Gleichzeitiges Bearbeiten von Business Contact Manager-Datensätzen

Sie können das gleiche Feld in mehreren Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätzen mit der Massenbearbeitung auf einfache Weise bearbeiten. Außerdem können Sie Verkaufschancen- und Geschäftsprojektdatensätze mit wenigen Mausklicks bearbeiten.

Die Massenbearbeitung ist beispielsweise zweckmäßig, wenn Sie einem neuen Mitarbeiter im Unternehmen eine große Gruppe mit Firmen zuordnen oder aber viele Datensätze mit Informationen in einem von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Feld aktualisieren möchten. Mithilfe der Massenbearbeitung können Sie auch Daten aus Datensätzen entfernen.

Wichtig :  Massenbearbeitungen können nicht rückgängig gemacht werden.

In diesem Artikel werden die verschiedenen Arten für die Massenbearbeitung von Datensätzen sowie die Einschränkungen beim Feature "Massenbearbeitung" beschrieben.

Inhalt dieses Artikels

Bearbeiten mehrerer Datensätze mit der Massenbearbeitung

Welche Typen von Datensätzen können mit der Massenbearbeitung bearbeitet werden?

Welche Informationen können nicht mit der Massenbearbeitung bearbeitet werden?

Bearbeiten mehrerer Datensätze mit der Massenbearbeitung

Sie können viele Datensätze und viele Typen von Feldern mithilfe der Massenbearbeitung bearbeiten, einschließlich Ihrer eigenen benutzerdefinierten Datensätze und benutzerdefinierten Felder.

Wenn ein bearbeitbares Feld für den momentan bearbeiteten Datensatztyp angezeigt werden kann, steht es bei Aktualisierungen im Dialogfeld Massenbearbeitung zur Verfügung. Wählen Sie dazu einfach das Feld aus, geben Sie die gewünschten Informationen ein, und klicken Sie auf OK.

Obwohl sich mit der Massenbearbeitung kein Feld aus einem Datensatz entfernen lässt, können Sie damit die im Feld eingegebenen Daten löschen.

Sie können mit der Massenbearbeitung jeweils nur ein Feld aktualisieren.

Hinweis :  Es werden nicht alle für die Massenbearbeitung geeigneten Felder in jedem Datensatz angezeigt. So enthält die Datenbank des Beispielunternehmens im Leadformular das benutzerdefinierte Feld Geschätzter Wert des Leads. Dieses Feld wird auch im Dialogfeld Massenbearbeitung aufgeführt, wenn Sie "Geschäftskontakte" ausgewählt haben, weil das Leadformular auf einem Geschäftskontaktdatensatz basiert.

In diesem Abschnitt

Hinzufügen, Bearbeiten oder Entfernen von Daten in mehreren Datensätzen

Abbrechen einer Massenbearbeitung

Hinzufügen, Bearbeiten oder Entfernen von Daten in mehreren Datensätzen

Zum Bearbeiten eines Felds in mehreren Datensätzen können Sie ein Standarddatenfeld oder ein benutzerdefiniertes Feld auswählen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

Kontaktverwaltung

Vertrieb

Marketing

Projektmanagement

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte mit den zu bearbeitenden Datensätzen.

  2. Klicken Sie auf die Datensätze, die Sie bearbeiten möchten.

    Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

    Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

  3. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf Massenbearbeitung.

    Schaltfläche 'Massenbearbeitung' im Menüband

    Tipp : Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Datensätze und dann auf Massenbearbeitung klicken.

  4. Klicken Sie im Feld Das Feld auswählen auf das zu bearbeitende Feld. Im Dialogfeld Massenbearbeitung werden alle bearbeitbaren Felder, einschließlich aller benutzerdefinierten Felder, aufgelistet, die im Formular angezeigt werden können. Die Felder werden in der Liste als Benutzerdefinierte Felder oder Integrierte Felder angezeigt.

    Fenster für Massenbearbeitung

  5. Wenn Sie Daten in einem Feld hinzufügen oder ändern möchten, klicken Sie auf die Option Festlegen. Klicken Sie dann auf die Daten, die im Feld für die ausgewählten Datensätze enthalten sein sollen, oder geben Sie die Daten ein. Bei Bedarf können Sie auf Diese Liste bearbeiten klicken, um die gewünschten Daten hinzuzufügen.

