Hinzufügen von mindestens einem Datensatz zu einer Datenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Daten in einer Datenbank Access eingeben können, und enthält die Hintergrundinformationen zu verstehen, die verschiedenen Daten Eintrag Vorgänge erforderlich. Im Artikel wird auch erläutert, wie verschiedene Daten Eintrag Techniken in Access verwenden.

Inhalt dieses Artikels

Grundlagen zum Hinzufügen von Datensätzen

Direktes Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

Hinzufügen von Datensätzen mithilfe eines Formulars

Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld

Eingeben von leeren Zeichenfolgen

Hinzufügen von Datensätzen durch Importieren von Daten oder Herstellen einer Verknüpfung zu Daten

Methoden zum Zeitsparen beim Eingeben von Daten

Grundlegendes zum Hinzufügen von Datensätzen

Für die präzise und schnelle Eingabe von Daten in eine Access-Datenbank müssen Sie zunächst einige grundlegende Dinge zur Funktionsweise einer Datenbank kennen. In den folgenden Abschnitten werden einige grundlegende Struktur- und Entwurfsprinzipien erläutert, von denen es abhängt, wie Daten eingegeben werden.

Auswirkungen des Datenbankentwurfs auf die Dateneingabe

Eine Access-Datenbank ist keiner Datei in dem Sinne wie Microsoft Word-Dokument oder einer Microsoft PowerPoint-Folienstapel. In diesem Fall eine Access-Datenbank ist eine Auflistung von Objekten – Tabellen, Formulare, Berichte, Abfragen usw. –, die für eine Datenbank ordnungsgemäß gemeinsam arbeiten müssen.

Darüber hinaus müssen diese Objekte bestimmte Entwurfsprinzipien einhalten, da andernfalls die Datenbank ein beeinträchtigtes Leistungsverhalten aufweist oder überhaupt nicht ausgeführt wird. Diese Entwurfsprinzipien wiederum bestimmen, wie Sie Daten eingeben. Beachten Sie bei Ihrer weiteren Vorgehensweise diese Fakten zu Datenbankobjekten und zum Datenbankentwurf.

  • Alle Daten werden von Access in mindestens einer Tabelle gespeichert. Die Anzahl verwendeter Tabellen hängt vom Entwurf und der Komplexität der Datenbank ab. Sie können zwar Daten in einem Formular, in einem Bericht oder in den von einer Abfrage zurückgegebenen Ergebnissen anzeigen, aber die Daten werden von Access nur in Tabellen gespeichert. Die anderen Objekte in der Datenbank werden auf diesen Tabellen aufgebaut.

  • In einer Tabelle sollte jeweils nur ein Datentyp zulässig sein. Beispielsweise sollte eine Tabelle mit Geschäftskontaktinformationen keine Vertriebsinformationen enthalten. Andernfalls könnte das Auffinden der richtigen Informationen schwierig oder sogar unmöglich sein.

  • Für jedes Tabellenfeld ist in der Regel nur ein einziger Datentyp zulässig. Beispielsweise können in einem Feld, das für Zahlen konfiguriert wurde, keine Notizen gespeichert werden. Wenn Sie versuchen, Text in ein solches Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Dies ist jedoch keine feste Regel, da Sie Zahlen (wie etwa Postleitzahlen) in einem Feld speichern können, das auf den Textdatentyp festgelegt ist, mit diesen Daten jedoch keine Berechnungen anstellen können.

  • Mit einigen Ausnahmen sollte der Felder in einem Datensatz nur einen Wert annehmen. Beispielsweise können Sie in einem Adressfeld nicht mehr als einer Adresse eingeben. Dies ist im Gegensatz zu Microsoft Excel, der standardmäßig, können Sie eine beliebige Anzahl von Namen, Adressen oder Bildern in einer einzelnen Zelle eingeben, es sei denn, Sie diese Zelle auf bestimmte Datentypen festlegen.

    Sie können jedoch eine durch Trennzeichen getrennte Liste von Elementen in Feldern mit dem Datentyp Text oder Memo eingeben. Darüber hinaus bietet Access ein Feature, das als mehrwertiges Feld bezeichnet. Mithilfe von mehrwertigen Feldern fügen Sie mehrere Datenmengen an einen einzigen Datensatz an und zum Erstellen von Listen, die mehrere Werte zulassen. Beispielsweise können Sie eine Microsoft PowerPoint-Folienstapel und eine beliebige Anzahl von Bildern mit einem Datensatz in Ihrer Datenbank anfügen. Sie können auch eine Liste mit Namen erstellen und so viele dieser Namen wie erforderlich auswählen. Die Verwendung von mehrwertigen Feldern scheint gegen die Regeln des Datenbankentwurfs zu verstoßen, weil Sie können mehr als ein Datensatz pro Tabellenfeld speichern, aber tatsächlich nicht der Fall, weil Access die Regeln "im Hintergrund" erzwingt durch Speicherung der Daten in der Inhalte, die ausgeblendeten Tabellen.

  • In älteren Versionen von Access (vor 2007) haben Sie entwerfen und erstellen mindestens eine Tabelle aus, bevor Sie Daten eingeben können. Sie entscheiden, welche Felder der Tabelle hinzugefügt, und Sie die Datentypen für jedes Feld festgelegt haben. Neuere Versionen Access können Sie jetzt eine leere Tabelle öffnen und Eingeben von Daten zu beginnen. Access wird einen Datentyp für das Feld basierend auf Ihrer Eingabe abgeleitet werden.

Weitere Informationen

Die Informationen in diesem Abschnitt berührt auf Datenbankentwurf, den Tabellenentwurf und ein Feature namens Mehrfachwertfelder.

Über die folgenden Links gelangen Sie zu Artikeln mit weiteren Informationen zu diesen Themen.

Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp

Beim Entwerfen einer Datenbanktabelle wählen Sie für jedes Feld in dieser Tabelle einen Datentyp aus, wodurch eine akkuratere Dateneingabe sichergestellt wird. Angenommen, Sie öffnen eine leere Tabelle und geben eine Reihe Vertriebszahlen ein. Access leitet daraus den Zahl-Datentyp für das Feld ab. Wenn ein Benutzer versucht, Text in dieses Feld einzugeben, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, und der Benutzer kann den geänderten Datensatz nicht speichern. Dadurch werden Ihre Daten geschützt.

