Grundlegende Aufgaben in Outlook 2013

Microsoft Outlook 2013 organisiert Ihre E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Aufgabenlisten an einer zentralen Stelle. Alles beginnt mit Ihren E-Mail-Konten. Von hier aus können Sie beginnen, mit E-Mails zu arbeiten und diese zu Aufgaben oder Terminen machen, und Sie können die Informationen von Personen, mit denen Sie umgehen, in Ihren Kontakten speichern, sodass Sie sich weder E-Mail-Adressen, noch Telefonnummern merken müssen. Diese grundlegenden Schritte wollen wir nun einmal kurz durchgehen.

Einrichten eines E-Mail-Kontos

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Konto einzurichten. Anschließend können Sie E-Mails empfangen und senden, den Kalender verwenden, Kontakte erstellen und mit Aufgaben arbeiten. 

Die Einrichtung erfolgt automatisch, wenn Sie eine ältere Version von Outlook auf dem gleichen Computer verwendet haben. Andernfalls wird das Feature "Konto automatisch einrichten" beim ersten Start von Outlook aufgerufen, und Sie werden schrittweise durch das Verfahren geführt.

Sie werden nach Ihrem Namen, der E-Mail-Adresse und einem Kennwort gefragt. Diese Angaben sind normalerweise ausreichend, aber wenn die automatische Einrichtung fehlschlägt, fragt Outlook noch weitere Informationen ab, wie den Namen des Mailservers.

Diese Informationen erhalten Sie im Bedarfsfall von Ihrem E-Mail-Anbieter.

Schaltfläche "Konto hinzufügen" in der Backstage-Ansicht

Hinweis    Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, wählen Sie Datei > Konto hinzufügen aus, um das Feature "Konto automatisch einrichten" zu starten.

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Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht

  1. Wählen Sie in einem beliebigen E-Mail-Ordner (wie Posteingang) die Option Neue E-Mail aus.

    Neue E-Mail

    Tastenkombination   : Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+M, um eine neue E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  2. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer E-Mail fertig sind, wählen Sie Senden aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer E-Mail-Nachricht.

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Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten

  1. Wählen Sie im Lesebereich Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten aus.

    Antworten

  2. Führen Sie im Feld An, Cc oder Bcc eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Hinzufügen eines Empfängers klicken Sie in das geeignete Feld und geben den Namen des Empfängers ein.

    • Zum Entfernen eines Empfängers klicken Sie in das entsprechende Feld, markieren den Namen des Empfängers und drücken dann die ENTF-TASTE.

Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleiten von oder Antworten auf E-Mail-Nachrichten.

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Hinzufügen einer Anlage zu einer E-Mail-Nachricht

Zum Freigeben einer Datei können Sie diese als Anlage mit der Nachricht senden. Sie können auch andere Outlook-Elemente wie Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben als Anlage senden.

  1. Erstellen Sie eine neue Nachricht, oder wählen Sie Antworten, Allen antworten oder Weiterleiten aus.

  2. Wählen Sie im Nachrichtenfenster Nachricht > Datei anfügen aus.

    Datei an Nachricht anfügen

Weitere Informationen finden Sie unter Anfügen einer Datei, einer Nachricht, eines Kontakts oder einer Aufgabe an eine E-Mail-Nachricht.

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Öffnen oder Speichern einer Anlage einer E-Mail-Nachricht

Sie können eine Anlage über den Lesebereich oder über eine geöffnete Nachricht öffnen. Nach dem Öffnen und Anzeigen einer Anlage können Sie diese speichern. Wenn eine Nachricht mehr als eine Anlage enthält, können Sie diese als Gruppe oder einzeln speichern.

Öffnen einer Anlage

  • Doppelklicken Sie auf die Anlage.

Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen von Anlagen.

Speichern einer Dateianlage

  1. Klicken Sie im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht auf die Anlage.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Anlagen in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Anlage klicken und dann Speichern unter auswählen.

    Als Anlagen speichern

Weitere Informationen finden Sie unter Speichern von Anlagen.

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Hinzufügen einer E-Mail-Signatur zu Nachrichten

Sie können persönliche angepasste Signaturen erstellen, die am Fuß von E-Mail-Nachrichten angezeigt werden. Signaturen können Text, Bilder, Ihre Elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar ein Abbild Ihrer handschriftlichen Unterschrift enthalten.

Erstellen einer Signatur

  1. Klicken Sie in einer neuen Nachricht auf Signatur > Signaturen.

    Signatur

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail-Signatur die Option Neu aus.

  3. Geben Sie einen Namen ein, und wählen Sie dann OK aus.

  4. Gehen Sie unter Standardsignatur auswählen wie folgt vor:

    • Wählen Sie in der Liste E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto aus, dem die Signatur zugeordnet werden soll.

