Firmenformulare in Business Contact Manager

In einem FirmaFormular können Sie umfassende Informationen zu Firmen eingeben, einschließlich von Kontakten, Quellen und Firmenprofildaten. Sie können auch Geschäftskontakt und Historienelement verknüpfen und anpassbare Daten hinzufügen. Die Informationen werden dann als Firmendatensatz gespeichert.

Das Formular verfügt über vier Ansichten: Allgemein, Details, Historie und Benutzerdefinierte Felder. Jede Ansicht verfügt über einen oder mehrere Abschnitte.

Klicken Sie zum Vornehmen mehrerer Einträge in einem Feld, z. B. mehrere Adressen oder E-Mail-Adressen, auf den Pfeil nach unten   Feldpfeil   neben dem Feld.

Die Ansicht Allgemein

Die Ansicht Allgemein verfügt über folgende Abschnitte, in denen Sie Informationen zu einer Firma eingeben oder bearbeiten können.

  • Firma

    Geben Sie den Firmennamen (erforderlich) und das zugehörige Büro (optional) ein.

  • Telefonnummern

    Geben Sie die Telefonnummern für die Firma ein.

  • Adresse

    Geben Sie die Standardgeschäftsadresse ein, die mit dieser Firma verknüpft wird. Wenn mehr als eine Adresse für eine Firma vorhanden ist und Sie festlegen möchten, welche Adresse für den Seriendruck* verwendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift.

    *Für den Seriendruck wird Publisher oder Word benötigt. Die eigenständige Edition von Business Contact Manager für Outlook 2007 kann in Verbindung mit den Versionen 2007 oder 2003 von Publisher und Word verwendet werden.

  • Quellinformationen

    Wählen Sie die Quelle für die Firma und "Interessiert an" aus. Klicken Sie auf Diese Liste bearbeiten, um der Liste Quelle oder Interessiert an einen neuen Eintrag hinzuzufügen oder einen vorhandenen Eintrag zu bearbeiten.

    Klicken Sie zum Abrufen weiterer Informationen auf diese Schaltfläche Initiiert von. Wählen Sie im Dialogfeld Kampagne, Geschäftskontakt, Verkaufschance oder Geschäftsprojekt auswählen aus dem Ordner eine Liste aus, und wählen Sie ein Listenelement aus, das die erste Kontaktaufnahme mit dieser Firma am Besten beschreibt. Klicken Sie zum Verknüpfen des Elements mit dem Firmendatensatz auf diese Schaltfläche Verknüpfen mit. Klicken Sie auf Neu, um ein neues Element zu erstellen.

  • Geschäftskontakte

    Klicken Sie zum Verknüpfen eines oder mehrerer Geschäftskontakte mit dieser Firma auf die Schaltfläche Hinzufügen, und wählen Sie diese in der Liste aus. Wählen Sie zum Löschen der Verknüpfung für einen Geschäftskontakt mit dieser Firma den Geschäftskontakt aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.

    Hinweis : Da ein Geschäftskontakt nur mit einer Firma verknüpft werden kann, werden in der Liste nur die Geschäftskontakte angezeigt, die noch nicht mit einer Firma verknüpft sind. Wenn alle Geschäftskontakte mit entsprechenden Firmen verknüpft sind, ist die Liste leer, da keine unverknüpften Geschäftskontakte verfügbar sind.

  • E-Mail- und Internetadressen

    Geben Sie die E-Mail-Adresse oder -Adressen, die dieser Firma zugeordnet sind, sowie die Webseitenadresse ein. Geben Sie zum Festlegen, wie ein Firmenname in der Zeile An: der Nachricht angezeigt wird, den Namen in das Feld Anzeigen als ein.

    Klicken Sie auf den Bildrahmen, um ein Bild für die Firma hinzuzufügen.

    contact picture

    Suchen Sie im Dialogfeld Kontaktbild hinzufügen den Ordner, in dem das Bild gespeichert ist, und doppelklicken Sie auf die Bilddatei, um diese hinzuzufügen. Die Größe des Bilds wird automatisch angepasst.

  • Klassifikation

    Aktivieren oder entfernen Sie die Aktivierung aus dem Kontrollkästchen Status, um der Firma den Status Aktiv zuzuweisen. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten  Feldpfeil  neben den Feldern, um auszuwählen, wem die Firma zugeordnet ist, und um die Bewertung und den Zahlungsstatus auszuwählen.

Hinweis : In der Ansicht Allgemein sind die Felder Quelle, Interessiert an, Firmenbewertung und Zahlungsstatus anpassbar.

Die Ansicht Details

Die Ansicht Details verfügt über Daten zum Firmenprofil, Kommunikationsvoreinstellungen und Kommentare. Sie können Kommentare aus anderen Dateien einfügen oder dem Firmendatensatz Kommentare direkt hinzufügen.

  • Firmenprofil

    Geben Sie Kontonummer, ggf. Tickersymbol, Jahresumsatz und die Anzahl an Mitarbeitern ein. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten   Feldpfeil   neben den Feldern, um den Unternehmenstyp und das Gebiet für die Firma auszuwählen.

    Hinweis : Sie können die Liste mit Optionen bearbeiten, die für Unternehmenstyp und Gebiet zugeordnet sind.