Anweisungen zum Anzeigen von Datentypen

Führen Sie im Navigationsbereich eine der folgenden Aktionen aus:

  • Doppelklicken Sie auf die Tabelle, die gewünschte ermitteln, um die Tabelle in der Datenblattansicht zu öffnen. Prüfen Sie den Wert in der Liste Datentyp auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung aus. Beachten Sie, wenn Sie Access 2007 verwenden diese Liste auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung finden Sie. Der Wert ändert sich beim Platzieren Sie den Cursor in die verschiedenen Felder in der Tabelle. Die folgende Abbildung zeigt die Liste an:

    Die Liste Datentyp

  • Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle im Entwurfsbereich wird von Access geöffnet, und im oberen Abschnitt des Entwurfsbereichs werden der Name und der Datentyp aller Tabellenfelder angezeigt. In der folgenden Abbildung wird eine typische Tabelle im Entwurfsbereich dargestellt.

    Felder in der Entwurfsansicht

Der Datentyp, den Sie für jedes Tabellenfeld festlegen bietet die erste Ebene von Kontrolle darüber, was Sie können, und können nicht in ein Feld eingeben. In einigen Fällen wie bei der Arbeit mit einem Memo-Feld können Sie keine Daten eingeben, werden soll. In anderen Fällen wie bei der Arbeit mit ein AutoWert-Feld Geben Sie die Daten verhindert, dass die Einstellung für das Feld gar Informationen einzugeben. Die folgende Tabelle listet die Datentypen dieser Access enthält, sowie eine Beschreibung der Einfluss auf die Dateneingabe.

Datentyp

Auswirkung auf Dateneingabe

Text

Für Textfelder sind entweder Text oder einer numerischen Zeichen, einschließlich einer durch Trennzeichen getrennte Liste der Elemente. Ein Textfeld akzeptiert eine kleinere Anzahl von Zeichen als ein Memo-Feld – von 0 bis 255 Zeichen. In einigen Fällen können Sie Konvertierungsfunktionen Berechnungen auf der Registerkarte Daten in einem Textfeld ausführen. Beachten Sie beginnend in Access 2013 Textdaten, die Typen zu Kurztext umbenannt wurden.

Memo

In diesen Feldtyp können Sie große Textmengen und numerische Daten eingeben. Wenn der Datenbank-Designer für das Feld die Unterstützung von Rich-Text-Formatierung festlegt, können Sie außerdem die Formatierungsarten verwenden, die normalerweise in Textverarbeitungsprogrammen wie Word vorhanden sind. Beispielsweise können Sie verschiedene Schriftarten und Schriftgrade auf bestimmte Zeichen im Text anwenden und die Zeichen fett oder kursiv formatieren usw. Darüber hinaus können Sie den Daten auch HTML-Tags (Hypertext Markup Language) hinzufügen.

Darüber hinaus besitzen Memofelder eine Eigenschaft namens Nur anfügen. Wenn Sie diese Eigenschaft aktivieren, können Sie neue Daten an ein Memo-Feld anfügen, aber Sie können vorhandene Daten nicht ändern. Das Feature ist in Clientanwendungen wie die problemnachverfolgung-Datenbanken, müssen Sie möglicherweise eine permanente Aufzeichnung beibehalten, die noch nicht geändert werden sollte. Wenn Sie den Cursor in einem Memofeld für die Eigenschaft Nur anfügen , standardmäßig aktiviert, platzieren wird entfernt der Text in das Feld ein. Sie können keine Formatierung oder eine andere Änderungen auf den Text anwenden.

Beachten Sie beginnend in Access 2013, Memo-Daten, die Typen zu Langer Text umbenannt wurden.

Konvertierungsfunktionen können Sie wie bei Text-Feldern auch auf ein Memo-Feld anwenden.

Zahl

In diesen Feldtyp können Sie nur Zahlen eingeben, und Berechnungen für die Werte in diesem Feld sind möglich.

Große Zahl

Sie können nur Zahlen in diesem Feld eingeben, und Sie können Berechnungen ausführen, klicken Sie auf die Werte in einem Feld große Anzahl. Beachten Sie große Anzahl von Datentypen nur in der Office 365-Abonnement-Version von Access verfügbar sind.

Datum/Uhrzeit

In diesen Feldtyp können Sie nur Daten und Uhrzeiten eingeben. Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Feld konfiguriert, können folgende Bedingungen zutreffen:

  • Wenn der Datenbank-Designer ein Eingabeformat für das Feld (eine Reihe von Literalen und Platzhalterzeichen Zeichen, die angezeigt werden, wenn Sie das Feld auswählen) festlegen möchten, müssen Sie Daten in die Leerzeichen und das Format, das des Eingabeformats eingeben. Wenn Sie ein Eingabeformat DD_MMM_YYYY angezeigt wird, müssen Sie beispielsweise 11 2017 Okt in die Leerfelder eingeben. Sie können keine vollständigen Monatsnamen oder einer zweistelligen Jahreszahl eingeben.

  • Wenn der Designer kein Eingabeformats zum Steuern erstellen, wie Sie ein Datum oder eine Uhrzeit eingeben, können Sie den Wert mithilfe eines beliebigen gültigen Datums- oder Zeitformat eingeben. Sie können beispielsweise 11 Oktober 2017 eingeben, 10/11/17, 11 Oktober 2017, und so weiter.

  • Der Datenbank-Designer möglicherweise ein Anzeigeformat auf das Feld anwenden. In diesem Fall ist kein Eingabeformat vorhanden ist, können Sie einen Wert in fast jedem Format eingeben, aber Access zeigt die Daten entsprechend dem Anzeigeformat. Angenommen, Sie können 10/11/2017 eingeben, aber das Anzeigeformat könnte konfiguriert sein, damit den Wert als 11-Okt-2017 angezeigt wird.

Währung

In diesen Feldtyp können Sie nur Währungswerte eingeben. Außerdem müssen Sie ein Währungssymbol nicht manuell eingeben. Das in den regionalen Einstellungen von Windows angegebene Währungssymbol ( ¥, £, $ usw.) wird von Access automatisch hinzugefügt.

