Häufig gestellte Fragen und Antworten

Die in diesem Hilfethema beschriebene Funktion ist nur verfügbar, wenn eine der folgenden Versionen von Office SharePoint Server 2007 und Microsoft Office Enterprise 2007 installiert ist: Chinesisch (Traditionell), Chinesisch (Vereinfacht), Japanisch oder Koreanisch.

Kann die Gruppengenehmigung in Verbindung mit anderen Workflows verwendet werden?

In Microsoft Office Server 2007 werden Lösungen bereitgestellt, durch die viele mögliche Workflows innerhalb der Organisation sowie innerhalb von der Gruppengenehmigung unterstützt werden. Weitere Informationen zu unterstützten Workflowlösungen finden Sie in der Hilfe für die einzelnen Lösungen. Es ist jedoch nicht möglich, für die Gruppengenehmigung die gleiche Dokumentbibliothek wie für andere Workflow-Lösungen zu verwenden, da Dokumentbibliotheken von der Gruppengenehmigung exklusiv verwendet werden. Für die Verwendung anderer Workflowlösungen muss eine separate Dokumentbibliothek auf der Teamwebsite erstellt werden. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe für die Workflows.

Mit anderen Worten: Obwohl Sie auf der Seite Meine Genehmigung anpassen, d. h. einer angegebenen Seite der Gruppengenehmigung, weitere Workflows hinzufügen können, sind die hinzugefügten Workflows nicht ordnungsgemäß funktionsfähig.

Sowohl die Gruppe Websiteauflistungsfeatures als auch die Gruppe Websitefeatures verfügen über eine Schaltfläche, mit der Gruppengenehmigung aktiviert wird. Wie unterscheiden sich die beiden Schaltflächen?

Sie müssen erst die Gruppengenehmigung auf der Seite Websiteauflistungsfeatures und dann auf der Seite Websitefeatures aktivieren, um sicherzustellen, dass die Gruppengenehmigung ordnungsgemäß funktionsfähig ist.

Wenn Gruppengenehmigung zuerst auf der Seite Websitefeatures aktiviert wird, ist sie nicht ordnungsgemäß funktionsfähig. Führen Sie die Schritte in umgekehrter Reihenfolge aus, um Gruppengenehmigung zu deaktivieren.

Kann ich die Bildschirmkonfiguration von der Gruppengenehmigung ändern? Kann ich auch eine neue Ansicht erstellen und hinzufügen?

Der Bildschirm der Gruppengenehmigung ist so konfiguriert, dass eine Übersicht der von Ihnen gesendeten Dokumente oder der auf Ihre Genehmigung wartenden Dokumente angezeigt wird. Es werden Dateien in den Ordnern Von mir vorgeschlagen, Zur Genehmigung, Für mich abgelehnt oder Von mir genehmigt angezeigt, abhängig davon, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses sich die Dateien befinden. Außerdem werden in den relevanten Spalten Informationen zum Bestätigen des Dateistatus in den einzelnen Schritten angezeigt. Sie können in begrenztem Umfang notwendige Änderungen an dieser Bildschirmkonfiguration vornehmen.

Klicken Sie auf Websiteaktionen rechts oben auf der Teamwebsite, und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen, um die Seite Websiteeinstellungen anzuzeigen. Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Meine Genehmigung, um zur Seite Meine Genehmigung zu wechseln, und klicken Sie dann auf der Taskleiste der Seite auf Meine Genehmigungseinstellungen. Über die Einstellungen unter dem Bucket Ansichten unten auf dem angezeigten Bildschirm können Sie die Bildschirmkonfiguration steuern. Es wird eine Liste der zurzeit verwendeten Ansichten angezeigt. Sie können die Standardansicht (die Homepage Meine Genehmigung) in eine andere Ansicht ändern. Klicken Sie hierzu auf die gewünschte Ansicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch eine neue Ansicht erstellen und diese als Standardansicht verwenden. Klicken Sie auf Neue Ansicht unten auf dem Bildschirm Meine Genehmigung anpassen, und geben Sie dann Einstellungen zum Erstellen einer neuen Ansicht an. Die neu erstellte Ansicht wird der Liste hinzugefügt. Eine neu erstellte Ansicht muss als Standardansicht festgelegt werden, damit sie für die Gruppengenehmigung verwendet werden kann.

Nach dem Ändern der Standardansicht steht die Seite Persönliche Ordner (die alte Standardansicht) in der Gruppengenehmigung nicht mehr zur Verfügung. Legen Sie sie als Standardansicht fest, um sie wieder verfügbar zu machen.

Hinweis : Das Ändern oder Löschen des vorhandenen Ansichtsnamens kann ein fehlerhaftes Ausführen der Gruppengenehmigung verursachen.

Kann ich auf dem Bildschirm eine neue Spalte hinzufügen?

