Freigeben eines Notizbuchs auf einer SharePoint-Website

Wenn Ihre Organisation SharePoint verwendet, haben Sie die Möglichkeit, OneNote-Notizbücher an einem zentralen Ort für das gesamte Team zu speichern. Sobald der Inhalt eines Notizbuchs von Ihnen oder einem Ihrer Kollegen geändert wird, werden die Notizen automatisch von OneNote gespeichert und in SharePoint synchronisiert.

Wichtig :  Sie und Ihre Teamkollegen müssen über Lese-/Schreibberechtigungen für die SharePoint-Website verfügen. Wenn Sie diese Berechtigungen nicht besitzen, wenden Sie sich an den Systemadministrator.

Sind die entsprechenden Berechtigungen vorhanden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in OneNote 2016 auf Datei > Neu > SharePoint.

    Hinweis : Wenn SharePoint nicht in der Liste angezeigt wird, verfügen Sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Berechtigungen, oder Ihre Teamwebsite hat einen anderen Namen. Suchen Sie nach dem SharePoint-Logo oder unter Weitere Webspeicherorte nach Ihrer SharePoint-Teamwebsite.

  2. Klicken Sie auf der rechten Seite unter SharePoint auf Durchsuchen.

  3. Wechseln Sie auf der SharePoint-Website zu der Dokumentbibliothek, in der Sie das Teamnotizbuch speichern möchten.

  4. Geben Sie im Feld Notizbuchname einen aussagekräftigen und beschreibenden Namen ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Nachdem Sie das Notizbuch erstellt haben, können Sie den Teamkollegen und Mitarbeitern per E-Mail einen Link zum Notizbuch senden. Jeder Benutzer mit Schreibberechtigungen für die SharePoint-Website kann die Notizen ebenfalls anzeigen und bearbeiten.

Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, sobald die Notizen in SharePoint von einem Benutzer aktualisiert werden, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie im Browser zu der Dokumentbibliothek, die das Notizbuch enthält.

  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Notizbuchordner, um das Dropdownmenü zu öffnen, und klicken Sie dann auf Benachrichtigen.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Benachrichtigung die Benachrichtigungsoption aus, die für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist. Sie können z. B. tägliche Benachrichtigungen auswählen, wenn Ihre Teamkollegen nicht durch eine Vielzahl von Änderungsbenachrichtigungen gestört werden sollen.

Inhalt dieses Artikels

Verwenden von freigegebenen Notizbüchern mit SharePoint-Websites

Erstellen eines neuen freigegebenen Notizbuchs in einer SharePoint-Bibliothek

Verwenden von freigegebenen Notizbüchern mit SharePoint-Websites

Durch Verwendung eines freigegebenen Notizbuchs mit einer SharePoint-Website können Sie Informationen für andere Personen freigeben. Ihr Team kann ein freigegebenes Notizbuch beispielsweise für folgende Zwecke verwenden:

  • Brainstorming zu einem Projekt

  • Sammeln von Referenzmaterial

  • Aufzeichnen und Freigeben von Sitzungsprotokollen

  • Auflisten von Aktionen

Wenn Office OneNote 2007-Notizbücher an einem freigegebenen Speicherort abgelegt werden, z. B. in einer SharePoint-Bibliothek, können mehrere Benutzer gleichzeitig auf freigegebene Notizen zugreifen und fortlaufend Beiträge hinzufügen. Eine Bibliothek ist ein zentraler Ort auf einer SharePoint-Website, an dem Personen ihre Dateien speichern und verwalten.

Wenn Sie ein Notizbuch auf einer SharePoint-Website freigeben, können Sie die Features einer Bibliothek zum Verwalten und Freigeben Ihrer Notizbücher verwenden. Sie können festlegen, wer über die Berechtigung zum Anzeigen des Notizbuchs oder zum Hinzufügen von Notizen verfügt. Sie können zusätzliche Informationen zum Notizbuch oder dessen Seiten speichern, wie z. B. den Abteilungsnamen oder die Projektnummer. Sie können auch Versionen des Notizbuchs nachverfolgen, sodass Benutzer bei Bedarf eine frühere Version anzeigen oder wiederherstellen können. Den Benutzern können auch über Benachrichtigungen oder RSS-Feeds Aktualisierungen bereitgestellt werden, sobald sich der Inhalt ändert.

