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Hier sind einige grundlegende Datenbankaufgaben, die Sie ausführen können, um zu erfahren, wie Sie Microsoft Access 2010.

 

Inhalt dieses Artikels

Was ist Access?

Access 2010 ist ein Datenbankanwendungsentwurfs- und -bereitstellungstool, mit dem Sie wichtige Informationen nachverfolgen können. Sie können Ihre Daten auf Ihrem Computer speichern oder im Web veröffentlichen, damit andere Personen Ihre Datenbank mit einem Webbrowser verwenden können.

Viele Benutzer verwenden Access, wenn das Programm, das sie verwenden, um etwas nachverfolgt zu haben, schrittweise weniger für die Aufgabe geeignet wird. Angenommen, Sie sind ein Ereignisplaner und möchten alle Details nachverfolgen, die Sie verwalten müssen, um Ihre Ereignisse erfolgreich zu machen. Wenn Sie dazu einen Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, können Sie problemlos Probleme mit doppelten und inkonsistenten Daten haben. Sie können Kalendersoftware verwenden, aber das Nachverfolgen von Finanzinformationen in einem Kalender ist nicht gut geeignet.

Relationale Datenbanken in Access

Manchmal benötigen Sie eine relationale Datenbank, um solche Informationen nachverfolgt zu können – ein Datenspeicher, der in kleinere Datensammlungen (so genannte Tabellen) getrennt wurde, um Redundanzen zu vermeiden und dann basierend auf allgemeinen Informationsbits (so genannten Feldern) miteinander verknüpft zu werden. Eine relationale Ereignisplanungsdatenbank kann z. B. eine Tabelle mit Kundeninformationen, eine Tabelle mit Lieferanteninformationen und eine Tabelle mit Ereignisinformationen enthalten. Die Tabelle mit Ereignisinformationen enthält möglicherweise ein Feld, das sie mit der Kundentabelle in Beziehung zu bringen hat, und ein Feld, um es mit der Lieferantentabelle in Beziehung zu bringen. Wenn sich beispielsweise die Telefonnummer eines Lieferanten geändert hat, können die Informationen einmal in der Lieferantentabelle und nicht in jedem Fall geändert werden, an dem der Lieferant beteiligt war.

Access ist ein Tool, mit dem Sie relationale Datenbankanwendungen schnell und einfach entwickeln können, die Ihnen beim Verwalten von Informationen helfen. Sie können eine Datenbank erstellen, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über jede Art von Informationen wie Bestand, berufliche Kontakte oder Geschäftsprozesse zu behalten. In der Tat enthält Access Vorlagen, die Sie sofort verwenden können, um eine Vielzahl von Informationen nachzuverfolgen, wodurch die Dinge auch für Anfänger einfach sind.

Wenn Sie Access öffnen

Wenn Sie Access 2010 starten, wird die Microsoft Office-Backstage-Ansicht angezeigt, in der Sie Informationen zur aktuellen Datenbank erhalten, eine neue Datenbank erstellen, eine vorhandene Datenbank öffnen und empfohlene Inhalte aus Office.com.

Backstage-Ansicht von Access 2010

Die Backstage-Ansicht enthält außerdem viele andere Befehle, mit deren Sie Ihre Datenbanken anpassen, verwalten oder freigeben können. Befehle in der Backstage-Ansicht gelten im Allgemeinen für ganze Datenbanken und nicht für Objekte innerhalb einer Datenbank.

Hinweis: Sie können jederzeit zur Backstage-Ansicht kommen, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken.

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Suchen und Anwenden einer Vorlage

Access stellt Eine Vielzahl von Vorlagen bereit, mit deren Unterstützung Sie den Erstellungsprozess ihrer Datenbank beschleunigen können. Eine Vorlage ist eine sofort einsatzbereite Datenbank, die alle Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte enthält, die zum Ausführen einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Es gibt beispielsweise Vorlagen, die zum Nachverfolgen von Problemen, Verwalten von Kontakten oder Zum Aufzeichnen von Ausgaben verwendet werden können. Einige Vorlagen enthalten einige Beispieldatensätze, mit deren Hilfe sie veranschaulichen können. Vorlagendatenbanken können wie gewohnt verwendet werden, oder Sie können sie an Ihre Anforderungen anpassen.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Vorlage zu finden und auf Ihre Datenbank anzuwenden:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu.

  2. Gehen Sie unterVerfügbare Vorlagen wie folgt vor:

    • Wenn Sie eine Vorlage, die Sie zuletzt verwendet haben, wiederverwenden möchten, klicken Sie auf Zuletzt verwendete Vorlagen,und wählen Sie dann die vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

    • Wenn Sie eine bereits installierte Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf Meine Vorlagen, und wählen Sie dann die vorlage aus, die Sie verwenden möchten.

    • Wenn Sie eine Vorlage auf Office.com suchen möchten, klicken Sie unter Office.comVorlagen auf eine Vorlagenkategorie, wählen Sie die von Ihnen ausgewählte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Herunterladen, um die Vorlage von Office .com auf Ihren Computer herunterzuladen.

      Sie können auch in Access nach Vorlagen auf Office.com suchen. Geben Sie im Office.com nach Vorlagen suchen einen oder mehrere Suchbegriffe ein, und klicken Sie dann auf die Pfeilschaltfläche, um zu suchen.

