Hinzufügen oder Löschen einer Spalte in einem Datenblatt

Microsoft Office Access 2007 bietet mehrere Möglichkeiten zum Hinzufügen oder Entfernen der Spalten in einem Datenblatt. Mithilfe der Datenblattansicht können Sie nun Spalten hinzufügen oder entfernen und den Datentyp für diese Spalten festlegen. Sie können darüber hinaus auch in der Entwurfsansicht Felder aus einem Aufgabenbereich hinzufügen oder die Tabelle öffnen, die dem Datenblatt zugrunde liegt, und ein Feld hinzufügen. In diesem Thema werden diese Möglichkeiten beschrieben.

Hinweis : Mithilfe der Informationen in diesem Thema werden einige, jedoch nicht alle, der Aufgaben beschrieben, die in einem Datenblatt ausgeführt werden können.

Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden von Datenblättern finden Sie im Artikel Öffnen eines leeren Datenblatts.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zu Datenblättern

Hinzufügen einer Spalte mithilfe der Datenblattansicht

Entfernen einer Spalte mithilfe der Datenblattansicht

Hinzufügen einer Spalte mithilfe der Entwurfsansicht

Entfernen einer Spalte mithilfe der Entwurfsansicht

Grundlegendes zum Zuweisen von Datentypen in Access beim Eingeben von Informationen

Festlegen der Datentypen, die die Datenblattansicht nicht ableitet

Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung für ein Memofeld

Konvertieren einer Spalte in ein Nachschlagefeld

Grundlegendes zu Datenblättern

Ein Datenblatt ist eine optische Darstellung der Informationen in einer Datenbanktabelle oder der Ergebnisse, die von einer Abfrage zurückgegeben werden. Eine Spalte in einem Datenblatt stellt dasselbe dar wie ein Feld in einer Datenbanktabelle. Wenn Sie einem Datenblatt eine Spalte hinzufügen oder eine Spalte aus einem Datenblatt entfernen, fügen Sie der Tabelle ein Feld hinzu oder entfernen Sie aus der Tabelle ein Feld, die dem Datenblatt zugrunde liegt. Wenn dieses Feld Daten enthält, werden auch diese Informationen gelöscht.

Neue Features für das Verwenden von Spalten

Mit Office Access 2007 erfolgt das Hinzufügen oder Entfernen eines Tabellenfelds leichter und schneller, da diese Aufgaben in der Datenblattansicht durchgeführt werden können. Standardmäßig enthalten nun alle Tabellen in der Datenblattansicht eine leere Spalte mit der Beschriftung Neues Feld hinzufügen. Geben Sie Daten in die erste leere Zelle unterhalb dieser Tabellenüberschrift ein, um eine Spalte hinzuzufügen. Sie können auch ein oder mehrere Datenelemente in die leere Spalte einfügen. Sie müssen nun nicht mehr die Entwurfsansicht verwenden, um Spalten hinzuzufügen oder zu entfernen, obwohl dies bei Bedarf möglich ist.

Darüber hinaus müssen Sie nun nicht mehr die allgemeineren Datentypen für die neue Spalte festlegen. Standardmäßig müssen die Felder in einer Datenbanktabelle bestimmte Datentypen enthalten, wie z. B. Text, Datums- und Uhrzeitangaben, Zahlen usw. In der Regel legen Sie Datentypen beim Entwerfen der Tabellen für eine Datenbank fest. Die meisten Datentypen werden nun jedoch von Access abgeleitet, wenn Sie Daten zum ersten Mal in eine neue Spalte eingeben. Wenn Sie beispielsweise einen Namen in das erste Feld in der neuen Tabelle eingeben, wird von Access für dieses Feld der Datentyp Text festgelegt. Wenn Sie ein Datum einfügen, wird von Access für das Feld der Datentyp Datum/Uhrzeit festgelegt usw. Wenn Sie verschiedene Daten eingeben, wie z. B. Postleitzahlen verschiedener Länder/Regionen, wird der Datentyp von Access ausgewählt, mit dem sich die Informationen am besten darstellen lassen. Dabei handelt es sich meistens um den Datentyp Text. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Grundlegendes zum Zuweisen von Datentypen in Access beim Eingeben von Informationen weiter unten in diesem Artikel.

