelleneigenschaft eingeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführt. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

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Direktes Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

Eine in der Datenblattansicht geöffnete Tabelle ähnelt einem Excel-Arbeitsblatt, und Sie können Daten in mindestens ein Feld eingeben oder einfügen. Dies entspricht einer Zelle in einem Arbeitsblatt.

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie den Vorgang fortsetzen:

  • Sie müssen die Daten nicht explizit speichern. In Access wird ein Commit der Änderungen an der Tabelle ausgeführt, wenn Sie die Einfügemarke in ein neues Feld in derselben Zeile verschieben oder wenn Sie die Einfügemarke in eine andere Zeile verschieben.

  • Standardmäßig ist für die Felder in einer Access-Datenbank ein bestimmter Datentyp festgelegt, wie z. B. Text oder Zahlen. Sie müssen Daten mit dem für das Feld festgelegten Datentyp eingeben. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.

    Die Fehlermeldung über einen ungültigen Wert

  • Auf ein Feld kann ein Eingabeformat angewendet werden. Ein Eingabeformat besteht aus Literalen und Platzhalterzeichen, mit denen die Eingabe von Daten in einem bestimmten Format erzwungen wird.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Formatieren von Daten in Zeilen und Spalten.

  • Mit Ausnahme von Anlagen und mehrwertigen Listen kann in den meisten Feldern nur ein einziger Datensatz eingegeben werden. Falls Sie nicht wissen, ob für ein Feld Anlagen zulässig sind, können Sie die Feldeigenschaften prüfen. Führen Sie dazu die zuvor in diesem Artikel beschriebenen Schritte unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld aus. Eine mehrwertige Liste können Sie jederzeit identifizieren, weil in Access neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt wird.

Eingeben von Daten in eine Tabelle

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

    Standardmäßig wird die Tabelle in Access in der Datenblattansicht geöffnet. Dabei handelt es sich um ein Raster, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

  2. Klicken Sie, oder platzieren Sie den Fokus auf andere Weise im ersten Feld, das Sie verwenden möchten, und geben Sie dann die Daten ein.

  3. Drücken Sie die Tabulatortaste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld, um zum nächsten Feld in derselben Zeile zu navigieren.

    Wenn Sie die Tabulatortaste drücken, wird von Access standardmäßig anhand der regionalen Einstellungen von Windows bestimmt, ob die Einfügemarke nach links oder rechts verschoben wird. Wenn auf dem Computer eine Sprache verwendet wird, bei der von links nach rechts gelesen wird, wird die Einfügemarke beim Drücken der Tabulatortaste nach rechts verschoben. Wenn auf dem Computer eine Sprache verwendet wird, bei der von rechts nach links gelesen wird, wird die Einfügemarke nach links verschoben.

    Drücken Sie die Tabulatortaste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld, um zum nächsten Feld zu navigieren.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten in einem Memofeld

  1. Wenn die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, wählen Sie ein Memo-Feld aus.

    Memo-Felder können normalerweise für Kommentare oder Notizen verwendet werden, sodass Sie nach einem Feld namens "Kommentare" oder "Notizen" suchen können. Wenn Sie das Memo-Feld noch immer nicht finden können, erhalten Sie weitere Informationen unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld weiter oben in diesem Artikel.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Textes.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

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Hinzufügen von Datensätzen mithilfe eines Formulars

Dateneingabeformulare können eine einfachere, schnellere und präzisere Methode für die Dateneingabe bereitstellen. Normalerweise erstellen Sie Formulare, wenn Daten gleichzeitig in mehr als eine Tabelle eingegeben werden müssen. Sie erstellen auch Formulare, wenn die Benutzer nicht alle Felder in einer Tabelle sehen sollen, wenn Sie die Verwendung einer Datenbank vereinfachen möchten (ein Schritt, durch den Schulungskosten reduziert werden können), und wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Benutzer die Daten richtig eingeben.