  3. Klicken Sie optional auf das Ordnersymbol neben dem Feld Dateiname, um zu einem Speicherort zu navigieren, an dem Sie die Datenbank erstellen möchten. Wenn Sie keinen bestimmten Speicherort angeben, erstellt Access die Datenbank an dem Standardspeicherort, der unterhalb des Felds Dateiname angezeigt wird.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

Access erstellt die Datenbank und öffnet sie zur Verwendung.

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Erstellen einer neuen Datenbank

Wenn Sie eine gründlichere Einführung in die Konzepte der Verwendung von Access zum Erstellen einer Datenbank wünschen, lesen Sie den Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht oder wenn Sie Daten in einem anderen Programm haben, das Sie in Access verwenden möchten, können Sie entscheiden, dass es besser ist, eine Datenbank von Grund auf neu zu erstellen. In Access 2010 haben Sie die Wahl: eine Standarddesktopdatenbank oder eine Webdatenbank.

Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer Datenbank zum Freigeben im Web.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Datenbank zu erstellen:

  1. Starten Sie Access.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Neu in der Backstage-Ansicht auf Leere Datenbank oder Leere Webdatenbank.

    Wichtig: Die hier getroffene Auswahl bestimmt, welche Features in der Datenbank verfügbar sind. Desktopdatenbanken können nicht im Web veröffentlicht werden, und Webdatenbanken unterstützen einige Desktopfeatures, z. B. Summenabfragen, nicht.

  3. Geben Sie rechts im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.

    Wenn Sie den Speicherort ändern möchten, an dem Sie die Datei erstellen, klicken Sie auf Durchsuchen Alternativtext neben dem Feld Dateiname, navigieren Sie zu dem neuen Speicherort, und wählen Sie den neuen Speicherort aus, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie auf Erstellen.

    Access erstellt die Datenbank und öffnet dann eine leere Tabelle (mit dem Namen Tabelle1) in Datenblattansicht.

  5. Access fügt den Cursor in die erste leere Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken der neuen Tabelle ein.

    Wenn Sie Daten hinzufügen möchten, beginnen Sie mit der Eingabe – oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im Abschnitt Einfügen von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelleweiter unten in diesem Artikel beschrieben.

    Hinweise: 

    • Die Eingabe von Daten in der Datenblattansicht ist so konzipiert, dass sie der Eingabe von Daten in einem Excel-Arbeitsblatt sehr ähnlich ist. Die Haupteinschränkung besteht in der Eingabe von Daten in zusammenhängenden Zeilen und Spalten, beginnend in der oberen linken Ecke des Datenblatts. Sie sollten nicht versuchen, Ihre Daten zu formatieren, indem Sie leere Zeilen oder Spalten wie in einem Excel-Arbeitsblatt einfügen, da dadurch Speicherplatz in der Tabelle verschwendet wird. Die Tabelle enthält lediglich Ihre Daten. Alle visuellen Darstellungen dieser Daten werden in den Formularen und Berichten durchgeführt, die Sie später entwerfen.

    • Die Tabellenstruktur wird erstellt, während Sie Daten eingeben. Jedes Mal, wenn Sie dem Datenblatt eine neue Spalte hinzufügen, wird in der Tabelle ein neues Feld definiert. Access legt die Datentyp des Felds basierend auf dem typ von Daten fest, den Sie eingeben. Wenn Sie beispielsweise über eine Spalte verfügen, in der Sie nur Datumswerte eingegeben haben, wird der Datentyp dieses Felds von Access auf Datum/Uhrzeit festgelegt. Wenn Sie später versuchen, einen nicht datumsgemäßen Wert (z. B. einen Namen oder eine Telefonnummer) in dieses Feld ein eingeben, zeigt Access eine Meldung an, in der Sie darüber informiert werden, dass der Wert nicht dem Datentyp der Spalte zu entsprechen hat. Wenn möglich, sollten Sie die Tabelle so planen, dass jede Spalte denselben Datentyp enthält, ganz gleich, ob es sich um Text, Datumsangaben, Zahlen oder einen anderen Datentyp handelt. Dies erleichtert das Erstellen von Abfragen, Formularen und Berichten, die nur die daten, die Sie wünschen, auswählen.

Wenn Sie noch keine Daten eingeben möchten, klicken Sie auf Schließen Schaltflächenbild.

Hinweis: Access löscht Tabelle1, wenn Sie sie schließen, ohne sie zu speichern.

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Öffnen einer vorhandenen Access-Datenbank

Tipp: Wenn Sie schnell eine der letzten datenbanken öffnen möchten, die Sie geöffnet haben, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Zuletzt verwendet ,und klicken Sie dann auf den Dateinamen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf eine Verknüpfung, oder klicken Sie im Feld Suchen in auf das Laufwerk oder den Ordner, das die datenbank enthält, die Sie wünschen.

  3. Doppelklicken Sie in der Ordnerliste auf Ordner, bis Sie den Ordner öffnen, der die Datenbank enthält.

  4. Wenn Sie die Datenbank finden, gehen Sie wie folgt vor:

    • Doppelklicken Sie darauf, um die Datenbank im standardmäßig geöffneten Modus zu öffnen.

    • Klicken Sie auf Öffnen, um die Datenbank für den freigegebenen Zugriff in einer Umgebung mit mehreren Benutzern zu öffnen, damit Sowohl Sie als auch andere Benutzer gleichzeitig lesen und in die Datenbank schreiben können.