  6. Wenn Sie Daten aus einem Feld in den ausgewählten Datensätzen entfernen möchten, klicken Sie auf Den Wert löschen.

Warnung :  Gehen Sie äußerst vorsichtig vor. Diese Aktion lässt sich nur rückgängig machen, indem jeder einzelne betroffene Datensatz geöffnet wird und die gelöschten Daten erneut eingegeben werden. Sie können eine laufende Massenbearbeitung abbrechen, wenn dies rechtzeitig geschieht; allerdings wurden dann einige Datensätze bereits geändert.

  1. Klicken Sie auf OK, um die Bearbeitung abzuschließen, oder klicken Sie auf Abbrechen.

Abbrechen einer Massenbearbeitung

Wenn Sie sich während einer Massenbearbeitung anders entscheiden, können Sie diesen Vorgang möglicherweise abbrechen, bevor alle Datensätze geändert wurden.

Wichtig :  Wenn Sie eine Massenbearbeitung nach dem Start abbrechen, wurden einige der ausgewählten Datensätze bereits geändert. Es gibt keine Option zum Rückgängigmachen Um eine im Rahmen einer Massenbearbeitung vorgenommene Änderung rückgängig zu machen, müssen Sie die einzelnen Datensätze öffnen und jedes Feld manuell auf seinen ursprünglichen Wert zurückändern.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Massenbearbeitung wird ausgeführt auf Abbrechen.

  2. Klicken Sie bei der entsprechenden Eingabeaufforderung auf Ja, um den Vorgang abzubrechen und das Dialogfeld zu schließen.

Business Contact Manager für Outlook beendet sofort die Aktualisierung der ausgewählten Datensätze.

Welche Typen von Datensätzen können mit der Massenbearbeitung bearbeitet werden?

Die meisten Felder der meisten Datensatztypen können in Massen bearbeitet werden. Bei Marketingaktivitäten, Projektaufgaben und Kommunikationshistorienelementen ist dies jedoch nicht möglich.

Bei diesem Datensatztyp...

...können Sie jedes Feld bearbeiten mit Ausnahme von

Firmen

  • Kontoname   

  • Anzeigen als

  • Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift

Geschäftskontakte

  • Vollständiger Name

  • Speichern unter

  • Anzeigen als

  • Visitenkarte

  • Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift

Verkaufschancen

  • Liste Produkte und Dienste

  • Datensätze mit der Vertriebsphase Erledigt/Gewonnen oder Erledigt/Verloren

Geschäftsprojekte

  • Es werden keine Felder von der Massenbearbeitung ausgeschlossen

Welche Informationen können nicht mit der Massenbearbeitung bearbeitet werden?

Das Feature "Massenbearbeitung" ist ziemlich leistungsfähig, doch einige Elemente können nicht damit bearbeitet werden:

  • Mehrere Felder    Mit der Massenbearbeitung können nicht mehrere Felder in demselben Formular gleichzeitig aktualisiert werden. Es ist jedoch möglich, mehrere Felder in demselben Formular nacheinander zu bearbeiten.

  • Berechnete Felder    Mit der Massenbearbeitung können keine berechneten Felder, z. B. das Feld Erwarteter Umsatz im Formular "Verkaufschance", direkt festgelegt werden.

  • Eindeutige Felder    Felder, in denen eindeutige Werte eingegeben werden müssen, beispielsweise Namen oder Telefonnummern, können mit der Massenbearbeitung nicht bearbeitet werden.

  • Historienelemente    Sie können Datensätzen mithilfe der Massenbearbeitung keine neuen Kommunikationshistorienelemente hinzufügen.

  • Unterschiedliche Datensatztypen    Mithilfe der Massenbearbeitung können keine Felder in unterschiedlichen Datensatztypen geändert werden. So können Sie beispielsweise das Feld Bundesland/Kanton nicht gleichzeitig in Geschäftskontakt- und Firmendatensätzen bearbeiten.

  • Anlagen und Bilder    Die Massenbearbeitung gilt nur für Datensätze und kann nicht für Anlagen oder Bilder verwendet werden.

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