Kalender professionell nutzen

Freigeben eines Kalenders

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Sie können Kalenderbesprechungsanfragen für die Freigabe von Ereignissen verwenden oder aber den ganzen Kalender per E-Mail freigeben, ihn auf einer Website veröffentlichen oder über Ihren E-Mail-Anbieter freigeben.

Weitere Tipps gefällig?

Kalendergrundlagen

Hinzufügen von Feiertagen zum Kalender

In diesem Kalender habe ich Besprechungsanfragen verwendet, um Informationen zu jedem Ereignis freizugeben.

Sie können aber auch den ganzen Kalender freigeben, indem Sie ihn per E-Mail senden,

auf einer Website veröffentlichen oder über Ihren E-Mail-Anbieter freigeben.

Um einen Kalender per E-Mail zu senden, klicken Sie auf 'Start' und dann auf 'Kalender per E-Mail senden'.

Geben Sie den zu sendenden Kalender an, und wählen Sie, wie viele Details für die Empfänger angezeigt werden sollen. Klicken Sie dann auf 'OK'.

Der Kalender wird einer E-Mail hinzugefügt. Fügen Sie Ihre Empfänger hinzu, und klicken Sie auf 'Senden'.

Entsprechend können Sie auch auf 'Online veröffentlichen' und 'Diesen Kalender veröffentlichen' klicken, um eine Momentaufnahme des Kalenders auf einer Website zu hosten.

Diese Option und die anderen Freigabeoptionen werden im Kurs 'Kalendergrundlagen' ausführlicher behandelt.

Ein entsprechender Link ist in der Kurszusammenfassung am Ende dieses Kurses enthalten.

Die letzte Möglichkeit ist die Freigabe über einen E-Mail-Anbieter, der Microsoft Exchange verwendet.

Weil ich den Tourkalender online mithilfe von Exchange erstellt habe,

kann ich den Personen, für die ich den Kalender freigebe, die Berechtigung zur Kalenderbearbeitung und zum sofortigen Anzeigen von Aktualisierungen erteilen.

Wenn ich über kein Exchange-Konto verfügte, könnte der Kalender in einer Datendatei auf dem Computer gespeichert werden.

Dann könnte ich den Kalender allerdings nur per E-Mail senden oder ihn veröffentlichen.

Wenn Sie nicht wissen, über welchen E-Mail-Kontotyp Sie verfügen, klicken Sie auf 'Datei' und dann auf 'Info'.

Klicken Sie unter 'Kontoinformationen' auf die Dropdownliste oben.

Wenn Ihr Konto kein Microsoft Exchange-Konto ist, überprüfen Sie mit Ihrem E-Mail-Anbieter,

ob es eine Lösung zur Freigabe von Kalendern über eine Browser-App gibt.

Jetzt möchte ich den Tourkalender zur Freigabe einrichten.

Ich wähle den Kalender aus, klicke auf 'Start' und 'Kalender freigeben'. Dann wird eine Freigabeeinladung geöffnet.

Ich füge in der Zeile 'An' die Personen hinzu, für die ich den Kalender freigeben möchte.

Als Nächstes aktiviere ich dieses Kontrollkästchen, damit die Empfänger Elemente hinzufügen, bearbeiten und löschen können. Anschließend klicke ich auf 'Senden' und auf 'Ja'.

Jetzt klicke ich auf 'Kalenderberechtigungen'.

Hier können Sie die Personen auswählen, für die Sie den Kalender freigeben möchten, und deren Berechtigungen jederzeit ändern.

Sie können aber auch eine Person hinzufügen oder entfernen. Ich wähle Lorenz Otto aus, und erhöhe seine Berechtigungen auf 'Besitzer'.

Hier sehen Sie, wie es geht, wenn die Teammitglieder die Freigabeeinladung empfangen.

Sie klicken auf die E-Mail und dann auf 'Diesen Kalender öffnen'. Und der Tourkalender wird der eigenen Kalenderliste hinzugefügt.

Die Empfänger können ihre Kalender und Aufgaben ganz wie gewünscht einrichten.

Beachten Sie, dass deren tägliche Aufgabenliste ihre persönlichen Aufgaben sowie die ihnen zugewiesenen Aufgaben umfasst.

Teammitglieder verfügen über die Berechtigung zum Öffnen und Bearbeiten jedes beliebigen Kalenderelements.

Dann können sie eine Aktualisierung senden, müssen tatsächlich aber nur das Element speichern.

So sieht jeder, der den freigegebenen Kalender anzeigt, die vorgenommenen Änderungen sofort.

Weil der freigegebene Kalender jetzt die primäre Informationsquelle ist,

können die Teammitglieder die alten Besprechungselemente aus ihren persönlichen Kalendern entfernen.

Die Duplikate sind in der Überlagerungsansicht leicht zu erkennen.

Und schließlich: Wenn Sie zwischen Kalendern häufig hin- und her wechseln, zeige ich Ihnen jetzt, wie Sie dabei einige Schritte einsparen können.

Richten Sie die Kalender ganz nach Wunsch ein. Klicken Sie anschließend auf 'Kalendergruppen' und dann auf 'Als neue Kalendergruppe speichern'.

Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein, und klicken Sie auf 'OK'. Jetzt können Sie auf die am häufigsten verwendeten Kalendergruppen mühelos zugreifen.

Im Verlauf der Tour wird viel Arbeit in diesen Kalender einfließen. Und wenn die Tour vorbei ist, können Sie den Kalender archivieren, um später erneut darauf zurückzugreifen.

Und genau das zeige ich Ihnen im nächsten Video.

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