    • Wenn Sie die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff öffnen möchten, damit Sie sie anzeigen, aber nicht bearbeiten können, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Schreibgeschützt öffnen.

    • Um die Datenbank für exklusiven Zugriff zu öffnen, damit sie während des Öffnens von niemand anderem geöffnet werden kann, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv öffnen.

    • Um die Datenbank für den schreibgeschützten Zugriff zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Öffnen, und klicken Sie dann auf Exklusiv schreibgeschützt öffnen Andere Benutzer können die Datenbank weiterhin öffnen, haben aber nur schreibgeschützten Zugriff.

Wenn Sie die Datenbank, die Sie öffnen möchten, nicht finden können    

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf die Verknüpfung Mein Computer , oder klicken Sie im Feld Suchen in auf Mein Computer.

  2. Klicken Sie in der Liste der Laufwerke mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, das ihrer Meinung nach die Datenbank enthalten könnte, und klicken Sie dann auf Suchen.

  3. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um nach der Datenbank zu suchen.

  4. Wenn die Datenbank gefunden wird, öffnen Sie sie, indem Sie im Dialogfeld Suchergebnisse darauf doppelklicken.

    Da die Suche im Dialogfeld Öffnen initiiert wurde, müssen Sie in diesem Dialogfeld auf Abbrechen klicken, bevor die Datenbank geöffnet wird.

Sie können eine Datendatei direkt in einem externen Dateiformat öffnen (z. B. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange oder Excel). Sie können auch direkt alle ODBC-Datenquelle öffnen, z. B. Microsoft SQL Server oder Microsoft FoxPro. Access erstellt automatisch eine neue Access-Datenbank in demselben Ordner wie die Datendatei und fügt jeder Tabelle in der externen Datenbank Links hinzu.

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Erste Schritte mit der neuen Datenbank

Je nach verwendeter Vorlage müssen Sie möglicherweise eine oder mehrere der folgenden Schritte unternehmen, um mit der neuen Datenbank zu beginnen:

  • Wenn Access ein Dialogfeld "Anmelden" mit einer leeren Liste von Benutzern anzeigt, verwenden Sie das folgende Verfahren, um zu beginnen:

    1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

    2. Füllen Sie das Formular "Benutzerdetails" aus.

    3. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

    4. Wählen Sie den gerade eingegebenen Benutzernamen aus, und klicken Sie dann auf Anmelden.

  • Wenn Access ein leeres Datenblatt anzeigt, können Sie mit der Eingabe von Daten direkt in dieses Datenblatt beginnen oder auf andere Schaltflächen und Registerkarten klicken, um die Datenbank zu erkunden.

  • Wenn Access eine Seite "Erste Schritte" anzeigt, können Sie auf links auf dieser Seite klicken, um mehr über die Datenbank zu erfahren, oder auf andere Schaltflächen und Registerkarten klicken, um die Datenbank zu erkunden.

  • Wenn Access in der Meldungsleiste eine Sicherheitswarnung anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn die Datenbank eine Anmeldung erfordert, müssen Sie sich erneut anmelden.

Bei Desktop- und Webdatenbanken möchten Sie auch mit einem der folgenden Schritte beginnen:

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Hinzufügen einer Tabelle

Sie können einer vorhandenen Datenbank eine neue Tabelle hinzufügen, indem Sie die Tools in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen verwenden.

Gruppe „Tabellen“ auf der Registerkarte „Erstellen“

Hinweis: In einer Webdatenbank ist nur der Befehl Tabelle in der Gruppe Tabellen verfügbar.

Unabhängig davon, in welcher Ansicht Sie beginnen, können Sie immer zur anderen Ansicht wechseln, indem Sie die Ansichtsschaltflächen auf der Statusleiste des Access-Fensters verwenden.

Erstellen einer leeren Tabelle in der Datenblattansicht    In der Datenblattansicht können Sie Daten sofort eingeben und Access die Tabellenstruktur hinter den Kulissen erstellen lassen. Feldnamen werden numerisch zugewiesen (Feld1, Feld2 und so weiter), und Access legt den Felddatentyp basierend auf dem von Ihnen eingaben Datentyp fest.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellen Schaltflächensymbol.

  2. Access erstellt die Tabelle und platziert den Cursor dann in der ersten leeren Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken.

  3. Um Daten hinzuzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe in die erste leere Zelle – oder Sie können Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie weiter unten in diesem Artikel beschrieben.

    • Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein, um eine Spalte (Feld) umzubenennen.

      Tipp: Geben Sie jedem Feld einen aussagekräftigen Namen, damit Sie wissen können, was es enthält, ohne die Daten betrachten zu müssen.

    • Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, wählen Sie sie aus, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die stelle, an der sie angezeigt werden soll. Sie können auch mehrere zusammenhängende Spalten auswählen und alle an eine neue Position ziehen.

      Wenn Sie ihrer Tabelle weitere Felder hinzufügen möchten, können Sie entweder mit der Eingabe in die Spalte Zum Hinzufügen klicken in der Datenblattansicht beginnen, oder Sie können neue Felder mithilfe der Befehle in der Gruppe Hinzufügen & Löschen auf der Registerkarte Felder hinzufügen.

