Erweiterter Seriendruck

Hinzufügen von Formeln und bedingten Anweisungen

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Beim erweiterten Seriendruck werden angepasste Nachrichten an eine große Anzahl von Personen gesendet. Dabei können Sie mithilfe von Formeln und bedingten Anweisungen dafür sorgen, dass der Inhalt genauso aussieht, wie Sie es wünschen.

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Feldfunktionen in Word

Seriendruck

Optimieren des Seriendrucks

Bisher haben wir uns hauptsächlich auf die Feldfunktion MERGEFIELD konzentriert. Doch es gibt noch viel mehr Möglichkeiten.

Als Erstes werde ich nun eine Formel hinzufügen.

In dieser E-Mail werden die Empfänger aufgefordert, 6.000 Kilometer zu dem Kilometerstand zu addieren, den das Fahrzeug bei der letzten Wartung aufwies.

Das ist eigentlich ganz einfach. Aber die Kunden zu mathematischen Berechnungen aufzufordern, ist ein sicherer Weg, ihre Aufmerksamkeit zu verlieren.

Wir können aber behilflich sein und diese Berechnung für die Kunden ausführen.

Zunächst werde ich diese Zeile umformulieren, sodass die Empfänger nur den Kilometerstand prüfen müssen.

Als Nächstes markiere ich den Platzhalter, lösche ihn und drücke STRG+F9. Dadurch wird eine leere Feldfunktion eingefügt.

Um eine Formel hinzuzufügen, gebe ich zuerst ein Gleichheitszeichen ein. Dann wechsle ich zur Registerkarte 'Sendungen' und füge das Seriendruckfeld 'Kilometerstand' ein.

Ich könnte auch STRG+F9 drücken und es manuell eingeben. Hinter dem Seriendruckfeld gebe ich '+6000' ein.

Dann füge ich noch den Schalter hinzu, um die Zahl mit einem Punkt zu formatieren.

Durch die Formel werden 6000 Kilometer zum Kilometerstand des Kunden bei der letzten Wartung addiert.

Ich drücke ALT+F9 und dann F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren, und zeige eine Vorschau der Ergebnisse an.

Jetzt müssen die Kunden keine Berechnung durchführen. Hier unten wird noch ein Rabatt für Kunden angeboten, deren Fahrzeuge älter als von 2005 sind.

Das ist eigentlich eindeutig, aber es können mögliche Unklarheiten vermieden werden, wenn das Angebot nur den Kunden angezeigt wird, auf die es auch zutrifft.

Dazu verwende ich eine bedingte Anweisung – die Feldfunktion 'IF'.

Als Erstes lösche ich den Text. Ich drücke ALT+F9 und dann STRG+F9, um eine leere Feldfunktion hinzuzufügen.

Ich gebe 'IF' und ein Leerzeichen ein. Dann klicke ich auf 'Seriendruckfeld einfügen' und wähle 'Jahr' aus.

Dann gebe ich ein Leerzeichen, die Symbole für 'kleiner als' und 'gleich', ein Leerzeichen und 2005 in Anführungszeichen ein.

Damit ist die Bedingung festgelegt.

Ich gebe ein Leerzeichen ein, und füge dann in Anführungszeichen

den Text ein, der den Kunden angezeigt werden soll, falls die Bedingung zutrifft und das Fahrzeug älter als von 2005 ist.

Ich gebe ein weiteres Leerzeichen und dann in Anführungszeichen

den Text ein, der den Kunden angezeigt werden soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft und das Fahrzeug von 2005 oder neuer ist.

Für diese Kunden gibt es kein spezielles Angebot, doch ich kann eine Werbung für die Serviceabteilung einfügen.

Ich drücke ALT+F9 und dann F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren, und zeige eine Vorschau der Ergebnisse an.

Wenn ich nun die Empfänger durchlaufe, ändert sich der Text je nach Baujahr des Kundenfahrzeugs.

Weitere Informationen zur Verwendung von Formeln und bedingten Anweisungen finden Sie unter den Links in der Kurszusammenfassung.

Wenn Ihnen das viele Eingeben nicht gefällt, können Sie Feldfunktionen auch auf andere Weise hinzufügen.

Klicken Sie auf die Registerkarte 'Einfügen', dann auf 'Schnellbausteine' und auf 'Feld'.

In der Liste links werden alle in Word verfügbaren Feldfunktionen angezeigt.

Klicken Sie auf eine davon, und tragen Sie dann die Eigenschaften und Optionen ein. Sobald Sie auf 'OK' klicken, fügt Word die Feldfunktion ein.

Wie Sie sehen, steht an dieser Stelle weder eine Option noch ein Schalter zum Formatieren der Zahl bereit.

In einem solchen Fall klicken Sie auf 'Feldfunktionen', um die Funktion anzuzeigen, bevor sie von Word eingefügt wird.

Nun können Sie den Schalter zum Formatieren der Zahl mit einem Punkt hinzufügen und auf 'OK' klicken.

Im nächsten Video wird eine Feldfunktion zum gezielten Anschreiben von Empfängern verwendet.

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