Die Verwendungsweise eines Formulars zum Bearbeiten von Daten hängt vom Formularentwurf ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen enthalten, wie z. B. Listen, Textfelder, Schaltflächen und Datenblätter. Dabei handelt es sich um Raster, die Excel-Arbeitsblättern ähneln. Jedes Steuerelement im Formular liest entweder Daten von einem zugrunde liegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in ein zugrunde liegendes Tabellenfeld. Die Verwendung eines bestimmten Steuerelements ist abhängig vom Datentyp, den Sie für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegt haben, von für dieses Feld festgelegten Eigenschaften sowie möglicherweise von mehreren Eigenschaften, die der Datenbank-Designer für jedes Steuerelement festlegt. Weitere Informationen zu den Auswirkungen von Datentypen und Feldeigenschaften auf die Dateneingabe finden Sie unter Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp und Dateneingabemethode in Abhängigkeit von den Tabellenfeldeigenschaften weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Abschnitten wird das Verwenden der gängigsten Dateneingabe-Steuerelemente erläutert. Falls Sie Fragen zu einer speziellen Datenbank haben, wenden Sie sich an den Systemadministrator oder den Datenbankdesigner.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld

Wenn Sie in einem Textfeld Text hinzufügen oder bearbeiten, arbeiten Sie entweder in einem Text- oder Memo-Feld mit Daten. Vergessen Sie nicht, dass Sie dabei ein Memo-Feld (bzw. das an das Memo-Feld gebundene Steuerelement) für die Unterstützung der Rich-Text-Formatierung festlegen können. Anschließend können Sie unterschiedliche Schriftarten, Schriftgrößen, Formate und Farben auf Ihren Text anwenden.

Bearbeiten von Text in einem Textfeld

  • Setzen Sie den Cursor in das Textfeld, und ändern Sie die Daten. Denken Sie daran, dass Sie für Zahlen in einem Feld vom Datentyp Text oder Memo keine Berechnungen ausführen können.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung

Hinweis : Diese Schritte können Sie nur ausführen, wenn ein Textfeld an ein Feld vom Datentyp Memo gebunden ist. Weitere Informationen finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld.

  1. Wenn das Formular in der Formular- oder Layoutansicht geöffnet ist oder wenn die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, wählen Sie das Feld "Memo" aus.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Eingeben von Daten mithilfe einer Liste

Sie können Listen in Formularen verwenden sowie in Tabellen und Abfrageresultsets, die in der Datenblattansicht geöffnet sind. Dabei handelt es sich um ein Raster, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

Wenn Sie eine Liste in einem Formular verwenden, wird möglicherweise ein Kombinationsfeld- oder ein Listenfeld-Steuerelement angezeigt. Die Abbildungen veranschaulichen ein Kombinationsfeld- bzw. ein Listenfeld-Steuerelement.

Eine leere Nachschlageliste

Ein einfaches Listenfeldsteuerelement in einem Formular

Wenn Sie eine Liste in einer Tabelle oder einem Abfrageresultset verwenden, wird von Access standardmäßig ein Kombinationsfeld verwendet.

Darüber hinaus können in Listen mehrere Werte unterstützt werden. Wenn eine Liste mit einem Kontrollkästchen neben jedem Listenelement angezeigt wird, können Sie bis zu 100 Elemente in dieser Liste auswählen. Bei mehrwertigen Listen handelt es sich um ein neues Feature Office Access 2007, mit dem ein in der Praxis häufig auftretendes Problem beseitigt wird. Angenommen, Sie verfolgen mithilfe einer Access-Datenbank Kundendienstprobleme nach. Wenn Sie einem Problem mehrere Personen zuweisen müssen, können Sie eine mehrwertige Liste verwenden. In früheren Versionen von Access wäre eine umfangreiche Programmierung erforderlich gewesen, um ein ähnliches Tool zu erstellen. In den nachfolgenden Abbildungen werden typische mehrwertige Listen dargestellt.

Kontrollkästchen-Dropdownliste im geöffneten Zustand   Kontrollkästchenliste

Sie können auch die Elemente in einer Liste bearbeiten. Wenn Sie oder der Datenbank-Designer den Befehl aktivieren, können Sie Listenelemente direkt in der Liste hinzufügen, ändern und entfernen. Datenbank-Designer können jedoch den Befehl deaktivieren, sodass er nicht für alle Datenbanken verfügbar ist.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern die Vorgehensweise beim Verwenden und Bearbeiten von Listen.

Auswählen von Elementen in einer Dropdownliste

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

    Hinweis : Formulare müssen Sie in der Formular- oder Layoutansicht öffnen. Tabellen und Abfrageresultsets müssen in der Datenblattansicht geöffnet werden.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste, und wählen Sie das gewünschte Element aus.