Hinweis : Um die Features einer SharePoint-Website verwenden zu können, müssen Sie über die entsprechende Berechtigung auf der Website verfügen. Weitere Informationen erhalten Sie vom Websitebesitzer oder -administrator.

Der Assistent für neue Notizbücher in OneNote führt Sie schrittweise durch das Erstellen eines freigegebenen Notizbuchs, auf das Sie und Ihre Teammitglieder zugreifen können. Bei Verwendung des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, eine E-Mail-Nachricht an andere Personen zu senden, die einen Link zum Speicherort des neuen Notizbuchs enthält.

Wenn Sie ein Notizbuch freigeben, können alle Benutzer, die über die Berechtigung zum Mitwirken an einer SharePoint-Bibliothek verfügen, gleichzeitig auf einen freigegebenen Satz von Notizen zugreifen, und OneNote synchronisiert die Änderungen aller Benutzer am Notizbuch auf der SharePoint-Website. OneNote bewahrt auch eine separate Offlinekopie der Notizen auf den Computern der einzelnen Benutzer. Auf diese Weise können die Teilnehmer Notizen lokal bearbeiten, auch wenn keine Verbindung zum Netzwerk besteht. Beim nächsten Herstellen der Verbindung zum freigegebenen Notizbuch führt OneNote die Änderungen mit den Änderungen der anderen Teilnehmer zusammen.

Links zu weiteren Informationen über freigegebene Notizbücher finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Erstellen eines neuen freigegebenen Notizbuchs in einer SharePoint-Bibliothek

Wenn Sie ein neues Notizbuch zu einer Bibliothek hinzufügen, wird das Notizbuch zu einem Ordner in der Bibliothek und die Abschnitte werden als Dateien gespeichert. Das Hinzufügen von Inhalt und Überarbeiten ähnelt dem Arbeiten mit Ihrem Notizbuch an einem freigegebenen Speicherort.

  1. Klicken Sie im Menü Freigeben auf Freigegebenes Notizbuch erstellen.

    Tipp : Sie können ein freigegebenes Notizbuch auch erstellen, indem Sie im Menü Datei auf Neues Notizbuch klicken.

  2. Führen Sie im Assistenten für neue Notizbücher eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie im Feld Name einen Namen für das freigegebene Notizbuch ein (beispielsweise Wöchentliche Teamstatusberichte oder Produktplanung).

    • Wählen Sie ggf. eine Farbe für das Deckblatt des Notizbuchs aus, das als Symbol auf der Notizbuchnavigationsleiste angezeigt wird.

    • Optional können Sie in der Liste Aus Vorlage eine Standardvorlage auswählen, die für die Seiten im freigegebenen Notizbuch verwendet werden soll.

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie unter Wer wird das Notizbuch verwenden? auf Mehrere Personen werden das Notizbuch gemeinsam nutzen, und klicken Sie dann auf Auf einem Server (SharePoint-Dokumentbibliothek, Netzwerkfreigabe oder anderer freigegebener Speicherort).

  5. Klicken Sie auf Weiter.

  6. Geben Sie unter Pfad die Webadresse der SharePoint-Bibliothek ein, in der das Notizbuch gespeichert werden soll.

    Um nach der Bibliothek zu suchen, klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zur gewünschten SharePoint-Website und Bibliothek, und klicken Sie dann auf Auswählen.

  7. Wenn Sie andere Personen über das Notizbuch benachrichtigen möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen Eine E-Mail mit einer Verknüpfung mit dem Notizbuch erstellen, sodass es an andere Personen gesendet werden kann aktiviert.

  8. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinweis : Wenn Sie Änderungen am Notizbuch vornehmen, dauert es je nach Einrichtung des Netzwerks möglicherweise ein paar Minuten, bis anderen Benutzern die Änderungen angezeigt oder die Änderungen synchronisiert werden.

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