Grundlagen von Genehmigungsworkflows in SharePoint 2010

Microsoft SharePoint Server 2010 enthält eine Reihe von Genehmigungsworkflows, die zum Verwalten von Geschäftsprozessen in Organisationen verwendet werden können. Mit diesen Workflows können Geschäftsprozesse effizienter gestaltet werden, indem die von Menschen ausgeführten Aufgaben innerhalb von Prozessen nachverfolgt und verwaltet werden und beim Abschluss ein Protokoll der betreffenden Prozesse bereitgestellt wird. Mithilfe eines Genehmigungsworkflows können Dokumenterstellung, Spesenabrechnung, Urlaubstage von Mitarbeitern und vieles mehr verwaltet werden.

Zum Einrichten wenden Sie einfach einen der Workflows auf eine Liste, eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp an. Dabei können Sie die Attribute des Workflows ändern, etwa, wer ihn genehmigt, wann die einzelnen Aufgaben fällig sind und welche Nachrichten im Workflow angezeigt werden. Wenn Sie diese Einstellungen abgeschlossen haben, können Sie sofort mit der Verwendung des Genehmigungsworkflows beginnen. Wenn Sie die Workflows weiter anpassen möchten, können Sie sie direkt in SharePoint Designer 2010 bearbeiten. In SharePoint Designer können Sie die Formulare, die Ergebnisse von Aufgaben, die Abschlussbedingungen und jede Phase des Aufgabenprozesses anpassen. Dies ist ein leistungsfähiges Verfahren zum Modellieren eines Genehmigungsworkflows für beliebige Geschäftsprozesse.

In diesem Artikel werden die Genehmigungsworkflows vorgestellt, die Sie im Lieferzustand verwenden oder in SharePoint Designer 2010 anpassen können.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zu Genehmigungsworkflows

Teilnehmer in serieller Reihenfolge

Teilnehmer in paralleler Reihenfolge

Standardmäßige Genehmigungsworkflows

Verwenden der Workflows in SharePoint 2010

Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste oder Bibliothek

Hinzufügen eines Workflows zum Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek

Hinzufügen eines Workflows zu einem Websiteinhaltstyp

Die Seite "Workflow hinzufügen"

Das Zuordnungsformular

Starten des Workflows

Genehmigen des Workflows

Bearbeiten von Workflows in SharePoint Designer 2010

Anpassen im Browser im Vergleich zu Anpassen in SharePoint Designer 2010

Öffnen der Genehmigungsworkflows in SharePoint Designer 2010

Zusammenfassungsseite des Genehmigungsworkflows

Genehmigungsaktivität im Workflow-Editor

Zusammenfassungsseite für einen Aufgabenprozess

Ändern der Abschlussbedingungen für den Aufgabenprozess

Ändern des Verhaltens einer einzelnen Aufgabe

Ändern des Verhaltens des Gesamtaufgabenprozesses

Weitere Schritte

Informationen zu Genehmigungsworkflows

Von einem Genehmigungsworkflow werden Elemente auf einer SharePoint-Website zur Genehmigung an angegebene Personen geleitet. Alle menschlichen Aufgaben, die der Prozess umfasst, werden von ihm verwaltet und nachverfolgt, und beim Abschluss des Prozesses wird ein Protokoll bereitgestellt. Genehmigungsworkflows unterstützen jeden Geschäftsprozess, der das Senden von Dokumenten oder Elementen an Arbeitskollegen oder Vorgesetzte zur Genehmigung erfordert.

Nachdem ein Genehmigungsworkflow für eine Liste oder einen Inhaltstyp eingerichtet wurde, können Geschäftsbenutzer den Workflow jederzeit starten (sofern für den Workflow kein automatischer Start beim Erstellen oder Ändern des Dokuments konfiguriert wurde). Sie können den Workflow aus SharePoint oder aus der zum Verfassen des Dokuments verwendeten Microsoft Office 2010-Anwendung starten. Beim Starten des Workflows können der Genehmiger (die Person, an die der Workflow gesendet werden soll), Fälligkeitsdaten, relevante Anweisungen und weiteres ausgewählt werden. Wenn der Workflow beginnt, weist er dem ersten Teilnehmer im Workflow automatisch eine Aufgabe zu. Wenn E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, wird automatisch eine E-Mail-Nachricht an die Teilnehmer gesendet.

Wenn der Workflow mehrere Teilnehmer aufweist, kann er an jeweils einen (seriell) oder an mehrere Teilnehmer zugleich (parallel) gesendet werden, wobei jeder Teilnehmer bis zum Ende des Workflows abgearbeitet wird. Die seriellen oder parallelen Aufgaben werden beim Einrichten oder beim Starten des Workflows festgelegt. Workflows können sogar in Phasen eingerichtet werden, mit einer Reihe serieller Aufgaben und paralleler Aufgaben, die verschiedene Teilnehmer umfassen.

Teilnehmer in serieller Reihenfolge

SharePoint Designer-Workflows

Teilnehmer in paralleler Reihenfolge

SharePoint Designer-Workflows

Wenn die Teilnehmer die Aufgaben-E-Mail empfangen oder direkt zur Aufgabenliste navigieren, können sie das Element oder Dokument ansehen und es dann genehmigen, ablehnen, zurückweisen, Änderungen verlangen oder es neu zuweisen. Die Teilnehmer können mit diesen Aufgaben unmittelbar in SharePoint oder aus einer Microsoft Office 2010-Anwendung, wie Word, Excel und Outlook, arbeiten.