  3. Verschieben Sie die Einfügemarke in ein anderes Feld, um für die Auswahl einen Commit in der Datenbank auszuführen.

Auswählen von Elementen in einem Listenfeld

  1. Öffnen Sie das Formular, das die Liste enthält.

  2. Führen Sie in der Liste der Elemente im Listenfeld einen Bildlauf nach unten aus, und wählen Sie das gewünschte Element aus.

  3. Verschieben Sie die Einfügemarke in ein anderes Feld, um für die Auswahl einen Commit in der Datenbank auszuführen.

Auswählen von Elementen in einer Kontrollkästchen-Dropdownliste

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

    Hinweis : Kontrollkästchen-Dropdownlisten können Sie in Formularen, Tabellen und Abfrageresultsets verwenden. Dazu müssen Sie Formulare in der Formular- oder Browseansicht öffnen, und Tabellen und Abfrageresultsets in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste.

  3. Aktivieren Sie bis zu 100 Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf OK.

Auswählen von Elementen in einer Kontrollkästchenliste

  1. Öffnen Sie das Formular, das die Liste enthält.

    Hinweis : Sie müssen das Formular in der Formular- oder Browseansicht öffnen.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste.

  3. Aktivieren Sie bis zu 100 Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf OK.

Bearbeiten der Elemente in einer Liste

Hinweis : Jeder Listentyp in einem Formular, einer Tabelle oder einem Abfrageresultset kann bearbeitet werden. Denken Sie daran, dass Sie Formulare in der Formular- oder Browseansicht und Tabellen und Abfrageresultsets in der Datenblattansicht öffnen müssen. Außerdem sollten Sie nicht vergessen, dass der Datenbank-Designer oder die IT-Abteilung diesen Befehl deaktivieren kann, weshalb der Befehl möglicherweise nicht immer verfügbar ist.

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Listenelemente bearbeiten.

    Ein Dialogfeld oder ein Dateneingabeformular wird angezeigt. Der angezeigte Bildschirm hängt vom Listentyp ab, den Sie bearbeiten möchten. In Access werden zwei grundlegende Listentypen verwendet, nämlich Wertlisten und Nachschlagelisten. Wertlisten enthalten Elemente, die Sie manuell eingeben, und bei Nachschlagelisten werden mithilfe einer Abfrage die Daten aus mindestens einer Tabelle abgerufen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste bearbeiten, bearbeiten Sie mithilfe des Dialogfelds Listenelemente bearbeiten die Listendaten, und klicken Sie anschließend auf OK.

    • Wenn Sie eine Nachschlageliste bearbeiten, wird ein Dateneingabeformular angezeigt. Bearbeiten Sie die Listendaten mithilfe dieses Formulars.

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Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld

Ein Nachschlagefeld stellt eine Liste von Daten dar, aus denen die Benutzer mindestens ein Element auswählen können. Zwei Arten von Nachschlagelisten können erstellt werden.

  • Wertlisten    enthalten hartcodierte Werte, die Sie manuell eingeben. Die Werte sind in der Datensatzherkunft-Eigenschaft des Nachschlagefelds gespeichert.

  • Nachschlagelisten    Bei Nachschlagelisten werden mithilfe einer Abfrage Werte aus einer anderen Tabelle abgerufen. Die Datensatzherkunft-Eigenschaft des Felds enthält anstelle der hartcodierten Wertliste eine Abfrage.

Standardmäßig werden in Access Nachschlagedaten in einer Dropdownliste angezeigt, Sie können jedoch ein Listenfeld-Steuerelement angeben. Eine Dropdownliste wird mit der Liste geöffnet. Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben, wird sie wieder geschlossen. Ein Listenfeld bleibt dagegen immer geöffnet.

