Freigeben von SharePoint-Dateien oder Ordner in Office 365

Freigeben von SharePoint-Dateien oder Ordner in Office 365

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Die Dateien, die Sie auf einer Website SharePoint speichern in der Regel für alle Benutzer mit Berechtigungen für die Website verfügbar sind, aber Sie bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die andernfalls zu der Website nicht zugreifen möchten. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob Sie zulassen, dass Personen bearbeiten oder nur anzeigen können. Sie können die Freigabe zu einem beliebigen Zeitpunkt.

(Möchten Sie auf die gesamte Website freigeben?)

Freigeben einer Datei oder eines Ordners

Hier ist, wie Sie Dateien oder Ordner in SharePoint frei:

  1. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten, und wählen Sie Freigeben aus.

    Screenshot: Dialogfeld für die Freigabe mit einem Freigabelink für Personen innerhalb der Organisation

  2. (Optional) Klicken Sie auf die Dropdownliste, um die Art des Links zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation Zugriff auf den Link, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

    Klicken Sie abschließend auf Anwenden.

  3. Geben Sie die Namen der Personen, die Sie für Ihre Freigabe vorgesehen haben, und bei Bedarf eine Nachricht ein.

  4. Wenn Sie bereit sind, den Link zu senden, klicken Sie auf Senden.

Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren können

Eine weitere Möglichkeit zum Freigeben ist das Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren und in eine SMS oder auf einer Website einfügen können. Personen, für die Sie diese Links freigeben, können Ihren Link auch an andere Personen weiterleiten.

  1. Klicken Sie in SharePoint auf Link kopieren. Der Link wird automatisch in die Zwischenablage kopiert.

    Screenshot: Dialogfeld "Link kopieren"

  2. (Optional) Klicken Sie auf die Dropdownliste, um die Art des Links zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation Zugriff auf den Link, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

    Klicken Sie abschließend auf Anwenden.

  3. Fügen Sie den Link (mit STRG+V) an der gewünschten Stelle ein, z. B. in einer SMS oder auf einer Website.

Hinweise: 

  • Die durch einen Freigabelink erteilte Berechtigung dauert nur so lange, wie der Link besteht. Wird beispielsweise ein Link deaktiviert, wird der Zugriff widerrufen (obwohl Personen möglicherweise auf anderem Weg auf die Datei zugreifen können).

  • Wenn Bearbeiten zulassen ausgewählt wird, ist Folgendes möglich: Personen in Ihrer Organisation können, nachdem sie sich angemeldet haben, die Dateien bearbeiten, kopieren oder herunterladen. Wenn Bearbeiten zulassen nicht ausgewählt wird, können Personen in Ihrer Organisation die Dateien anzeigen und sie möglicherweise kopieren oder herunterladen.

  • Websiteadministratoren können die Freigabe einschränken, sodass nur Besitzer Dateien und Websites freigeben können. Informationen dazu, wie ein Administrator die Freigabe von Links aktivieren kann, finden Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

  • Wenn Websiteadministratoren nicht freigeben für Websitebesitzer eingeschränkt haben, kann alle Benutzer Bearbeiten von Berechtigungen zu einer Datei oder eines Ordners dieser Datei oder einen Ordner für andere freigeben, indem auf Freigeben oder Link kopieren. Link kopieren können Benutzer, die Bearbeiten von Berechtigungen besitzen abrufen ein Links, das funktionieren für Benutzer, die bereits Berechtigungen, um die Datei oder den Ordner.

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