Haben wir es schon geschafft?: Whitepaper

Dieses Whitepaper ist Teil unserer Sammlung "Aus der Praxis". Hierin wird beschrieben, warum Implementierungen von Unternehmenssystemen anpassbar und ausbaufähig sein müssen, um erfolgreich zu sein.

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Haben wir's schon geschafft?

Eine der größten Fallgruben bei der Auswahl und Bereitstellung von Unternehmenssoftware, die ich im Lauf der Jahre kennengelernt habe, besteht in der Vorstellung von der Implementierung als eines statischen Vorgangs. Möglicherweise ist es nur ein Zeichen der Zeit, dass wir versuchen, alles in unserer Welt mit einem Etikett zu versehen. "Es verwaltet unsere Projekte". "Es ist unsere Arbeitszeittabelle" oder "Es ist unser ERP-System" oder "Wir haben ein ERP-System" sind Aussagen, die unsere Gedanken von all den Aspekten unseres Geschäfts abhalten, die von unserem Enterprise-System berührt werden können. Aber die Organisationen, die ich kennengelernt habe, die beim Bereitstellen eines Enterprise-Projektsystems oder -Zeiterfassungssystems besonders erfolgreich waren, stellten sich diese Systeme ausnahmslos als "lebende Systeme" vor, Systeme, die sich entwurfsgemäß ständig fortentwickeln.

Warum sollten wir uns ERP als statisches System vorstellen?

Wenn es zutrifft, dass sich bessere Erfolgsaussichten bieten, wenn ein Enterprise-System als dynamische Umgebung aufgefasst wird, warum sehen so viele Organisationen ihr Enterprise-System als ein feststehendes Stück Software an?

Das kann viele Gründe haben.

Vielleicht bedeutete die Anerkennung des Enterprise-Systems, ein Geschäftsszenario in einer komplexen Haushaltssituation aufzustellen, bei der es genau nur eine Chance gab, das Budget für das System genehmigt zu bekommen. Einmal im Jahr oder im Abrechnungszeitraum wieder anzuklopfen und um eine weitere Phase und dann um noch eine zu bitten, ist politisch unmöglich.

Oder vielleicht haben Sie das System "geerbt", und bestimmte Versprechen hinsichtlich seiner Leistung wurden abgegeben; oder das System ist schon seit einer Weile in Betrieb, und jeder in der Organisation fasst das System als den Lieferanten eines festgelegten Satzes von Geschäftsfunktionen auf.

Oder vielleicht haben wir es mit interner Politik zu tun, und es gibt Personen an anderer Stelle in der Organisation, die vor einem System ohne Einschränkungen Angst haben.

Was ist möglicherweise an diesem Denken falsch?

Es ist seltsam, dass wir überhaupt auf die Idee kommen, uns ein Softwaresystem als statisch vorzustellen. Wir stellen uns das Problem, das es lösen soll, ja für gewöhnlich auch nicht als statisch vor. Die Problemaussagen, die wir mit der Implementierung eines Enterprise-Systems verbinden, weisen fast immer eine Entwicklung auf. Sie hängen von wechselnden wirtschaftlichen Bedingungen, sich ändernden Geschäftsbedingungen, Änderungen der Aktivitäten der Wettbewerber, Änderungen beim Personal oder Änderungen der technischen Architektur ab. Eine Organisation, die glaubt, dass sich die Geschäftsbedingungen nicht ändern werden, wird wohl nicht lange im Geschäft bleiben. Wenn wir uns Unternehmenssoftware vorstellen, bedenken Sie, wie schnell sich der Technologieaspekt der Lösung ändert. In unserem eigenen Arbeitszeittabellen-Unternehmen TimeControl haben wir 6 größere Änderungen der technischen Architektur in 20 Jahren durchlaufen. Wir haben 1994 mit einer DOS-Version begonnen, der 1995 eine Windows-Version folgte, dann 1997 eine Client/Server-Version , dann eine browserbasierte Version 1999 und schließlich eine in der Cloud gehostete und eine mobile Version 2010. Und das ist nur die technische Architektur. Weitere Evolution hat sich aufgrund geänderter ökonomischer Umstände, Wettbewerber und einfach aus gesammelten Erfahrungen ergeben. Für die von uns, die in der Enterprise-Projektsoftware- oder Enterprise-Arbeitszeittabellenbranche ihr Geld verdienen, ist Veränderung eine akzeptierte Konstante.