Wenn Sie in früheren Versionen von Access die Elemente in einem Nachschlagefeld bearbeiten mussten, mussten Sie nach der Tabelle mit dem entsprechenden Feld suchen. Falls in dem Feld eine Wertliste verwendet wurde, mussten Sie die Elemente in der Datensatzherkunft-Eigenschaft des Felds bearbeiten. Falls in dem Feld eine Abfrage verwendet wurde, mussten Sie nach der Tabelle suchen, auf die in der Abfrage verwiesen wurde, und die Daten direkt in dieser Quelltabelle bearbeiten. In Office Access 2007 können Sie den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführen oder die Daten direkt in der Datensatzherkunft-Eigenschaft oder der Quelltabelle bearbeiten. Informationen zum Verwenden des Befehls Listenelemente bearbeiten finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Eingeben von Daten mithilfe einer Liste. In diesem Abschnitt werden die Schritte beschrieben, um die Elemente direkt in der Datensatzherkunft-Eigenschaft oder der Quelltabelle zu bearbeiten. Dabei werden mehrere grundlegende Schritte verwendet.

  • Identifizieren Sie das Nachschlagefeld. Die Vorgehensweise bei der Verwendung eines Formulars unterscheidet sich geringfügig von der bei einer Tabelle.

  • Identifizieren Sie den Typ des Nachschlagefelds – entweder eine Wertliste oder eine Nachschlageliste. Wenn Sie eine Nachschlageliste verwenden, identifizieren Sie die Quelltabelle, die die Daten für das Nachschlagefeld bereitstellt.

  • Bearbeiten Sie die Elemente in der Wertliste.

    – Oder –

    Öffnen Sie die Quelltabelle für die Nachschlageliste, und bearbeiten Sie die Daten in der Tabelle.

Identifizieren eines Nachschlagefelds in einem Formular

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    – Oder –

    Wenn das Formular bereits geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    Oder

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht, um zwischen den verfügbaren Ansichten umzuschalten. Sie können auch auf den Pfeil unter Ansicht klicken und dann eine der verfügbaren Ansichten aus dem Menü auswählen..

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld- oder das Kombinationsfeld-Steuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, und suchen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft. Die Herkunftstyp-Eigenschaft muss entweder Wertliste oder Tabelle/Abfrage enthalten, und die Datensatzherkunft-Eigenschaft muss entweder eine durch Semikolons getrennte Liste von Elementen oder aber eine Abfrage enthalten. Vergrößern Sie das Eigenschaftenblatt bei Bedarf, damit Sie die Liste der Elemente bzw. die Abfrage lesen können.

    Für Wertlisten wird in der Regel die folgende grundlegende Syntax verwendet: "Element";"Element";"Element"

    In diesem Fall besteht die Liste aus Elementen, die in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikolons voneinander getrennt sind.

    Für Auswahlabfragen wird die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Beachten Sie unbedingt den folgenden wichtigen Punkt: SELECT-Klauseln dürfen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl sie den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie finden deshalb die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld immer, indem Sie sich die FROM-Klausel anschauen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Schließen Sie jedes Element unbedingt in doppelte Anführungszeichen ein, und trennen Sie die Elemente durch Semikolons.

    • Wenn die Abfrage in der Nachschlageliste auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich diese zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

      – Oder –

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

  5. Doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen, und bearbeiten Sie die Listenelemente bei Bedarf.

Identifizieren eines Nachschlagefelds in einer Tabelle

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs in die Datentyp-Spalte, oder verschieben Sie den Fokus andernfalls auf ein Feld vom Datentyp "Text", "Zahl"{b> <b}oder "Ja/Nein".

  3. Klicken Sie im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und prüfen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

    Für die Herkunftstyp-Eigenschaft muss Wertliste oder Tabelle/Abfrage angezeigt werden. Die Datensatzherkunft-Eigenschaft muss entweder eine Wertliste oder eine Abfrage enthalten.

    Für Wertlisten wird die folgende grundlegende Syntax verwendet: "Element";"Element";"Element"

    In diesem Fall besteht die Liste aus Elementen, die in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikolons voneinander getrennt sind.

    Für Auswahlabfragen wird in der Regel die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Beachten Sie unbedingt den folgenden wichtigen Punkt: SELECT-Klauseln dürfen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl sie den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie finden deshalb die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld immer, indem Sie sich die FROM-Klausel anschauen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Schließen Sie jedes Element unbedingt in doppelte Anführungszeichen ein, und trennen Sie die Elemente durch Semikolons.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich diese zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

      – Oder –

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

  5. Doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen, und bearbeiten Sie die Listenelemente bei Bedarf.

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Eingeben von leeren Zeichenfolgen