Hinweis : Mithilfe der Datenblattansicht können Sie nicht alle verfügbaren Datentypen festlegen. Bedenken Sie außerdem, dass relationale Datenbanken einer Reihe von Regeln unterliegen.

Weitere Informationen zum Verwenden der Datenblattansicht und zum Festlegen von Datentypen finden Sie im Artikel Öffnen eines leeren Datenblatts. Wenn Sie mit den Regeln zum Entwerfen von relationalen Datenbanken nicht vertraut sind, finden Sie entsprechende Informationen im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten wird das Hinzufügen und Entfernen von Spalten in Datenblättern mithilfe der Datenblattansicht und der Entwurfsansicht erläutert.

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Hinzufügen einer Spalte mithilfe der Datenblattansicht

Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie mithilfe der Datenblattansicht einem Datenblatt eine Spalte hinzugefügt, die Spalte benannt und Daten eingegeben werden. Bedenken Sie dabei, dass beim Ausführen dieser Schritte ein Feld in der Tabelle, die dem Datenblatt zugrunde liegt, hinzugefügt und geändert wird.

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, der das Feld hinzugefügt werden soll.

    Die Tabelle wird von Access in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Führen Sie im Datenblatt (je nach den Einstellungen der Regions- und Sprachoptionen in Windows) einen Bildlauf nach links oder rechts aus, und suchen Sie die leere Spalte.

    Standardmäßig werden als Spaltenüberschrift für die leere Spalte die Wörter Neues Feld hinzufügen angezeigt. In der folgenden Abbildung ist eine typische leere Spalte dargestellt.

    Eine neues Feld in einem Datenblatt

  3. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

    -Oder-

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte umbenennen. Geben Sie dann einen Namen für das Feld ein.

  4. Geben Sie einige Daten in die erste leere Zeile unterhalb der Überschrift ein.

    -Oder-

    Fügen Sie eines oder mehrere Datenelemente in das Feld ein, und beginnen Sie mit der ersten leeren Zelle.

    Speichern Sie die Änderungen.

    Je nach der Art der eingegebenen Daten wird von Access ein Datentyp für das Feld festgelegt. Wenn Sie beispielsweise einen Namen eingeben, wird von Access der Datentyp Text festgelegt.

    Weitere Informationen zum Festlegen von Datentypen in Access, finden Sie unter Grundlegendes zum Zuweisen von Datentypen in Access beim Eingeben von Informationen weiter unten in diesem Artikel. Informationen zum manuellen Festlegen von Datentypen finden Sie unter Festlegen der Datentypen, die die Datenblattansicht nicht ableitet ebenfalls weiter unten in diesem Artikel.

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Entfernen einer Spalte mithilfe der Datenblattansicht

Bevor Sie eine Spalte aus einem Datenblatt entfernen, sollten Sie einige wichtige Aspekte berücksichtigen:

Entfernen der Spalte in der Datenblattansicht

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschriftenzeile der Spalte, die Sie entfernen möchten.

  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Spalte löschen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen.

  4. Speichern Sie die Änderungen.

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Hinzufügen einer Spalte mithilfe der Entwurfsansicht

Wenn Sie mit früheren Versionen von Access vertraut sind, verfügen Sie wahrscheinlich über Erfahrung im Umgang mit der Entwurfsansicht. Das Tool wurde in Office Access 2007 nicht verändert. Die Entwurfsansicht ist flexibler als die Datenblattansicht, da hier alle verfügbaren Datentypen festgelegt werden können. Darüber hinaus kann ein Nachschlagefeld erstellt werden, ohne dass die Entwurfsansicht verlassen werden muss.