Während der Workflow ausgeführt wird, können die Teilnehmer und Besitzer des Workflows die Position im Genehmigungsprozess mithilfe der Seite "Workflowstatus" anzeigen. Wenn die Teilnehmer ihre Aufgaben erledigt haben, endet der Workflow, und der Besitzer erhält eine Benachrichtigung, dass der Workflow abgeschlossen wurde.

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Standardmäßige Genehmigungsworkflows

Microsoft SharePoint Server 2010 enthält verschiedene Genehmigungsworkflows, die Sie sofort verwenden können, um menschliche Workflows in Ihrer Organisation zu verwalten. Jeder Workflow kann einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp zugeordnet und anschließend von Ihren Geschäftsanwendern zum Verwalten der Elemente oder Dokumente in den zugeordneten Listen oder Bibliotheken verwendet werden.

Sie können die Workflows zum Ausführen von Dokumentgenehmigungen, Sammeln von Feedback, Signaturerfassung, Verwalten der Veröffentlichung von Posten, Verwalten von Dispositionen und Erstellen von Genehmigungen mit drei Status verwenden. Beim Zuordnen und Einleiten des Workflows können Sie das Standardverhalten des Workflows ändern, z. B., wer ihn genehmigt, wie die Aufgaben zugeordnet werden, welche Dauer, Fälligkeitsdaten und Workflownachrichten verwendet werden sollen usw. Die meisten Workflows lassen sich darüber hinaus in SharePoint Designer 2010 anpassen.

Jeder Workflow ist nachfolgend einzeln beschrieben, einschließlich der wichtigsten Unterschiede zwischen den Workflows und der Frage, ob sie Anpassung in SharePoint Designer 2010 unterstützen.

Workflow

Beschreibung

In SharePoint Designer

Genehmigung

Mit dem Genehmigungsworkflow wird ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weitergeleitet.

Er unterstützt stufenweise Genehmigungen, bei denen der erste Satz Genehmiger überprüft und genehmigt, dann der nächste Satz Genehmiger überprüft und genehmigt usw. Auf jeder Stufe können die Genehmiger die Überprüfung seriell (immer nur einer) oder parallel (alle zugleich) oder in den normalen seriellen oder parallelen Aufgabenzuordnungen, die in SharePoint Server 2007 unterstützt wurden, ausführen.

Dauer und Fälligkeitsdaten der Aufgaben können in Tagen, Wochen oder Monaten angegeben werden, ebenso ein endgültiger Fälligkeitstermin für alle im Workflow enthaltenen Aufgaben. Einzelpersonen können zum Cc-Feld (Kopienempfänger) hinzugefügt werden. Der Workflow kann so eingerichtet werden, dass er endet, sobald ihn der erste Genehmiger ablehnt. Er kann enden, wenn das zu überprüfende Dokument geändert wird. Und der Workflow kann die Inhaltsgenehmigung umfassen, wenn dies gewünscht wird.

Die Aufgaben und E-Mails im Workflow erfordern die Genehmigung der Inhalte, daher enthält das Aufgabenformular Schaltflächen zum Genehmigen, Ablehnen, Anfordern von Änderungen und erneuten Zuweisen. Für Genehmiger wird bei den Kommentaren ein zusammengefasster Kommentar unterstützt, der die gesamte Liste der Kommentare der vorhergegangenen Genehmiger darstellt. Genehmigungsworkflows können ferner verwendet werden, um den Status der Inhaltsgenehmigung am Ende festzulegen.

Der Genehmigungsworkflow ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet, sodass er für Dokumentbibliotheken verfügbar ist.

HINWEIS: Dieser Workflow ist nur in SharePoint Server 2010 verfügbar.

Ja

Feedback sammeln

Der Workflow "Feedback sammeln" ist dem Genehmigungsworkflow sehr ähnlich. Er leitet Elemente oder Dokumente an eine Truppe von Personen weiter, in diesem Fall ist der Workflow jedoch dafür ausgelegt, Feedback von den Genehmigern zu sammeln. Das Feedback wird kompiliert und an die Person zurückgesendet, die den Workflow eingeleitet hat.

Ebenso wie der Genehmigungsworkflow unterstützt dieser Workflow stufenweise Genehmigungen und erlaubt die Angabe von Dauer und Fälligkeitsdaten in Tagen, Wochen und Monaten sowie die des endgültigen Abschlussdatums. Der Workflow kann außerdem so eingerichtet werden, dass er mit dem Ändern des Dokuments endet, und Einzelpersonen können dem Cc-Feld (Kopienempfänger) hinzugefügt werden.

Im Gegensatz zum Genehmigungsworkflow besteht keine Option, den Workflow bei der ersten Ablehnung zu beenden, da diese Option hier nicht zutrifft und die Möglichkeit, Inhalte zu genehmigen, nicht besteht.

Da die Aufgaben und E-Mails im Workflow die Genehmigung der Inhalte erfordern, enthält das Aufgabenformular Schaltflächen zum Senden von Feedback, Anfordern von Änderungen und erneuten Zuweisen.

Der Workflow "Feedback sammeln" ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet, sodass er für Dokumentbibliotheken verfügbar ist.

HINWEIS: Dieser Workflow ist nur in SharePoint Server 2010 verfügbar.