In Access ist eine Unterscheidung zwischen zwei Arten von leeren Werten möglich: NULL-Werten und leeren Zeichenfolgen. NULL-Werte bezeichnen einen unbekannten Wert, und Zeichenfolgen der Länge Null bezeichnen Felder, die ein Leerzeichen enthalten. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle mit Kundendaten, die ein Feld für die Faxnummer enthält. Sie können das Feld leer lassen, wenn Sie die Faxnummer des Kunden nicht wissen. Wenn Sie das Feld in einem solchen Fall leer lassen, wird ein NULL-Wert eingegeben, der anzeigt, dass Sie den Wert nicht kennen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass der Kunde kein Faxgerät besitzt, können Sie in dem Feld eine Zeichenfolge der Länge Null eingeben, um anzuzeigen, dass Ihnen bekannt ist, dass es keinen Wert für dieses Feld gibt.

Hinweis : Denken Sie daran, dass Sie eine Eigenschaft festlegen können, mit der verhindert wird, dass NULL-Werte zulässig sind. Weitere Informationen zum Festlegen dieser Eigenschaft finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp.

  1. Öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht bzw. ein Formular in der Formular- oder Browseansicht.

  2. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, und geben Sie zwei doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen ein ("").

  3. Bewegen Sie die Einfügemarke in einen anderen Datensatz, um einen Commit für die Änderungen an der Datenbank auszuführen. Die Anführungszeichen verschwinden standardmäßig.

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Hinzufügen von Datensätzen mithilfe des Datensammlungsfeatures

Access 2007 stellt ein neues Feature bereit, die so genannte Datensammlung, die beim Sammeln von Daten per E-Mail und Speichern in Access hilfreich sein kann. Sie können ein Dateneingabeformular in Microsoft Office Outlook 2007 einrichten, dieses Formular zum Sammeln von Informationen als E-Mail-Nachricht senden sowie die Daten in einer Access-Datenbank speichern. Die Beschreibung der Verwendung des Datensammlungsfeatures gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels.

Informationen zum Verwenden der Datensammlung finden Sie im Artikel Sammeln von Daten mithilfe von E-Mail-Nachrichten.

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Hinzufügen von Datensätzen durch Importieren von Daten oder Herstellen einer Verknüpfung zu Daten

Sie können Daten importieren oder eine Verknüpfung dazu herstellen, die in anderen Access-Datenbanken, Excel-Arbeitsmappen, Textdateien und Word-Dokumenten sowie in Listen auf Servern mit Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 und höher gespeichert sind.

Die Beschreibung der Vorgehensweise beim Importieren von Datenquellen und Herstellen einer Verknüpfung zu Daten gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels. Über die folgenden Links erhalten Sie Informationen zum Importieren von Daten und zum Herstellen einer Verknüpfung zu Daten.

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Verwenden einer Anfügeabfrage zum Hinzufügen von Datensätzen aus einer anderen Datenbank

Mit einer Anfügeabfrage wird eine Gruppe von Datensätzen aus mindestens einer Tabelle in einer Quelldatenbank am Ende von mindestens einer Tabelle in einer Zieldatenbank hinzugefügt. Angenommen, Sie werben einige neue Kunden an und erhalten eine Datenbank mit einer Tabelle, die Informationen zu diesen Kunden enthält. Sie brauchen diese neuen Informationen nicht manuell einzugeben, sondern können sie an die entsprechende(n) Tabelle(n) in Ihrer Datenbank anfügen. Anfügeabfragen können Sie außerdem für folgende Aufgaben verwenden:

  • Anfügen von Feldern, die auf Kriterien basieren. Sie können z. B. nur die Namen und Adressen der Kunden mit noch offenen Bestellungen anfügen.

  • Anfügen von Datensätzen, wenn einige der Felder einer Tabelle in einer anderen Tabelle nicht vorhanden sind. Angenommen, die Customers-Tabelle (Kunden) enthält 11 Felder, und von den Feldern in der Customers-Tabelle einer anderen Datenbank sind 9 Felder mit Ihren 11 Feldern identisch. Mithilfe einer Anfügeabfrage können dann nur die Daten der identischen Felder eingefügt und die anderen Felder ignoriert werden.

Das Erstellen einer Anfügeabfrage besteht aus den folgenden grundlegenden Schritten:

  • Öffnen Sie die Quelldatenbank (die Datenbank, welche die anzufügenden Datensätze enthält), und erstellen Sie eine Auswahlabfrage, von der die gewünschten Datensätze zurückgegeben werden.