Erstellen einer Tabelle ab der Entwurfsansicht    In der Entwurfsansicht erstellen Sie zuerst die Struktur der neuen Tabelle. Anschließend wechseln Sie entweder zur Datenblattansicht, um Daten ein- oder sie mithilfe einer anderen Methode ein, z. B. mit einem Formular.

Die Entwurfsansicht ist für Tabellen in einer Webdatenbank nicht verfügbar.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Schaltflächensymbol

  2. Geben Sie für jedes Feld in der Tabelle einen Namen in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie dann einen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

  3. Sie können zusätzliche Informationen für jedes Feld in die Spalte Beschreibung eingeben. Die von Ihnen eingebene Beschreibung wird in der Statusleiste angezeigt, wenn sich die Einfügemarke in diesem Feld befindet, und wird als Statusleistentext für alle Steuerelemente verwendet, die Sie erstellen, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in ein Formular oder einen Bericht ziehen, sowie für alle Steuerelemente, die vom Formular-Assistenten oder Berichts-Assistenten für dieses Feld erstellt werden.

  4. Nachdem Sie alle Felder hinzugefügt haben, speichern Sie die Tabelle:

    • Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern.

  5. Sie können jederzeit mit der Eingabe von Daten in die Tabelle beginnen, indem Sie zur Datenblattansicht wechseln, in die erste leere Zelle klicken und eingaben. Sie können auch Daten aus einer anderen Quelle einfügen, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Erstellen einer Tabelle basierend auf einer SharePoint-Liste    Bei einer SharePoint-Liste können Ihre Daten von Personen verwendet werden, die nicht über Access verfügen. Darüber hinaus werden Listendaten auf einem Server gespeichert, der im Allgemeinen einen besseren Schutz vor Datenverlust bietet als Dateien, die auf einem Desktopcomputer gespeichert sind. Sie können entweder mit einer neuen Liste beginnen oder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Liste erstellen. Sie müssen über ausreichende Berechtigungen für die #A0 verfügen, auf der Sie die Liste erstellen möchten. Dies kann je nach Website variieren, daher wenden Sie sich an Ihren SharePoint-Administrator, um Details zu Ihren Optionen zu erhalten.

Dieses Feature ist in einer Webdatenbank nicht verfügbar.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf SharePoint-Listen.

  2. Sie können eine der Listenvorlagen verwenden, um eine Standardmäßige SharePoint-Liste zu erstellen, z. B. Kontakte oder Ereignisse.

    Sie können auch auswählen, ob Sie eine benutzerdefinierte Liste erstellen oder eine Verknüpfung mit einer vorhandenen Liste erstellen oder eine vorhandene Liste importieren möchten. Klicken Sie auf die gewünschte Option.

  3. Wenn Sie eine der Listenvorlagen auswählen oder eine benutzerdefinierte Liste erstellen möchten, wird das Dialogfeld Neue Liste erstellen geöffnet, um Sie durch den Prozess zu führen. Wenn Sie sich für die Verwendung einer vorhandenen Liste entscheiden, wird das Dialogfeld Externe Daten erhalten geöffnet, um Ihnen zu helfen.

Weitere Informationen zu Tabellen finden Sie im Artikel Einführung in Tabellen.

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Einfügen von Daten aus einer anderen Quelle in eine Access-Tabelle

Wenn Ihre Daten derzeit in einem anderen Programm wie Excel gespeichert sind, können Sie Ihre Daten kopieren und in eine Access-Tabelle einfügen. Im Allgemeinen funktioniert dies am besten, wenn Ihre Daten bereits in Spalten getrennt sind, wie sie sich in einem Excel-Arbeitsblatt befinden. Wenn Sich Ihre Daten in einem Textverarbeitungsprogramm befindet, sollten Sie zuerst die Datenspalten mithilfe von Registerkarten trennen oder die Daten in eine Tabelle im Textverarbeitungsprogramm konvertieren und dann die Daten kopieren. Wenn Ihre Daten bearbeitet oder bearbeitet werden müssen (z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen trennen), sollten Sie dies tun, bevor Sie die Daten kopieren, insbesondere, wenn Sie mit Access nicht vertraut sind.

Wenn Sie Daten in eine leere Tabelle einfügen, legt Access den Datentyp jedes Felds entsprechend der Art der dort gefundenen Daten fest. Wenn z. B. ein eingedungenes Feld nur Datumswerte enthält, wendet Access den Datentyp "Datum/Uhrzeit" auf dieses Feld an. Wenn das eingedpagte Feld nur die Wörter "ja" und "nein" enthält, wendet Access den Datentyp Ja/Nein auf das Feld an.

Access nennt die Felder je nach dem, was in der ersten Zeile der eingedrierten Daten gefunden wird. Wenn die erste Zeile der einfügenden Daten typell mit den folgenden Zeilen vergleichbar ist, ermittelt Access, dass die erste Zeile Teil der Daten ist, und weist den Feldern generische Namen zu (Feld1, Feld2 und so weiter). Wenn die erste Zeile der einfügenden Daten nicht mit den folgenden Zeilen vergleichbar ist, verwendet Access die erste Zeile als Feldnamen und schließt die erste Zeile in den tatsächlichen Daten aus.

Wenn Access generische Feldnamen zu weist, sollten Sie die Felder so schnell wie möglich umbenennen, um Verwirrung zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern, um die Tabelle zu speichern.