AutoWert

In diesem Feldtyp können niemals Daten eingegeben oder geändert werden. Die Werte in einem Feld vom Datentyp "AutoWert" werden von Access erhöht, wenn Sie einer Tabelle einen neuen Datensatz hinzufügen.

Berechnet

Sie können keine eingeben oder die Daten in diesem Feld zu einem beliebigen Zeitpunkt ändern. Die Ergebnisse dieses Felds werden durch einen Ausdruck bestimmt, die Sie definieren. Access aktualisiert die Werte in einem berechneten Feld aus, wenn Sie beim Hinzufügen oder eines neues Datensatzes zu einer Tabelle bearbeiten. Beachten Sie, dass Access Anfang in Access 2010 berechnet Datentypen hinzugefügt wurden.

Ja/Nein

Wenn Sie auf ein Feld klicken, für das dieser Datentyp festgelegt ist, wird in Access eine Dropdownliste angezeigt, je nachdem, wie Sie das Feld formatieren. Wenn das Feld so formatiert wird, dass eine Liste angezeigt wird, können Sie Ja oder Nein, Wahr oder Falsch oder Ein oder Aus in der Liste auswählen, je nachdem, welches Format auf das Feld angewendet wird. Sie können keine Werte eingeben oder direkt aus einem Formular oder einer Tabelle heraus ändern.

OLE-Objekt

Diesen Feldtyp verwenden Sie, wenn Sie Daten aus einem Feld anzeigen möchten, das mit einem anderen Programm erstellt wurde. Beispielsweise können Sie eine Textdatei, ein Excel-Diagramm oder eine PowerPoint-Foliensammlung in einem OLE-Objekt-Feld anzeigen.

Anlagen sind eine schnellere, einfachere und flexiblere Methode, um Dateien aus anderen Programmen anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt "Anlage" weiter unten in dieser Tabelle.

Hyperlink

In diesem Feldtyp können Sie beliebige Daten eingeben, die von Access in eine Webadresse umgewandelt werden. Wenn Sie z. B. einen Wert im Feld eingeben, wird von Access vor und nach dem Text http://www.Ihr_Text.com eingefügt. Wenn Sie eine gültige Webadresse eingeben, funktioniert der Hyperlink. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das Bearbeiten vorhandener Hyperlinks kann sich auch als schwierig erweisen, weil beim Klicken auf ein Hyperlinkfeld der Browser gestartet und die im Hyperlink angegebene Website geöffnet wird. Zum Bearbeiten eines Felds dieser Art wählen Sie ein angrenzendes Feld aus, verschieben Sie den Fokus mithilfe der Tabulatortaste oder der Pfeiltasten auf das Hyperlinkfeld, und drücken Sie dann F2, um das Bearbeiten zu ermöglichen.

Anlage

An diesen Feldtyp können Sie verschiedene Dateitypen anfügen. Sie können jedoch keinen Text und keine numerischen Daten eintippen oder auf andere Weise eingeben.

Weitere Informationen zum Verwenden eines Anlage-Felds finden Sie unter Anfügen von Dateien und Grafiken an Datensätze in der Datenbank.

Nachschlage-Assistent

Der Nachschlage-Assistent ist kein Datentyp. Hiermit erstellen Sie vielmehr zwei Arten von Dropdownlisten: Wertelisten und Nachschlagefelder. Eine Werteliste verwendet eine durch Trennzeichen getrennte Liste mit Elementen, die Sie bei der Verwendung des Nachschlage-Assistenten manuell eingeben. Diese Werte können von anderen Daten oder einem anderen Objekt in der Datenbank unabhängig sein.

Im Gegensatz dazu verwendet ein Nachschlagefeld eine Abfrage zum Abrufen von Daten aus einer oder mehreren anderen Tabellen in einer Datenbank oder in einem anderen Speicherort, beispielsweise auf einem SharePoint-Server. Das Nachschlagefeld zeigt dann die Daten in einer Dropdown-Liste aus. Standardmäßig legt den Nachschlage-Assistenten das Tabellenfeld mit dem Datentyp Zahl fest.

Nachschlagefelder können direkt in Tabellen sowie in Formularen und Berichten verwendet werden. Standardmäßig werden die Werte in einem Nachschlagefeld in einer Art von Listensteuerelement angezeigt, einem so genannten Kombinationsfeld. Dabei handelt es sich um eine Liste mit einem Dropdownpfeil: Eine leere Nachschlageliste . Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Nachschlagefeld und das Kombinationsfeld konfiguriert hat, können Sie die Elemente in der Liste bearbeiten und der Liste Elemente hinzufügen. Hierfür muss der Datenbank-Designer eine Eigenschaft für das Nachschlagefeld festlegen (diese Eigenschaft wird als Nur Listeneinträge bezeichnet, und der Designer muss sie deaktivieren).

Wenn Sie die Werte in einer Nachschlageliste nicht direkt bearbeiten können, müssen Sie hinzufügen oder Ändern der Daten in der vordefinierten Liste mit Werten oder in der Tabelle, die als Quelle für das Nachschlagefeld dienen. Informationen hierzu finden Sie unter Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeldweiter unten in diesem Artikel.

Wenn Sie schließlich ein Nachschlagefeld erstellen, können Sie dafür optional die Unterstützung mehrerer Werte festlegen. In diesem Fall wird in der Ergebnisliste neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt, und Sie können so viele Elemente wie benötigt aktivieren bzw. deaktivieren. In dieser Abbildung wird eine typische mehrwertige Liste dargestellt. In dieser Abbildung wird eine typische mehrwertige Liste dargestellt:

Kontrollkästchenliste

Informationen zum Erstellen mehrwertiger Nachschlagefelder und zum Verwenden der Ergebnislisten finden Sie in den Artikeln Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Hinweis : Anlage, berechnet und große Anzahl Datentypen stehen in MDB-Dateiformate.

Dateneingabemethode in Abhängigkeit von den Tabellenfeldeigenschaften

Neben den Entwurfsprinzipien, die die Struktur einer Datenbank bestimmen, und den Datentypen, die bestimmen, was in ein bestimmtes Feld eingegeben werden kann, haben mehrere Feldeigenschaften einen Einfluss auf die Vorgehensweise beim Eingeben von Daten in eine Access-Datenbank.

Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld

Access bietet zwei Methoden, um die Eigenschaften für ein Tabellenfeld anzuzeigen. Sie können die Steuerelemente auf der Registerkarte Datenblatt, oder öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht. Die folgenden Schritte erläutert beide Verfahren.

Anzeigen der Tabelleneigenschaften auf der Registerkarte "Datenblatt"

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder und verwenden Sie die Steuerelemente in der Gruppe Formatierung zum Anzeigen der Eigenschaften für jedes Tabellenfeld. Beachten Sie, wenn Sie Access 2007 verwenden diese Liste auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung finden Sie.

Anzeigen der Tabelleneigenschaften in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tabelle, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol .

    Die Tabelle werden von Access im Entwurfsbereich geöffnet.

  2. Klicken Sie im unteren Teil des Entwurfsbereichs auf die Registerkarte Allgemein, falls sie noch nicht ausgewählt ist.

    – Oder –

    Klicken Sie auf die Registerkarte Nachschlagen, um die Eigenschaften für ein Nachschlagefeld anzuzeigen.

    Ein Nachschlagefeld ist ein Tabellenfeld, in dem mithilfe einer Abfrage Werte aus mindestens einer Tabelle in einer Datenbank abgerufen werden. Standardmäßig werden diese Werte in Form einer Liste angezeigt. Je nachdem, wie der Datenbank-Designer das Nachschlagefeld konfiguriert, können Sie mindestens ein Element in dieser Liste auswählen.

In der folgenden Tabelle sind die Eigenschaften aufgeführt, die die größte Auswirkung auf die Dateneingabe haben, und es wird erläutert, auf welche Weise sie die Dateneingabe beeinflussen.

Eigenschaft

Position im Tabellenentwurfsbereich

Mögliche Werte

Verhalten bei der Dateneingabe

Feldgröße

Registerkarte Allgemein

0-255

Die Zeichengrenze gilt nur für Felder, für die der Text-Datentyp festgelegt ist. Wenn Sie versuchen, mehr als die angegebene Anzahl von Zeichen einzugeben, werden die Zeichen abgeschnitten.

Erforderlich

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, werden Sie gezwungen einen Wert in ein Feld einzugeben, und Sie können neue Daten erst speichern, wenn Sie in einem erforderlichen Feld eine Eingabe vorgenommen haben. Wenn diese Eigenschaft deaktiviert ist, sind für das Feld NULL-Werte zulässig, das Feld kann also leer bleiben.

Hinweis : Ein NULL-Wert ist nicht mit dem Wert 0 identisch. 0 ist eine Ziffer, während NULL ein fehlender, nicht definierter oder unbekannter Wert ist.

Leere Zeichenfolgen in diesem Feld zulassen?

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, können Sie leere Zeichenfolgen eingeben. Dabei handelt es sich um Zeichenfolgen, die keine Zeichen enthalten. Um eine leere Zeichenfolge zu erstellen, geben Sie paarweise doppelte Anführungszeichen in das Feld ein ("").

Indiziert

Registerkarte Allgemein

Ja/Nein

Wenn Sie ein Tabellenfeld indizieren, können Sie keine doppelten Werte eingeben. Sie können einen Index auch aus mehreren Feldern erstellen. In diesem Fall können Sie in einem, jedoch nicht in beiden Feldern doppelte Werte verwenden.

Eingabeformat

Registerkarte Allgemein

Vordefinierte oder benutzerdefinierte Literale und Platzhalterzeichen

Ein Eingabeformat erzwingt die Eingabe von Daten in einem vordefinierten Format. Die Eingabeformate werden angezeigt, wenn Sie ein Feld in einer Tabelle oder einem Steuerelement in einem Formular auswählen. Angenommen, Sie klicken auf das Datumsfeld, und sehen diese Folge von Zeichen: MMM-TT-JJJJ. Dies ist ein Eingabeformat. Erzwingt die Werte als drei Buchstaben Abkürzungen, wie z. B. Okt, Monat und dem Jahreswert vierstellig eingeben – beispielsweise, Okt-15-2017.

Hinweis : Denken Sie daran, dass Eingabeformate nur steuern, wie Sie Daten eingeben, und nicht, wie diese Daten von Access gespeichert oder angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Eingabeformaten finden Sie im Artikel Steuern von dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten. Weitere Informationen zum Speichern und zeigt Datum/Uhrzeit-Daten in Access finden Sie im Artikel, das Eingeben eines Datums oder einer Uhrzeit-Werts.

Nur Listeneinträge

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert die Änderungen vor, um die Elemente in einem Nachschlagefeld. Neue Access-Benutzer versuchen manchmal die Elemente in einem Nachschlagefeld manuell ändern. Wenn Access Sie verhindert, dass die Elemente in einem Feld ändern, wird diese Eigenschaft auf Ja festgelegt. Wenn diese Eigenschaft aktiviert ist, und Sie die Elemente in einer Liste ändern müssen, müssen Sie die Liste (Wenn Sie zum Bearbeiten einer Wertliste) oder die Tabelle, die die Quelldaten für die Liste enthält (Wenn Sie ein Nachschlagefeld bearbeiten möchten) öffnen und die Werte dort ändern. Weitere Informationen zum Verwenden von Nachschlagefeldern finden Sie unter Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeldweiter unten in diesem Artikel.

Wertlistenbearbeitung zulassen

Registerkarte Nachschlagen

Ja/Nein

Aktiviert oder deaktiviert den Befehl Listenelemente bearbeiten für Wertlisten, nicht jedoch für Nachschlagefelder. Um diesen Befehl für Nachschlagefelder zu aktivieren, geben Sie in der Listenelemente bearbeiten-Eigenschaft einen gültigen Formularnamen ein. Der Befehl "Wertlistenbearbeitung zulassen" wird in einem Kontextmenü angezeigt, das geöffnet wird, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelement klicken. Wenn Sie den Befehl ausführen, wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt. Wenn Sie alternativ den Namen eines Formulars in der Bearbeitungsformular für Listenelemente-Eigenschaft angeben, startet Access das Formular anstelle des Dialogfelds.