Die Bereitstellung eines Enterprise-Systems ist genau das Gleiche. In der Zeit, die zum Implementieren eines Enterprise-Systems wie Projekt Server benötigt wird, muss sich die implementierende Organisation zwangsläufig verändern. Es gibt neue Kunden, neues Mitarbeiter und Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen. In der Zeit, die für die Auswahl und Bereitstellung des EPM-System erforderlich ist, kommen konkurrierende Produkte auf den Markt. Wir haben schon gesehen, dass Organisationen durch dieses Phänomen wie gelähmt waren. Aufgrund der Sorge, dass sie möglicherweise nicht das perfekte Produkt auswählt, führt die Veröffentlichung eines neuen Produkts durch einen anderen Hersteller dazu, dass die mit der Auswahl betraute Gruppe ihre Arbeit unterbricht, um sich mit dem neuen Produkt zu befassen. Oder die Veröffentlichung einer neuen Version eines der in der engeren Wahl stehenden Produkte löst bei allen die Sorge aus, dass ihre Bewertung nicht alle Alternativen berücksichtigt. Diese Gruppen beginnen wieder und wieder von Neuem. Eine endgültige Entscheidung wird nie getroffen, da die Bedürfnisse der Organisation und die Lösungsoptionen nicht aufhören, sich zu ändern.

Das Problem für diese Organisationen besteht darin, dass die geschäftliche Herausforderung, die sie ursprünglich nach einer Lösung suchen ließ, nicht von selbst verschwindet und, da keine Entscheidung getroffen wird, auch nicht gelöst wird.

Also, wenn nicht statisch, wie denn dann?

Bereitstellungen von Enterprise-Systemen haben bessere Erfolgsaussichten, wenn sie lebende Umgebungen sind. Sie sollten wachsen, sich entwickeln und sich an die sich ändernden Bedingungen, die sie umgeben, anpassen. Und ja, an irgendeinem Punkt in der Zukunft, wenn sie in die Jahre gekommen sind, müssen sie vielleicht in Rente geschickt werden. Die wichtigste Änderung an dieser Art zu denken ist, dass die perfekte Lösung nicht den Ausgangspunkt bildet. Die Prioritäten müssen darauf liegen, eine Lösung zu wählen, die den wichtigsten Anforderungen gerecht wird und zugleich die Fähigkeit mitbringt, sich zukünftig an komplexere Anforderungen anzupassen, auch wenn diese noch nicht perfekt formuliert wurden. Eins der wichtigsten Auswahlkriterien wird dann Flexibilität statt Funktionsvielfalt.

Wie können wir die statische Umklammerung vermeiden?

Es gibt eine Reihe von Dingen, die wir tun können, um nicht in einem statischen Bereitstellungsparadigma kleben zu bleiben.

  • Sehen Sie Phasen in Ihrem Implementierungsplan vor, und kommen Sie mit den Phasen nicht ans Ende.

    Wenn wir mit einem phasenweisen Ansatz an die Enterprise-Implementierung herantreten, können wir uns auf eine erste Phase konzentrieren, die viel bescheidener ist. Unsere Beratungsteams sind darauf geeicht, nicht so viel wie möglich zu tun, sondern so wenig wie möglich. Wir fordern sie auf, nach der "minimal möglichen Bereitstellung zu suchen, der Bereitstellung, die eine fortlaufend positive Kapitalrendite einträgt". Das Tolle daran ist, dass der Beitrag des Systems zur Wertschöpfung schon sehr viel früher beginnt, und in der Verwendung des Systems, selbst auf dem minimalen Niveau, zeichnet sich das Bild kommender Anforderungen viel klarer ab.

  • Stellen Sie ein Budget auf, dass Entwicklung zulässt.

    Eine Herausforderung, die wir bei vielen Bereitstellungen sehen, ist diese Denkweise "nur ein Gang zum Brunnen", die den Wunsch nach einem Enterprise-System in einem Durchgang vom Tisch haben will. Stattdessen ein phasenweises Budget in der Erwartung zu erstellen, dass die ersten zwei Budgetphasen recht detailliert sein werden, weiter in der Zukunft liegende Phasen aber deutlich weniger, ist nahezu zwangsläufig erfolgreicher.

  • Wählen Sie hoch flexible Lösungen aus.

    Unser Team hat das Motto "Semper Gumby" übernommen (nach der Knetgummifigur Mr. Gumby aus der Fernsehserie "The Gumby Show"). Das ist ein Wortspiel, das seine Wurzeln in der US-Armee hat, aber es beschreibt unser Denken perfekt. Genau wie Mr. Gumby wissen wir nie, welche Form wir als Nächstes annehmen müssen, daher denken wir von Beginn an flexibel. In nahezu jeder Unternehmenslösung, die Sie wählen, ist eine Prämie für Flexibilität ein Erfolgskriterium.

  • Geben Sie nicht Ihr gesamtes Implementierungsteam auf, wenn Sie zur Produktion wechseln.

    Lassen Sie die wichtigsten Ressourcen weiter vorwärts schreiten. Dies ist eine sehr häufige Herausforderung. Bei einer Enterprise-Bereitstellung lässt sich die Organisation häufig dazu verleiten, ihre erfahrensten und am besten ausgebildeten Ressourcen zuzuordnen, und das ist bei der Auswahl und Implementierung des Systems auch sicherlich hilfreich. Diese Ressourcen sind aber auch genau die, die beim nächsten unternehmenswichtigen Projekt gebraucht werden und wahrscheinlich abgezogen werden, wenn das System in die Produktion eintritt und an seinem kritischsten Punkt ist. Von Vornherein zu planen, dass bestimmte Schlüsselressourcen der Implementierung längere Zeit erhalten bleiben, kann einen riesigen Unterschied ausmachen.