Ja

Signaturerfassung

Beim Workflow "Signaturerfassung" werden in einer Microsoft-Anwendung erstellte Dokumente an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, um ihre digitalen Signaturen zu erfassen.

Signierer können in serieller oder paralleler Reihenfolge sowie in Stufen hinzugefügt werden. Ferner können Einzelpersonen dem Cc-Feld (Kopienempfänger) hinzugefügt werden. Für diesen Workflow stehen keine weiteren Felder oder Verhaltensweisen zur Verfügung (anders als für die Workflows "Genehmigung" und "Feedback sammeln").

Wenn die Signierer des Workflows die Aufgabe erhalten, können sie sie aus der Aufgabenliste in SharePoint oder aus dem Hostdokument, also etwa in Microsoft Word, Excel und PowerPoint, signieren.

Das Aufgabenformular umfasst nur Schaltflächen zum Signieren und zum erneuten Zuweisen der Aufgabe. Der Signaturmechanismus verwendet das Microsoft Office-Steuerelement Signaturzeile. Das Bild der Signatur kann vom Benutzer bereitgestellt oder automatisch mithilfe von Logik im Formular übernommen werden (insbesondere Regel und Aktion im InfoPath-Formular).

Der Workflow "Signaturerfassung" ist dem Inhaltstyp Dokument zugeordnet, sodass er für Dokumentbibliotheken zur Verfügung steht. Der Workflow wird in der Bibliothek jedoch nur angezeigt, wenn das betreffende Dokument eine oder mehrere Microsoft Office-Signaturzeilen enthält.

HINWEIS: Dieser Workflow ist nur in SharePoint Server 2010 verfügbar.

Ja

Veröffentlichung

Der Veröffentlichungsworkflow leitet Inhalte in der gleichen Weise weiter wie der Genehmigungsworkflow, mit dem Unterschied, dass er für Inhaltsverwaltungwebsites von Unternehmen mit aktivierten Veröffentlichungsfunktionen vorgesehen ist.

Ein weiterer Unterschied besteht in den Workflowformularen. Auf den Zuordnungs- und Initiierungsformularen sind die Optionen zum Hinzufügen von Genehmigern, zum Beenden des Workflows bei der ersten Ablehnung, zum Beenden des Workflows bei Dokumentänderungen und zum Aktivieren der Inhaltsgenehmigung ausgeblendet.

HINWEIS: Der Veröffentlichungsworkflow steht in SharePoint Server 2010 nur zur Verfügung, wenn die Veröffentlichungsfunktion aktiviert ist.

Ja

Workflow mit drei Status

Der Workflow mit drei Status verfolgt den Status eines Problems oder Elements durch drei Status und zwei Statusübergänge, was das Nachverfolgen von Problemen bei hoher Auslastung erleichtert.

Der Workflow ist für die Verwendung mit der Listenvorlage "Problemverfolgung" vorgesehen, kann jedoch auch mit beliebigen anderen Listen verwendet werden, die über eine Auswahlspalte mit drei oder mehr Werten verfügt, die als Status des Workflows dienen.

Teilnehmer am Workflow können direkt mit der Liste oder außerhalb von Projekten, die der Liste zugeordnet sind, arbeiten. Der Workflow aktualisiert den Status der Liste und erstellt eine neue Aufgabe für den nächsten Teilnehmer; dieser Prozess setzt sich dann fort.

Workflowteilnehmer können ihre Aufgabe abschließen oder den Status des Workflowelements ändern.

HINWEIS: Dieser Workflow steht sowohl in SharePoint Foundation 2010 als auch in SharePoint Server 2010 zur Verfügung.

Nein

Dispositionsgenehmigung

Mit dem Dispositionsgenehmigungsworkflow werden Inhalte nachverfolgt, die abgelaufen oder veraltet sind und beurteilt oder gelöscht werden müssen.

Dieser Workflow ist insbesondere für eine Datenarchiv-Website oder eine Site, die Richtlinien zur Dokumentaufbewahrung in der Datenarchivverwaltung unterstützt, nützlich. Der Workflow kann so konfiguriert werden, dass er automatisch gestartet wird, wenn Dokumente oder Elemente ablaufen, oder er kann manuell von Teilnehmern gestartet werden.

Der Workflow setzt Aufgaben des Dispositionsgenehmigungsworkflows für bestimmte Dokumente und Elemente in den Aufgabenlisten ein, statt sie bestimmten Teilnehmern zuzuweisen. Nur Personen mit Berechtigungen für diese Aufgabenlisten können die Aufgabe ausführen, indem sie Elemente zur Löschung genehmigen oder ablehnen.

Der Workflow umfasst darüber hinaus den Abschluss von Massenaufgaben, sodass Einzelpersonen die Löschung einer großen Anzahl von Elementen in einem einzelnen Schritt verarbeiten können. Dies wird aufgrund der großen Anzahl der vom Workflow erstellten Aufgaben häufig benötigt.

HINWEIS: Dieser Workflow ist nur in SharePoint Server 2010 verfügbar.

