Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn Ihre Organisation Aufgaben erledigt, bei denen die gemeinsame Nutzung von Dokumenten oder die direkte Zusammenarbeit mit Lieferanten, Klienten oder Kunden erforderlich ist, können Sie über die SharePoint Online-Features für externe Freigabe Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, die nicht über Lizenzen für Ihr Microsoft Office 365-Abonnement verfügen.

Hierfür stehen Ihnen drei Methoden zur Verfügung:

  • Sie können eine gesamte Website freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto bei Ihrer Website anzumelden.

  • Sie können einzelne Dokumente freigeben, indem Sie externe Benutzer einladen, sich mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto bei Ihrer Website anzumelden.

  • Sie können den Benutzern einen Gastlink senden oder diesen posten, über den einzelne Dokumente auf Ihrer Website anonym aufgerufen werden können.

Hinweis : Nur eine Person möglicherweise melden Sie sich zum Zugreifen auf Ihre Website oder ein Dokument mit einer Einladung, die Sie senden. Die Person, die Ihre Einladung wird möglicherweise jedoch entscheiden, nicht verwenden und stattdessen die Einladung an eine andere Person, die dann anmelden kann, sich mit ihrem Microsoft-Konto oder Firmenkonto Zugriff auf die Website oder ein Dokument weiterleiten.

Hinweis :  Der globale Administrator muss die externe Freigabe aktivieren und die entsprechenden Berechtigungen festlegen, bevor Sie Websites oder Dokumenten freigeben können. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

Was ist ein externer Benutzer?

Ein externer Benutzer ist eine Person außerhalb Ihrer Organisation, die auf Ihre SharePoint Online-Websites und Dokumente zugreifen kann, aber keine Lizenz für Ihr SharePoint Online- oder Microsoft Office 365-Abonnement besitzt. Externe Benutzer sind weder Mitarbeiter, noch Vertragsnehmer oder Vor-Ort-Vertreter für Sie oder Ihre Partner.

Externe Benutzer erben die Nutzungsrechte des SharePoint Online-Kunden, der sie zur Zusammenarbeit einlädt. Wenn eine Organisation also einen E3 Enterprise-Plan erwirbt und eine Website erstellt, auf der Enterprise-Features bereitgestellt werden, erhält der externe Benutzer das Recht, die Enterprise-Features in der Website zu verwenden und/oder anzuzeigen, für die er eine Einladung erhalten hat. Externe Benutzer können zwar als erweiterte Projektmitglieder eingeladen werden und dann auf der Website eine breite Palette von Aktionen durchführen, verfügen jedoch nicht über exakt die gleichen Fähigkeiten wie die Inhaber einer vollständigen, bezahlten Lizenz in Ihrer Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten der externen Freigabe für Ihre SharePoint Online-Umgebung.

Freigeben einer Website

Wenn Sie eine Website für externe Benutzer freigeben, senden Sie den Benutzern eine Einladung, über die sie sich bei Ihrer Website anmelden können. Diese Einladung kann an eine beliebige E-Mail-Adresse gesendet werden. Wenn der Empfänger die Einladung annimmt, meldet er sich entweder mit einem Microsoft-Konto oder einem Unternehmens- oder Schulkonto an. Beim Freigeben einer Website können Sie die Berechtigungen der Person für die Website auswählen.

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um eine Website für externe Benutzer freigeben zu können.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Website, die Sie für externe Benutzer freigeben möchten.

  4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf Freigeben.

    Abbildung des Befehls 'Freigeben' in der oberen rechten Ecke des Bildschirms

  5. Geben Sie die Namen der externen Benutzer, die Sie einladen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Freigeben. Beispiel: someone@outlook.com oder someone@contoso.com.

    Hinweis : Sie können auch den Befehl Freigeben verwenden, internen lizenzierten Benutzerzugriff auf eine Website gewähren. Wenn Sie dies tun möchten, geben Sie einfach die Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten.

