Freigeben von Dateien oder Ordnern in Office 365

Die Office 365-Dokumente und -Ordner, die Sie auf OneDrive for Business speichern, sind so lange privat, bis Sie sie freigeben. Entsprechend können Sie in einer Teamwebsitebibliothek bestimmte Dokumente oder Ordner für Personen freigeben, die ansonsten auf die Website nicht zugreifen können. Wenn Sie Dokumente und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen.

Hinweis : Möglicherweise können Sie Dokumente auch für externe Benutzer (Personen, die Ihrem Netzwerk nicht angehören) freigeben, indem Sie sie als "Gäste" einladen oder indem Sie Gastlinks erstellen und bereitstellen. Ausführliche Informationen finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

Freigeben eines Dokuments mithilfe von "Link abrufen"

Sie können einen Link zu einem Dokument freigeben, den auch andere Personen wiederum mithilfe der Option "Link abrufen" freigeben können. Die Option "Link abrufen" ist nur für einzelne Dateien verfügbar, aber sie stellt die einfachste Möglichkeit dar, um Dokumente für alle Personen in Ihrer Organisation oder für externe Benutzer freizugeben (sofern die externe Freigabe für Ihre Websites aktiviert ist).

  1. Wechseln Sie zu OneDrive for Business oder zur Websitebibliothek, die das Dokument enthält, das Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das freizugebende Dokument, und wählen Sie dann Link abrufen aus. Wenn Link abrufen nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Teilen, und klicken Sie dann auf Link abrufen.

    Screenshot: Freigabe eines Dokuments mithilfe von "Link abrufen"
  3. Wählen Sie den Linktyp aus, den Sie erstellen möchten.

    Screenshot: Auswählen eines Links

    Links für die interne Freigabe:

    • Link bearbeiten – Konto erforderlich: Personen in Ihrer Organisation können das Dokument bearbeiten, kopieren oder herunterladen.

    • Link anzeigen – Konto erforderlich: Personen in Ihrer Organisation können das Dokument anzeigen, kopieren oder herunterladen.

    Gastlinks:

    • Link bearbeiten – Keine Anmeldung erforderlich: Personen außerhalb Ihrer Organisation können das Dokument bearbeiten, kopieren und herunterladen.

    • Link anzeigen – Keine Anmeldung erforderlich: Personen außerhalb Ihrer Organisation können das Dokument anzeigen, kopieren und herunterladen.

    Hinweise : Wenn nur eine eingeschränkte Linkoption anstelle der hier aufgeführten Optionen angezeigt wird, ist die Freigabe von Links möglicherweise deaktiviert, oder Sie verfügen möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung für deren Verwendung. Informationen zum Aktivieren der Freigabe finden Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

    Wenn der Gastzugriff deaktiviert ist, werden nur erforderliche Kontooptionen angezeigt.

  4. Wenn Sie einen Link vom Typ Keine Anmeldung erforderlich auswählen und festlegen möchten, dass der Link abläuft, klicken Sie auf Ablauf festlegen, und wählen Sie dann die Tage bis zum Ablauf des Link aus, beispielsweise 30 Tage. Links vom Typ Konto erforderlich laufen nicht ab, und es ist keine Option zum Festlegen eines Ablaufs für diese Links verfügbar.

    Screenshot: Festlegen eines Ablaufdatums für einen Gastlink

  5. Klicken Sie auf Kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu kopieren.

  6. Fügen Sie den Link in eine E-Mail ein, und senden Sie diese, oder veröffentlichen Sie den Link auf einer Website für die Personen, mit denen Sie den Link teilen möchten.

Hinweise : 

  • Mithilfe von "Link abrufen" erstellte Links können nicht über eine Suche ermittelt werden, daher können nur Personen, die einen Link von einer anderen Person erhalten, diesen Link verwenden.

  • Keine Anmeldung erforderlich: Die Links sind Gastlinks, die ideal für die externe Freigabe geeignet sind. Diese Links sind in Office 365 standardmäßig verfügbar, Administratoren können jedoch die externe Freigabe für Ihre Websites deaktivieren. Ausführliche Informationen finden Sie unter Freigeben von Websites oder Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation.

  • Sie können Links vom Typ "Keine Anmeldung erforderlich" jederzeit im zuvor erwähnten Dialogfeld Freigeben entfernen. Der Link ENTFERNEN befindet sich rechts neben der Schaltfläche Kopieren.

  • Websiteadministratoren können die Freigabe einschränken, sodass nur Besitzer Dateien und Websites freigeben können. Informationen zum Aktivieren der Freigabe von Links finden Sie im Video: Freigabe einer Website ohne Zugriffsanforderung.

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Freigeben eines Dokuments oder Ordners durch Einladen von Personen

Wenn Sie Ordner oder Dokumente freigeben möchten, aber die Option Link abrufen nicht zur Verfügung steht, können Sie Personen einladen.

