Freigeben von Office 365-Websites für externe Benutzer

Personen, die Ihre Websiteinhalte anzeigen oder bearbeiten müssen, aber keine Benutzerkonten für Ihre SharePoint Online- oder Office 365-Umgebung haben, werden als "externe Benutzer" bezeichnet. Sie können Ihre Websites und Dokumente mit externen Benutzern entweder global, d. h. für alle Websites im Mandanten, oder für jede Websitesammlung einzeln teilen.

Nachdem die Freigabe für den Mandanten und einzelne Websitesammlungen aktiviert wurde, können Administratoren von Websitesammlungen Einladungen an bestimmte Benutzer senden. Anweisungen dazu finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Entscheiden, wie Inhalte freigegeben werden sollen

Beachten Sie in Bezug auf die externe Freigabe von Inhalten folgende Aspekte:

  • Wem möchten Sie den Zugriff auf den Inhalt Ihrer Teamwebsites und aller Unterwebsites gewähren, und welche Rechte soll der Benutzer erhalten?

  • Welchen Personen in Ihrer Organisation möchten Sie die Berechtigung erteilen, Inhalte extern freizugeben?

  • Gibt es Inhalte, die keinesfalls von Personen außerhalb Ihrer Organisation angezeigt werden dürfen?

Die Beantwortung dieser Fragen erleichtert die strategische Planung der Freigabe von Inhalten.

Aktion

Zweck

Freigeben einer Website Wenn Sie eine Website freigeben und gleichzeitig verhindern möchten, dass externe Benutzer auf diverse interne Inhalte Ihrer Organisation zugreifen können, erstellen Sie eine Unterwebsite mit eigenen Berechtigungen, die Sie nur für externe Freigaben verwenden.

Sie müssen Personen außerhalb Ihrer Organisation laufenden Zugriff auf Informationen und Inhalte einer Website ermöglichen. Die Personen benötigen dieselben Funktionen wie ein vollwertiger Benutzer und die Möglichkeit, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und anzuzeigen.

Freigeben eines Dokuments mit verbindlicher Anmeldung

Sie müssen einer oder mehreren Personen außerhalb Ihrer Organisation sicheren Zugriff auf ein bestimmtes Dokument ermöglichen, damit sie es überprüfen oder bearbeiten können. Diese Personen benötigen jedoch keinen laufenden Zugriff auf andere Inhalte Ihrer internen Website.

Freigeben eines Dokuments ohne verbindliche Anmeldung

Sie müssen einen Link zu einem Dokument ohne sensible oder vertrauliche Inhalte für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, damit sie es anzeigen oder mit Feedback aktualisieren können. Diese Personen benötigen keinen laufenden Zugriff auf Inhalte der internen Website.

Sicherheitshinweis : 

  • Wenn Sie die Freigabe für externe Benutzer deaktivieren, wird allen Benutzern, die beim Deaktivieren der Funktion auf die Website zugreifen konnten, der Zugriff auf die Website verwehrt, und es können keine weiteren Einladungen mehr gesendet werden. Wenn die Funktion wieder aktiviert wird und sich die Namen der externen Benutzer noch in den SharePoint-Berechtigungsgruppen befinden, können diese Benutzer automatisch wieder auf die Website zugreifen. Wenn Sie dauerhaft verhindern möchten, dass ein Benutzer auf die SharePoint-Website zugreifen kann, können Sie ihn aus der Liste externer Benutzer entfernen.

  • Wenn die externe Freigabe global deaktiviert ist, funktionieren auch keine freigegebenen Gastlinks mehr. Wird das Feature später wieder aktiviert, können diese Links wieder verwendet werden.

Aktivieren der externen Freigabe für alle SharePoint-Websites im Office 365 Admin Center

Die Möglichkeit zum Einladen von externen Benutzern auf SharePoint-Websites ist standardmäßig aktiviert, sodass Websitebesitzer und Websitesammlungsadministratoren Teamwebsites und deren Unterwebsites jederzeit für externe Benutzer freigeben können.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Hervorgehobene Kachel "Office 365-Administrator"
  3. Geben Sie im Office 365 Admin Centerextern in das Suchfeld auf der Startseite ein, und wählen Sie Externe Websitefreigabe aus.

    Screenshot der von "externe Freigabe" in das Suchfeld auf der Startseite des Admin Centers
  4. Schieben Sie neben Lassen Sie Personen von außerhalb Ihrer Organisation auf Ihre Websites zugreifen den Schieberegler in die Stellung Ein, um die externe Freigabe zu aktivieren.