  2. Doppelklicken Sie in der Datenblattansicht auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie dann einen Namen für die Spalte ein.

  3. Speichern Sie die Tabelle erneut.

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Nächste Schritte

Der restliche Entwurfsprozess variiert je nach Ihren Zielen, aber Sie möchten wahrscheinlich in Erwägung ziehen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros zu erstellen. Dieser Artikel enthält keine Informationen zum Erstellen zusätzlicher Datenbankobjekte.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:

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Importieren von Daten aus einer Tabelle oder einem anderen Programm

Wenn Sie mit anderen Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogrammen vertraut sind, wissen Sie wahrscheinlich, wie diese Anwendungen funktionieren und wofür Datenbanken verwendet werden. Access unterscheidet sich von vielen anderen Datenbankanwendungen dadurch, dass Sie relationale Datenbanken erstellen können, und er unterscheidet sich weiter von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen, indem Tools zum Entwickeln komplexer Abfragen, Formulare und Berichte angeboten werden. Access bietet außerdem viele Optionen für die Arbeit mit anderen Datenbankprogrammen, z. B. SQL Server.

Importieren eines Excel-Arbeitsblatts in Access

Viele Personen beginnen, Access zu erkunden, nachdem sie zum ersten Mal eine Liste in Excel erstellen. Excel ist ein hervorragender Ort, um eine Liste zu beginnen, aber wenn die Liste wächst, wird es schwieriger, sie zu organisieren und auf dem neuesten Stand zu halten. Das Verschieben der Liste nach Access ist normalerweise der nächste logische Schritt.

Eine Datenbanktabelle ähnelt in der Struktur einem Arbeitsblatt, in dem Daten in Zeilen und Spalten gespeichert sind. Daher ist es in der Regel einfach, ein Arbeitsblatt in eine Datenbanktabelle zu importieren. Der Hauptunterschied zwischen dem Speichern Ihrer Daten in einem Arbeitsblatt und dem Speichern in einer Datenbank besteht in der Organisation der Daten. Durch einfaches Importieren des gesamten Arbeitsblatts als neue Tabelle in einer Datenbank werden die Probleme im Zusammenhang mit dem Organisieren und Aktualisieren ihrer Daten nicht behoben, insbesondere dann nicht, wenn ihr Arbeitsblatt redundante Daten enthält. Um diese Probleme zu beheben, müssen Sie die Tabellenkalkulationsdaten in separate Tabellen aufteilen, die jeweils verwandte Daten enthalten. Weitere Informationen zum Anordnen der Daten in Ihren Tabellen finden Sie im Artikel Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Access verfügt über den Tabellenanalyse-Assistenten, mit dem Sie diesen Vorgang abschließen können. Nachdem Sie Ihre Daten in eine Tabelle importiert haben, hilft Ihnen der Assistent beim Aufteilen der Tabelle in separate Tabellen, von denen jede Daten enthält, die in keinem der anderen Tabellen dupliziert werden. Der Assistent erstellt auch die erforderlichen Beziehungen zwischen den Tabellen.

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Importieren eines Excel-Arbeitsblatts als Tabelle in einer neuen Datenbank

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Leere Datenbank.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die neue Datenbank ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.

    Die neue Datenbank wird geöffnet, und Access erstellt eine neue leere Tabelle, Tabelle1.

  3. Schließen Sie Tabelle1.

    Wenn Sie gefragt werden, ob Sie Änderungen am Entwurf von Tabelle1 speichern möchten, klicken Sie auf Nein.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf Excel. Schaltflächensymbol

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Externe Daten erhalten auf Durchsuchen.

  6. Verwenden Sie das Dialogfeld Datei öffnen, um die Datei zu suchen.

  7. Wählen Sie die Datei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  8. Stellen Sie im Dialogfeld Externe Daten erhalten sicher, dass die Option Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren aktiviert ist.

  9. Klicken Sie auf OK.

    Der Assistent zum Importieren von Kalkulationstabellen wird gestartet und stellt Ihnen einige Fragen zu Ihren Daten.

  10. Folgen Sie den Anweisungen, und klicken Sie auf Weiter oder Zurück, um durch die Seiten zu navigieren. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

    Hinweis: Access fragt, ob Sie die Details des gerade abgeschlossenen Importvorgangs speichern möchten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diesen Importvorgang erneut ausführen, klicken Sie auf Ja, und geben Sie dann die Details ein. Sie können den Vorgang dann in Zukunft problemlos reproduzieren, indem Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren auf Gespeicherte Importe klicken. Wenn Sie die Details des Vorgangs nicht speichern möchten, klicken Sie auf Schließen.

Access importiert die Daten in eine neue Tabelle und zeigt sie dann unter Alle Tabellen im Navigationsbereich an.

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Verwenden des Tabellenanalyse-Assistenten zum Organisieren Ihrer Daten

Nachdem Ihre Daten in eine Access-Tabelle importiert wurden, können Sie den Tabellenanalyse-Assistenten verwenden, um redundante Daten schnell zu identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in separaten Tabellen zu organisieren, sodass sie auf die effizienteste Weise gespeichert werden. Access behält die ursprüngliche Tabelle als Sicherung bei und erstellt dann neue Tabellen, die Sie als Grundlage für ihre Datenbankanwendung verwenden können.

