Erstellen und Formatieren von PivotTables und PivotCharts

Gruppieren von Daten in PivotTables

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PivotTables sind eine hervorragende Möglichkeit zum Zusammenfassen, Analysieren, Untersuchen und Präsentieren von Daten. Sie können die Daten in einer PivotTable auch gruppieren, um das Layout und Format Ihrer PivotTable-Berichte zu verbessern.

Gruppieren von Daten
  1. Klicken Sie in der PivotTable mit der rechten Maustaste auf eine Zelle, die ein Datum enthält, und wählen Sie dann Gruppieren aus.

  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Gruppierung die Kontrollkästchen Starten und Beenden, und geben Sie bei Bedarf das Start- und Enddatum ein, oder bearbeiten Sie die Datumsangaben.
    Gruppierung

  3. Wählen Sie unter Nach eine oder mehrere Optionen zum Gruppieren der Datumsangaben aus.

  4. Wählen Sie OK aus.

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Gruppieren oder Aufheben der Gruppierung von Daten in einem PivotTable-Bericht

Filtern von Datumsangaben in einem PivotTable- oder PivotChart-Bericht

Sie möchten Ihre Pivot-Tabelle gerne pro Jahr und Quartal auswerten.

In diesem Video lernen Sie, wie Sie dies in Excel 2016 ganz schnell und übersichtlich darstellen können.

Aus diesen Grunddaten möchten wir gerne eine Auswertung pro Jahr und Quartal machen.

Ich erstelle über "Einfügen" jetzt eine "PivotTable", bestätige den Dialog, und überlege mir, wie ich das Ganze jetzt aufbauen möchte.

Ich möchte oben den Bericht dann gerne nach Jahr filtern können, und unten die Umsatzzahlen pro Region und Quartal darstellen.

Wir haben nicht wirklich Felder hier, die heißen "Jahr", "Quartal", usw.

Wir haben aber ein "Bestelldatum".

Wenn ich bei diesem hier jetzt das Häkchen setze, dann wird ab 2016 hier jetzt automatisch eine Gruppierung eingefügt.

Haben Sie eine ältere Excel Version, ist das leider noch nicht so.

Ich zeige aber nachher, wie man diese Gruppierung auch in den älteren Versionen erstellen, oder hier in 2016 anpassen kann.

Das heißt, es sind jetzt hier unten in den "ZEILEN", Sie sehen es, mehrere Felder entstanden.

Das heißt, ein Datum wird sofort kopiert nach "Jahr", "Quartal" und "Monat".

Und jetzt kann ich das umstellen, weil jetzt habe ich mehrere Felder.

Ich ziehe also mal die "Jahre" hier oben in den "FILTER", weil ich ja diesen Report gesagt habe, den möchte ich nachher hier filtern können, oder ich kann es auch gleich mal einstellen.

Ich nehme die Zahlen von 2015, und hier unten habe ich jetzt das Quartal.

Das möchte ich auch nicht wirklich hier vorne haben, sondern ich hätte das Quartal gerne oben.

Ich ziehe also das "Quartal" in die "SPALTEN", und Sie sehen, jetzt haben wir nochmals eine Ebene, das ist nämlich der Monat.

Jetzt ist die Frage, möchte ich so detailliert.

Ich nehme es im Moment mal weg, das "Bestelldatum", und schiebe das hier hoch.

Dafür möchte ich noch gerne die "Region" haben, habe ich gesagt, so.

Das heißt, ich habe jetzt also die einzelne Quartale und in die Regionen aufgeteilt.

Jetzt sollten wir noch was rechnen, natürlich mit dem "Umsatz".

Er holt jetzt also die Werte automatisch pro Region und Quartal zusammen, und ich habe hier oben die Möglichkeit jetzt auch zum Beispiel auf 2016 zu wechseln.

Da gibt's natürlich jetzt im Moment nur das erste Quartal.

Ich kann also hier meinen Filter nutzen um zu sagen, welchen Report von welchem Jahr ich gerne hätte.

Ich kann das auch noch detaillierter wieder einstellen, zum Beispiel nach Monat.

Das heißt, ich kann das "Bestelldatum" hier jetzt noch mal in die "SPALTEN" ziehen von den "Quartalen".

Sie sehen, wenn ich das reinnehme, kann ich hier zum Beispiel auch aufklappen und sagen, ich möchte jetzt unterteilt haben hier nach Monat, oder wieder zuklappen.

Das ist Ihnen überlassen, ob Sie diese Möglichkeit des Aufklappens zur Verfügung stellen möchten.