Während das Hinzufügen einer neuen Spalte, die in den Standardansichten  – Persönliche Ordner, Zur Genehmigung, Von mir vorgeschlagen, Für mich abgelehnt und Von mir genehmigt – angezeigt werden soll, nicht zulässig ist, können Sie eine neue Ansicht erstellen und hinzufügen.

Sie können im Ordner Spalten auf der Seite Meine Genehmigung anpassen eine neue Spalte erstellen und diese dann der neuen Ansicht hinzufügen, die Sie im Ordner Ansichten erstellt haben.

Ich weiß, dass die Gruppengenehmigung auf einem Dokumentbibliotheksfeature in Windows SharePoint Services basiert. Muss ich bei der Administration etwas Besonderes beachten?

Ja, die Gruppengenehmigung basiert auf dem Dokumentbibliotheksfeature in Windows SharePoint Services. Jede Dokumentbibliothek verfügt über die Seite Dokumentbibliotheksnamen anpassen, auf der die relevanten Einstellungen verwaltet werden können. Wie für jede andere Dokumentbibliothek wird auch von der Gruppengenehmigung die Seite Meine Genehmigung anpassen zum Anpassen von Features verwendet. Klicken Sie auf Meine Genehmigung, auf Einstellungen und dann auf Meine Genehmigungseinstellungen, um auf die Seite Mein Genehmigung anpassen zuzugreifen.

Das Ändern der Standardwerte einiger anpassbarer Einstellungen kann sich auf die Vorgänge der Gruppengenehmigung auswirken. Wechseln Sie zur Seite Erweiterte Einstellungen der Dokumentbibliothek: Meine Genehmigung, indem Sie auf Erweiterte Einstellungen klicken, und stellen Sie dann sicher, dass für die folgenden Einstellungen die folgenden Standardeinstellungen beibehalten werden.

  • Verwaltung von Inhaltstypen zulassen?      Wenn Sie diese Einstellung nur auf Ja festlegen, ist sichergestellt, dass mehrere Vorlagen registriert und in der Gruppengenehmigung verwendet werden können. Stellen Sie sicher, dass Ja ausgewählt ist.

  • Öffnen von Browser-aktivierten Dokumenten      Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In der Clientanwendung öffnen, damit das Dokument in Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel geöffnet werden kann.

  • Das Erstellen von Ordnern in dieser Dokumentbibliothek zulassen?      Sie müssen Ja auswählen, damit notwendige Ordner durch die Gruppengenehmigung erstellt werden können.

Kann eine Website der Gruppengenehmigung, nachdem sie gesichert wurde, in einer Windows SharePoint Services-Website wiederhergestellt werden?

Ja, Sie sollten Websites der Gruppengenehmigung entsprechend der Webanwendung sichern und wiederherstellen. Sichern und stellen Sie jede Website wieder her, die der Anwendung zugewiesen ist.

Kann ich RSS-Feeds für die Gruppengenehmigung festlegen?

Durch die Gruppengenehmigung werden RSS-Feeds bereitgestellt. Dabei handelt es sich um eines der grundlegenden Features der Dokumentbibliothek von Windows SharePoint Services. Benutzer können sie mit einem RSS-Leser abonnieren, um die Dokumentliste anzuzeigen. Sie können Dokumente im RSS-Leser jedoch nicht nach dem Status des Genehmigungsprozesses kategorisieren. Sie können die Dokumenteigenschaften anzeigen, aber Sie können Dokumente nicht mit der durch RSS bereitgestellten Liste öffnen, genehmigen oder ablehnen.

Wie gibt die Gruppengenehmigung Organisationsänderungen wieder, z. B. Umstrukturierungen und Mitarbeiter, die vorübergehend beurlaubt sind oder das Unternehmen verlassen haben?

Wenn eine Organisation aufgelöst und entfernt wurde, werden die im Ordner der entfernten Organisation gespeicherten Dateien entfernt und im Ordner der übergeordneten Organisation gespeichert. Wenn eine Organisation umbenannt wird, gibt das Archiv automatisch die Änderung wieder, sodass keine manuelle Steuerung notwendig ist.

Andererseits ist für Änderungen, die während des Genehmigungsprozesses auftreten, die manuelle Steuerung durch den Administrator erforderlich. Wenn z. B. ein Dokument zur Genehmigung gesendet wurde, aber die Abteilung des Absenders vom Unternehmen geschlossen wird, wird das Dokument im Ordner Unbestimmt im Archiv gespeichert. Dies liegt daran, dass beim Senden eines Dokuments eine Dokumentnummer zugewiesen wird, anhand derer bestimmt wird, in welchem Ordner das Dokument gespeichert wird. Wenn die vorherige genehmigende Person aus dem Organigramm entfernt wird, bevor die frühere genehmigende Person eine Genehmigung erteilt, wird eine Nachricht zum Abbruch des Genehmigungsvorgangs an die genehmigenden Personen per E-Mail gesendet und der Genehmigungsvorgang abgebrochen. Wenn die vorherige genehmigende Person aus dem Organigramm entfernt wird, nachdem die frühere genehmigende Person eine Genehmigung erteilt, wird der Genehmigungsvorgang nicht abgebrochen, der Absender aber auch nicht benachrichtigt und eine separate Verwaltung ist erforderlich. Das Dokument bleibt im Ordner Von mir vorgeschlagen. Der Absender oder der Administrator muss den Genehmigungsvorgang dann überprüfen und gegebenenfalls abbrechen und das Dokument erneut zur Genehmigung senden.