  1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Tabelle enthält, die Sie analysieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Analysieren auf Tabelle analysieren.

    Der Tabellenanalyse-Assistent wird gestartet.

    Die ersten beiden Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Lernprogramm mit Schaltflächen, auf die Sie klicken können, um Beispiele anzuzeigen. Wenn die einführenden Seiten nicht angezeigt werden, sondern stattdessen ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Einführungsseiten anzeigen?angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, um die Einführung zu sehen. Wenn Sie die einführenden Seiten nach dem Lesen der Einführung nicht mehr anzeigen möchten, können Sie das Kontrollkästchen Einführungsseiten anzeigen? aktivieren.

  3. Wählen Sie auf der Seite Welche Tabelle enthält Felder mit Werten, die in vielen Datensätzen wiederholt werden? die Tabelle aus, die Sie analysieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Sie können dem Assistenten gestatten, zu entscheiden, welche Felder in welchen Tabellen angezeigt werden, oder Sie können diese Entscheidung selbst treffen. Wenn Sie den Vorschlägen des Assistenten folgen, können Sie auf der nächsten Seite des Assistenten weiterhin Änderungen am Tabellenlayout vornehmen.

    Hinweis: Wenn Sie dem Assistenten gestatten, zu entscheiden, welche Felder welche Tabellen enthalten sollen, ist die Auswahl möglicherweise nicht immer für Ihre Daten geeignet, insbesondere, wenn nicht viele Daten verwendet werden müssen. Sie sollten die Ergebnisse des Assistenten sorgfältig überprüfen. Auf der anderen Seite kann der Assistent eine effizientere Organisation vorschlagen als die, an die Sie denken. Daher ist es eine gute Idee, die Entscheidungen des Assistenten mindestens einmal auszuprobieren. Wenn Ihnen die Vorschläge nicht gefällt, können Sie die Felder trotzdem manuell neu anordnen, und Sie können immer auf Zurück klicken und alle Felder selbst anordnen.

  5. Klicken Sie auf Weiter. Auf dieser Seite geben Sie an, welche Tabellen welche Felder enthalten. Wenn Sie den Assistenten entscheiden lassen möchten, sollten mehrere Tabellen angezeigt werden, die durch Beziehungslinien verbunden sind. Andernfalls erstellt Access nur eine Tabelle, die alle Felder enthält. In beiden Fällen können Sie Änderungen auf dieser Seite vornehmen.

    • Sie können Felder aus einer Tabelle in einen leeren Bereich der Seite ziehen, um eine neue Tabelle zu erstellen, die diese Felder enthält. Access fordert Sie zur Eingabe eines Tabellennamens auf.

    • Sie können Felder aus einer Tabelle in eine andere Tabelle ziehen, wenn Sie glauben, dass sie dort effizienter gespeichert werden.

    • Die meisten Tabellen erhalten eine ID oder ein Feld "Generierte eindeutige ID". Wenn Sie weitere Informationen zu den ID-Feldern erhalten möchten, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Assistenten auf Tipps.

    • Um eine Änderung rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig.

    • Um eine Tabelle umzubenennen, doppelklicken Sie auf die Titelleiste, geben Sie den neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Nachdem Sie die Felder wie sie angeordnet haben, klicken Sie auf Weiter.

  7. Wenn der Assistent Datensätze findet, die sehr ähnliche Werte haben, identifiziert er diese Werte als mögliche typografische Fehler und stellt einen Bildschirm dar, auf dem Sie bestätigen können, was sie tun müssen. Scrollen Sie durch die Liste, um nach Werten in der Spalte Korrektur zu suchen, und klicken Sie dann in der Dropdownliste auf das entsprechende Element. Wählen Sie (Besen) aus, damit der Assistent keine Änderungen am Wert vornehmen kann. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter.

  8. Der Assistent fragt, ob Sie eine Abfrage erstellen möchten, die ihrer ursprünglichen Tabelle ähnelt. Wenn Sie bereits Formulare und Berichte erstellt haben, die auf der ursprünglichen Tabelle basieren, ist das Erstellen einer solchen Abfrage eine gute Idee. Wenn Sie Ja auswählen,erstellen Sie die Abfrage, benennt der Assistent die ursprüngliche Tabelle um, indem er "_OLD" an den Tabellennamen anfügen und dann die neue Abfrage mit dem Namen der ursprünglichen Tabelle benennt. Die Formulare und Berichte, die auf der Tabelle basieren, verwenden jetzt die Abfrage für ihre Daten, und sie funktionieren weiterhin wie zuvor.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Der Assistent erstellt die neuen Tabellen wie angegeben und öffnet sie dann. Schließen Sie sie, wenn Sie die Ergebnisse überprüft haben.

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Arbeiten mit Daten aus anderen Programmen

Access 2010 bietet Features zum Arbeiten mit Daten, die in anderen Programmen gespeichert sind.

Erstellen einer neuen Access-Datenbank, die mit Daten in einem anderen Dateiformat verknüpft ist    Sie können Access verwenden, um eine Datei in einem anderen Dateiformat wie Text, dBASE oder einer Kalkulationstabelle zu öffnen. Access erstellt automatisch eine Access-Datenbank und verknüpft die Datei für Sie.

  1. Starten Sie Access.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Öffnen auf den Dateityp, den Sie in der Liste öffnen möchten. Wenn Sie den Dateityp nicht genau wissen, klicken Sie auf Alle Dateien (*.*).

