Hinzufügen und Formatieren von Text und Bildern

Signaturen anlegen und anfügen

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Sie können Signaturen erstellen und bearbeiten und diese zu E-Mail-Nachrichten zuweisen, die Sie senden, beantworten oder weiterleiten.

Erstellen einer Signatur
  1. Wählen Sie Datei und dann Optionen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail und dann Signaturen aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu aus.

  4. Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein, und wählen Sie dann OK aus.

  5. Fügen Sie im Feld Signatur bearbeiten die Signaturinformationen hinzu, und wählen Sie dann Speichern aus.

  6. In Standardsignatur auswählen:

    • Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, für das Sie diese Signatur verwenden möchten.

    • Wählen Sie die Signatur aus, die Sie für Neue Nachrichten verwenden möchten.

    • Wählen Sie die Signatur aus, die Sie für Antworten/Weiterleitungen verwenden möchten.

      Hinweis : Wählen Sie (keine) aus, wenn Sie Neue Nachrichten oder Antworten/Weiterleitungen keine Signatur zuweisen möchten. Wenn Sie eine Signatur für ein anderes E-Mail-Konto in Outlook erstellen möchten, z. B. für Ihr persönliches E-Mail-Konto, wählen Sie Neu aus, und wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6.

  7. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK und dann nochmals OK aus.

Ändern einer Signatur
  1. Wählen Sie Datei und dann Optionen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail und dann Signaturen aus.

  3. Wählen Sie in Signatur zum Bearbeiten auswählen die Signaturdatei aus, die Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie die Änderungen im Feld Signatur bearbeiten vor, und wählen Sie dann Speichern aus.

Beenden des Anfügens einer Signatur
  1. Wählen Sie Datei und dann Optionen aus.

  2. Wählen Sie E-Mail und dann Signaturen aus.

  3. Wählen Sie unter Standardsignatur auswählen die Option (keine) für Neue Nachrichten und Antworten/Weiterleitungen aus.

  4. Wählen Sie Speichern aus, wählen Sie OK aus, und wählen Sie dann erneut OK aus.

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Erstellen einer E-Mail-Signatur in Outlook

Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Signaturen erstellen und zukünftig beim Senden weiterleiten, automatisch oder manuell in der jeweiligen E-Mail anfügen können.

Ihre E-Mail-Signatur sollte immer ihren Namen und sämtliche Kontaktinformationen enthalten.

Auch Grafiken, wie das Firmenlogo, lassen sich in der Signatur einfügen.

Es kann sehr sinnvoll sein, wenn Sie für unterschiedliche Nachrichten, unterschiedliche Signaturen verwenden.

Wenn Sie beispielsweise für die Kundenkorrespondenz eine formelle Signatur und für die Hausinterne, oder private Korrespondenz ein anderes E-Mail-Konto und eine andere E-Mail-Signatur verwenden möchten.

Sie können also mehrere Signaturen anlegen und verwenden.

Zum Anlegen gehe ich auf das Menübandregister "Datei" und wechsle so in die Optionen.

Innerhalb des Dialogfeldes "Outlook Optionen" wechsle ich in die Kategorie "E-Mail und im Bereich "E-Mail" klicke ich auf die Schaltfläche "Signaturen".

Im darauf folgenden Dialogfeld hab ich die Möglichkeit im Register "E-Mail-Signatur" direkt auf die Schaltfläche "neu" zu klicken, um eine neue E-Mail-Signatur anzulegen.

Achten Sie beim Anlegen mehrerer Signaturen unbedingt auf die Vergabe des Namens, damit Sie später die Signaturen auseinanderhalten können.

[Tippgeräusch] [Tippgeräusch] In meinem Beispiel werde ich heute zwei Signaturen anlegen, einmal geschäftlich und einmal privat.

In diesem Fall lege ich zuerst die geschäftliche Signatur an und bestätige dann mit Okay.

Sobald ich den Namen festgelegt habe, habe ich im unteren Bereich des Dialoges die Möglichkeit meine Signatur festzulegen.

Wir werden jetzt auch die Formatierungsmöglichkeiten erst angezeigt, was eben noch nicht möglich war.