Nein

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Verwenden der Workflows in SharePoint 2010

Zum Verwenden der Workflows in SharePoint 2010 fügen Sie den gewünschten Workflow zuerst einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzu. Sobald dies erfolgt ist, steht der Workflow den Benutzern der Liste oder Bibliothek zur Verfügung – gleich, ob Sie den Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt oder ihn einem von der Liste oder Bibliothek verwendeten Inhaltstyp zugeordnet haben. Beim Zuordnen eines Workflows zu einem Inhaltstyp können Sie ihn einem Websiteinhaltstyp oder einem Listeninhaltstyp (einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, der einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) zuordnen. Websiteinhaltstypen sind insofern nützlich, als der Workflow damit übergreifend in allen Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps zur Verfügung gestellt wird.

Wenn Sie über Berechtigungen zum Verwalten von Listen verfügen, besitzen Sie die Option, einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzuzufügen. Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um den ursprünglichen Workflow einzurichten.

Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste oder Bibliothek

  1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, in der Sie den Workflow hinzufügen möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste, wenn es sich um eine Liste, und auf die Registerkarte Bibliothek, wenn es sich um eine Bibliothek handelt.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Einstellungen auf Workfloweinstellungen.

  4. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf Workflow hinzufügen.

Hinzufügen eines Workflows zum Inhaltstyp einer Liste oder Bibliothek

  1. Navigieren Sie zu der Liste oder Bibliothek, die eine Instanz des Listeninhaltstyps enthält, den Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Liste, wenn es sich um eine Liste, und auf die Registerkarte Bibliothek, wenn es sich um eine Bibliothek handelt.

  3. Klicken Sie auf Listeneinstellungen, wenn es sich um eine Liste, und auf Bibliothekseinstellungen, wenn es sich um eine Bibliothek handelt.

  4. Klicken Sie unter Inhaltstypen auf den Namen des Inhaltstyps, dem Sie den Workflow zuordnen möchten.
    Wenn "Inhaltstypen" auf der Seite nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise Erweiterte Einstellungen und dort Verwaltung von Inhaltstypen zulassen auswählen.

  5. Wählen Sie unter Einstellungen die Option Workfloweinstellungen aus.

  6. Klicken Sie auf Workflow hinzufügen .

Hinzufügen eines Workflows zu einem Websiteinhaltstyp

  1. Wählen Sie auf der Startseite der Websitesammlung Websiteaktionen und dann Websiteeinstellungen aus.

  2. Klicken Sie unter Galerien auf Websiteinhaltstypen .

  3. Klicken Sie auf den Namen des Websiteinhaltstyps, dem Sie den Workflow hinzufügen oder zuordnen möchten.

  4. Klicken Sie auf Workfloweinstellungen .

  5. Klicken Sie auf der Seite "Workfloweinstellungen" auf Workflow hinzufügen.

Die Seite "Workflow hinzufügen"

Das Ausführen jedes der oben aufgelisteten Schritte bringt Sie zur Seite "Workflow hinzufügen", auf der Sie den Typ des Workflows, den Namen des Workflows, die zu verwendende Aufgabenliste usw. auswählen können.

SharePoint Designer-Workflows

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Workfloweinstellungen konfigurieren:

  • Auswählen einer Workflowvorlage, wie "Genehmigung", "Feedback sammeln" und "Signaturerfassung".

  • Angeben eines Namens für den Workflow.

  • Angeben der für die Aufgaben im betreffenden Workflow zu verwendenden Aufgabenliste.

  • Angeben der für diese Workflows zu verwendenden Verlaufsliste.

  • Zulassen des manuellen Starts des Workflows durch Benutzer.

  • Vorschreiben der Berechtigungen zum Verwalten von Listen zum Starten des Workflows.

  • Starten des Workflows, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen.

  • Starten des Workflows, wenn ein neues Element erstellt wird.

  • Starten des Workflows, wenn ein Element geändert wird.

Das Zuordnungsformular

Auf der nächsten Seite sind die änderbaren Workflowverhalten dargestellt – wie die Genehmiger, die Workflownachricht und die Fälligkeitsdaten. Die von Ihnen festgelegten Werte werden als Standardwerte übernommen, wenn Benutzer den Workflow starten – anders ausgedrückt, Sie füllen das Zuordnungsformular genau nur einmal aus, wenn Sie den Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, und diese Werte werden in allen nachfolgenden Instanzen des Workflows verwendet.

Das Zuordnungsformular unterscheidet sich für jeden der mit SharePoint gelieferten Workflows. Nachfolgend sehen Sie die Optionen, die beim Zuordnen eines Genehmigungsworkflows angezeigt werden.

SharePoint Designer-Workflows

Auf dieser Seite können Sie die folgenden Workflowverhalten angeben:

  • Genehmiger für den Workflow.

  • Reihenfolge der Genehmiger: seriell oder parallel

  • Stufen der Genehmigung.

  • Erweitern von Gruppen durch Zuweisen von Aufgaben an jedes Gruppenmitglied.

  • Anforderungsnachricht, die im Workflow angezeigt wird.

  • Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben.

  • Dauer pro Aufgabe.

  • Einheit der Dauer: Tage, Wochen oder Monate.

  • Cc, wer empfängt Kopien der zugewiesenen Aufgaben.

  • Beenden des Workflows bei der ersten Ablehnung.

  • Beenden des Workflows, wenn sich das Dokument ändert.

  • Aktivieren der Inhaltsgenehmigung durch Aktualisieren des Genehmigungsstatus beim Abschluss des Workflows.

