Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager

Ein Filter ist ein nützlicher Mechanismus zum Auswählen bestimmter Datensätze, die Sie anzeigen möchten. Sie können die in Listen und Berichten angezeigten Filter und so hilfreiche Informationen erhalten, auf deren Basis ihr Unternehmen handeln kann. So können Sie beispielsweise die Daten im Standardbericht Firmen nach Ort filtern, damit nur die Firmen angezeigt werden, die aktiv sind und mit "Ausgezeichnet" bewertet wurden. Speichern Sie diese gefilterte Liste, und verwenden Sie sie als Anrufliste, eine Adressliste für eine Marketingaktivität mit Direktwerbung oder eine Liste für einen Vertriebsmitarbeiter, der Firmen besucht. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter Marketing für Produkte und Dienste in Business Contact Manager.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe von Filtern benutzerdefinierte Registerkarten, Listen der Empfänger von Marketingaktivitäten und Suchberichte oder Kommunikationshistoriendatensätze für genau die Informationen erstellen können, die Sie anzeigen möchten.

Was möchten Sie tun?

Filtern von Daten in Listen

Filtern von Daten in Berichten

Öffnen eines gespeicherten Filters

Rückgängigmachen der Filterung

Verwenden von einfachen und erweiterten Filtern

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Filtern von Daten in Listen

Sie können Listen von Firmen, Geschäftskontakten, Geschäftsprojekten und anderen Datensätzen an vielen Stellen in Business Contact Manager für Outlook filtern:

Die Arbeitsbereiche Vertrieb, Marketing, Projektmanagement und Kontaktverwaltung enthalten filterbare Listen auf den vorhandenen Registerkarten und zusätzlich allen von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Registerkarten.

  • Sie können Empfängerlisten in Marketingaktivität-Datensätzen filtern.

  • In einzelnen Datensätzen können Sie die Liste der Kommunikationshistorienelemente filtern.

Mithilfe von Filtern können Sie genau die Datensätze anzeigen, die Sie sehen möchten, beispielsweise Geschäftskontakte mit der Kontaktbewertung "Ausgezeichnet" oder alle Firmen in Baden-Württemberg.

Hinweis    Listen können nicht im Navigationsbereich innerhalb des Ordners Unternehmensdatensätze gefiltert werden.

Inhalt dieses Artikels

Ändern einer Liste mit einem Filter

Erstellen einer neuen Registerkarte mit einer gefilterten Liste

Filtern einer Kommunikationshistorienliste

Filtern einer Empfängerliste in einer Marketingaktivität

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Ändern einer Liste mit einem Filter

Wenn Sie die Informationen ändern möchten, die auf den Registerkarten in den Arbeitsbereichen von Business Contact Manager für Outlook angezeigt werden, erstellen Sie einen Filter für die Liste. Filter werden auf alle Datensätze in einer Liste sowie auf neue Datensätze angewendet, die der Liste hinzugefügt werden.

Um zu ermitteln, ob eine Liste auf einer Registerkarte gefiltert wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und dann auf Ändern. Im Dialogfeld Registerkarte ändern wird neben der Schaltfläche Filtern der Text Filter angewendet angezeigt, wenn die Liste geändert wurde (siehe die Abbildung).

Registerkarte mit angewendetem Filter

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    • Kontaktverwaltung

    • Vertrieb

    • Marketing

    • Projektmanagement

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

  3. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter  Schaltfläche 'Filtern'.

    Tipp    Die Gruppe Filter im Menüband enthält vordefinierte Filter wie Zugewiesen an und Aktiv. Klicken Sie auf den Filternamen und dann auf die Informationen, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen. Die Optionen in der Gruppe Filter können sich auf der Grundlage des ausgewählten Arbeitsbereichs oder Datensatztyps ändern. So ist beispielsweise der Filter Vertriebsphase nur für Verkaufschancendatensätze verfügbar.

  4. Im Dialogfeld Filter können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

Mit einem Klick auf:

Mögliche Aktion:

Registerkarte Einfacher Filter

Klicken Sie auf die Optionen, die Sie in die gefilterten Ergebnisse einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie die Auswahl für Elemente, die Sie ausschließen möchten.

Registerkarte Erweiterter Filter

Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, mit deren Hilfe Sie die Ergebnisse filtern können.

Registerkarte Ergebnisse überprüfen

Schauen Sie sich die Ergebnisse Ihrer Filterauswahl an. Um ein Element aus dieser Liste zu entfernen, deaktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

Schaltfläche Filter speichern

Speichern Sie Ihre gesamte Auswahl als einen benannten Filter, den Sie wiederverwenden können. Geben Sie einen Namen für den von Ihnen erstellten Filter ein, und klicken Sie auf Speichern.