  6. Klicken Sie auf Freigeben.

    Hinweis : Wenn Sie eine Fehlermeldung zur Inkonsistenzsuche Benutzer erhalten, wenn Sie einen Namen und e-Mail-Adresse eingeben, wird möglicherweise Ihrer Website für externe Benutzer zulassen nicht aktiviert sein. Wenden Sie sich an den Administrator, um ihn zu aktivieren.

  7. Geben Sie eine Nachricht ein, die mit der Einladung gesendet werden soll.

  8. Standardmäßig wird eine e-Mail-Einladung automatisch gespeichert. Wenn Sie um die e-Mail-Einladung zu deaktivieren, klicken Sie auf Optionen anzeigen, und deaktivieren Sie eine e-Mail-Einladung senden

Standardmäßig werden alle Einladungen für externe Benutzer gesendete in 90 Tagen ablaufen. Wenn eine eingeladene die Einladung innerhalb von 90 Tagen nicht akzeptiert und Sie weiterhin verwenden, dass diese Person zu Ihrer Website zugreifen möchten, müssen Sie eine neue Einladung senden.

Wenn die externen Benutzer ihre Einladungen erhalten, wählen sie eine Schaltfläche, die sie zu einer Seite, melden Sie sich diese bei SharePoint Online-Website mit einem Microsoft-Konto oder einem Firmen- oder Schulkonto akzeptiert. Wenn der Benutzer mindestens ein Microsoft-Konto besitzen, können sie für eine kostenlose Microsoft-Kontoanmelden.

Freigeben eines Dokuments durch Senden oder Posten eines anonymen Gastlinks

Sie können einen anonymen Gastlink erstellen und dann den Link mithilfe eines Ihnen zusagenden Mediums freigeben. Posten Sie ihn beispielsweise auf einer sozialen Medienseite, oder fügen Sie ihn in eine E-Mail ein. Sie können einen Gastlink erstellen, der Berechtigungen zum Bearbeiten oder nur zum Anzeigen bereitstellt.

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte ... neben dem Dokument, und klicken Sie dann auf Freigeben.

    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Freigeben auf Link abrufen.

  5. Wählen Sie den Typ der Berechtigung, die Sie gewähren möchten: beschränkt, Link, Link anzeigen oder Link bearbeiten.
    Einen gastlink URL erstellt wird.

  6. Wählen Sie die Gastlink-URL aus, und kopieren Sie sie.
    Einen anonymen Gastlink erstellen und diesen kopieren
    Sie können die Gastlink-URL jetzt in die Medien Ihrer Wahl einfügen.

  • Wenn sich ein Dokument in einer Teamwebsitebibliothek befindet, können andere Websitemitglieder die Gastlinks im Dialogfeld "Freigeben" finden und an die anderen senden.

  • Wenn sich die Datei, die Sie freigeben möchten, in einer Bibliothek befindet, für die das Information Rights Management (IRM) aktiviert ist, kann die Datei nicht für externe Benutzer freigegeben werden.

  • Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten. Versenden Sie keinesfalls anonyme Gastlinks auf vertrauliche Inhalte!

  • Personen, die für den Zugriff auf Dokumente anonyme Gastlinks erhalten, können Dateien in der jeweiligen Office Online nur anzeigen oder lesen. Sie können die Dateien nicht in einer entsprechenden Desktopversion des Office-Programms öffnen.

  • Wenn externe Freigaben in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center global deaktiviert werden, funktionieren freigegebene Links nicht mehr. Wenn das Feature später erneut aktiviert wird, können die betreffenden Links wieder verwendet werden. Es ist auch möglich, einzelne freigegebene Links zu deaktivieren, um den Zugriff auf ein bestimmtes Dokument zu verhindern. Weitere Informationen finden Sie unter Deaktivieren eines anonymen Gastlinks.

  • Wenn Sie Excel-Arbeitsmappen mit Power View-Blättern für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, werden die Power View-Blätter in den Arbeitsmappen diesen Benutzern nicht angezeigt.