Starten des Workflows

Sobald der Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp zugeordnet wurde, können Sie und andere den Workflow verwenden. Wenn Sie sich entscheiden, den Workflow zu starten, wenn Elemente erstellt oder geändert werden (auf der Seite "Workflow hinzufügen"), werden die Benutzer keinen Unterschied bemerken und nicht einmal feststellen, dass ein Workflow gestartet wurde, wenn sie Dokumente oder Listenelemente auf der Website erstellen oder aktualisieren. Wenn diese Optionen nicht ausgewählt sind, können die Benutzer den Workflow aus eigenem Antrieb manuell starten.

Sie können dies durch Auswählen der Option "Workflows" aus der zum Erstellen des Dokuments verwendeten Office 2010-Anwendung oder durch Auswählen der Option "Workflows im Pulldownmenü neben dem Listenelement in der Liste oder Bibliothek, in der das Element gespeichert ist, ausführen.

SharePoint Designer-Workflows

Durch Klicken auf diese Option gelangt der Benutzer zur Seite "Neuen Workflow starten", auf der die verfügbaren Workflows, die gestartet werden können, zusammen mit den Status weiterer Workflows, die aktuell ausgeführt werden oder abgeschlossen wurden, angezeigt werden.

SharePoint Designer-Workflows

Schließlich wird das Workflow-Initiierungsformular angezeigt, auf dem die Kernverhaltensweisen des Workflows angegeben werden können. Im Gegensatz zum Zuordnungsformular, das genau nur einmal beim erstmaligen Hinzufügen des Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp ausgefüllt wird, wird das Initiierungsformular bei jedem manuellen Starten des Workflows einmal ausgefüllt – sodass für jede Instanz des Workflows verschiedene Werte des Initiierungsformulars verwendet werden können, alle aber die gleichen Werte aus den Zuordnungsformular verwenden.

Das Formular ist für jeden der mit SharePoint gelieferten Workflows verschieden, und die Standardwerte werden im Formular angezeigt, wenn sie im Zuordnungsfornular festgelegt wurden (wie weiter oben beschrieben). Das Initiierungsformular zum Genehmigungsworkflow sieht ohne Standardwerte wie folgt aus.

SharePoint Designer-Workflows

Die Person, die den Workflow startet, kann neue Werte hinzufügen oder die Standardwerte belassen und dann "Starten" auswählen. Dadurch wird eine Aufgabe erstellt und dem ersten aufgelisteten Genehmiger zugeordnet.

Genehmigen des Workflows

Die im Workflow aufgelisteten Genehmiger empfangen eine ihnen zugewiesene Aufgabe und eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können die Aufgabe direkt aus bestimmten Office 2010-Anwendungen, wie Outlook, genehmigen oder ablehnen – oder sie können dies direkt in der Aufgabenliste vornehmen, wo die neu zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden.

Beim Öffnen der Aufgabe wird Genehmigern das Aufgabenformular angezeigt, das sie zum Genehmigen, Ablehnen, Anfordern einer Änderung oder erneuten Zuweisen der Aufgabe verwenden können. Das Aufgabenformular für den Genehmigungsworkflow sieht wie folgt aus.

SharePoint Designer-Workflows

Abhängig von den Aktionen des Genehmigers wird die Aufgabe möglicherweise dem nächsten Genehmiger zugewiesen, mit angeforderten Änderungen an den Verfasser zurückgesandt oder genehmigt, wodurch der Workflow abgeschlossen wird.

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Bearbeiten von Workflows in SharePoint Designer 2010

Beim Einrichten von Workflows in SharePoint können einige der grundlegenden Verhaltensweisen von Workflows, etwa die Genehmiger, die Fälligkeitsdaten für Aufgaben und die im Workflow angezeigten Nachrichten, geändert werden. Dies ist ein nützliches Verfahren, um schnell in Genehmigungsworkflows einzusteigen, und für die meisten Situationen stellt dies eine gute Antwort auf die Anforderungen vieler gängiger Geschäftsprozesse dar.

Workflows können jedoch nicht nur in dieser Weise verwendet werden, sondern lassen sich darüber hinaus in SharePoint Designer 2010 öffnen, wo Darstellung, Verhalten und Ergebnisse von Workflows vollständig angepasst werden können. Sie können die den Benutzern angezeigten Formulare, die Abschlussbedingungen sowie jede Phase der Aufgaben und Aufgabenprozesse im Workflow anpassen.

Anpassen im Browser im Vergleich zu Anpassen in SharePoint Designer 2010

In der folgenden Tabelle ist ein Vergleich der Art von Anpassung, die im Browser vorgenommen werden kann, mit den Anpassungen, die in SharePoint Designer 2010 vorgenommen werden können, dargestellt. Als Grundlage dient der Genehmigungsworkflow in SharePoint Server 2010.

