Gelegentliche Schwierigkeiten: Grenzen von Outlook

Das ist jedem schon einmal passiert: Plötzlich lässt Ihr Computer nicht zu, dass Sie eine Aktion ausführen, die für den Abschluss Ihrer aktuellen Aufgabe (immer) ganz besonders wichtig ist. Sie suchen dann einige Sekunden lang mental nach einer Erklärung dafür, schauen dann zornig auf den Bildschirm und fragen anklagend: "Warum geht das jetzt nicht?"

In den meisten Fällen handelt es sich nur um einen verfahrenstechnischen Fehltritt, aber manchmal können Sie nicht tun, was Sie tun müssten, weil es – nun ja – einfach nicht geht.

Outlook kann schon eine Menge. Es gibt Leute, die ihr ganzes Leben mit Outlook verwalten und fast alle Lebensbereiche mit den Kommunikations- und Planungsfunktionen von Outlook organisieren. Es gibt jedoch einige Dinge, die in Outlook nicht möglich sind. Und in einigen Fällen ist das auch durchaus beabsichtigt. Gelegentlich sind es aber auch Dinge, die die ansonsten sehr gründlich arbeitenden Entwickler und Planer von Outlook nicht vorhergesehen haben. Es gibt nicht viele solcher Hürden für die Produktivität, aber mit einigen davon möchten wir uns hier befassen. Möglicherweise finden Sie hier auch eine Erläuterung dafür, warum Sie bei Ihrem Computerproblem die obige Frage gestellt haben.

Einige Stellen in Outlook, an denen es "klemmt"

Organisieren von Besprechungen

Ansichten und Ordner

Verteilerlisten und E-Mails

Wir fühlen mit Ihnen

Organisieren von Besprechungen

Die zentrale Aufgabe von Outlook ist das Strukturieren und Organisieren. Aus diesem Grund werden von Besprechungsteilnehmern bestimmte Dinge erwartet, und noch höhere Erwartungen werden an Besprechungsorganisatoren gestellt.

  • Die Rolle des Organisators ist nicht übertragbar.

    Nachdem jemand eine Besprechung organisiert hat, ist diese Person der Organisator, bis die Besprechung beendet wird. Es kann keine andere Person die Rolle des Besprechungsorganisators übernehmen, wenn der ursprüngliche Organisator nicht teilnehmen kann. Die einzige Problemumgehung besteht darin, die ursprüngliche Besprechung zu löschen und neue Einladungen zu versenden. Das ist ein großes und komplexes Problem, und es erfordert entwurfs- und programmiertechnischen Aufwand, um das in den Griff zu kriegen.

  • Die Besprechung bleibt im Kalender des Organisators.

    Die Besprechung kann nicht aus dem Kalender des Organisators gelöscht werden, selbst dann nicht, wenn dem Organisator die Teilnahme nicht möglich ist, weil der Organisator die einzige Person ist, die Änderungen an der Besprechung vornehmen kann. Diese Hürde wurde speziell für Outlook 2007 konzipiert und darin implementiert.

  • Besprechungen, die Sie ablehnen, sind nicht existent.

    Wenn Sie eine Besprechung ablehnen, wird sie nicht mehr in Ihrem Kalender angezeigt. Wenn Sie alle Besprechungen Ihrer Gruppe nachverfolgen möchten, müssen Sie nach einer anderen Möglichkeit suchen, wie Sie abgelehnte Besprechungen anzeigen/berücksichtigen können.

  • Bei einer Besprechungseinladung handelt es sich um eine separate E-Mail.

    Aktuell ist es nicht möglich, auf eine E-Mail-Nachricht mit einer Besprechungsanfrage zu antworten. Das ist für viele Benutzer frustrierend.

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Ansichten und Ordner

Sie können viele Teile von Outlook anpassen, es gibt jedoch ein paar Bereiche, für die Einschränkungen gelten.

  • Ordnerlisten sind alphabetisch sortiert.