Personen das Erstellen von Gastlinks zu Dokumenten gestatten, die Sie für diese freigegeben haben

Möglicherweise teilen Sie einige Ihrer Dokumente gerne im großen Rahmen und möchten andere sogar ermuntern, die Dokumente weiter zu teilen. Für solche Dokumente können Sie anderen Personen gestatten, anonyme Gastlinks zu Dokumenten zu erstellen, die Sie für diese freigegeben haben.

Um diese Funktion zulassen zu können, müssen Sie über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Bibliothek, in der Sie anderen Personen das Erstellen von Gastlinks gestatten möchten.

  4. Klicken Sie auf Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" , und klicken Sie dann auf websiteeinstellungen.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Benutzer und Berechtigungen auf Websiteberechtigungen.

  6. Klicken Sie auf Einstellungen fordern Sie Zugriff an.

    Hinweis : Wenn Sie die Einstellungen für Zugriffsanforderungen angezeigt werden, klicken Sie auf der Registerkarte Berechtigungen auf Übergeordnete verwalten, und klicken Sie dann auf Einstellungen für Zugriffsanforderungen.

    Die Schaltfläche Einstellungen für Zugriffsanforderungen der Registerkarte Berechtigungen.
  7. Aktivieren Sie im Dialogfeld Einstellungen für Zugriffsanforderungen das Kontrollkästchen Mitgliedern das Freigeben der Website sowie einzelner Dateien und Ordner erlauben.

  8. Optional aktivieren Sie Zulassen zugriffsanforderungen, und fügen Sie eine e-Mail-Adresse, die zugriffsanforderungen erhalten soll.

  9. Klicken Sie auf OK.

Wenn nun Personen Dokumente auswählen, die Sie für diese freigegeben haben, und das Dialogfeld "Freigeben" öffnen, können sie dort einen Gastlink erstellen. Beachten Sie jedoch, dass die anderen Personen nur dann Gastlinks erstellen können, die Gästen das Bearbeiten des Dokuments gestatten, wenn Sie diesen Personen beim ersten Freigeben des Dokuments ebenfalls die Berechtigung zum Bearbeiten erteilt haben. Wenn sie nur die Berechtigung zum Anzeigen besitzen, können sie nur Gastlinks mit Anzeigeberechtigung erstellen.

Eine Übersicht der Einstellungen für Zugriffsanforderungen erhalten Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

Freigeben eines Dokuments mit Anforderung der Anmeldung bei Ihrer Website

Sie müssen der Websitebesitzer sein oder über die Berechtigung "Vollzugriff" verfügen, um ein Dokument für externe Benutzer freigeben zu können. Darüber hinaus muss (je nach verfügbarem Plan) die Funktion für externe Freigabe entweder in den Office 365-Diensteinstellungen oder im SharePoint Online Admin Center aktiviert sein. Außerdem muss die externe Freigabe auch für Ihre Websitesammlung aktiviert sein (nur Enterprise-Pläne).

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Navigieren Sie zu der Website und das Dokument, das Sie freigeben möchten.

  4. Klicken Sie auf die drei Punkte(...) neben dem Dokument, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten

  5. Klicken Sie auf Personen einladen, wenn er noch nicht ausgewählt ist, und geben Sie die e-Mail-Adressen der Personen, in das Dokument freigeben nachzuschauen. Beispiel: someone@outlook.com, oder somebody@gmail.comoder externaluser@contoso.com.

  6. Wählen Sie in der Dropdownliste die Berechtigungsstufe aus, die Sie diesen Benutzern gewähren möchten: Kann bearbeiten oder Kann anzeigen.

  7. Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht eingeben, die in der E-Mail enthalten sein soll. Die Nachricht kann zum Beispiel Information oder Anweisungen zu dem von Ihnen freigegebenen Dokument beinhalten.

  8. Klicken Sie auf Optionen anzeigen.

  9. Überprüfen Sie die Anmeldung erforderlich.

    Einige Websites angepasst werden und möglicherweise keine Anmeldung erforderlich angezeigt. Wenn Sie diese Option benötigen, wenden Sie sich an den Administrator dieser Website.