Hinzufügen der Spalte in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie in der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

  2. Markieren Sie in der Spalte Feldname eine leere Zeile, und geben Sie für das neue Feld einen Namen ein.

  3. Wählen Sie in der Spalte Datentyp neben dem neuen Feldnamen einen Datentyp für die neue Spalte aus.

  4. Speichern Sie die Änderungen.

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Entfernen einer Spalte mithilfe der Entwurfsansicht

Die Regeln für das Löschen einer Spalte in der Datenblattansicht gelten auch beim Verwenden der Entwurfsansicht: Wenn Sie eine Spalte löschen, gehen sämtliche Daten in dieser Spalte verloren. Und bevor Sie ein Primärschlüssel- oder Nachschlagefeld löschen können, müssen Sie zunächst die Beziehungen für diese Felder löschen.

Weitere Informationen finden Sie in den Artikeln Grundlagen des Datenbankentwurfs, Hinzufügen, Festlegen, Ändern oder Entfernen des Primärschlüssels und Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können.

Entfernen der Spalte in der Entwurfsansicht

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie in der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

  2. Markieren Sie das Feld (die Zeile), die gelöscht werden soll.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Zeilen löschen.

    -Oder-

    Drücken Sie die ENTF-TASTE.

  4. Speichern Sie die Änderungen.

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Grundlegendes zum Zuweisen von Datentypen in Access beim Eingeben von Informationen

Beim Erstellen eines leeren Datenblatts, weist Access jedem Feld einen Datentyp zu, wenn Sie zum ersten Mal Daten in das Feld eingeben. In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Arten von Daten aufgeführt, die Sie eingeben können, und die Datentypen, die jeweils von Access dafür zugewiesen werden.

Hinweis : Die Datentypen Anlage bzw. OLE-Objekt können nicht durch Eingeben von Daten in ein Feld festgelegt werden. Außerdem kann die Unterstützung für die Rich-Text-Bearbeitung nicht durch Eingeben von Daten in ein Feld aktiviert werden.

Weitere Informationen zum Festlegen dieser Datentypen sowie zum Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung finden Sie im Artikel Öffnen eines leeren Datenblatts.

In der folgenden Tabelle ist dargestellt, wie bei der Eingabe von Daten in der Datenblattansicht der Datentyp für ein Feld von Access festgelegt wird.

Eingabe:

In Office Access 2007 wird ein Feld mit folgendem Datentyp erstellt:

Christof

Text

Ein Textblock oder Text und Zahlen aus über 256 Zeichen.

Memo

Hinweis : Die Datenblattansicht kann nicht zum Aktivieren der Rich-Text-Formatierung verwendet werden. Wenn Sie eine Eigenschaft namens Nur anfügen für das Memofeld aktivieren, wird Text standardmäßig von Access ausgeblendet, wenn Sie den Cursor in dieses Feld setzen.

Weitere Informationen zum Aktivieren der Rich-Text-Formatierung finden Sie im Artikel Einfügen oder Bearbeiten von Daten in Rich-Text unterstützenden Steuerelementen oder Spalten.

http://www.contoso.com

Die folgenden Internetprotokolle werden von Access erkannt: gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Hinweis : Damit das Protokoll von Access erkannt wird und der Datentyp Hyperlink festgelegt werden kann, muss auf das Protokoll ein anderes Zeichen als ein Leerzeichen folgen.

Hyperlink

50000

Zahl, Long Integer

50.000

Zahl, Long Integer

50.000,99

Zahl, Double

50000,389

Zahl, Double

12/31/2006

Die für das Datums- und Uhrzeitformat festgelegten Einstellungen der Regions- und Sprachoptionen in Windows steuern, wie die Datum/Uhrzeit-Daten in Access formatiert werden.

Verfahren zum Festlegen oder Ändern dieser Einstellungen anzeigen

In Microsoft Windows Vista

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start Schaltflächensymbol und anschließend auf Systemsteuerung.