Hinweis : Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten über Listenfeld- und Kombinationsfeld-Steuerelemente in Formularen sowie über Kombinationsfeld-Steuerelemente in Tabellen und Abfrageresultsets ausführen. Formulare müssen in der Entwurfsansicht oder in der Browseansicht geöffnet werden. Tabellen und Abfrageresultsets müssen in der Datenblattansicht geöffnet werden.

Bearbeitungsformular für Listenelemente

Registerkarte Nachschlagen

Name eines Dateneingabeformulars

Wenn Sie den Namen eines Dateneingabeformulars als Wert in diese Tabelleneigenschaft eingeben, wird dieses Formular geöffnet, wenn ein Benutzer den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführt. Andernfalls wird das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt, wenn Benutzer den Befehl ausführen.

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Direktes Hinzufügen von Datensätzen zu einer Tabelle in der Datenblattansicht

Eine in der Datenblattansicht geöffnete Tabelle ähnelt einem Excel-Arbeitsblatt, und Sie können Daten in mindestens ein Feld eingeben oder einfügen. Dies entspricht einer Zelle in einem Arbeitsblatt.

Beachten Sie Folgendes, wenn Sie den Vorgang fortsetzen:

  • Sie müssen die Daten nicht explizit speichern. In Access wird ein Commit der Änderungen an der Tabelle ausgeführt, wenn Sie die Einfügemarke in ein neues Feld in derselben Zeile verschieben oder wenn Sie die Einfügemarke in eine andere Zeile verschieben.

  • Standardmäßig ist für die Felder in einer Access-Datenbank ein bestimmter Datentyp festgelegt, wie z. B. Text oder Zahlen. Sie müssen Daten mit dem für das Feld festgelegten Datentyp eingeben. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt.

    Die Fehlermeldung über einen ungültigen Wert

  • Auf ein Feld kann ein Eingabeformat angewendet werden. Ein Eingabeformat besteht aus Literalen und Platzhalterzeichen, mit denen die Eingabe von Daten in einem bestimmten Format erzwungen wird.

    Weitere Informationen zu Eingabeformaten finden Sie im Artikel Steuern von dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten.

  • Mit Ausnahme von Anlagen und mehrwertigen Listen kann in den meisten Feldern nur ein einziger Datensatz eingegeben werden. Falls Sie nicht wissen, ob für ein Feld Anlagen zulässig sind, können Sie die Feldeigenschaften prüfen. Führen Sie dazu die zuvor in diesem Artikel beschriebenen Schritte unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeld aus. Eine mehrwertige Liste können Sie jederzeit identifizieren, weil in Access neben jedem Listenelement ein Kontrollkästchen angezeigt wird.

Eingeben von Daten in eine Tabelle

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten.

    Standardmäßig wird die Tabelle in Access in der Datenblattansicht geöffnet. Dabei handelt es sich um ein Raster, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

  2. Klicken Sie, oder platzieren Sie den Fokus auf andere Weise im ersten Feld, das Sie verwenden möchten, und geben Sie dann die Daten ein.

  3. Drücken Sie die Tabulatortaste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld, um zum nächsten Feld in derselben Zeile zu navigieren.

    Wenn Sie die Tabulatortaste drücken, wird von Access standardmäßig anhand der regionalen Einstellungen von Windows bestimmt, ob die Einfügemarke nach links oder rechts verschoben wird. Wenn auf dem Computer eine Sprache verwendet wird, bei der von links nach rechts gelesen wird, wird die Einfügemarke beim Drücken der Tabulatortaste nach rechts verschoben. Wenn auf dem Computer eine Sprache verwendet wird, bei der von rechts nach links gelesen wird, wird die Einfügemarke nach links verschoben.

    Drücken Sie die Tabulatortaste, verwenden Sie eine der Pfeiltasten, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld, um zum nächsten Feld zu navigieren.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten in einem Feld langer Text (Memo)

  1. Markieren Sie die Tabelle in der Datenblattansicht öffnen Sie, und wählen Sie ein Feld langer Text. Wenn Sie Access 2007 oder 2010 zugreifen, die ein Memo-Feld verwenden.

    In der Regel enthalten lange Textfelder, Kommentare oder Notizen, damit Sie Sie nach einem Feld namens "Kommentare suchen können" oder "Notizen". Wenn Sie das Feld langer Text dennoch nicht finden können, finden Sie die Schritte in der Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeldzuvor in diesem Artikel.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

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Hinzufügen von Datensätzen mithilfe eines Formulars

Dateneingabeformulare können eine einfachere, schnellere und präzisere Methode für die Dateneingabe bereitstellen. Normalerweise erstellen Sie Formulare, wenn Daten gleichzeitig in mehr als eine Tabelle eingegeben werden müssen. Sie erstellen auch Formulare, wenn die Benutzer nicht alle Felder in einer Tabelle sehen sollen, wenn Sie die Verwendung einer Datenbank vereinfachen möchten (ein Schritt, durch den Schulungskosten reduziert werden können), und wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Benutzer die Daten richtig eingeben.

Die Verwendungsweise eines Formulars zum Bearbeiten von Daten hängt vom Formularentwurf ab. Formulare können eine beliebige Anzahl von Steuerelementen enthalten, wie z. B. Listen, Textfelder, Schaltflächen und Datenblätter. Dabei handelt es sich um Raster, die Excel-Arbeitsblättern ähneln. Jedes Steuerelement im Formular liest entweder Daten von einem zugrunde liegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in ein zugrunde liegendes Tabellenfeld. Die Verwendung eines bestimmten Steuerelements ist abhängig vom Datentyp, den Sie für das zugrunde liegende Tabellenfeld festgelegt haben, von für dieses Feld festgelegten Eigenschaften sowie möglicherweise von mehreren Eigenschaften, die der Datenbank-Designer für jedes Steuerelement festlegt. Weitere Informationen zu den Auswirkungen von Datentypen und Feldeigenschaften auf die Dateneingabe finden Sie unter Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp und Dateneingabemethode in Abhängigkeit von den Tabellenfeldeigenschaften weiter oben in diesem Artikel.