Workflowanpassung in SharePoint

Workflowanpassung in SharePoint Designer

  • Festlegen des Workflownamens

  • Festlegen der zugeordneten Aufgabenliste und Verlaufsliste

  • Zulassen des automatischen Starts des Workflows beim Erstellen neuer Elemente

  • Zulassen des automatischen Starts des Workflows bei Änderungen an Elementen

  • Zulassen des manuellen Starts des Workflows und – optional – Vorschreiben der Berechtigungen zum Verwalten von Listen

  • Genehmigen lassen der Veröffentlichung von Hauptversionen eines Elements durch den Workflow

  • Angeben der Genehmiger für den Workflow

  • Angeben der Reihenfolge der Genehmigung: seriell oder parallel

  • Hinzufügen von Genehmigungsstufen

  • Erweitern von Gruppen und Zuweisen von Aufgaben an jedes Mitglied

  • Angeben der Nachricht im Workflow

  • Angeben des Fälligkeitsdatums für alle Aufgaben

  • Angeben der Dauer pro Aufgabe und der Einheiten der Dauer: Tage, Wochen oder Monate

  • Hinzufügen von Benutzern zum Cc-Feld (Kopienempfänger)

  • Beenden des Workflows bei der ersten Ablehnung

  • Beenden des Workflows bei Änderungen am Dokument

  • Aktivieren von Inhaltsgenehmigung für den Workflow

  • Festlegen von Workflowname, Beschreibung und Besitzer

  • Aktivieren von Visualisierungen auf der Workflowstatusseite

  • Deaktivieren des automatischen Starts des Workflows beim Erstellen neuer Elemente

  • Deaktivieren des automatischen Starts des Workflows bei Änderungen an Elementen

  • Deaktivieren des manuellen Starts von Workflows

  • Hinzufügen und Entfernen von Feldern auf dem Aufgabenabschlussformular

  • Anpassen von Darstellung und Verhalten aller Workflowformulare: Zuordnung, Initiierung und Aufgabe

  • Festlegen, dass nur Aufgabenempfänger und Prozessbesitzer Aufgaben lesen und bearbeiten können

  • Zulassen der Neuzuordnung von Aufgaben

  • Zulassen von Änderungsanforderungen für Aufgaben

  • Ändern der Ergebnisschaltflächen von Aufgaben, wie "Genehmigen" und "Ablehnen"

  • Ändern der Parameter auf den Zuordnungs- und Initiierungsformularen

  • Hinzufügen und Anpassen der im Workflow verwendeten lokalen Variablen

  • Ändern der Abschlussbedingungen für den Workflow

  • Anpassen jeder Phase der einzelnen Aufgabe – wann wird sie zugeordnet, ist ausstehend, läuft ab, wird gelöscht, ist abgeschlossen

  • Anpassen jeder Phase des Gesamtaufgabenprozesses: wann wird er gestartet, ausgeführt, abgebrochen und abgeschlossen

  • Hinzufügen weiterer Workflowfunktionalität jenseits des Workflows und ergänzend zum Workflow, um ihn in bestehende Workflows zu integrieren.

  • Erstellen von Kopien der anzupassenden Workflows.

  • Speichern des angepassten Workflows als Vorlage.

  • Globale Veröffentlichung des Workflows, damit er auf allen Websites in der Websitesammlung verfügbar ist.

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Öffnen der Genehmigungsworkflows in SharePoint Designer 2010

Wenn Sie SharePoint Designer 2010 und anschließend im Navigationsbereich "Workflows" öffnen, werden alle auf Ihrer Website verfügbaren Workflows angezeigt. Sie sehen Listenworkflows, Websiteworkflows und wiederverwendbare Workflows. Darüber hinaus sehen Sie die global wiederverwendbaren Workflows – hier werden die standardmäßigen Genehmigungsworkflows in SharePoint 2010 angezeigt.

SharePoint Designer-Workflows

Sie werden feststellen, dass hier nur die Workflows "Genehmigung", "Feedback sammeln", Signaturerfassung" und "Veröffentlichung" angezeigt werden. Dies liegt daran, dass diese Workflows alle mithilfe von Funktionen erstellt wurden, die in SharePoint Designer 2010 unterstützt werden. Beispielsweise verwenden sie die Workflowaktion "Office-Aufgabe", die in InfoPath-Formulare integriert ist, sowie Unterstützung für Visio-basierte Workflows. Der Workflow mit drei Status und der Dispositionsgenehmigungsworkflow werden jedoch nicht unterstützt, da es sich hier um kompilierte Workflows handelt, deren Workflowaktivitäten sich nur in einer Entwicklungsumgebung, wie Microsoft Visual Studio, replizieren lassen. Der Rest dieses Artikels legt den Schwerpunkt auf die Workflows, die in SharePoint Designer 2010 unterstützt werden.

Es bestehen zwei Möglichkeiten zum Bearbeiten der Workflows. Sie können die Workflows direkt bearbeiten und Änderungen am ursprünglichen Workflow vornehmen oder eine Kopie des Workflows erstellen und diese anpassen. Wenn Sie ein Websitesammlungs-Administrator sind, stehen ihnen beide Optionen offen. Wenn Sie ein Websitebesitzer oder -entwickler sind, sind die Workflows schreibgeschützt, sodass Sie eine Kopie erstellen und diese bearbeiten müssen. Es ist aber ohnehin ein empfehlenswertes Vorgehen, eine Kopie des Workflows zu bearbeiten, für den Fall dass der ursprüngliche Workflow gerade verwendet wird und eine Geschäftsfunktion erfüllt.

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Zusammenfassungsseite des Genehmigungsworkflows

Wenn Sie den Genehmigungsworkflow öffnen (gleich, ob Sie das Original oder eine Kopie bearbeiten), sehen Sie die Zusammenfassungsseite, die erste Schicht der Benutzeroberfläche des Workflows. Auf dieser Seite werden die wichtigsten Workfloweinstellungen und die dem Workflow zugeordneten Objekte angezeigt.