  2. Doppelklicken Sie auf Zeit, Sprache und Region, wenn Sie die Systemsteuerung in der Standardansicht verwenden.

    -Oder-

    Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf

    Regions- und Sprachoptionen.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Formate unter Aktuelles Format auf Dieses Format anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte mit den Einstellungen, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie z. B. einen Teil des Zahlenformats oder das gesamte Zahlenformat ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen, und ändern Sie die entsprechende Einstellung. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

In Microsoft Windows XP (klassische Ansicht)

  1. Klicken Sie auf der Windows-Taskleiste im Startmenü auf Systemsteuerung.

  2. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Regions- und Sprachoptionen.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte mit den Einstellungen, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie z. B. einen Teil des Zahlenformats oder das gesamte Zahlenformat ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen, und ändern Sie die entsprechende Einstellung. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

In Microsoft Windows XP (Kategorieansicht)

  1. Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.

    Die Systemsteuerung wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen.

    Das Dialogfeld Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Format für Zahlen, Datum und Zeit ändern.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte mit den Einstellungen, die Sie ändern möchten, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Wenn Sie z. B. einen Teil des Zahlenformats oder das gesamte Zahlenformat ändern möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Zahlen, und ändern Sie die entsprechende Einstellung. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

.

Date/Time

31. Dezember 2006

Hinweis : Damit der Datentyp Datum/Uhrzeit von Access abgeleitet werden kann, müssen Sie mehr als den Namen des Wochentags eingeben oder einfügen. Wenn Sie beispielsweise "Dienstag" eingeben, wird der Datentyp Text von Access ausgewählt. Damit der Datentyp Datum/Uhrzeit von Access abgeleitet werden kann, müssen Sie neben dem Wochentag einen Monat eingeben.

Date/Time

10:50:23

Date/Time

10:50:00

Date/Time

17:50:00

Date/Time

$12,50

Das in den Regions- und Sprachoptionen von Windows angegebene Währungssymbol wird von Access erkannt.

Verfahren zum Festlegen oder Ändern dieser Einstellungen anzeigen

In Microsoft Windows Vista

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Start Schaltflächensymbol und anschließend auf Systemsteuerung.

  2. Doppelklicken Sie auf Zeit, Sprache und Region, wenn Sie die Systemsteuerung in der Standardansicht verwenden.

    -Oder-

    Wenn Sie die klassische Ansicht verwenden, doppelklicken Sie auf

    Regions- und Sprachoptionen.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

In Microsoft Windows XP (klassische Ansicht)

  1. Klicken Sie auf der Windows-Taskleiste im Startmenü auf Systemsteuerung.

    Die Systemsteuerung wird angezeigt.

  2. Doppelklicken Sie in der Systemsteuerung auf Regions- und Sprachoptionen.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

In Microsoft Windows XP (Kategorieansicht)

  1. Klicken Sie auf der Taskleiste von Windows im Startmenü auf Systemsteuerung.

    Die Systemsteuerung wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen.

    Das Dialogfeld Datums-, Zeit-, Sprach- und Regionaleinstellungen wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Format für Zahlen, Datum und Zeit ändern.

    Das Dialogfeld Regions- und Sprachoptionen wird angezeigt.

  4. Klicken Sie unter Standards und Formate auf Anpassen.

    Das Dialogfeld Regionale Einstellungen anpassen wird angezeigt.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Währung, und wählen Sie in der Liste Währungssymbol das Symbol aus, das Sie verwenden möchten. Sie können die Hilfe zu einer Option anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche Hilfe (?) und dann auf die Option klicken.

Currency

21,75

Zahl, Double

123,00%

Zahl, Double

3.46E+03

Zahl, Double


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Festlegen der Datentypen, die die Datenblattansicht nicht ableitet

Standardmäßig können einige Aufgaben nicht mithilfe der Datenblattansicht durchgeführt werden:

  • Die Datentypen Anlage bzw. OLE-Objekt können nicht durch Einfügen von Daten in eine leere Zelle festgelegt werden.