  4. Navigieren Sie bei Bedarf zu dem Ordner, der die Datei enthält, die Sie öffnen möchten. Wenn Sie die Datei finden, doppelklicken Sie darauf, um sie zu öffnen.

  5. Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

Importieren oder Verknüpfen von Daten mit einer vorhandenen Access-Datenbank    Sie können entweder Daten aus anderen Quellen und Programmen in Access-Tabellen importieren, sodass die Daten in der Access-Datei enthalten sind, oder Sie können eine Verknüpfung mit den Daten aus Access erstellen, damit die Daten in der ursprünglichen Datei (außerhalb der Access-Datei) gespeichert bleiben.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf das Format, in dem die Daten gespeichert sind.

    Sie können Daten aus den folgenden Quellen importieren oder verknüpfen:

    • Excel    Sie können Daten aus einem Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich in eine Excel-Arbeitsmappe einfügen. Jedes Arbeitsblatt oder jeder benannte Bereich muss separat importiert oder verknüpft werden.

    • Access    Dies ist sehr praktisch, um Ihren Prozess von Ihren Daten zu trennen und eine geteilte Datenbank zu erstellen. Das heißt, Sie können eine Datenbank verwenden, um alle Ihre Formulare, Berichte und Makros zu enthalten und Ihre Daten in einer anderen Datenbank zu speichern. Sie können dann Verbesserungen entwickeln, ohne die Arbeit von personen zu unterbrechen. Sie können auch Daten aus vielen verschiedenen Access-Datenbanken in einer einzigen Datenbank kombinieren, um die Zusammenfassung von Daten über Abteilungen hinweg oder zwischen Geschäftspartnern zu vereinfachen.

    • ODBC-Datenbank    Viele Programme unterstützen dieses Format, einschließlich vieler Datenbankserverprodukte. Dies hilft Ihnen beim Erstellen von "Landing Pad"-Datenbanken, in denen Sie Daten aus verschiedenen Systemen kombinieren.

    • Textdatei    Sie können eine Verbindung mit einer einfachen Textdatei herstellen und sogar Access verwenden, um den Inhalt dieser Datei zu ändern. Dies kann dazu beitragen, dass Access-Daten von einer breiten Palette von Programmen problemlos verwendet werden können.

    • XML-Datei    Dieses Format bietet außerdem Kompatibilität mit einer Vielzahl anderer Programme, einschließlich einiger Webserver.

    • SharePoint-Liste    Dadurch können Ihre Daten mit einem Webbrowser verwendet werden, der standardmäßigen Verwendung einer SharePoint-Liste.

    • Datendienste    Sie können eine Verbindung mit Webdiensten innerhalb Ihres Unternehmens herstellen.

    • HTML-Dokument    

    • Outlook-Ordner    Sie können eine Verbindung mit Outlook-Ordnern herstellen, damit Sie Ihre Kontaktinformationen einfacher in die restlichen Daten integrieren können.

    • dBase-Datei    dBase ist ein beliebtes alternatives Datenbanksystem, das von Access unterstützt wird.

      Das Dialogfeld Externe Daten erhalten wird angezeigt.

  2. Folgen Sie den Anweisungen im Dialogfeld.

    Access importiert oder verknüpfen die Daten mit Ihrer Datenbank. Bei den meisten Formaten müssen Sie den Speicherort der Daten angeben und dann auswählen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden sollen.

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Verwenden einer Datenbank früherer Versionen in mehreren Versionen von Access

Wenn Ihre Access-Datenbank oder Ihr Access-Projekt in Access 2000 oder höher erstellt wurde, können Sie die Datenbank oder das Projekt in der Version von Access verwenden, in der sie erstellt wurde, oder in einer beliebigen späteren Version – auch wenn die Datei sicherheitsfähig ist. Beispielsweise können Access 2000-Dateien in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 und Access 2010 verwendet werden.

Möglicherweise haben Sie eine Situation, in der Sie Ihre Daten in einer früheren Version von Access speichern möchten, aber Sie haben Benutzer mit einer späteren Version von Access, die eine Verknüpfung mit diesen Daten erstellen möchten, aber dennoch einige der Features der späteren Version nutzen möchten. Die Lösung besteht in der Erstellung einer neuen "Front-End"-Datenbank in der späteren Version (mit Formularen, Berichten, Abfragen, Makros, aber ohne Tabellen), und sie mit den Tabellen in der früheren Versionsdatei zu verknüpfen. Verwenden Sie eines der folgenden Verfahren, je nachdem, ob ihre Datenbank in einer Datei enthalten oder bereits in eine Datei Front-End-/Back-End-Anwendung.

Verwenden einer Access-Datenbankdatei in mehreren Versionen von Access

Wenn alle Tabellen, Formulare und anderen Objekte ihrer früheren Version der Access-Datenbank in einer Datei enthalten sind und Sie die Datenbank in mehreren Versionen von Access verwenden möchten, können Sie eine neue Front-End-Datenbank in einer späteren Version erstellen und mit der ursprünglichen Datei verknüpfen. Benutzer, die über die frühere Version von Access verfügen, können weiterhin die ursprüngliche Datenbank verwenden. Benutzer, die über die spätere Version verfügen, können die neue Front-End-Datenbank verwenden, um eine Verknüpfung mit denselben Daten zu erstellen. Sie können mehrere Front-End-Versionen erstellen, wenn Sie mehrere Versionen von Access verwenden müssen.