  • Stellen Sie ein dauerhaftes Team zur Systemverbesserung auf, das darf ruhig klein sein, muss aber gut qualifiziert sein.

    Das Team, das die Anforderungen für das Enterprise-System zusammenträgt, untersucht Geschäftsabläufe, die Systemfunktionalität, die Integration mit anderen wichtigen Systemen im Unternehmen usw. Wenn diese Personen das System verlassen, sobald es installiert ist, wird die zukünftige Entwicklung zu einer echten Herausforderung. Geben Sie dieses Enterprise-System und möglicherweise auch andere mit ihm zusammenhängende Systeme in eine langfristige Betreuung mit dem Augenmerk auf Entwicklung, in der die Bedürfnisse der Organisation und die Systemfähigkeiten regelmäßig neu bewertet werden.

Lernen Sie aus dem realen Einsatz

  • Geben Sie das System früh in die Produktion.

    Das ist heutzutage so viel einfacher als selbst noch vor fünf Jahren. Sie können cloud-basierte Installationen nutzen und Dienste mit Remotezugriff verwenden, um Ihr System schnell ans Laufen zu bekommen. Die meisten Enterprise-Systeme, die sowohl als Cloud- als auch als lokale Lösung angeboten werden, verfügen über Möglichkeiten von der einen Implementierungsweise zur anderen überzugehen. Dies gilt zweifellos für Project Server. Es trifft auch auf die von uns angebotenen Systeme zu .

  • Stellen Sie sicher, dass es eine Feedbackschleife gibt, die zu Verbesserungen am System führt.

    Es ist positiv, verbesserungsfähige Punkte zu sehen, nicht negativ. Einige Implementierungsteams zeigen sich gegenüber Verbesserungsvorschlägen nicht aufgeschlossen, aus Sorge, dass sie die Mitarbeiter davon abhalten, das bereits bereitgestellte System zu verwenden. Unserer Erfahrung nach sind gerade die Personen, die Verbesserungsvorschläge machen, die engagiertesten Verfechter des Enterprise-Systems. Selbst wenn eine Idee nicht sofort implementiert werden kann, sollte sie willkommen geheißen werden. Das Erstellen eines Systems zur Erkennung und Förderung von neuen Ideen für das Enterprise-System beteiligt alle und kann enorme Vorteile bringen.

  • Geben Sie die Hoffnung nicht zu schnell auf.

    Einige Firmen sagen schnell "Das Problem liegt bei der Software" und verlassen das Schiff, noch bevor sich auch nur die Möglichkeit von Erfolgen geboten hat.

Haben wir's schon geschafft?

Also, wann kommen wir an?

Hoffentlich nie.

Das soll nicht heißen, dass die Rastplätze am Weg keine tollen Orte für eine Pause sind. Ihr erstes Ziel für eine neue Implementierung von Enterprise-Software, wie etwa ein Enterprise-Projektsystem oder Enterprise-Arbeitszeittabellensystem sollte eine Produktionsumgebung sein, die eine positive Kapitalrendite abwirft. Suchen Sie nach einem System, das in Schichten oder Phasen bereitgestellt werden kann und flexibel genug ist, um zu wachsen, sich anzupassen und zu verändern, dann werden Sie wahrscheinlich unterwegs mehr Produktivität finden, als wenn Sie auf die Wahl der perfekten Lösung warten.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist der Präsident und Gründer von HMS Software, einem im kanadischen Montreal ansässigen Microsoft Certified Partner. Er hat einen Abschluss in Wirtschaftswissenschaften von der McGill University und mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektsteuerungssystemen. Er ist ein langjähriges Mitglied des PMI (Project Management Institute) und hat geholfen, die Ortsverbände der Microsoft Project-Benutzergruppen (MPUG) in Montreal, Toronto und Quebec zu gründen. Vandersluis hat Beiträge in Fortune, Heavy Construction News, im Magazin "Computing Canada" und im PMNetwork von PMI veröffentlicht. Darüber hinaus verfasst er regelmäßig die Leitartikel für Project Times. Er unterrichtet Projektmanagement für Fortgeschrittene an der McGill University und hält häufig Vorträge auf Veranstaltungen der Project Management Association in Nordamerika und weltweit. HMS Software ist der Herausgeber von TimeControl, einem projektorientierten Zeiterfassungssystem, und seit 1995 ein Microsoft Project Solution Partner.

Sie können Chris Vandersluis per E-Mail kontaktieren: chris.vandersluis@hms.ca

Wenn Sie weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis lesen möchten, besuchen Sie die EPM Guidance-Website von HMS (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

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