  • Kommunikation

    Klicken Sie auf den Pfeil nach unten   Feldpfeil   im Feld Bevorzugte Methode, um die bevorzugte Kommunikationsmethode für die Firma auszuwählen, oder klicken Sie auf Diese Liste bearbeiten, um der Liste Einträge hinzuzufügen, diese zu bearbeiten oder daraus zu entfernen. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen Nicht anrufen, Keine E-Mail senden, Kein Fax senden oder Keinen Brief senden, um anzugeben, welche Kommunikationsformen nicht für diese Firma verwendet werden sollen.

  • Kommentare

    Sie können Kommentare aus anderen Dateien einfügen oder dem Firmendatensatz Kommentare direkt hinzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeitstempel hinzufügen, um Ihre Kommentare zu datieren.

Die Ansicht Historie

Die Ansicht Historie verfügt über alle Kommunikationshistorienelemente, die mit diesem Datensatz verknüpft sind. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten   Feldpfeil   im Feld Ansicht, um den Ansichtstyp für die Liste auszuwählen. Doppelklicken Sie auf ein Kommunikationshistorienelement, um dieses zu öffnen. Sie können eine detailliertere Historie für die Firma erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken und dann ein Element mit dem Datensatz verknüpfen, z. B. eine Geschäftsnotiz, eine Gesprächsnotiz, einen Termin oder eine Aufgabe.

Die Ansicht Benutzerdefinierte Felder

Der Abschnitt Benutzerdefiniertes Feld verfügt über anpassbare Felder, die Sie erstellen und einrichten. Felder werden in Gruppen organisiert und in zwei Spalten angezeigt.

Klicken Sie auf der Menüband in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Formular anpassen, um Gruppen und Felder zu erstellen oder zu verwalten.

The Financial History view

If Business Contact Manager für Outlook is integrated with your Buchführungssystem and this record has financial transactions, you can view transactions on this view. Double-click any transaction to view it.

  • Transaction list

    Date     Click the column header to sort the list by the transaction date.

    Document #     Click the column header to sort the list by the document number.

    Type     Click the column header to sort the list by the type of transaction.

    Business Contact     Click the column header to sort the list by the name of the Business Contact.

    Total Amount     Click the column header to sort the list by the total amount of the transaction.

The Financial Summary view

If Business Contact Manager für Outlook is integrated with your Buchführungssystem, and this record has financial transactions, you can view a summary of these transactions on this view. This view displays information about the financial transactions for the account, balance and payment information, amount of sales, financial details, and terms.

  • Balance due

    Current    Displays the current balance.

    Overdue    Displays the amount overdue, sorted into categories of 1-30 days, 31-60 days, 61-90 days, and over 90 days.

    Total balance    Displays the total balance.

  • Payment information

    Average days to pay    Displays the average number of days that the Account took to pay.

    Average days to pay (YTD)    Displays the year-to-date average number of days that the Account took to pay.

  • Terms

    Preferred shipping method    Displays the preferred shipping method.

    Preferred payment method    Displays the preferred payment method.

  • Sales information

    Month-to-date    Displays the monetary amount of sales to the Account for the current month.

    Year-to-date    Displays the monetary amount of sales to the Account for the current year.

    Last year    Displays the monetary amount of sales to the Account for the previous year.

    Lifetime sales    Displays the total monetary amount of sales to the Account, for the life of the Account.

Navigation mit der Multifunktionsleiste

Das Formular enthält die folgenden Symbole  (in der Multifunktionsleiste, die Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist),  die nur für Business Contact Manager für Outlook gelten.

Gruppe

Option

Funktion

Anzeigen

Allgemein

Zeigt das Formular mit der Ansicht "Allgemein" an, in der Sie Basisinformationen eingeben können.

Anzeigen

Details

Zeigt das Formular mit der Ansicht "Details" an, in der Sie personalisierte Informationen eingeben können.

Anzeigen

Historie

Zeigt alle Kommunikationshistorienelemente für diesen Datensatz an.

Anzeigen

Benutzerdefinierte Felder

Zeigt alle benutzerdefinierten Felder an, die für dieses Formular angepasst wurden.

Kommunikation

Neues Historienelement

Fügt der Kommunikationshistorie des Datensatzes eine neue Geschäfts- oder Gesprächsnotiz, Verkaufschance, Aufgabe, E-Mail-Nachricht, Datei, ein neues Geschäftsprojekt oder einen neuen Termin hinzu.

Optionen

Formular anpassen

Fügt diesem Formular benutzerdefinierte Felder hinzu.

Optionen

Automatische E-Mail-Verknüpfung

Verknüpft automatisch E-Mail-Nachrichten, die von der E-Mail-Adresse in diesem Datensatz gesendet und empfangen werden.

Hinweis : Wenn keine verfügbare E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird das Symbol abgeblendet angezeigt.

Optionen

Namen überprüfen

Löst die E-Mail-Adresse oder den verknüpften Datensatz auf und stellt die Gültigkeit sicher.

Hinweis : Klicken Sie zum Aufrufen des Firmenformulars im Menü Business Contact Manager auf Firmen, und doppelklicken Sie auf eine Firma.

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