  • Konvertieren Sie diese Auswahlabfrage in eine Anfügeabfrage.

  • Fügen Sie der Anfügeabfrage die Zieltabellen und -felder hinzu. Wenn Sie Datensätze einer anderen Datenbank anfügen, öffnen Sie zuerst diese Datenbank und wählen Sie dann die Tabellen aus.

  • Führen Sie die Abfrage aus, um die Datensätze anzufügen.

Hinweis :  Sichern Sie vor Beginn Ihre Daten. Wenn Sie einen Fehler machen, können Sie die angefügten Datensätze aus der Zieltabelle löschen. Das manuelle Löschen einer großen Anzahl von Datensätzen kann jedoch viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie über eine Sicherung verfügen, können Fehler innerhalb eines kürzeren Zeitraums behoben werden.

Erstellen einer Auswahlabfrage

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank – die Datenbank mit den Datensätzen, die Sie anfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Andere auf Abfrageentwurf.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Der Abfrageentwurfsbereich wird angezeigt, und das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird geöffnet.

  3. Wählen Sie die Tabelle mit den Datensätzen aus, die Sie anfügen möchten. Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf Schließen.

    Die Tabelle wird als Fenster im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs angezeigt. In diesem Fenster werden alle Felder in der Tabelle aufgelistet. In dieser Abbildung wird eine typische Tabelle im Abfrage-Designer dargestellt:

    Eine Tabelle im Abfrage-Designer

  4. Ziehen Sie die Felder, die Sie anfügen möchten, von der Tabelle in die Zeile Feld im unteren Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs.

    Sie können ein Tabellenfeld pro Spalte im unteren Abschnitt hinzufügen. Klicken Sie auf das Sternchen (*) am Anfang der Liste mit den Tabellenfeldern, um alle Felder schnell hinzuzufügen. Diese Abbildung zeigt den Abfrage-Designer mit mehreren hinzugefügten Tabellenfeldern.

    Abfrage mit drei Feldern im Entwurfsbereich

    Die folgende Abbildung zeigt den Designer mit allen hinzugefügten Feldern.

    Abfrage mit allen Tabellenfeldern.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgegeben hat, die Sie anfügen möchten. Deaktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen Anzeigen oder drücken Sie ENTF, um unerwünschte Felder zu entfernen. Ziehen Sie zusätzliche Felder in den Entwurfsbereich, bis die Abfrage Ihren Vorstellungen entspricht.

  6. Setzen Sie den Vorgang mit den nächsten Schritten fort.

Konvertieren der Abfrage in eine Anfügeabfrage

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Anfügen.

  • Nun können Sie Datensätze aus einer Tabelle an eine andere Tabelle in derselben Datenbank anfügen oder Datensätze an eine Tabelle in einer anderen Datenbank anfügen.

Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in derselben Datenbank

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Aktuelle Datenbank (falls sie noch nicht ausgewählt ist), und wählen Sie in der Liste Tabellename die Zieltabelle aus.

  2. Klicken Sie auf OK.
    In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle teilweise oder vollständig dem Abfrageentwurfsbereich hinzugefügt. Falls Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun die gesamte Zieltabelle der Anfügen an-Zeile von Access hinzugefügt, wie im Folgenden dargestellt –
    Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen
    –oder –
    . Wenn Sie in Schritt 4 einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell- und Zieltabellen übereinstimmen, werden die Zielfeldnamen in der Anfügen an-Zeile automatisch von Access hinzugefügt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:
    Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern
    –oder –
    . Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und manche oder alle Namen in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen, wird von Access in den nicht übereinstimmenden Feldern in der Anfügen an-Zeile keine Eingabe vorgenommen. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie das gewünschte Zielfeld in der resultierenden Liste aus, wie hier dargestellt.
    Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

  3. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen.

  4. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht zurück, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

Anfügen von Datensätzen an eine Tabelle in einer anderen Datenbank

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Anfügen auf Andere Datenbank.