SharePoint Designer-Workflows

Beispielsweise werden die Felder für Name und Beschreibung angezeigt, ferner Workflowtyp und Inhaltstyp. Sie sehen einige der gängigen Workfloweinstellungen, etwa die Sprache, und ob die Workflowvisualisierung, eine webbasierte visuelle Darstellung des Workflowstatus, die von den Visio Services in SharePoint Server 2010 bereitgestellt wird, angezeigt werden soll oder nicht. Ferner können Sie die Startoptionen sehen, in denen Sie den manuellen Start eines Workflows, den automatischen Start eines Workflows beim Erstellen neuer Elemente und den automatischen Start eines Workflows bei Änderungen an Elementen deaktivieren können. Durch das Auswählen einer dieser Optionen wird die entsprechende Workflowstartoption in SharePoint deaktiviert.

Darüber hinaus sehen Sie die dem Workflow zugeordneten Formulare – das Zuordnungs- und Initiierungsformular (das gleiche Formular wird für beide Zwecke verwendet), und das Aufgabenformular. Dies sind InfoPath 2010-Formulare, die an dieser Stelle geöffnet und direkt im InfoPath-Formular-Editor angepasst werden können. Im Menüband können Sie die Parameter des Initiierungsformulars, die lokalen Variablen und die zugeordneten Spalten für den Workflow anpassen – diese werden alle verwendet, um im Workflowprozess Daten zu erfassen, zu speichern und abzurufen. Mithilfe des Menübands können Sie außerdem die zugeordneten Listen und Inhaltstypen ändern sowie die Workflows nach bzw. aus Visio 2010 ex- und importieren.

Wenn Sie tiefer in den Workflow gelangen und seine Definition und Logik anpassen möchten, wählen Sie Workflow bearbeiten in der Gruppe "Anpassung" aus.

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Genehmigungsaktivität im Workflow-Editor

Auf diesem Bildschirm wird der standardmäßige Workflow-Editor in SharePoint Designer 2010 angezeigt. Dies ist ein Vollbildarbeitsbereich, in dem Workflows aller Art erstellt und angepasst werden können. Normalerweise wird dieser Bereich verwendet, um benutzerdefinierte Workflows zur Automatisierung von Systemprozessen oder Workflows, die Daten auf der Grundlage einer sich ändernden Datenquelle automatisch aktualisieren, ändern oder verschieben, zu erstellen.

Im Fall des Genehmigungsworkflows enthält der Workflow nur eine Zeile, die den Genehmigungsprozess für ein bestimmtes Element mit einer Gruppe von Genehmigern (die beim Einrichten des Workflows festgelegt werden) startet.

SharePoint Designer-Workflows

Dies sieht vielleicht auf den ersten Blick recht einfach aus, diese eine Aktion "Genehmigungsprozess starten" ist jedoch eine zusammengesetzte Workflowaktion, in der Aufgabenhierarchie und Weiterleitungs-Kernlogik eines gesamten Genehmigungsprozesses enthalten sind. Tatsächlich stellt sie eine Workflowaktion mit mehreren Schichten und Verhalten dar, einschließlich Aufgabenzuweisungen, Weiterleitungsdetails und Datenanbindung an SharePoint-Inhalte.

Wenn Sie einen neuen Genehmigungsworkflow von Grund auf erstellen wollten, könnten Sie einfach diese Aktion "Genehmigungsprozess starten" aus dem Aktionskatalog hinzufügen und verfügten damit sofort über das Framework und die Logik für einen Genehmigungsprozess.

Zum Anzeigen und Bearbeiten der Inhalte dieses Genehmigungsworkflows klicken Sie auf den Link Genehmigung. Damit gelangen Sie zur Zusammenfassungsseite des Aufgabenprozesses.

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Zusammenfassungsseite für einen Aufgabenprozess

Auf der Zusammenfassungsseite für einen Aufgabenprozess werden alle dem Aufgabenprozess zugeordneten Objekte in der gleichen Weise aufgelistet, wie die Workflow-Zusammenfassungsseite alle dem Workflow zugeordneten Objekte darstellt. Sie können sich den Aufgabenprozess nahezu als einen Unterworkflow vorstellen, der in den Hauptworkflow verschachtelt ist. Die Zusammenfassungsseite des Aufgabenprozesses befindet sich in der Objekthierarchie eine Ebene unterhalb der Workflow-Zusammenfassungsseite.

Auf der Zusammenfassungsseite können Sie den Namen und den Besitzer ändern. Sie können angeben, dass Workflowaufgaben nur von Aufgabenempfängern und Prozessbesitzern geändert werden können. Sie können Neuzuweisung und Änderungsanforderungen für den Workflow zulassen. Sie können einzelne Felder für den Aufgabenabschluss hinzufügen und entfernen und das Aufgabenergebnis, wie "Genehmigen" und "Ablehnen", ändern.

SharePoint Designer-Workflows

Die wichtigsten Einstellungen befinden sich jedoch in der Gruppe "Anpassung", in der die Abschlussbedingungen des Workflows, das Verhalten einzelner Aufgaben und das Verhalten des gesamten Aufgabenprozesses geändert werden können. (Auch in diesem Abschnitt gibt es einen Link "Zurück zum Workflow", mit dem Sie einfach wieder zurück zum Workflow-Editor auf dem vorhergehenden Bildschirm gelangen.)