Ich habe beim Erstellen von Rollengruppen eine Verteilergruppe auf einem Server mit Microsoft Exchange Server erstellt. Was geschieht, wenn eine Rollengruppe gelöscht wird oder ihre Mitglieder geändert werden? Werden diese Änderungen automatisch in der Verteilergruppe wiedergegeben?

Ja. Beim Löschen einer Rollengruppe wird auch die entsprechende Verteilergruppe gelöscht. Beim Umbenennen einer Rollengruppe wird die vorhandene Verteilergruppe gelöscht und eine Verteilergruppe mit einem neuen Namen erstellt. Außerdem werden alle Änderungen an den Rollengruppenmitgliedern sofort in der Verteilergruppe wiedergegeben, sofern der Windows SharePoint Services-Administrator auch über Administratorrechte für den Server mit Exchange Server verfügt.

Kann ich eine in der Gruppengenehmigung registrierte Vorlage entfernen?

Ja, wenn auf dem Webserver keine mit dieser Vorlage erstellten Dokumente vorhanden sind, wenn Sie die Vorlage zu löschen versuchen. Alle mit der Vorlage erstellten Dokumente müssen aus dem Papierkorb des Webservers sowie aus dem Archiv der Gruppengenehmigung gelöscht werden. Es wird empfohlen, Vorlagen für Benutzer auszublenden, anstatt sie zu löschen. Weitere Informationen zum Bestimmen, ob Vorlagen für den Benutzer sichtbar sind, finden Sie unter Anzeigen registrierter Vorlagen zur Verwendung.

Wenn Sie die archivierten Dokumente überwachen, sollten im Dokumentarchiv keine Nummern fehlen. Gibt es eine Möglichkeit, alle Dokumentnummern zu überprüfen?

In der Gruppengenehmigung wird neben dem Dokumentarchiv ein Dokumentprotokollbericht bereitgestellt. Der Dokument-ID-Protokollbericht ist ein nützliches Tool zum Verwalten und Überwachen von Dokumenten nach Nummern, zum Auflisten aller nummerierten Dokumente nach Abteilungen und zum Anzeigen eines zusammengefassten Genehmigungsdatensatzprotokolls für die einzelnen Dokumente.

Zum Anzeigen des Berichts klicken Sie auf der Seite Websiteeinstellungen unter Verwaltung der Gruppengenehmigung auf Dokument-ID-Protokollbericht. Im Bericht werden alle Organisationen aufgelistet, die im Organigramm registriert sind und für die ein Dokument gesendet wurde. Wenn Sie neben der Organisation auf das Pluszeichen (+) klicken, werden alle Dokumente nach der ausgegebenen Dokumentnummer aufgelistet. Wenn Sie neben dem gewünschten Dokument auf das Pluszeichen klicken, wird der Datensatz des Dokuments angezeigt. Die Zahl in Klammern () gibt die Anzahl von Dokumentinstanzen nach Status an und ist daher möglicherweise größer als die Anzahl von tatsächlichen Dokumente.

Sie können den Protokollbericht auch nach Bedarf in einem anderen Format anzeigen. Klicken Sie auf Aktionen auf der Taskleiste der Seite Dokument-ID-Protokollbericht, und klicken Sie dann auf In Datenblatt bearbeiten oder auf In eine Kalkulationstabelle exportieren, um den Bericht in das Kalkulationstabellen- oder Datenblattformat zu konvertieren. Steuern Sie die konvertierten Daten nach Bedarf. Beachten Sie, dass durch das Löschen oder Ändern der Daten der Dokumentprotokollbericht ungültig wird.

Wie richte ich die Benachrichtigung über E-Mail ein?

Die Gruppengenehmigung ist eine von Microsoft erstellte elektronische Genehmigungslösung, die auf Windows SharePoint Services-Technologie basiert, und durch die Verknüpfung mit dem E-Mail-System auch das Benachrichtigungsfeature aktiviert. Weitere Informationen zum Einrichten der Benachrichtigung über E-Mail finden Sie in der Hilfe zu Windows SharePoint Services.

Wenn die Benachrichtigung über E-Mail eingerichtet ist, werden die Absender oder genehmigenden Personen automatisch über Genehmigungsanfragen oder den Genehmigungsstatus benachrichtigt und empfangen zusammenfassende E-Mail-Nachrichten, wenn der Genehmigungsprozess abgeschlossen ist. Wenn Sie Exchange Server verwenden, können Sie bequem eine Verteilergruppe für die Rollengruppen der Gruppengenehmigung erstellen und verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Rollengruppen.

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