Genehmigen oder Ablehnen von Vorgangsaktualisierungen

Wenn Ressourcen ihren Vorgangsstatus aktualisieren und zur Genehmigung senden, können Sie diese Aktualisierungen genehmigen oder ablehnen, falls Sie über Genehmigungsberechtigungen verfügen. In Microsoft Office Project Web Access können Sie Regeln einrichten, um Vorgangsaktualisierungen zu genehmigen. Vorgangsaktualisierungen können aber auch manuell genehmigt oder abgelehnt werden.

Was möchten Sie tun?

Einrichten von Genehmigungsregeln

Genehmigen von Vorgangsaktualisierungen mithilfe von Regeln

Manuelles Genehmigen von Vorgangsaktualisierungen

Ablehnen von Vorgangsaktualisierungen

Überprüfen und Veröffentlichen von Genehmigungen und Ablehnungen

Einrichten von Genehmigungsregeln

Sie können Regeln zum Genehmigen bestimmter Vorgangsaktualisierungen, die Sie erhalten, einrichten. Diese Regeln können automatisch oder manuell ausgeführt werden. Wenn Sie eine große Anzahl von Ressourcen verwalten, können sich Regeln beim Genehmigen der Vorgangsaktualisierungen, die zu Ihren Projekten gehören, als hilfreich erweisen.

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen.

  2. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Regeln verwalten.

  3. Klicken Sie auf Neue Regel.

  4. Geben Sie im Abschnitt Name den Namen der neuen Regel in das Feld Name ein. Geben Sie anschließend eine kurze Beschreibung der neuen Regel in das Feld Beschreibung und Kommentare für Teammitglieder ein.

    Wenn eine Vorgangsaktualisierung basierend auf dieser Regel genehmigt wird, wird die Beschreibung an die Ressource gesendet, die die Vorgangsaktualisierung gesendet hat.

  5. Aktivieren Sie im Abschnitt Automatische Aktualisierungen das Kontrollkästchen Diese Regel automatisch ausführen, wenn diese Regel automatisch für alle Vorgangsaktualisierungen, die Sie erhalten, ausgeführt werden soll.

    Hinweis : Wenn Sie Regeln ausführen, um Vorgangsaktualisierungen automatisch zu genehmigen oder abzulehnen, werden die Vorgangsaktualisierungen von den Regeln direkt auf die Entwurfsversion des Projekts angewendet.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Anfragearten die Anfragearten aus, die von der Regel angenommen werden sollen.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen Vorgangsaktualisierungen aktivieren, müssen Sie unbedingt auswählen, welche Vorgangsaktualisierungen von der Regel angenommen werden sollen:

    • Alle Aktualisierungen      Mit dieser Option werden von der Regel alle Vorgangsaktualisierungen genehmigt, die Sie erhalten.

    • Wenn das aktualisierte Feld mit einem Feld im veröffentlichten Projekt übereinstimmt      Mit dieser Option werden von der Regel Vorgangsaktualisierungen in bestimmten Feldern zugelassen, wenn die Aktualisierungen mit den geplanten Projektdaten übereinstimmen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, müssen Sie auch Optionen in den Listen Aktualisiertes Feld, Operator und Veröffentlichtes Feld auswählen.

      Wenn z. B. die Regel Vorgangsaktualisierungen annehmen soll, falls die aktuelle Arbeit der Ressource an der Arbeitszuordnung der geplanten Arbeit entspricht, die derzeit im Projekt erfasst ist, wählen Sie Zuordnung aktuelle Arbeit in der Liste Aktualisiertes Feld aus, wählen Sie Gleich in der Liste Operator aus, und wählen Sie Zuordnungsarbeit in der Liste Veröffentlichtes Feld aus.

    • Wenn das aktualisierte Feld mit einem angegebenen Wert übereinstimmt      Mit dieser Option werden von der Regel Vorgangsaktualisierungen in bestimmten Feldern genehmigt, wenn die Aktualisierungen mit einem bestimmten Wert übereinstimmen. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, müssen Sie auch Optionen in den Listen Aktualisiertes Feld und Operator auswählen sowie Daten in das Feld Wert eingeben.