    • Wählen Sie in der Liste Neue Nachrichten die Signatur aus, die allen neuen E-Mails automatisch hinzugefügt werden soll. Wenn Sie Ihren E-Mails nicht automatisch eine Signatur hinzufügen möchten, können Sie diese Option ignorieren, da (ohne) der Standardwert ist.

    • Wählen Sie in der Liste Antworten/Weiterleitungen die Signatur aus, die automatisch hinzugefügt werden soll (automatische Signatur), wenn Sie Nachrichten beantworten oder weiterleiten. Übernehmen Sie andernfalls die Standardoption (ohne).

  5. Geben Sie unter Signatur bearbeiten die Signatur ein, und wählen Sie dann OK aus.

Hinzufügen einer Signatur

  • Wählen Sie in einer neuen Nachricht Signatur aus, und wählen Sie anschließend die gewünschte Signatur aus.

    Signatur

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Hinzufügen einer E-Mail-Signatur.

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Erstellen eines Kalendertermins

In Outlook sind Termine nicht dasselbe wie Besprechungen. Termine sind in Ihrem Kalender geplante Aktivitäten, zu denen keine anderen Personen eingeladen oder Ressourcen wie ein Besprechungsraum oder Geräte reserviert werden.

Auf 'Kalender' klicken

  • Klicken Sie in einem Ordner Kalender auf Neuer Termin. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Zeitblock im Kalenderraster klicken und dann Neuer Termin auswählen.

    Kalender > "Neuer Termin"

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+A, um einen Termin zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen eines Termins.

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Planen einer Besprechung

In Outlook bezieht eine Besprechung andere Personen und möglicherweise auch Ressourcen mit ein, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt.

  • Wählen Sie in einem Ordner Kalender die Option Neue Besprechung aus.

    Kalender > "Neue Besprechung"

Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+Q, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer Besprechung mit anderen Personen.

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Festlegen einer Erinnerung

Erinnerungen werden als Popupfenster angezeigt, damit Sie niemals einen wichtigen Termin verpassen. Sie können Erinnerungen für beinahe alle Elemente in Outlook festlegen oder entfernen, einschließlich E-Mail-Nachrichten, Termine und Kontakte.

Für Termine oder Besprechungen

  • Öffnen Sie einen Termin oder eine Besprechung, und wählen Sie dann im Listenfeld Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

Für E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Aufgaben

  • Wählen Sie Zur Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen aus.

Tipp   Mit Erinnerungen können Sie schnell E-Mail-Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Mit diesen Erinnerungen wird die Nachricht in der Aufgabenliste und im Ordner "Aufgaben" angezeigt, es wird jedoch nicht automatisch eine Erinnerung hinzugefügt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kennzeichen in der Nachrichtenliste, um eine Erinnerung hinzuzufügen. Oder wählen Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen aus.

Nachverfolgung

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Erstellen eines Kontakts

Kontakte können einfach nur aus einem Namen und einer E-Mail-Adresse bestehen oder zusätzliche Informationen und Details zum Kontakt enthalten, wie Anschriften, mehrere Telefonnummern, ein Bild, Geburtstage usw. Sie finden Ihre Kontakte unter der Option "Personen" in der Linkleiste in der unteren linken Ecke des Outlook-Fensters.

Personen

  • Wählen Sie in Personen die Option Neuer Kontakt aus.

    Neuer Kontakt

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALTTASTE+C, um von einem beliebigen Ordner in Outlook aus einen neuen Kontakt zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Hinzufügen eines Kontakts.

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Erstellen einer Aufgabe

Viele Menschen verwenden Aufgabenlisten – auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Outlook können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen, Erinnerungen angezeigt bekommen und den Aufgabenstatus nachverfolgen.

Auf 'Aufgaben' klicken

  • Wählen Sie im Aufgabenordner auf der Registerkarte Start die Option Neue Aufgabe aus.

    Neue Aufgabe

    Tastenkombination    Drücken Sie STRG+UMSCHALT+K, um eine neue Aufgabe zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Aufgaben und Aufgabenelementen.

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Drucken einer E-Mail-Nachricht, eines Kontakts, eines Kalendereintrags oder einer Aufgabe

In Outlook können Sie Elemente, z. B. E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Kalenderelemente oder größere Ansichten, z. B. Kalender, Adressbücher oder Inhaltslisten von Nachrichtenordnern, drucken.

  1. Wählen Sie ein Element oder einen Ordner in Outlook aus, das bzw. den Sie drucken möchten.

  2. Wählen Sie Datei > Drucken aus.

Drucken

Weitere Informationen finden Sie unter Drucken von Elementen in Outlook.

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Gilt für: Outlook 2016, Outlook 2013, Office 365, Outlook 2010



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