    Im Navigationsbereich ganz links in Outlook können Sie Ihre "Favoritenordner" in E-Mail sowie die Verknüpfungsschaltflächen im unteren Bereich, mit denen Sie zwischen Outlook-Funktionen wechseln können, beliebig neu anordnen. Aber die unter "E-Mail-Ordner" und "Ordnerliste" angezeigte Liste – einschließlich "Posteingang", "Entwürfe", "Gesendete Elemente" und "Gelöschte Elemente" und der von Ihnen erstellten Organisationsordner – ist alphabetisch sortiert, und das kann auch nicht geändert werden. Wenn Sie sich die Mühe machen möchten, können Sie Ihre Ordner umbenennen. Beachten Sie dabei aber die Outlook-Funktionalität (benennen Sie beispielsweise den "Posteingang" nicht um) und alle Regeln, die Sie eingerichtet haben.

  • Jeder Ordner verfügt über eine eigene Ansicht.

    Sie können die Ansicht für jeden Ihrer Ordner ändern, sodass Ihr Posteingang anders aussieht als Ihre Ordner "Gesendete Elemente" oder die persönlichen Ordner. Sie können die Ansicht aber nur für jeden Ordner einzeln ändern, d. h. Sie können nicht in einem Schritt Änderungen an mehreren Ordnern vornehmen.

  • Die Schriftart des Navigationsbereichs kann nicht geändert werden.

    Das Format, die Größe und die Farbe der Ordner in Ihrer Ordnerliste können nicht geändert werden. Tut uns leid!

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Verteilerlisten und E-Mails

Die Welt dreht sich heutzutage um E-Mail, und das ist ein Bereich, in dem Outlook glänzt. Dennoch gibt es immer noch Verbesserungsmöglichkeiten und Features, von denen Benutzer noch träumen.

  • Verteilerlisten stammen aus den Kontakten.

    Es wäre praktisch, wenn man den Absender einer E-Mail direkt zu einer Verteilerliste hinzufügen könnte, beispielsweise wenn jemand auf ein Angebot zum Abonnieren eines E-Mail-Newsletters antwortet. In Outlook werden Verteilerlisten jedoch aus Ihren Kontakten erstellt, daher müssen Sie also den Absender zuerst zu einem Adressbuch in den Kontakten hinzufügen. Wenn Sie Ihre Kontakte lieber nicht mischen möchten, können Sie ein Adressbuch speziell für diesen Zweck anlegen, indem Sie im Ordner "Kontakte" einen neuen Ordner erstellen.

  • Kontakte sind Einzelpersonen.

    Wie Sie zuvor in diesem Artikel erfahren haben, müssen Sie die Absender von E-Mails zuerst zu den Kontakten hinzufügen, bevor sie einer Verteilerliste hinzugefügt werden können. Wäre es nicht äußerst praktisch, nach solchen Absendern suchen und diese geschlossen zu den Kontakten hinzufügen zu können? Natürlich wäre es das! Aber in Outlook können Sie die Absender von E-Mails nur einzeln zu den Kontakten hinzufügen.

  • Jede Nachricht wird nur einmal gesendet.

    Einige Personen würden gerne eine wiederkehrende Nachricht einrichten, um beispielsweise Erinnerungen zu senden. Outlook selbst bietet diese Möglichkeit nicht, es gibt jedoch Add-Ins von Drittanbietern, die diese Funktion ermöglichen.

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Wir fühlen mit Ihnen

Wir wissen um die Frustration, die von derartigen Hürden verursacht werden kann. Die Mitglieder des Outlook-Planungs- und Entwicklungsteams nehmen die Beschwerden und Kommentare zu diesen Hürden zur Kenntnis, und einige Vorschläge werden ggf. für Änderungen in zukünftigen Versionen von Outlook berücksichtigt. Bis dahin hoffen wir, dass dieser Artikel Ihnen hilft, in Zukunft einige Wutausbrüche zu vermeiden. Denn wir möchten wirklich nicht, dass Sie Ärger mit Ihrem Computer haben und den Bildschirm anschreien.

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