  2. Geben Sie in das Feld Dateiname den Speicherort und den Namen der Zieldatenbank ein.

  3. Geben Sie in das Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

    –Oder–

    Klicken Sie auf Durchsuchen, und verwenden Sie das zweite Dialogfeld Anfügen, um nach der Zieltabelle zu suchen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Zieltabelle gefunden und ausgewählt haben. Dadurch wird das zweite Dialogfeld geschlossen. Geben Sie im ersten Dialogfeld in das Feld Tabellenname den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Geben Sie den Namen der Zieltabelle ein, und klicken Sie dann auf OK, um das erste Dialogfeld Anfügen zu schließen.

    In Schritt 4 des vorherigen Abschnitts haben Sie die Felder in der Quelltabelle ganz oder teilweise der Zeile Feld im Entwurfsbereich Abfrage hinzugefügt. Wenn Sie in diesem Schritt die gesamte Tabelle hinzugefügt haben, wird nun Access die gesamte Zieltabelle der Zeile Anfügen an wie hier dargestellt:

    Abfügeanfrage mit allen Feldern aus zwei Tabellen

    Oder

    Wenn Sie in Schritt 4 im vorherigen Abschnitt einzelne Felder hinzugefügt haben und die Feldnamen in den Quell- und Zieltabellen übereinstimmen, werden die Zielfeldnamen in der Anfügen an-Zeile automatisch von Access hinzugefügt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

    Anfügeabfrage mit übereinstimmenden Feldern

    Oder

    Wenn Sie einzelne Felder hinzugefügt haben und manche oder alle Namen in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen, wird von Access in den nicht übereinstimmenden Feldern in der Anfügen an-Zeile keine Eingabe vorgenommen. Klicken Sie auf jedes leere Feld, und wählen Sie das gewünschte Quellfeld in der resultierenden Liste aus, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

    Auswählen von Zielfeldern für eine Anfügeabfrage

  4. Klicken Sie auf Ansicht, um eine Vorschau der Änderungen anzuzeigen.

  5. Wechseln Sie zur Entwurfsansicht, und klicken Sie dann auf Ausführen, um die Datensätze anzufügen.

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Methoden zum Zeitsparen beim Eingeben von Daten

In Access gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um die Dateneingabe zu beschleunigen. In den folgenden Abschnitten werden die Schritte beschrieben, um einen Standardwert für Felder und Listen in Formularen festzulegen und um mithilfe von Tastenkombinationen Werte beim Sortieren von Daten erneut zu verwenden.

Festlegen eines Standardwerts für ein Feld oder ein Steuerelement

Wenn eine große Anzahl von Datensätzen denselben Wert für ein bestimmtes Feld verwendet, wie z. B. den Ort oder das Land/die Region, können Sie Zeit sparen, indem Sie einen Standardwert für das an dieses Feld gebundene Steuerelement festlegen. Wenn Sie das Formular öffnen oder einen neuen Datensatz erstellen, wird standardmäßig der Standardwert in diesem Steuerelement angezeigt.

Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement

  1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Steuerelement, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  3. Legen Sie auf der Seite Daten für die Standardwert-Eigenschaft den gewünschten Wert fest.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 zum Festlegen eines neuen Standardwerts.

Angeben eines anderen Werts

  • Geben Sie für einen Wert in einem Textfeld neue Daten ein. Ein Standardwert kann jederzeit überschrieben werden.

    Oder

  • Wählen Sie für einen Wert in einer Liste einen neuen Wert aus der Liste aus.

Wiederverwenden von Werten beim Sortieren

Wenn Sie in den Datensätzen navigieren, müssen Sie möglicherweise jeden Datensatz mithilfe desselben Werts sortieren. In diesem Fall können Sie Zeit sparen, indem Sie Tastenkombinationen verwenden, um diesen Sortierwert zu wiederholen. Angenommen, Sie sortieren Bestelllisten nach dem Produkttyp. Für den ersten Datensatz geben Sie Softdrinks ein, um nach Bestellungen zu sortieren, bei denen Kunden Softdrinks gekauft haben. Wenn Sie zum nächsten Datensatz wechseln, können Sie diesen Sortierwert kopieren und wiederverwenden.

Hinweis : Bei diesen Schritten wird davon ausgegangen, dass in der Formularansicht ein Formular geöffnet ist.

  1. Wechseln Sie zu dem Feld, in dem der Wert aus dem entsprechenden Feld im vorherigen Datensatz wiederverwendet wird.

  2. Drücken Sie STRG+' (Apostroph).

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