  • Die Rich-Text-Bearbeitung kann für ein Feld vom Typ Memo nicht durch Einfügen von Daten aktiviert werden. Um die Rich-Text-Unterstützung zu aktivieren, müssen Sie für das Feld eine Option in der Entwurfsansicht festlegen.

Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird das Ausführen dieser Aufgaben erläutert.

Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Aufgaben finden Sie im Artikel Öffnen eines leeren Datenblatts.

Festlegen der Datentypen "OLE-Objekt" und "Anlage"

  1. Wenn nicht bereits geschehen, markieren Sie im Datenblatt die leere Spalte (mit der Überschrift Neues Feld hinzufügen).

  2. Klicken Sie auf die erste leere Datenzeile unter der Überschrift.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Datentyp auf den Pfeil, und wählen Sie einen Datentyp aus.

    Liste der Datentypen

  4. Speichern Sie die Änderungen.

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Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung für ein Memofeld

Sie können einer Tabelle ein Memofeld mithilfe der Datenbankansicht hinzufügen. Um die Rich-Text-Bearbeitung für dieses Memofeld zu aktivieren, müssen Sie jedoch die Entwurfsansicht verwenden. Anhand der folgenden Schritte wird das Ausführen dieser beiden Aufgaben erläutert.

Hinzufügen eines Memofelds zu einer Tabelle

  1. Wenn nicht bereits geschehen, markieren Sie im Datenblatt die leere Spalte (mit der Überschrift Neues Feld hinzufügen).

  2. Klicken Sie auf die erste leere Datenzeile unter der Überschrift.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenblatt in der Gruppe Datentyp und Formatierung in der Dropdownliste neben dem Datentyp auf den Pfeil, und wählen Sie einen Datentyp aus.

  4. Speichern Sie die Änderungen, und setzen Sie den Vorgang mit dem nächsten Schritt fort, bei dem die Rich-Text-Bearbeitung aktiviert wird.

Aktivieren der Rich-Text-Bearbeitung für ein Memofeld

  1. Wechseln Sie in der Tabelle von der Datenblattansicht zur Entwurfsansicht. Access bietet mehrere Möglichkeiten zum Ausführen dieser Aufgabe:

    Wenn Sie Objektregisterkarten verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte für das geöffnete Datenblatt, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie in der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die dem Datenblatt zugrunde liegt, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie in der Entwurfsansicht das Memofeld aus.

  3. Klicken Sie im Bereich Feldeigenschaften auf der Registerkarte Allgemein auf den Pfeil in der Zelle neben Textformat, und wählen Sie dann aus der Liste die Option Rich Text aus.

    Sie werden mit einer Bestätigungsmeldung gefragt, ob Sie die Spalte in das Rich-Text-Format konvertieren möchten. Klicken Sie auf Ja, um die Spalte zu konvertieren.

  4. Speichern Sie die Änderungen.

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Konvertieren einer Spalte in ein Nachschlagefeld

Standardmäßig kann eine neue Spalte nicht mithilfe der Datenblattansicht in ein Nachschlagefeld konvertiert werden. Wenn Sie mit Access noch nicht vertraut sind: Ein Nachschlagefeld zeigt Daten aus anderen Quellen (entweder aus einer Tabelle oder aus einer Liste mit Elementen) in einer Liste an. Standardmäßig wird von Access eine Dropdownliste zum Anzeigen von Nachschlagedaten verwendet, es kann jedoch auch ein Listenfeld (eine Liste, die nicht geöffnet oder geschlossen werden kann) in einem Formular verwendet werden.

Sie können zwei verschiedene Arten von Nachschlagefeldern erstellen: tabellenbasierte Listen und Wertlisten. Bei einer tabellenbasierten Liste werden Daten mithilfe einer Abfrage abgerufen. In einer Wertliste werden hartcodierte Werte angezeigt. Anhand des folgenden Verfahrens wird das Erstellen der beiden Arten von Listen erläutert.

