Freigeben von Excel 2007-Arbeitsmappen als interaktive Berichte

Hinweis : Dieser Artikel bezieht sich auf ein Beispiel für eine SharePoint-Site, die von Adventure Works erstellt wurde. Adventure Works ist ein fiktives Unternehmen, das Fahrräder, Fahrradteile und Fahrradzubehör herstellt.

Bei Adventure Works erstellen die Mitarbeiter der Verkaufs- und Buchhaltungsteams jedes Quartal Finanzberichte in Microsoft Office Excel 2007. Die Dateien müssen vor unerwünschten Änderungen geschützt werden, damit den Benutzern die richtigen Daten angezeigt werden oder nur eine eindeutige und aktuelle Version vorhanden ist.

Adventure Works veröffentlicht Office Excel 2007-Arbeitsmappen als interaktive Berichte in Microsoft Office SharePoint Server 2007, um sicherzustellen, dass jeweils nur eine eindeutige und aktuelle Version verfügbar ist. Die Mitarbeiter können dann die entsprechenden Informationen filtern, sortieren und Berechnungen dafür durchführen, ohne befürchten zu müssen, dass unerwünschte Änderungen an den Quelldaten vorgenommen werden.

Damit Office Excel 2007-Arbeitsmappen als interaktive Berichte freigegeben werden können, muss in der Organisation Excel Services, eine Standardkomponente von Office SharePoint Server 2007, ausgeführt werden. In den folgenden Abschnitten wird Excel Services vorgestellt, und es werden einige Möglichkeiten der Verwendung von Berichten in Office SharePoint Server 2007 beschrieben.

Was ist Excel Services?

Excel Services besteht aus drei Hauptkomponenten:

  • Excel ServicesDienste für Excel-Berechnungen: Dies ist das Modul zum Laden von Arbeitsmappen, Durchführen von Berechnungen und Aktualisieren von Daten.

  • Microsoft Office Excel Web Access: Hierbei handelt es sich um ein Webpart, in dem die Arbeitsmappen angezeigt werden und das Ihnen die Interaktion damit ermöglicht.

  • Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-Webdienste: Ein Tool für Entwickler, die benutzerdefinierte Programme schreiben möchten.

Der Serveradministrator muss Excel Services aktivieren und konfigurieren, bevor Sie diese Komponente verwenden können.

Bei Adventure Works werden Excel Services und eine Berichtscenterwebsite zum Hosten von Berichten verwendet. In den folgenden Abschnitten werden einige der Möglichkeiten erläutert, wie Sie mithilfe von Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-Berechnungen, Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-BerechnungenOffice Excel Web Access und Office Excel 2007 Arbeitsmappen auf einer Berichtscenterwebsite speichern und als interaktive Berichte freigeben können.

Erstellen von Berichten

Zum Erstellen von Berichten müssen Sie zuerst eine Excel-Arbeitsmappe erstellen und die Arbeitsmappe dann in Excel Services veröffentlichen. Anschließend wird von Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-BerechnungenOffice Excel Web Access eine HTML-Version des Berichts erstellt, und Sie können diese Datei im Browser anzeigen. Sie müssen die gesamte Arbeitsmappe veröffentlichen, haben jedoch die Möglichkeit, die den Benutzern angezeigten Teile der Arbeitsmappe (wie einzelne Blattregisterkarten oder benannte Datenbereiche) zu definieren. Indem Sie nur bestimmte Teile der Arbeitsmappe anzeigen und die gesamte Arbeitsmappe vor unberechtigtem Zugriff schützen, können Sie dafür sorgen, dass die Daten vertraulich bleiben, und gleichzeitig autorisierten Benutzern die Aktualisierung, Neuberechnung und Interaktion mit den anzeigbaren Daten ermöglichen.

Sie haben auch die Möglichkeit, Parameter und Zellwerte zu definieren, die von Benutzern über den Browser eingegeben werden können. So können Benutzer beispielsweise Parameter im Rahmen der Erstellung einer Was-wäre-wenn-Analyse eingeben.

Bedenken Sie im weiteren Verlauf, dass die in Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-BerechnungenOffice Excel Web Access veröffentlichten Arbeitsmappen nur über die von Ihnen aktivierten Funktionen verfügen. Wenn Benutzer z. B. in der Lage sein müssen, Zahlen oder Datumsangaben zu filtern, müssen Sie beim Speichern der Arbeitsmappe einen AutoFilter anwenden. Sollen die Benutzer in der Lage sein, Text zu filtern, müssen Sie einen Filter anwenden.