  1. Wechseln Sie zu OneDrive for Business oder zur Websitebibliothek mit dem Dokument oder Ordner, das bzw. den Sie freigeben möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die freizugebende Datei, und wählen Sie dann Freigeben aus.

    Screenshot: Freigabe eines Dokuments durch Klicken mit der rechten Maustaste und Auswählen von "Freigeben"

  3. Geben Sie auf der Registerkarte Personen einladen in das Dialogfeld Freigeben die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie das Dokument bzw. den Ordner freigeben möchten.

    Screenshot der Freigabe einer Datei in OneDrive for Business

  4. Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung aus, beispielsweise Kann bearbeiten.

    Wählen Sie eine Berechtigungseinstellung für Personen aus, die zur Freigabe eines Dokuments eingeladen sind.

  5. Geben Sie bei Bedarf eine Nachricht ein, die in einer an alle eingeladenen Personen gesendeten E-Mail enthalten sein soll. Die E-Mail enthält einen Link zu dem freigegebenen Dokument.

  6. Wenn Sie keine E-Mail senden möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine E-Mail-Einladung senden (möglicherweise müssen Sie zuerst auf Optionen anzeigen klicken).

  7. Klicken Sie auf Freigeben.

Hinweis : Wenn der Gastzugriff deaktiviert ist, wird die Option Anmeldung anfordern möglicherweise nicht angezeigt.

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Weitere Informationen in diesem Artikel

Weitere Informationen zum Speichern und Freigeben von Dateien in Office 365

Empfehlungen dazu, wo Dateien in Office 365 gespeichert werden sollten und wie die Einrichtung erfolgen sollte, finden Sie unter Einrichten der Dateispeicherung und Freigabe in Office 365.

Freigeben von Dokumenten für eine eingeschränkte Anzahl von Personen

Wenn Sie mehrere Dokumente für eine Auswahl von Personen freigeben möchten, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

  • Erstellen einer Gruppe (wenn Sie Office 365 verwenden und Gruppen aktiviert sind)

  • Erstellen eines Ordners und Speichern der erstellten Dokumente in diesem Ordner

Erstellen einer Gruppe (wenn Sie Office 365 verwenden und Gruppen aktiviert sind)
  1. Klicken Sie im Navigationsbereich neben Gruppen auf das Pluszeichen (+).

    Screenshot: Erstellen einer Gruppe aus OneDrive for Business durch Klicken auf das Pluszeichen (+)

  2. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein, und legen Sie Datenschutz auf Öffentlich oder Privat fest.

    Screenshot: Eingeben eines Namens und Klicken auf "Erstellen" zum Erstellen einer Gruppe aus OneDrive for Business.

  3. Klicken Sie auf Erstellen.

  4. Fügen Sie der Gruppe Mitglieder hinzu.

  5. Klicken Sie in der Gruppe oben auf der Seite auf Dateien, um zur OneDrive-Gruppe zu wechseln.

    Screenshot: Klicken auf "Dateien in einer Gruppe", um für die Gruppe zu OneDrive zu wechseln

  6. Ziehen Sie Dateien auf die Seite, oder klicken Sie auf Hochladen.

Erstellen eines Ordners und Speichern der erstellten Dokumente in diesem Ordner
  1. Zum Erstellen eines Ordners klicken Sie auf Neu > Ordner. Sie können den Ordner während der Erstellung für andere Personen freigeben.

  2. Wenn Sie den Ordner nicht bereits während der Erstellung freigegeben haben, geben Sie den Ordner durch Einladen von Personen frei.

  3. Laden oder ziehen Sie Dateien in den Ordner.

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Anzeigen, für wen Sie ein Dokument oder einen Ordner freigegeben haben

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument, und klicken Sie dann auf Freigeben.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Freigeben auf Freigegeben für.

    Screenshot der Registerkarte "Freigegeben für" im Dialogfeld "Freigeben"

  3. Wenn Sie das Dokument für mehr Personen freigegeben haben, als Namen auf die Karte passen, klicken Sie am Ende der Namensliste auf den Link Weitere. Sie können durch die Liste scrollen, um alle Namen anzuzeigen.

    Tipps : Wenn die Bibliothek, in der Sie arbeiten, eine Spalte Freigabe enthält, können Sie auf das Personensymbol klicken, um das Dialogfeld Freigabe zu öffnen.

    Symbol 'Freigeben' für ein für mindestens zwei Personen freigegebenes Dokument

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Beenden der Freigabe eines Dokuments oder Ordners

Wenn ein Dokument oder Ordner wieder privat sein soll, können Sie dessen Freigabe beenden.

  1. Klicken Sie auf das Symbol "Personen" für das gewünschte Dokument oder den gewünschten Ordner, um das Dialogfeld Freigeben zu öffnen.