Zum Anpassen der Workflowverhalten und der Abschlussbedingungen wird der Aufgabenprozess-Editor verwendet – der wie ein Editor von Unterworkflows innerhalb des größeren Workflow-Editors von SharePoint Designer funktioniert. Im Aufgabenprozess-Editor blicken Sie in das Framework des Genehmigungsworkflows mit seinen Schichten von Aufgaben und Aufgabenprozessen, und an dieser Stelle können Sie jede beliebige Logik mithilfe der verfügbaren Workflowbefehle hinzufügen und anpassen.

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Ändern der Abschlussbedingungen für den Aufgabenprozess

Die erste verfügbare Option besteht im Ändern der Abschlussbedingungen für den Aufgabenprozess. Wenn Sie die Abschlussbedingungen für den Genehmigungsworkflow öffnen, werden alle Bedingungen angezeigt, die erfüllt sein müssen, damit der Workflow als abgeschlossen angesehen wird. Wenn beispielsweise die Anzahl der genehmigten Aufgaben mit der Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben übereinstimmt, wird die Variable "genehmigt" auf "Ja" festgelegt. Sie können hier weitere Logik einfügen, sodass ein anderer Satz Bedingungen erfüllt sein muss, damit der Workflow abgeschlossen wird, oder Sie können die vorhandenen Bedingungen an Ort und Stelle belassen.

Hinweis :  Über die standardmäßigen Workflowaktionen hinaus umfassen Genehmigungsworkflows eine Gruppe von Aufgabenverhaltensaktionen, die Sie verwenden können, um dem Workflow aufgabenspezifische Logik hinzuzufügen. Beispielsweise können Sie Aktionen zum Anfügen, Eskalieren und Senden neuer Aufgabenbenachrichtigungen einfügen.

SharePoint Designer-Workflows

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Ändern des Verhaltens einer einzelnen Aufgabe

Im Aufgabenprozess-Editor können Sie das Verhalten jeder Phase der einzelnen Aufgaben ändern. Insbesondere können Sie ändern, was beim Zuordnen einer Aufgabe geschieht, oder wenn sie aussteht, abläuft, gelöscht oder abgeschlossen wird. Im Genehmigungsworkflow wird die Logik angezeigt, die jeder dieser Phasen hinzugefügt wurde.

SharePoint Designer-Workflows

Wenn z. B. die Aufgabe abläuft – insbesondere, wenn die Aufgabe nach dem Fälligkeitsdatum unvollständig ist – sendet sie eine E-Mail-Benachrichtigung an die Person, der die aktuelle Aufgabe zugewiesen ist.

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Ändern des Verhaltens des Gesamtaufgabenprozesses

Über das Ändern des Verhaltens einzelner Aufgaben hinaus kann das Verhalten des gesamten Aufgabenprozesses, der die einzelnen Aufgaben verkapselt, geändert werden. Insbesondere können Sie ändern, was geschieht, wenn der Aufgabenprozess gestartet wird, wenn er ausgeführt wird (dies schließt "gelöscht" und "geändert" ein), wenn er abgebrochen und wenn er abgeschlossen wird. Im Genehmigungsworkflow sehen Sie, dass diesen Stufen des Workflows eine Menge weiterer Logik hinzugefügt wurde.

SharePoint Designer-Workflows

Beispielsweise geschehen verschiedene Dinge, wenn der Aufgabenprozess abgeschlossen wird. Wenn die Variable "genehmigt" den Wert "Ja" aufweist, wird der Workflowstatus auf "Genehmigt" festgelegt. Wenn der Parameter zur Inhaltsgenehmigung auf "Ja" festgelegt wurde, wird die Inhaltsgenehmigung für das Workflowelement auf "Ja" festgelegt. Dies sind nur kleine Beispiele für die Logik, die dem Gesamtaufgabenprozess hinzugefügt wurde.

Noch einmal: Sie können die vorhandene Logik auf dieser Stufe oder jeder anderen Stufe des Aufgabenprozesses ändern oder eigene Logik hinzufügen. Das Studium der vorhandenen Logik ist ein gutes Verfahren, das Erstellen und Anwenden von Workflowentwürfen zu lernen.

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Weitere Schritte

Die Genehmigungsworkflows in SharePoint 2010 können für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, von der informellen Inhaltsbegutachtung bis zu strukturierten Spesenabrechnungen, verwendet werden, da sie ähnlichen Weiterleitungsmustern folgen. Als solche können Sie die standardmäßigen Workflows ohne Änderungen verwenden, um diesen Bedürfnissen gerecht zu werden, indem Sie nur den Workflowtyp, die Genehmiger, die Fälligkeiten usw. ändern.

Unternehmen und Abteilungen können sich in dem stufenspezifischen Verhalten im Workflowprozess unterscheiden. An dieser Stelle können Sie SharePoint Designer 2010 und die enthaltenen Workflow-Editoren einsetzen, um neue Logik auf jeder Stufe des Prozesses hinzuzufügen und anzupassen, während die gemeinsamen Verhaltensweisen und der Unternehmens-Gesamtworkflow beibehalten werden.

Die beste Möglichkeit, in Genehmigungsworkflows einzusteigen, besteht darin, sie in Ihrem Unternehmen mit einer kleinen Gruppe von Genehmigern einzusetzen, die Formulare und E-Mails, die genehmigten Dokumente oder Elemente und die damit verbundenen Aufgaben und Verlaufslisten zu beobachten. Beginnen Sie dann mit Änderungen, und verwenden Sie im ersten Schritt SharePoint im Browser und später SharePoint Designer 2010.

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