In den folgenden Abschnitten wird das Verwenden der gängigsten Dateneingabe-Steuerelemente erläutert. Falls Sie Fragen zu einer speziellen Datenbank haben, wenden Sie sich an den Systemadministrator oder den Datenbank-Designer.

Hinzufügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld

Beim Hinzufügen oder Bearbeiten von Text in einem Textfeld, arbeiten Sie mit Daten in Text oder langer (Memo) Textfeld. Sie im weiteren Verlauf, denken Sie daran, dass Sie ein Feld langer Text (oder das Steuerelement an das Feld langer Text gebunden) festlegen können Rich-Text-Formatierung unterstützen, und Sie können verschiedene Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben klicken Sie dann auf Ihren Text anwenden.

Bearbeiten von Text in einem Textfeld

  • Platzieren Sie den Cursor in das Textfeld ein, und ändern Sie die Daten. Beachten Sie, dass Sie Berechnungen, klicken Sie auf die Zahlen in einem Text oder langer Text (Memo durchführen können) Feld.

Anwenden von Rich-Text-Formatierung

Hinweis : Sie können diese Schritte nur, wenn ein Textfeld in ein Feld langer Text (Memo) gebunden ist. Informationen Sie zu den Schritten unter Anzeigen von Eigenschaften für ein Tabellenfeldzuvor in diesem Artikel.

  1. Wählen Sie das Formular in der Formular-oder Layoutansicht oder in der Datenblattansicht geöffneter Tabelle geöffnet das Feld langer Text (Memo) ein.

  2. Verwenden Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Schaltflächen und Menüs zum Formatieren des Texts.

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

    Sie können verschiedene Schriftarten und Schriftgrade anwenden, Text fett oder kursiv formatieren, Farben ändern usw.

Eingeben von Daten mithilfe einer Liste

Sie können Listen in Formularen verwenden sowie in Tabellen und Abfrageresultsets, die in der Datenblattansicht geöffnet sind. Dabei handelt es sich um ein Raster, das einem Excel-Arbeitsblatt ähnelt.

Wenn Sie eine Liste in einem Formular verwenden, wird möglicherweise ein Kombinationsfeld- oder ein Listenfeld-Steuerelement angezeigt. Die Abbildungen veranschaulichen ein Kombinationsfeld- bzw. ein Listenfeld-Steuerelement.

Eine leere Nachschlageliste

Ein einfaches Listenfeldsteuerelement in einem Formular

Wenn Sie eine Liste in einer Tabelle oder einem Abfrageresultset verwenden, wird von Access standardmäßig ein Kombinationsfeld verwendet.

Darüber hinaus können Listen mehrere Werte unterstützen. Wenn Sie eine Liste mit einem Kontrollkästchen neben jedem Listenelement angezeigt wird, können Sie bis zu 100 Elemente in dieser Liste auswählen. Mehrwertige Listen, die Sie, ohne Programmierung erstellen können können ein häufig auftretendes Problem lösen. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie eine Access-Datenbank zum Nachverfolgen von Kundenproblemen verwenden. Wenn Sie ein Problem mehrere Personen zuweisen müssen, können Sie eine Liste mit mehreren Werten. Diese Zahlen anzeigen typische mehrwertige Listen

Kontrollkästchen-Dropdownliste im geöffneten Zustand   Kontrollkästchenliste

Sie können auch die Elemente in einer Liste bearbeiten. Wenn Sie oder der Datenbank-Designer den Befehl aktivieren, können Sie Listenelemente direkt in der Liste hinzufügen, ändern und entfernen. Datenbank-Designer können jedoch den Befehl deaktivieren, sodass er nicht für alle Datenbanken verfügbar ist.

Die Schritte in den folgenden Abschnitten erläutern die Vorgehensweise beim Verwenden und Bearbeiten von Listen.

Auswählen von Elementen in einer Dropdownliste

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

    Hinweis : Formulare müssen Sie in der Formular- oder Layoutansicht öffnen. Tabellen und Abfrageresultsets müssen in der Datenblattansicht geöffnet werden.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste, und wählen Sie das gewünschte Element aus.

  3. Verschieben Sie die Einfügemarke in ein anderes Feld, um für die Auswahl einen Commit in der Datenbank auszuführen.

Auswählen von Elementen in einem Listenfeld

  1. Öffnen Sie das Formular, das die Liste enthält.

  2. Führen Sie in der Liste der Elemente im Listenfeld einen Bildlauf nach unten aus, und wählen Sie das gewünschte Element aus.

  3. Verschieben Sie die Einfügemarke in ein anderes Feld, um für die Auswahl einen Commit in der Datenbank auszuführen.

Auswählen von Elementen in einer Kontrollkästchen-Dropdownliste

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

    Hinweis : Kontrollkästchen-Dropdownlisten können Sie in Formularen, Tabellen und Abfrageresultsets verwenden. Dazu müssen Sie Formulare in der Formular- oder Browseansicht öffnen, und Tabellen und Abfrageresultsets in der Datenblattansicht.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste.

  3. Aktivieren Sie bis zu 100 Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf OK.

Auswählen von Elementen in einer Kontrollkästchenliste

  1. Öffnen Sie das Formular, das die Liste enthält.

    Hinweis : Sie müssen das Formular in der Formular- oder Browseansicht öffnen.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Liste.

  3. Aktivieren Sie bis zu 100 Kontrollkästchen, und klicken Sie dann auf OK.

Bearbeiten der Elemente in einer Liste

Hinweis : Jeder Listentyp in einem Formular, einer Tabelle oder einem Abfrageresultset kann bearbeitet werden. Denken Sie daran, dass Sie Formulare in der Formular- oder Browseansicht und Tabellen und Abfrageresultsets in der Datenblattansicht öffnen müssen. Außerdem sollten Sie nicht vergessen, dass der Datenbank-Designer oder die IT-Abteilung diesen Befehl deaktivieren kann, weshalb der Befehl möglicherweise nicht immer verfügbar ist.

  1. Öffnen Sie das Formular, die Tabelle oder das Abfrageresultset, das bzw. die die Liste enthält.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Liste, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf Listenelemente bearbeiten.