Hinzufügen eines Nachschlagefelds

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die dem neuen Datenblatt zugrunde liegt, und klicken Sie auf Entwurfsansicht.

    -Oder-

    Klicken Sie in der Statusleiste von Access auf Entwurfsansicht.

    Die Tabelle wird in der Entwurfsansicht geöffnet.

  2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie formatieren möchten.

    -Oder-

    Wählen Sie eine leere Zeile in der Spalte Feldname aus, und geben Sie einen Namen für das neue Feld ein.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Nachschlagespalte.

    -Oder-

    Klicken Sie in der Entwurfsansicht in der Spalte Felddatentyp auf den Pfeil nach unten, und wählen Sie Nachschlage-Assistent aus.

    Der Nachschlage-Assistent wird gestartet.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen einer tabellenbasierten Liste    

      1. Wählen Sie Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen aus, und klicken Sie auf Weiter.

      2. Wählen Sie unter Anzeigen eine Option aus, wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage in der Liste aus, und klicken Sie auf Weiter.

        Wenn Sie beispielsweise Werte aus einer Tabelle im Nachschlagefeld verwenden möchten, klicken Sie auf Tabellen. Wenn Sie eine Abfrage verwenden möchten, klicken Sie auf Abfragen. Klicken Sie auf Beide, um alle Tabellen und Abfragen der Datenbank anzuzeigen.

      3. Verschieben Sie die Felder, die in der Nachschlageliste enthalten sein sollen, aus dem Bereich Verfügbare Felder in den Bereich Ausgewählte Felder, und klicken Sie dann auf Weiter.

      4. Wählen Sie gegebenenfalls eine oder mehrere Sortieroptionen für die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

      5. Passen Sie gegebenenfalls die Breite der einzelnen Spalten in der Nachschlageliste an, und klicken Sie dann auf Weiter.

      6. Geben Sie gegebenenfalls unter Welche Beschriftung soll Ihr Nachschlagefeld erhalten? einen Namen in das Textfeld ein.

      7. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Mehrere Werte zulassen.

        Die Auswahl dieser Option ermöglicht es Ihnen, mehrere Elemente aus der Liste auszuwählen und zu speichern.

      8. Klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie von Access zum Speichern der Tabelle aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja.

        Die Suchabfrage wird der neuen Tabelle hinzugefügt. Die Abfrage ruft standardmäßig die von Ihnen angegebenen Felder ab sowie die Primärschlüsselwerte für die Quelltabelle. Anschließend wird der Datentyp für das Nachschlagefeld dem für das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle festgelegten Datentyp von Access angepasst. Wenn z. B. das Primärschlüsselfeld in der Quelltabelle den Datentyp AutoWert aufweist, wird für das Nachschlagefeld der Datentyp Zahl festgelegt.

      9. Kehren Sie zur Datenblattansicht zurück, wechseln Sie zum Nachschlagefeld, und wählen Sie ein Element aus der Liste aus.

    • Erstellen einer wertebasierten Liste    

      1. Klicken Sie auf Ich möchte selbst Werte in die Liste eingeben, und klicken Sie dann auf Weiter.

      2. Geben Sie in das Feld Spaltenanzahl die Anzahl von Spalten ein, die die Liste enthalten soll. Wechseln Sie zur ersten leeren Zelle, und geben Sie einen Wert ein.

        Sobald Sie den ersten Wert eingeben, wird eine weitere leere Zelle unter der aktuellen Zelle angezeigt.

      3. Nachdem Sie den ersten Wert eingegeben haben, setzen Sie den Fokus mithilfe der TAB- oder NACH-UNTEN-TASTE auf die nächste Zelle, und geben Sie einen zweiten Wert ein.

      4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis Sie die Liste fertig erstellt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.

      5. Geben Sie gegebenenfalls einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

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