Anzeigen von Arbeitsmappen im Browser

Einer der größten Vorteile der Veröffentlichung von Arbeitsmappen als interaktive Berichte ist die Möglichkeit, diese im Browser anzeigen zu können. Wenn Sie Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-BerechnungenOffice Excel Web Access verwenden, ist keine lokale Kopie von Office Excel 2007 erforderlich. Die Mitarbeiter der Verkaufsabteilung von Adventure Works können beispielsweise die aktuellen Verkaufsdaten jederzeit anzeigen, ohne die Datei auschecken zu müssen:

Aktuelle Verkaufsdaten

Sie können zwar die Arbeitsmappendaten in Excel ServicesDienste für Excel-BerechnungenExcel-WebdiensteDienste für Excel-BerechnungenOffice Excel Web Access nicht bearbeiten, dafür jedoch beispielsweise die folgenden Aktionen ausführen:

  • Neuberechnen der Daten in der Arbeitsmappe

  • Aktualisieren von Daten aus externen Quellen

  • Navigieren in Arbeitsblättern, benannten Bereichen und anderen Elementen in der Arbeitsmappe

  • Sortieren und Filtern von Daten

  • Erweitern oder Reduzieren von Datenebenen und Verwenden von Berichtsfiltern in PivotTable-Berichten

  • Abrufen unterschiedlicher Ergebnisse oder Ansichten durch Auswählen von Daten aus einem anderen Webpart, z. B. einem Filterwebpart

  • Vorübergehendes Ändern der Werte für Was-wäre-wenn-Analysen und Verwenden von Tools wie die Zielwertsuche und Solver

Arbeiten mit den Daten in Excel

Bei Adventure Works müssen die Mitarbeiter des Verkaufsteams häufig Berechnungen durchführen, die nicht in einem interaktiven Bericht verfügbar sind. Zum Ausführen dieser zusätzlichen Aufgaben können die Mitarbeiter die jeweiligen Berichte direkt in Office Excel 2007 öffnen.

In Excel öffnen

Hinweis : Der Befehl In Excel öffnen ist nur verfügbar, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie den Befehl nicht verwenden können, haben Sie die Möglichkeit, einen Snapshot der Daten in Office Excel 2007 zu öffnen.

Nach dem Öffnen des Berichts können sämtliche Funktionen, Filter sowie alle weiteren Analysetools von Office Excel 2007 verwendet werden. Die in Office Excel 2007 geöffneten Berichte enthalten Werte, Formeln und sonstige Daten der aktuellen Quelldatei. Auch in diesem Fall können Benutzer wieder die Arbeitsmappen in Excel öffnen, ohne sie auschecken oder befürchten zu müssen, dass die Quelldatei versehentlich geändert wird.

Verwenden von Snapshots zum Analysieren von Daten

Bei Adventure Works sind nur bestimmte Mitarbeiter berechtigt, einen Bericht direkt in Office Excel 2007 zu öffnen. Wenn Sie nicht über die zum Öffnen von Berichten erforderlichen Berechtigungen verfügen, können Sie einen Snapshot erstellen.

Snapshot in Excel öffnen

Bei einem Snapshot handelt es sich um eine eingeschränkte Version einer Arbeitsmappe, die nur sichtbare Informationen wie Datenwerte und Textformatierungen enthält. Sie können zwar keine Berechnungen in Snapshots durchführen, haben jedoch die Möglichkeit, andere Tools (z. B. Filter) zu verwenden. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, welche Daten beim Erstellen eines Snapshots gespeichert und welche nicht gespeichert (also entfernt) werden.

In einem Snapshot gespeicherte Daten

  • Alle Zellformatierungen, Formatvorlagen und Designs

  • Alle aktuell angezeigten Zellen, Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter

  • Die aktuellen Text-, Zahlen- und Datumswerte in Zellen sowie die von Formeln und Funktionen zurückgegebenen Werte

  • Excel-Tabellen, Diagramme, PivotTable- und PivotChart-Berichte

Durch die Snapshoterstellung entfernte Daten

  • In der Arbeitsmappe enthaltene persönliche Informationen, deren Sie sich möglicherweise nicht bewusst sind, z. B. Benutzernamen oder eine Zusammenfassung der persönlichen Informationen in den Dokumenteigenschaften

  • Sämtliche bedingte Formatierung

  • Ausgeblendete Zellen, Zeilen, Spalten und Arbeitsblätter

  • Alle Formeln und Funktionen in Excel-Arbeitsblättern

  • Alle interaktiven Features, z. B. Erweitern und Reduzieren von Datenebenen in PivotTable-Berichten, Filtern und Sortieren in Excel-Tabellen und -Arbeitsblättern sowie Gruppieren und Aufheben von Gruppierungen von Daten in Gliederungen

  • Alle Verbindungen mit externen Datenquellen und zwischengespeicherten Daten, einschließlich webbezogener Hyperlinks und Webpublishing-Optionen

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