    Ein Dialogfeld oder ein Dateneingabeformular wird angezeigt. Der angezeigte Bildschirm hängt vom Listentyp ab, den Sie bearbeiten möchten. In Access werden zwei grundlegende Listentypen verwendet, nämlich Wertlisten und Nachschlagelisten. Wertlisten enthalten Elemente, die Sie manuell eingeben, und bei Nachschlagelisten werden mithilfe einer Abfrage die Daten aus mindestens einer Tabelle abgerufen. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste bearbeiten, bearbeiten Sie mithilfe des Dialogfelds Listenelemente bearbeiten die Listendaten, und klicken Sie anschließend auf OK.

    • Wenn Sie eine Nachschlageliste bearbeiten, wird ein Dateneingabeformular angezeigt. Bearbeiten Sie die Listendaten mithilfe dieses Formulars.

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Bearbeiten der Elemente in einem Nachschlagefeld

Ein Nachschlagefeld stellt eine Liste von Daten dar, aus denen die Benutzer mindestens ein Element auswählen können. Zwei Arten von Nachschlagelisten können erstellt werden.

  • Wertlisten    enthalten hartcodierte Werte, die Sie manuell eingeben. Die Werte sind in der Datensatzherkunft-Eigenschaft des Nachschlagefelds gespeichert.

  • Nachschlagelisten    Bei Nachschlagelisten werden mithilfe einer Abfrage Werte aus einer anderen Tabelle abgerufen. Die Datensatzherkunft-Eigenschaft des Felds enthält anstelle der hartcodierten Wertliste eine Abfrage.

Standardmäßig werden in Access Nachschlagedaten in einer Dropdownliste angezeigt, Sie können jedoch ein Listenfeld-Steuerelement angeben. Eine Dropdownliste wird mit der Liste geöffnet. Wenn Sie eine Auswahl getroffen haben, wird sie wieder geschlossen. Ein Listenfeld bleibt dagegen immer geöffnet.

Sie können den Befehl Listenelemente bearbeiten ausführen oder Sie können die Daten direkt in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft oder der Quelltabelle bearbeiten. Informationen zum Verwenden des Befehls Listenelemente bearbeiten finden Sie unter Eingeben von Daten mithilfe einer Listein diesem Artikel. Die Schritte in diesem Abschnitt erläutert, wie die Elemente direkt in das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft oder der Quelltabelle bearbeiten. Die Vorgehensweise umfasst mehrere allgemeinen Schritte.

  • Identifizieren Sie das Nachschlagefeld. Die Vorgehensweise bei der Verwendung eines Formulars unterscheidet sich geringfügig von der bei einer Tabelle.

  • Identifizieren Sie den Typ des Nachschlagefelds – entweder eine Wertliste oder eine Nachschlageliste. Wenn Sie eine Nachschlageliste verwenden, identifizieren Sie die Quelltabelle, die die Daten für das Nachschlagefeld bereitstellt.

  • Bearbeiten Sie die Elemente in der Wertliste.

    – Oder –

    Öffnen Sie die Quelltabelle für die Nachschlageliste, und bearbeiten Sie die Daten in der Tabelle.

Identifizieren eines Nachschlagefelds in einem Formular

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    – Oder –

    Wenn das Formular bereits geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    – Oder –

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht, um zwischen den verfügbaren Ansichten umzuschalten. Sie können auch auf den Pfeil unter Ansicht klicken und dann eine der verfügbaren Ansichten aus dem Menü auswählen..

    Bild der Multifunktionsleiste in Access

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld- oder das Kombinationsfeld-Steuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften.

  3. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, und suchen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft. Die Herkunftstyp-Eigenschaft muss entweder Wertliste oder Tabelle/Abfrage enthalten, und die Datensatzherkunft-Eigenschaft muss entweder eine durch Semikolons getrennte Liste von Elementen oder aber eine Abfrage enthalten. Vergrößern Sie das Eigenschaftenblatt bei Bedarf, damit Sie die Liste der Elemente bzw. die Abfrage lesen können.

    Für Wertlisten wird in der Regel die folgende grundlegende Syntax verwendet: "Element";"Element";"Element"

    In diesem Fall besteht die Liste aus Elementen, die in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikolons voneinander getrennt sind.

    Für Auswahlabfragen wird die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Beachten Sie unbedingt den folgenden wichtigen Punkt: SELECT-Klauseln dürfen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl sie den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie finden deshalb die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld immer, indem Sie sich die FROM-Klausel anschauen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Schließen Sie jedes Element unbedingt in doppelte Anführungszeichen ein, und trennen Sie die Elemente durch Semikolons.

    • Wenn die Abfrage in der Nachschlageliste auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich diese zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

      – Oder –

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

  5. Doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen, und bearbeiten Sie die Listenelemente bei Bedarf.

Identifizieren eines Nachschlagefelds in einer Tabelle

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie im oberen Abschnitt des Abfrageentwurfsbereichs in die Datentyp-Spalte, oder verschieben Sie den Fokus andernfalls auf ein Feld vom Datentyp "Text", "Zahl"{b> <b}oder "Ja/Nein".

  3. Klicken Sie im unteren Abschnitt des Tabellenentwurfsbereichs auf die Registerkarte Nachschlagen, und prüfen Sie die Eigenschaften Herkunftstyp und Datensatzherkunft.

    Für die Herkunftstyp-Eigenschaft muss Wertliste oder Tabelle/Abfrage angezeigt werden. Die Datensatzherkunft-Eigenschaft muss entweder eine Wertliste oder eine Abfrage enthalten.

    Für Wertlisten wird die folgende grundlegende Syntax verwendet: "Element";"Element";"Element"

    In diesem Fall besteht die Liste aus Elementen, die in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikolons voneinander getrennt sind.

    Für Auswahlabfragen wird in der Regel die folgende grundlegende Syntax verwendet: SELECT [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].[Feldname] FROM [Name_der_Tabelle_oder_Abfrage].