    Hinweis : Wenn Sie das Kontrollkästchen Anmeldung erforderlich nicht aktivieren, enthält die E-Mail einen anonymen Gastlink zu dem Dokument. Anonyme Gastlinks können potenziell an andere Personen weitergegeben werden, die dann ebenfalls in der Lage sind, das Dokument ohne Anmeldung anzuzeigen oder zu bearbeiten.

  10. Klicken Sie auf eine e-Mail-Einladung senden.

  11. Klicken Sie auf Freigeben.

Hinweis : Lernen Sie Änderungen an die e-Mail-Adresse für SharePoint-Benachrichtigung zu verhindern, dass e-Mails auf Junk-e-Mail-Ordner des Empfängers aus.

Anzeigen, wer auf eine bestimmte Website oder ein bestimmtes Dokument zugreifen kann

Sie könne auch den Befehl Freigeben verwenden, um schnell eine Liste der Personen anzuzeigen, für die ein Dokument freigegeben wurde.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Um anzuzeigen, wer auf eine Website zugreifen kann, klicken Sie auf Freigeben oben rechts auf der Seite. Klicken Sie auf den Link, nach dem im Dialogfeld " Freigeben " freigegeben für eine Liste der Personen anzeigen, wer Zugriff auf die Website haben.

  • Um anzuzeigen, wer auf ein Dokument, einen Ordner oder eine Dokumentenmappe zugreifen kann, klicken Sie auf die drei Punkte ... neben dem Dokument, klicken Sie auf Freigeben. ein, und klicken Sie dann auf Freigegeben für.

Widerrufen des Benutzerzugriffs auf eine Website

Wenn eine Website für einen externen Benutzer freigegeben wurde und Sie diese Freigabe nun zurücknehmen möchten, können Sie die Berechtigungen dieser Person für die Website entfernen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Website, für die Sie eine Einladung zurücknehmen möchten.

  4. Klicken Sie auf Einstellungen Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" , und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.

  5. Klicken Sie unter Benutzer und Berechtigungen auf Benutzer und Gruppen.

  6. Wählen Sie die Gruppe aus der Schnellstartleiste auf der linken Seite der Sie Benutzer entfernen möchten.

  7. Wählen Sie die Benutzer, die Sie entfernen, klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Benutzer aus Gruppe entfernen möchten.

    Anzeigen der Schnellstartleiste mit Gruppen und Menü ' Aktionen ' mit Benutzer entfernen aus der ausgewählten Gruppe geöffnet.
  8. Klicken Sie auf OK.

Deaktivieren eines Links für anonyme Gäste

Sie können feststellen, ob ein Dokument über einen Gastlink freigegeben wurde, indem Sie das Eigenschaftenmenü des Dokuments prüfen.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Klicken Sie am oberen Rand der Seite klicken Sie auf die app-Startprogramm für das Symbol für Office 365-App-Startfeld, und klicken Sie dann auf Websites.

    Office 365-Navigationsoptionen
  3. Wechseln Sie zu der Bibliothek, die das Dokument enthält, für das Sie einen Gastlink entfernen möchten.

  4. Klicken Sie auf die drei Punkte ... neben dem Dokument, und klicken Sie dann auf Freigeben.
    Die Freigabe eines Dokuments in einer SharePoint-Bibliothek starten

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Freigeben auf Link abrufen.

  6. Klicken Sie auf Entfernen. (Wenn Entfernen deaktiviert ist, wird Ihr Dokument wahrscheinlich eingerichtet dürfen nur Benutzer mit einem Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.)

  7. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Link deaktivieren möchten, klicken Sie auf Link deaktivieren.

    Dialogfeld mit der Frage, ob Sie einen Gastlink für ein Dokument deaktivieren möchten, um die Freigabe aufzuheben

  8. Klicken Sie auf Schließen.

Wenn Personen außerhalb Ihrer Organisation nun versuchen, über den Gastlink auf den Inhalt zuzugreifen, wird eine Nachricht angezeigt, die besagt, dass ein Zugriff nicht möglich ist.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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