Wenn ich also zwei Felder, die das Datum darstellen, ins gleiche nehme, kann ich einen Drill-Down machen, und hier aufklappen.

Ich kann es auch ganz umstellen, in dem das ich vielleicht die "Quartale" hier nach unten nehmen, und das "Datum" auch, und die "Region" dann rauf, so, dann sieht man es vielleicht noch ein bisschen besser und doch übersichtlicher, wie ich jetzt hier die Monate ein- oder wieder ausblenden kann.

Jetzt die, die noch eine ältere Version haben und nicht 2016, bei denen ist es nicht so einfach, weil wenn wir das Bestelldatum reinnehmen in die Pivot-Tabelle, erscheint jeder Tag.

Also das Bestelldatum, wenn es 3 Bestellungen gibt, wird dann schon nur einmal angezeigt.

Aber wirklich das Datum selber wird angezeigt.

Hier kann ich das natürlich auch machen.

Wenn ich das wirklich hier sogar noch detaillierter haben möchte, nicht nur April, sondern wenn ich den April aufklappe, dann kann ich den einzelnen Tag in meiner Statistik sehen.

Das heißt, ich brauche irgendwo einen Datumswert.

Ob jetzt das hier April ist oder Quartal, das ist eigentlich egal, aber auf so einer Zelle muss ich jetzt einen Rechtsklick machen.

Und da gibt es den Befehl "Gruppieren".

Und die, die noch ältere Versionen haben, müssen das beim Datum ganz am Anfang machen.

Hier kann ich über "Gruppieren" jetzt einstellen, wie die Gruppierung des Datums angezeigt werden soll.

Und wenn ich jetzt noch den Tag auch dazu haben möchte, weil ich es noch detaillierter in meiner Statistik brauche, kann ich das hier angeben.

Und die, die eine ältere Version haben, müssen hier halt schauen, dass Sie auch diese Felder die Sie dann brauchen hier anklicken.

Dann haben Sie auch die Möglichkeit, diese Felder hier unten dann zu schieben, so wie Sie es dann haben möchten.

Ich mache mal hier "OK", und Sie sehen, jetzt habe sogar noch auf Tagesebene konsolidiert.

Also wenn Sie am 7.

Januar mehrere Bestellungen eingegeben haben, dann ist das das total "Nord" von diesen 3-4 Bestellungen, die es vielleicht an diesem Datum gibt.

Also einfach einen Rechtsklick und hier über "Gruppieren" kann man das in allen Excel Versionen entsprechend einstellen.

Schön ist, dass in 2016 das automatisch passiert und man so natürlich viel schneller zu einer Gruppierung kommt.

Ich klappe hier noch mal alles zusammen, Sie sehen, hat es mir im Moment das Jahr wieder nach unten genommen.

Das könnte ich jetzt wieder hoch schieben.

Ich möchte es aber extra mal lassen, weil ich noch was Wichtiges ergänzen möchte.

Wenn ich jetzt hier noch mal einen Rechtsklick mache und ins "Gruppieren" gehe, ganz wichtig, dass Sie das "Jahresfeld" hier immer angeben.

Ich nehme es jetzt extra mal weg, mache "OK". Was passiert jetzt?

Wenn ich das wieder zusammenklappe, dann sehen Sie, ich habe jetzt keine Unterscheidung mehr des Jahres.

Das heißt, das hier ist jetzt das Total erstes Quartal Nord von 2015 und 2016 zusammengezählt.

Ich kann jetzt auch nicht mehr filtern nach Jahr, weil ich habe ja das Jahr gar nicht angegeben.

Das heißt, diese Zahl, wenn Sie dann Daten haben aus mehreren Jahren, würde denn die mehreren Jahre auch zusammenzählen, was natürlich komplett sinnlos ist.

Also ganz ganz wichtig, wenn Sie eine Gruppierung machen, oder die hier drin verändern, unbedingt das Jahr angeben.

Das ist ein ganz wichtiger Punkt, sonst stimmt Ihre Auswertung dann nicht.

Lassen Sie uns noch einmal rekapitulieren, was wir hier gemacht haben, um die Gruppierung zu ändern.

Wir haben also auf einem Datumswert einen Rechtsklick gemacht, sind dann ins "Gruppieren" gegangen, und konnten hier die Gruppierung entsprechend anpassen.

Und nun bauen Sie sich am besten Ihre eigene Pivot-Tabelle, um dies mal mit Ihren eigenen Daten auszuprobieren.

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