Gemeinsame Nutzung von Daten in Access 2010 und Outlook 2010

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Es gibt drei Hauptmöglichkeiten, um Kontaktdaten in Microsoft Access 2010 und Microsoft Outlook 2010 gemeinsam zu nutzen:

  • Verknüpfte Tabelle    Zum Herstellen einer Verbindung zwischen einer Access 2010 Webdatenbank und einen Ordner Outlook 2010 erstellen Sie eine verknüpfte Tabelle in Access, die den Ordner als Datenquelle verwendet. Änderungen an der Outlook-Daten werden in Access angezeigt.

    Wichtig :  Wenn Outlook-Ordnerdaten über eine verknüpfte Tabelle in Access aktualisiert werden, können Fehler auftreten. Wenden Sie sich an Ihren E-Mail-Administrator, wenn Sie Outlook-Daten über Access ändern möchten.

  • Importieren    Zum Verwenden von Outlook-Daten in Access bei nachfolgenden Daten Änderungen in Outlook nicht in Access angezeigt werden müssen, importieren Sie die Daten aus Outlook in Access.

  • Exportieren    Um die Access-Daten in Outlook verwenden, wenn Daten nachfolgenden Änderungen in Access nicht in Outlook angezeigt werden müssen, exportieren Sie die Daten aus Access in eine Textdatei, und klicken Sie dann importieren Sie die Daten aus der Textdatei in Outlook.

Access 2010 bietet auch eine Möglichkeit, Daten mit E-Mail-Nachrichten zu sammeln. Darüber hinaus stehen Datenbankvorlagen zur Verfügung, mit denen Kontakte verwaltet werden können. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie im Abschnitt Weitere Optionen.

Inhalt dieses Artikels

Erstellen einer Verknüpfung mit einem Outlook-Ordner

Importieren von Kontaktdaten aus Outlook in Access

Exportieren von Daten in eine Textdatei und Importieren der Daten in Outlook

Schritt 1: Exportieren von Access-Kontaktinformationen als Textdatei

Schritt 2: Importieren der Textdatei in Outlook

Zusätzliche Hilfe beim Zuordnen benutzerdefinierter Felder

Weitere Optionen

Erstellen einer Verknüpfung mit einem Outlook-Ordner

  1. Öffnen Sie die Datenbank, in der Sie eine Verknüpfung mit einem Outlook-Ordner erstellen möchten.

Hinweis :  Sie können in einer Webdatenbank eine verknüpfte Tabelle erstellen. Allerdings können Sie die verknüpfte Tabelle nicht verwenden, um Objekte zu erstellen, die in einem Webbrowser verwendet werden können. Wenn Sie in einer Webdatenbank eine verknüpfte Tabelle verwenden möchten, müssen Sie die Datenbank zuerst mit Access öffnen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Weitere und dann auf Outlook-Ordner.

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

  1. Klicken Sie auf Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle, indem Sie eine verknüpfte Tabelle erstellen, und klicken Sie dann auf OK.

  2. Wählen Sie den Outlook-Ordner aus, zu dem Sie eine Verknüpfung herstellen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Geben Sie im nächsten Fenster im Feld Verknüpfte Tabelle einen Namen für die verknüpfte Tabelle ein (oder übernehmen Sie den Standardnamen). Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Der Assistent soll den Namen des MAPI-Profils zusammen mit der verknüpften Tabelle speichern, um die Sicherheit zu erhöhen.

  4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die verknüpfte Tabelle zu erstellen.

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Importieren von Kontaktdaten aus Outlook in Access

  1. Öffnen Sie die Datenbank, in die Sie Outlook-Kontaktdaten importieren möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Importieren und Verknüpfen auf Weitere und dann auf Outlook-Ordner.

Das Dialogfeld Externe Daten wird geöffnet.

  1. Klicken Sie auf Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank und dann auf OK.

  2. Wählen Sie den Outlook-Ordner mit den Daten aus, die Sie importieren möchten, und klicken Sie dann auf Weiter.

  3. Im nächsten Fenster werden die Felder, die der Outlook-Ordner enthält, mit den jeweiligen Importoptionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

Für jedes Feld gibt es die folgenden Optionen:

  • Feldname Sie können den Namen ändern, der in Access für das Feld verwendet wird, indem Sie den gewünschten Namen in dieses Feld eingeben.

  • Datentyp Access weist jedem Feld einen Datentyp zu. Sie können jedoch einen anderen Datentyp angeben, indem Sie ihn in dieser Liste auswählen.

  • Indiziert Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um in Access einen Index für das Feld zu erstellen. Ein Index beschleunigt Lesevorgänge, verlangsamt aber Aktualisierungsvorgänge. Erstellen Sie einen Index, wenn die Daten voraussichtlich öfter gelesen als geändert werden.

  • Feld nicht importieren Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Feld aus dem Importvorgang auszuschließen.

  • Können Sie wählen Sie ein Feld verwenden oder einen Primärschlüssel nicht erstellen, auf dem nächsten Bildschirm Access Angebote zum Erstellen eines Felds für den Primärschlüssel verwendet werden soll. Ein Primärschlüssel vereinfacht das Erstellen von Beziehungen zwischen Tabellen, und auch enthält einen Index – welche ist, lesen die Daten schneller und Aktualisieren von Daten verlangsamt. Alle Werte in einem Primärschlüsselfeld muss eindeutig sein.

    • Klicken Sie auf Primärschlüssel soll von Access hinzugefügt werden, wenn Sie kein Feld auswählen möchten, das in Access als Primärschlüssel verwendet wird, und Sie nicht sicher sind, ob mit der importierten Tabelle Beziehungen erstellt werden .