      Wenn z. B. die Regel Vorgangsaktualisierungen annehmen soll, falls der aktualisierte Endtermin für den Vorgang vor einem bestimmten Datum liegt, wählen Sie Vorgangsendtermin in der Liste Aktualisiertes Feld aus, wählen Sie Kleiner oder gleich in der Liste Operator aus, und geben Sie das Datum in das Feld Wert ein.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Projekte auf Alle meine aktuellen und zukünftigen Projekte, damit von der Regel Vorgangsaktualisierungen in allen Ihren Projekten angenommen werden können, oder klicken Sie auf Spezifische Projekte, um Vorgangsaktualisierungen nur in bestimmten Projekten anzunehmen.

    Wenn Sie auf Spezifische Projekte klicken, klicken Sie im Feld Verfügbare Projekte auf ein Projekt, das Sie in die Regel einschließen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Projekte in der Zukunft, wenn Sie alle Projekte, die in Zukunft erstellt werden, hinzufügen möchten.

    Tipp : Wenn Sie der Regel ein Projekt hinzugefügt haben, das nicht mehr darin eingeschlossen werden soll, können Sie im Feld Ausgewählte Projekte auf das Projekt und dann auf Entfernen klicken.

  8. Klicken Sie im Abschnitt Ressourcen unter Von der Regel werden Anfragen von diesen Ressourcen akzeptiert auf Alle meine aktuellen und zukünftigen Ressourcen, damit von der Regel Vorgangsaktualisierungen von allen Ihren Ressourcen angenommen werden können, oder klicken Sie auf Spezifische Ressourcen, um Vorgangsaktualisierungen nur von bestimmten Ressourcen anzunehmen.

    Wenn Sie auf Spezifische Ressourcen klicken, klicken Sie im Feld Verfügbare Ressourcen auf eine Ressource, die Sie in die Regel einschließen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Ressourcen in der Zukunft, wenn Sie alle Ressourcen, die in Zukunft Vorgängen in Ihren Projekten zugewiesen werden, hinzufügen möchten.

    Tipp : Wenn Sie der Regel eine Ressource hinzugefügt haben, die nicht mehr darin eingeschlossen werden soll, können Sie im Feld Ausgewählte Ressourcen auf die Ressource und dann auf Entfernen klicken.

  9. Wenn Sie das Kontrollkästchen Alle Vorgangsneuzuordnungsanfragen im Abschnitt Anforderungsarten aktiviert haben, weist der Abschnitt Ressourcen auch eine Neuzuordnungseinstellung auf. Klicken Sie unter Von der Regel werden Neuzuordnungen an diese Ressourcen akzeptiert auf Alle meine aktuellen und zukünftigen Ressourcen, damit von der Regel Vorgangsneuzuordnungen von allen Ihren Ressourcen angenommen werden können, oder klicken Sie auf Spezifische Ressourcen, um Neuzuordnungen nur von bestimmten Ressourcen anzunehmen.

    Wenn Sie auf Spezifische Ressourcen klicken, klicken Sie im Feld Verfügbare Ressourcen auf eine Ressource, die Sie in die Regel einschließen möchten, und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Ressourcen in der Zukunft, wenn Sie alle Ressourcen, die in Zukunft Vorgängen in Ihren Projekten zugewiesen werden, hinzufügen möchten.

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Genehmigen von Vorgangsaktualisierungen mithilfe von Regeln

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen.

    Hinweis : Wenn keine Aktualisierungen zur Genehmigung ausstehen, wird auf der Seite Vorgangsaktualisierungsanfragen ein Hinweis angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Aktionen und dann auf Regeln verwalten.

  3. Klicken Sie auf die Regel, die Sie ausführen möchten, um Vorgangsaktualisierungen zu genehmigen, und klicken Sie dann auf Regel ausführen.

    Klicken Sie auf Alle Regeln ausführen, wenn Sie alle von Ihnen definierten Regeln ausführen möchten.

Klicken Sie nach dem Ausführen der Regeln auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen, um die restlichen Vorgangsaktualisierungen zu überprüfen und jene Aktualisierungen manuell zu genehmigen oder abzulehnen, die von einer Regel nicht genehmigt wurden.