    Screenshot des Dialogfelds "Externe Freigabe", wenn die Einstellung "Lassen Sie Personen von außerhalb Ihrer Organisation auf Ihre Websites zugreifen" deaktiviert ist.
  5. Um Ihren Benutzern das Senden von Gästelinks für den Zugriff auf Websites und Dokumente Ihrer Organisation (zu) gestatten, schieben Sie den Schieberegler für diese Option in die Position Ein.

    Screenshot der im Admin Center aktivierten Option "Externe Freigabe".

    Verschieben Sie den Schieberegler in die Position Aus, wenn Sie erzwingen möchten, dass sich Benutzer mit Benutzername und Kennwort anmelden müssen. (Weitere Informationen zu Benutzer-IDs für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten finden Sie unter Wie lautet meine Benutzer-ID, und warum wird sie benötigt?.)

  6. Wählen Sie Speichern aus.

Feinabstimmung der Einstellungen für einzelne Websites

Wenn Sie die Freigabe auf SharePoint-Websites aktivieren, ist die Freigabe für alle Websites im Mandanten aktiviert. Im Office 365 Admin Center können Sie die Freigabeeinstellungen aber feinabstimmen, um die Freigabe für Seiten zu unterbinden, bei denen eine strengere Steuerung erforderlich ist, oder Sie können den Zugriff einzelner Benutzer auf bestimmte Websites widerrufen.

Hinweis : Wenn externe Freigaben für die gesamte SharePoint Online-Umgebung deaktiviert sind, können Sie sie nicht für bestimmte Websitesammlungen aktivieren.

Auf der Websiteseite für die Freigabeeinstellungen (Office 365 Admin Center) finden Sie eine Liste aller Websitesammlungen, die zurzeit in Ihrem Mandanten aktiv sind, zusammen mit den Freigabeeinstellungen für jede Websitesammlung.

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

    Hervorgehobene Kachel "Office 365-Administrator"
  3. Navigieren Sie zu Ressourcen > Websites.

    Menü "Ressourcen" im Office 365 Admin Center mit ausgewählter Option "Websites"
  4. Wählen Sie den Freigabestatus (Freigabelinks und -einladungen oder Nicht zulässig,) neben der gewünschten Websitesammlung aus.

    Liste der SharePoint-Websitesammlungen mit externem Freigabestatus für jede Websitesammlung
  5. Klicken Sie im Dialogfeld "Teilen" neben Freigabestatus auf Bearbeiten.

    Dialogfeld "Freigabestatus" für eine bestimmte Websitesammlung mit deaktivierter Freigabe.
  6. Schieben Sie neben Lassen Sie Personen von außerhalb Ihrer Organisation auf Ihre Websites zugreifen den Schieberegler in die Stellung Ein, um die externe Freigabe zu aktivieren.

    Screenshot des Dialogfelds "Externe Freigabe", wenn die Einstellung "Lassen Sie Personen von außerhalb Ihrer Organisation auf Ihre Websites zugreifen" deaktiviert ist.
  7. Wenn Sie Ihren Benutzern das Senden von Gästelinks für den Zugriff auf Websites und Dokumente Ihrer Organisation gestatten möchten, schieben Sie den Schieberegler für diese Option in die Position Ein.

    Screenshot der im Admin Center aktivierten Option "Externe Freigabe".

    Verschieben Sie den Schieberegler in die Position Aus, wenn Sie erzwingen möchten, dass sich Benutzer mit Benutzername und Kennwort anmelden müssen. (Weitere Informationen zu Benutzer-IDs für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten finden Sie unter Wie lautet meine Benutzer-ID, und warum wird sie benötigt?.)

  8. Klicken Sie auf Speichern.

  1. Wenn Sie sich nicht schon im Bildschirm "Externe Websitefreigabe" befinden, führen Sie die Schritte 1 bis 4 unter Bearbeiten der Freigabeeinstellungen einer bestimmten Websitesammlung im Office 365 Admin Center aus.

  2. Wählen Sie den Freigabestatus (Freigabelinks und -einladungen oder Nicht zulässig,) neben der gewünschten Websitesammlung aus.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld "Teilen" neben Externe Mitglieder auf Bearbeiten.

  4. Suchen Sie unter Externe Mitglieder entfernen nach den zu entfernenden Mitgliedern.

    Dialogfeld zum Entfernen externer Mitgliedern aus einer Websitesammlung
  5. Klicken Sie neben dem Namen des Mitglieds auf Entfernen.

  6. Klicken Sie auf Speichern, um den Löschvorgang zu bestätigen. Beachten Sie, dass nach dem Klicken auf Speichern, die Benutzer nicht mehr auf die ausgewählte Website zugreifen können. Alle Gastlinks, die bereitgestellt wurden, werden deaktiviert.

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