    • Klicken Sie auf Eigenen Primärschlüssel auswählen, wenn ein importiertes Feld als Primärschlüssel verwendet werden soll, und wählen Sie das Feld anschließend im Listenfeld aus.

    • Klicken Sie auf Kein Primärschlüssel, wenn Sie sicher sind, dass Sie keine Beziehungen mit der importierten Tabelle erstellen.

  • Geben Sie im letzten Fenster im Feld Importieren in Tabelle einen Namen für die importierte Tabelle ein (oder übernehmen Sie den Standardnamen).

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Exportieren von Daten in eine Textdatei und Importieren der Daten in Outlook

Schritt 1: Exportieren von Access-Kontaktinformationen als Textdatei

  1. Klicken Sie im Access-Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage mit den Kontaktinformationen, die importiert werden sollen, zeigen Sie auf Exportieren. und klicken Sie dann auf Textdatei.

  2. Notieren Sie sich den im Dialogfeld Exportieren - Textdatei von Access vorgeschlagenen Dateinamen und Speicherort. Klicken Sie auf OK, um die Standardwerte zu übernehmen. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen anderen Speicherort für die Datei auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK. Aktivieren Sie keines der Kontrollkästchen unter Geben Sie die Exportoptionen an.

  3. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld Textexport-Assistent, dass Mit Trennzeichen ausgewählt ist, und klicken Sie auf Weiter.

  4. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten Tabulatorzeichen als Trennzeichen aus, und aktivieren Sie das KontrollkästchenFeldnamen in erste Zeile einbeziehen.

  5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

  6. Klicken Sie auf Schließen, ohne die Exportschritte zu speichern, und beenden Sie anschließend Access.

Im nächsten Schritt wird die Textdatei in Outlook importiert. Entscheiden Sie bevor Sie fortfahren, Outlook-Ordner, dass Sie die Kontakte in importieren möchten. Viele Outlook-Benutzer haben nur einen Kontaktordner. Wenn Sie die Kontakte in eine neue Outlook-Ordner importieren möchten, müssen Sie diesen Ordner erstellen, bevor Sie dieses Verfahren beginnen. Informationen zum Erstellen eines Outlook-Ordners finden Sie unter Erstellen eines Ordners.

Schritt 2: Importieren der Textdatei in Outlook

  1. Klicken Sie in Outlook 2010 auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Öffnen, und klicken Sie dann auf importieren.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Import/Export-Assistent die Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie Tabulatorgetrennte Werte (Windows) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Datei importieren klicken Sie auf Durchsuchen, klicken Sie auf die TXT-Datei, die Sie im vorangehenden Verfahren erstellt haben, und klicken Sie dann auf OK.

  6. Wenn der Zielordner Outlook bereits Kontakte enthält, handelt es sich bei einigen importierten Kontakten möglicherweise um Duplikate. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate verarbeitet werden sollen.

    • Klicken Sie auf Duplikate durch importierte Elemente ersetzen, wenn die importierten Kontakte vollständiger oder aktueller sind als die Kontakte im Outlook-Ordner.

    • Klicken Sie auf Erstellen von Duplikaten zulassen, wenn Sie nicht sicher sind, welche Kontakte vollständiger oder aktueller sind, und Sie alle Kontakte in der Textdatei unabhängig davon importieren möchten, ob es sich um Duplikate handelt. Nach dem Importvorgang können Sie die Kontakte in Outlook überprüfen und die Kontakte löschen, die Sie nicht behalten möchten.

    • Klicken Sie auf Keine Duplikate importieren, wenn Sie der Meinung sind, dass die Kontakte in Outlook vollständiger und aktueller sind.

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Kontaktordner, in den die Kontaktinformationen importiert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  9. Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um zu prüfen oder zu ändern, wie die Kontaktinformationen im Outlook-Ordner gespeichert werden. Dieser Schritt ist optional, sollte aber durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die importierten Daten in Outlook den richtigen Feldern zugeordnet werden.

    Aktivieren Sie unter Die folgenden Aktionen werden ausgeführt das Kontrollkästchen neben dem Importvorgang, wenn die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen nicht verfügbar ist.

    Weitere Informationen zum Zuordnen von benutzerdefinierten Feldern finden Sie im folgenden Abschnitt.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Zusätzliche Hilfe beim Zuordnen benutzerdefinierter Felder

  1. Überprüfen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen die Standardzuordnung in der Liste Zu auf der rechten Seite.

    Wenn Sie zusätzliche Felder in der Liste anzeigen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen (+)(+) neben dem Feld. Beispielsweise, um die Felder für vor- und Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen (+)(+) neben dem Namen.

  2. Klicken Sie auf Abbrechen, wenn die Feldzuordnung richtig zu sein scheint, um zum Assistenten Datei importieren zurückzukehren. Führen Sie andernfalls die folgenden Schritte durch, um die Zuordnung zu ändern:

    • Um ein Feld in der Textdatei einem Feld im Outlook-Zielordner zuzuordnen, ziehen Sie das Feld aus der linken Liste (Von) in das entsprechende Feld in der rechten Liste (Zu).

    • Um ein Feld aus der Zuordnung zu entfernen, ziehen Sie es aus der rechten Liste (Zu) in die linke Liste (Von).

    • Zum Entfernen der Zuordnung klicken Sie auf Zuordnung löschen.

    • Um die ursprüngliche Zuordnung zurückzusetzen, klicken Sie auf Standardzuordnung.

    • Um weitere Einträge im Feld Von anzuzeigen, klicken Sie auf Zurück oder auf Weiter.

  3. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie die Felder zugeordnet haben.

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Weitere Optionen

Datensammlung per E-Mail:

Datenbankvorlagen:

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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