    Symbol 'Freigeben' für ein für mindestens zwei Personen freigegebenes Dokument

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Freigeben auf der Registerkarte Freigegeben für neben dem Namen der Person, für die Sie die Freigabe beenden möchten, die Option Kann anzeigen oder Kann bearbeiten aus, und wählen Sie dann Freigabe beenden aus.

    Screenshot zum Beenden der Freigabe für eine Person

  3. Um die Freigabe eines Dokuments für alle Personen gleichzeitig zu beenden, wählen Sie unterhalb der Liste der Personen, für die Sie das Dokument freigegeben haben, die Option Freigabe beenden aus.

    Screenshot zum Beenden der Freigabe für alle Benutzer

    Hinweis : Für Ordner ist der Link Freigabe beenden, mit dem alle Benutzer gleichzeitig entfernt werden, nicht verfügbar. Wenn Sie die Freigabe eines Ordners für viele Benutzer oder Gruppen schnell beenden möchten, versuchen Sie Folgendes: Klicken Sie auf Erweitert, verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die zu entfernenden Benutzer oder Gruppen auszuwählen, und klicken Sie dann auf Benutzerberechtigungen entfernen.

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Weitere Möglichkeiten zum Freigeben eines Dokuments oder Ordners für alle Personen in Ihrer Organisation

In OneDrive for Business stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um ein Dokument für alle Personen freizugeben:

  • Verwenden Sie das Dialogfeld Freigeben. Führen Sie die vorstehend beschriebenen Schritte zum Freigeben eines Dokuments oder Ordners aus, aber geben Sie im Feld Personen einladen das Wort Jeder ein.

    Freigeben eines Dokuments für jeden über das Dialogfeld 'Freigeben'

  • Erstellen Sie einen Ordner "Für jeden freigegeben" (oder einen Ordner mit einem ähnlichen Namen), und speichern Sie Dokumente während ihrer Erstellung in diesem Ordner. Zum Erstellen eines Ordners klicken Sie auf Neu > Ordner. Auch den Ordner können Sie während seiner Erstellung für andere freigeben. 

    Ordner "Für jeden freigegeben" in OneDrive for Business

Hinweis : Möglicherweise besitzen Sie bereits einen Ordner "Für jeden freigegeben", der für Sie bereitgestellt wurde.

Im Dialogfeld „Freigeben“ können Sie Jeder, außer externen Benutzern auswählen. Wenn Ihre Organisation externe Freigaben zulässt, umfasst die Freigabe für „jeden“" externe Benutzer: Personen außerhalb Ihrer Organisation, die zuvor – entweder von Ihnen oder von anderen in Ihrer Organisation – zur Freigabe von Dokumenten als Gäste eingeladen wurden.

Wenn Sie einen Ordner Für jeden freigegeben besitzen, der für Sie bereitgestellt wurde, verfügt jeder über die Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten, die Sie in diesem Ordner speichern, es sei denn, Sie ändern die Berechtigungseinstellung oder arbeiten mit einer Version von OneDrive for Business, die vor Juni 2014 erstellt wurde. Wenn Ihre Version von OneDrive for Business vor diesem Datum erstellt wurde, verfügt der Ordner Für jeden freigegeben lediglich über die Berechtigung Nur anzeigen. Sie können die Berechtigungseinstellung jederzeit ändern, indem Sie den Anweisungen für die Freigabe eines Ordners an früherer Stelle in diesem Artikel folgen.

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Wie finden Personen Dokumente, die ich für jeden freigegeben habe?

Dokumente, die Sie für jeden freigeben, werden diesen in OneDrive for Business nicht in der Ansicht "Freigegeben für mich" angezeigt. Warum nicht? Bedenken Sie, dass es – je nach Größe Ihrer Organisation – Hunderte, wenn nicht Tausende von für jeden freigegebene Dokumente geben kann. Außerdem möchten Sie ja vielleicht nicht an jeden in Ihrer Organisation eine E-Mail mit einer Freigabeeinladung senden.

Stattdessen können die anderen Personen diese Dokumente auf folgende Arten finden:

  • Durch Klicken auf einen Link, den Sie ihnen direkt in einer E-Mail-Nachricht senden

    Sie können die Web-URL eines Dokuments im zugehörigen Popup finden.


    Die Web-URL eines Dokuments

    Durch Kopieren und Einfügen der URL in eine E-Mail-Nachricht, die an die zu benachrichtigenden Personen adressiert ist

  • Über das Suchfeld in OneDrive for Business

    In diesem Beispiel sucht die Benutzerin nach dem Stichwort "Gerichtsverfahren", um alle relevanten Dokumente zu finden, die für sie in ihrer Organisation freigegeben sind.

    Nach Schlüsselwörtern suchen, um Dokumente zu finden, die andere für Sie freigegeben haben

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