[Tippgeräusch] [Tippgeräusch] [Tippgeräusch] [Tippgeräusch] [Tippgeräusch] Wenn ich meinen Text eingegeben habe, hätte ich jetzt die Möglichkeit den Text zu markieren und auch nach Firmenrichtlinien zu formatieren und wenn es also spezielle Schriftarten bei Ihnen gibt, dann haben Sie die Möglichkeit, diese hier auszuwählen.

Sie können auch zusätzlich die Schriftgröße verändern, Sie können bestimmte Textbereiche hervorheben, indem Sie fett und unterstrichen verwenden.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Schriftfarbe zu verwenden, beziehungsweise zu ändern, oder wenn Sie jetzt das Fimenlogo einfügen möchten, müssten Sie erst die Einfügemarke, sprich den Kursor dort platzieren, wo Sie das Firmenlogo einbringen möchten und dann gibt es hier hinten die Schaltfläche, um ein Bild einzufügen.

Na, wenn ich hier raufklicke, lande ich direkt im Dateiexplorer und könnte jetzt das Laufwerk, den Ordner und die Datei auswählen, dann würde ich auf einfügen klicken.

In diesem Fall breche ich ab.

Oder Sie haben auch die Möglichkeit Ihren Internetauftritt per Link einzufügen, so dass der Empfänger direkt auf den Link klicken kann und dann auf Ihrer Internet Seite landet.

Im oberen Bereich bei "Standardsignatur auswählen", können Sie die E-Mail-Adresse auswählen, für die Sie die Signatur verwenden möchten.

Wenn Sie jetzt mehrere E-Mail-Adressen in Outlook eingefügt haben, also mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben, dann gibt es bei mir nur die eine E-Mail-Adresse, deshalb kann ich da nichts weiter auswählen und darunter kann ich direkt festlegen, wann diese Signatur, also Melanie Schmidt geschäftlich, verwendet werden soll.

Immer bei neuen Nachrichten, oder auch beim Antworten und Weiterleiten.

Ich möchte gerne, dass meine Signatur, also die geschäftliche Signatur, immer eingefügt wird, ob ich antworte oder weiterleite.

Und eben auch halt bei neuen Nachrichten.

Nun möchte ich noch eine private Signatur anlegen, dafür klicke ich erneut auf die Schaltfläche "neu" und gebe jetzt nochmal meine private Signatur ein.

[Tippgeräusch] [Tippgeräusch] Und Sie sehen, also im oberen Bereich werden mir meine Signaturen jetzt aufgelistet und ich kann jetzt die private Signatur eingeben.

Da habe ich schon was vorbereitet.

Und auch hier hätte ich jetzt die Möglichkeit, den Text zu formatieren.

Ich hätte auch hier die Möglichkeit, noch eine Grafik einzufügen, oder eben einen Link.

Im oberen Bereich bei "Standardsignatur auswählen" belasse ich das so, denn ich möchte ja, dass standardmäßig immer meine geschäftliche Signatur eingefügt wird und dementsprechend bestätige ich jetzt mit Okay.

Danach bestätige ich nochmal mit Okay.

Und nun schauen wir uns das Ganze einmal in einer neuen E-Mail-Nachricht an.

Dafür klicke ich im Register "Start" direkt auf die Schaltfläche "neue E-Mail" und Sie sehen, hier im unteren Bereich der E-Mail wird mir jetzt meine Signatur angezeigt, meine geschäftliche Signatur.

Ich hätte die Möglichkeit, direkt darüber zu klicken und den Nachrichtentext einzugeben.

Innerhalb einer neuen E-Mail-Nachricht können Sie jederzeit die Signatur ändern, wenn Sie mit mehreren Signaturen arbeiten und zwar über das Register "Nachricht in der Gruppe einfügen".

Da gibt es die Schaltfläche "Signatur" und wenn ich dort draufklicke, sehen Sie, hier sind jetzt beide Signaturen aufgelistet und ich könnte jetzt bei dieser E-Mail-Nachricht die private Signatur auswählen, und wenn ich diese anklicke, wird das direkt in der Signatur abgeändert.

Über die Schaltfläche Signatur gelange ich hier auch direkt in die Option, also wenn ich jetzt hier auf Signaturen klicke, sehen Sie, ich lande direkt bei den Signaturen und könnte jetzt gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen.

In diesem Fall breche ich aber ab.

Wie Sie zukünftig Signaturen anlegen, und auch verwenden können, hat Ihnen dieses Video aufgezeigt.

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