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Manuelles Genehmigen von Vorgangsaktualisierungen

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Vorgangsaktualisierung, die Sie genehmigen möchten.

    Wenn Sie alle Vorgangsaktualisierungen in einem bestimmten Projekt genehmigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Projekt.

    Wenn Sie alle aufgelisteten Vorgangsaktualisierungen genehmigen möchten, klicken Sie auf Alles markieren.

    Tipp : Klicken Sie nach der Auswahl der Vorgangsaktualisierungen auf Vorschau, um anzuzeigen, wie sich durch das Genehmigen der Vorgangsaktualisierungen die Arbeitswerte und Datumsangaben für Ihr Projekt bzw. Ihre Projekte ändern. Die Vorschau beinhaltet mehrere Ansichten, damit Sie die Auswirkungen der Änderungen überprüfen und mit den aktuellen Daten vergleichen können.

  3. Klicken Sie auf Annehmen, um die ausgewählten Vorgangsaktualisierungen zu genehmigen.

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Ablehnen von Vorgangsaktualisierungen

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Vorgangsaktualisierung, die Sie ablehnen möchten.

    Wenn Sie alle Vorgangsaktualisierungen in einem bestimmten Projekt ablehnen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben diesem Projekt.

    Wenn Sie alle aufgelisteten Vorgangsaktualisierungen ablehnen möchten, klicken Sie auf Alles markieren.

  3. Klicken Sie auf Ablehnen, und geben Sie eine Erläuterung für die Ablehnung in das Feld im Dialogfeld Bestätigung ein.

    Die Ressource, die die Vorgangsaktualisierung gesendet hat, sieht einen Indikator Schaltflächensymbol auf der Seite Vorgangscenter. Die Ressource kann Ihre Erläuterung überprüfen, um herauszufinden, weshalb die Vorgangsaktualisierung abgelehnt wurde.

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Überprüfen und Veröffentlichen von Genehmigungen und Ablehnungen

Nachdem Sie Vorgangsaktualisierungen genehmigt oder abgelehnt haben, können Sie alle genehmigten Aktualisierungen im Projektplan veröffentlichen.

  1. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste unter Genehmigungen auf Vorgangsaktualisierungen.

  2. Klicken Sie auf Gehe zu, und klicken Sie anschließend auf Angewendete Anfragen und Fehler.

    Tipp : Wenn eine Aktualisierung, die Sie veröffentlichen möchten, nicht auf der Seite Angewendete Vorgangsaktualisierungsanfragen und Fehler aufgeführt ist, befindet sie sich möglicherweise in der Serverwarteschlange, oder das Projekt ist momentan ausgecheckt. Klicken Sie auf Gehe zu und dann auf Überprüfte Anfragen, um die Vorgangsaktualisierungen anzuzeigen, die Sie genehmigt haben, die aber noch nicht zum Veröffentlichen bereit sind.

  3. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

  4. Wählen Sie das Projekt, in dem Sie die Aktualisierungen veröffentlichen, aus der Liste Projekt aus, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

    Tipp : Auf der Seite Angewendete Vorgangsaktualisierungsanfragen und Fehler finden Sie einen Verlauf Ihrer Genehmigungen und Ablehnungen, einschließlich möglicher Fehler, die während des Genehmigungsprozesses aufgetreten sind. Elemente in diesem Verlauf können Sie jederzeit löschen, indem Sie das Kontrollkästchen links von einer Aktualisierung aktivieren und dann auf Löschen klicken. Durch das Löschen eines Elements aus dem Verlauf werden die Aktualisierungen nicht aus dem Projekt entfernt.

Warum kann ich einige Aktionen in Project Web Access nicht durchführen?

In Abhängigkeit von den bei der Anmeldung zu Project Web Access eingestellten Berechtigungen, werden manche Funktionen nicht angezeigt und Sie können sie möglicherweise nicht nutzen. Auch weicht der Inhalt mancher Seiten von dem dokumentierten Inhalt ab, wenn nämlich Ihr Serveradministrator zwar Project Web Access nicht aber die Hilfe entsprechend angepasst hat.

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