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Schritt 1: Erstellen einer Kopie der vorhandenen Datenbank und Speichern in einem neuen Format

Verwenden Sie das folgende Verfahren, um die Datenbank in eines der drei neuesten Formate zu konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird die ursprüngliche Datenbank im ursprünglichen Format beibehalten und eine Kopie in dem von Ihnen angegebenen Format erstellt.

  1. Schließen Sie die Access-Datei. Wenn es sich bei der Datei um eine Access-Datenbank mit mehreren Benutzer handelt, die sich auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner befindet, stellen Sie sicher, dass sie von niemand anderem geöffnet ist.

  2. Starten Sie Access 2010.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  4. Navigieren Sie zu dem Speicherort der Datei, die Sie konvertieren möchten, und doppelklicken Sie dann darauf, um sie zu öffnen.

    Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung angezeigt wird und Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank erweitern möchten, klicken Sie auf Nein.

  5. Wenn beim Starten der Datenbank ein Formular geöffnet wird, schließen Sie das Formular.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Datenbank speichern unter.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.

    Hinweis: Sofern Sie die neue Datenbank nicht an einem anderen Speicherort speichern, muss sich ihr Name von dem der ursprünglichen Datenbank unterscheiden. In beiden Fällen ist es in der Regel am besten, einen anderen Namen zu verwenden, damit Sie leicht zwischen der Front-End-Datenbank und der Back-End-Datenbank unterscheiden können. Wenn Sie jedoch in das Access 2007-Format konvertieren, ändert sich die Dateinamenerweiterung von MDB in ACCDB, sodass Sie denselben Dateinamen verwenden können.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

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Schritt 2: Teilen der Kopierdatenbank und Verwenden der ursprünglichen Datei als Back-End-Datenbank

Teilen Sie die konvertierte Datenbank mit dem folgenden Verfahren:

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Daten verschieben auf Access-Datenbank. Schaltflächensymbol

  • Klicken Sie im Dialogfeld Datenbankteiler auf Datenbank teilen.

    Sie können eine Sicherung erstellen, wenn Sie möchten, aber Sie können die Kopie auch einfach mithilfe der ursprünglichen Datenbank neu erstellen.

  • Geben Sie einen Namen für die Back-End-Datenbank ein, und klicken Sie dann auf Teilen.

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Schritt 3: Verbinden des neuen Front-Ends mit der ursprünglichen Datenbank

  1. Löschen Sie die back-end-Datenbank, die vom Tool "Datenbankteiler" erstellt wurde, und achten Sie dabei darauf, die ursprüngliche Datenbank nicht zu löschen.

  2. Verknüpfen Sie die neue Front-End-Datenbank mit den Tabellen in der ursprünglichen Datenbank: Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe & Verknüpfen importieren auf Verknüpfter Tabellen-Manager. Schaltflächensymbol

  3. Klicken Sie auf Alleauswählen, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Immer eingabeaufforderung für neuen Speicherort.

  4. Klicken Sie auf OK,navigieren Sie zur Datenbank der früheren Version, und doppelklicken Sie dann darauf.

    Wenn alles gut geht, zeigt Access eine Meldung an, die besagt, dass alle ausgewählten verknüpften Tabellen erfolgreich aktualisiert wurden.

Sie können jetzt die neue Front-End-Datenbank erweitern, um neue Features für Benutzer mit neueren Versionen von Access zu unterstützen. Benutzer mit früheren Versionen können die Datenbank früherer Versionen weiterhin verwenden.

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Verwenden einer Front-End-/Back-End-Anwendung in mehreren Versionen von Access

Wenn Ihre Access-Datenbank bereits ein Front-End-/Back-End-Anwendung, können Sie das Front-End in das neue Dateiformat konvertieren. Für die Back-End-Datenbank sind keine Änderungen erforderlich.

Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie mithilfe des Befehls Datenbank speichern unter die Front-End-Datenbank in eines der drei neuesten Formate konvertieren: Access 2000, Access 2002-2003 oder Access 2007. Mit diesem Befehl wird die ursprüngliche Datenbank im ursprünglichen Format beibehalten und eine Kopie in dem von Ihnen angegebenen Format erstellt.

  1. Schließen Sie die Front-End-Datenbank. Wenn es sich bei der Datei um eine Access-Datenbank mit mehreren Benutzer handelt, die sich auf einem Server oder in einem freigegebenen Ordner befindet, stellen Sie sicher, dass sie von niemand anderem geöffnet ist.

  2. Starten Sie Access 2010.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen.

  4. Navigieren Sie zum Speicherort der Front-End-Datenbank, und doppelklicken Sie dann darauf, um sie zu öffnen.

    Wenn das Dialogfeld Datenbankverbesserung angezeigt wird und Sie gefragt werden, ob Sie die Datenbank erweitern möchten, klicken Sie auf Nein.

  5. Wenn beim Öffnen der Datenbank ein Formular angezeigt wird, schließen Sie das Formular.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Datenbank speichern unter.

  7. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen für die neue Datenbank ein.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Sie können jetzt die neue Front-End-Datenbank verbessern, um neue Features zu unterstützen.

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