    In diesem Fall enthält die Abfrage zwei Klauseln (SELECT und FROM). Die erste Klausel bezieht sich auf eine Tabelle oder Abfrage und ein Feld in dieser Tabelle oder Abfrage. Die zweite Klausel bezieht sich nur auf die Tabelle oder Abfrage. Beachten Sie unbedingt den folgenden wichtigen Punkt: SELECT-Klauseln dürfen nicht den Namen einer Tabelle oder Abfrage enthalten, obwohl sie den Namen von mindestens einem Feld enthalten. Alle FROM-Klauseln müssen jedoch auf eine Tabelle oder Abfrage verweisen. Sie finden deshalb die Quelltabelle oder Quellabfrage für ein Nachschlagefeld immer, indem Sie sich die FROM-Klausel anschauen.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.

    • Wenn Sie eine Wertliste verwenden, bearbeiten Sie die Elemente in der Liste. Schließen Sie jedes Element unbedingt in doppelte Anführungszeichen ein, und trennen Sie die Elemente durch Semikolons.

    • Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine andere Abfrage verweist, öffnen Sie im Navigationsbereich diese zweite Abfrage in der Entwurfsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abfrage, und klicken Sie auf Entwurfsansicht). Notieren Sie sich den Namen der Tabelle, die im oberen Abschnitt des Abfrage-Designers angezeigt wird, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

      – Oder –

      Wenn die Abfrage im Nachschlagefeld auf eine Tabelle verweist, notieren Sie sich den Namen der Tabelle, und führen Sie den nächsten Schritt aus.

  5. Doppelklicken Sie auf die Tabelle im Navigationsbereich, um sie in der Datenblattansicht zu öffnen, und bearbeiten Sie die Listenelemente bei Bedarf.

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Eingeben von leeren Zeichenfolgen

In Access ist eine Unterscheidung zwischen zwei Arten von leeren Werten möglich: NULL-Werten und leeren Zeichenfolgen. NULL-Werte bezeichnen einen unbekannten Wert, und Zeichenfolgen der Länge Null bezeichnen Felder, die ein Leerzeichen enthalten. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle mit Kundendaten, die ein Feld für die Faxnummer enthält. Sie können das Feld leer lassen, wenn Sie die Faxnummer des Kunden nicht wissen. Wenn Sie das Feld in einem solchen Fall leer lassen, wird ein NULL-Wert eingegeben, der anzeigt, dass Sie den Wert nicht kennen. Falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt feststellen, dass der Kunde kein Faxgerät besitzt, können Sie in dem Feld eine Zeichenfolge der Länge Null eingeben, um anzuzeigen, dass Ihnen bekannt ist, dass es keinen Wert für dieses Feld gibt.

Hinweis : Denken Sie daran, dass Sie eine Eigenschaft festlegen können, mit der verhindert wird, dass NULL-Werte zulässig sind. Weitere Informationen zum Festlegen dieser Eigenschaft finden Sie weiter oben in diesem Artikel unter Dateneingabemethode in Abhängigkeit vom Datentyp.

  1. Öffnen Sie eine Tabelle in der Datenblattansicht bzw. ein Formular in der Formular- oder Browseansicht.

  2. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, und geben Sie zwei doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen ein ("").

  3. Bewegen Sie die Einfügemarke in einen anderen Datensatz, um einen Commit für die Änderungen an der Datenbank auszuführen. Die Anführungszeichen verschwinden standardmäßig.

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Hinzufügen von Datensätzen durch Importieren von Daten oder Herstellen einer Verknüpfung zu Daten

Sie können Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Vielzahl von Datenquellen, einschließlich andere Access-Datenbanken, Excel-Arbeitsmappen, Textdateien und Word-Dokumenten und Listen auf Servern mit Microsoft SharePoint Services ansässig.

Die Beschreibung der Vorgehensweise beim Importieren von Datenquellen und Herstellen einer Verknüpfung zu Daten gehört nicht zum Gegenstand dieses Artikels. Über die folgenden Links erhalten Sie Informationen zum Importieren von Daten und zum Herstellen einer Verknüpfung zu Daten.

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Methoden zum Zeitsparen beim Eingeben von Daten

In Access gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, um die Dateneingabe zu beschleunigen. In den folgenden Abschnitten werden die Schritte beschrieben, um einen Standardwert für Felder und Listen in Formularen festzulegen und um mithilfe von Tastenkombinationen Werte beim Sortieren von Daten erneut zu verwenden.

Festlegen eines Standardwerts für ein Feld oder ein Steuerelement

Wenn eine große Anzahl von Datensätzen denselben Wert für ein bestimmtes Feld verwendet, wie z. B. den Ort oder das Land/die Region, können Sie Zeit sparen, indem Sie einen Standardwert für das an dieses Feld gebundene Steuerelement festlegen. Wenn Sie das Formular öffnen oder einen neuen Datensatz erstellen, wird standardmäßig der Standardwert in diesem Steuerelement angezeigt.

Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement

  1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Steuerelement, und klicken Sie dann auf Eigenschaften.

  3. Legen Sie auf der Seite Daten für die Standardwert-Eigenschaft den gewünschten Wert fest.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 zum Festlegen eines neuen Standardwerts.

Angeben eines anderen Werts

  • Geben Sie für einen Wert in einem Textfeld neue Daten ein. Ein Standardwert kann jederzeit überschrieben werden.

    – Oder –

  • Wählen Sie für einen Wert in einer Liste einen neuen Wert aus der Liste aus.

Wiederverwenden von Werten beim Sortieren

Wenn Sie zwischen Datensätzen bewegen, müssen Sie jeden Eintrag mit dem gleichen Wert zu sortieren. Wenn Sie dies tun, können Sie Zeit sparen, mithilfe von Tastenkombinationen um zu wiederholen, den Wert zu sortieren. Angenommen, nehmen Sie die Listen der Bestellungen nach dem Produkttyp sortieren. Geben Sie im ersten Datensatz Weiche Getränke auf Bestellungen sortieren, in dem Kunden weiche Getränke gekauft, ein. Wenn Sie zum nächsten Datensatz verschieben möchten, können Sie kopieren und Wiederverwenden von diesem Sortierwert.

Hinweis : Bei diesen Schritten wird davon ausgegangen, dass in der Formularansicht ein Formular geöffnet ist.

  1. Wechseln Sie zu dem Feld, in dem der Wert aus dem entsprechenden Feld im vorherigen Datensatz wiederverwendet wird.

  2. Drücken Sie STRG+' (Apostroph).

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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