Schaltfläche Filter öffnen

Wählen Sie einen zuvor gespeicherten Filter aus, und wenden Sie ihn auf Ihre Liste an.

Schaltfläche OK

Wenden Sie den Filter auf die momentan überprüfte Liste an, und schließen Sie das Dialogfeld Filter.

Hinweis    Die Einstellungen für "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter" werden beide auf Ihre Ergebnisse angewendet. Deshalb ist es möglich, dass alle Datensätze versehentlich ausgefiltert werden. Ein Beispiel: Wenn Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter nur Datensätze vom Typ "Aktiv" auswählen, doch auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur Datensätze vom Typ "Inaktiv", werden auf der Registerkarte Ergebnisse überprüfen keine Datensätze angezeigt.

Weitere Informationen zur Verwendung der Registerkarten Einfacher Filter und Erweiterter Filter finden Sie unter Verwenden von einfachen und erweiterten Filtern weiter unten in diesem Artikel.

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Erstellen einer neuen Registerkarte mit einer gefilterten Liste

Manchmal möchten Sie nicht, dass alle Datensätze eines bestimmten Typs auf einer Registerkarte im Arbeitsbereich angezeigt werden. So möchte beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter nur die Firmen anzeigen, deren Bewertungen "Gut" oder "Ausgezeichnet" lauten, oder er möchte seine Geschäftskontakte nur in einem bestimmten Bundesland/Kanton oder einer bestimmten Verkaufsregion sehen. Eine neue Registerkarte für den benötigten Datensatztyp lässt sich leicht erstellen. Anschließend kann die Liste auf der Registerkarte gefiltert werden, damit nur die gewünschten Informationen angezeigt werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    • Kontaktverwaltung

    • Vertrieb

    • Marketing

    • Projektmanagement

  2. Klicken Sie im Listenbereich des Arbeitsbereichs, den Sie ändern möchten, auf das Symbol Neue Registerkarte erstellen  Neue Registerkarte erstellen.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Registerkarte erstellen einen aussagekräftigen Namen für die Registerkarte ein.

    Dialogfeld 'Neue Registerkarte erstellen'

  4. Klicken Sie in der Liste Elementtyp auf den Pfeil, um die Liste der Datensatztypen anzuzeigen, die Sie hinzufügen können. Klicken Sie dann auf den gewünschten Datensatztyp.

    Die Liste Elementtyp enthält die Standarddatensatztypen "Firma" und "Geschäftskontakt" sowie alle benutzerdefinierten Datensatztypen. Weitere Informationen zum Anpassen von Datensatztypen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern.

  6. Klicken Sie im Dialogfeld Filter auf die Kriterien, die Sie zum Filtern der Informationen auf der Registerkarte verwenden möchten, wie unter Ändern einer Liste mit einem Filter beschrieben wird.

  7. Klicken Sie auf OK.

    Die neue Registerkarte wird erstellt und im Listenbereich rechts neben den vorhandenen Registerkarten angeordnet. Um die Registerkarte zu verschieben, ziehen Sie sie an die gewünschte Position.

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Filtern einer Kommunikationshistorienliste

Sie können die Kommunikationshistorienlisten einzelner Datensätze filtern, damit nur die Kommunikationshistorienelemente angezeigt werden, die Sie sehen möchten.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    • Kontaktverwaltung

    • Vertrieb

    • Marketing

    • Projektmanagement

  2. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte, die den zu öffnenden Datensatz enthält.

  3. Doppelklicken Sie auf den Datensatz, um ihn zu öffnen.

  4. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht.

  6. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Filter auf Filter.

    Tipp    Die Gruppe Filter enthält vordefinierte Filter, die je nach dem ausgewählten Datensatztyp variieren. Wenn Sie nur einen dieser Filter verwenden möchten, klicken Sie auf dessen Namen und dann auf eine Option, um die Ergebnisse zu verfeinern.

  7. Das Dialogfeld Filter wird geöffnet. Darin werden alle Typen von Kommunikationshistorienelementen angezeigt, die mit dem ausgewählten Datensatztyp verknüpft werden können.

  8. Im Dialogfeld können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

Mit einem Klick auf:

Mögliche Aktion:

Registerkarte Einfacher Filter

Klicken Sie auf die Optionen, die Sie in die gefilterten Ergebnisse einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie die Auswahl für Elemente, die Sie ausschließen möchten. Im Abschnitt Kommunikationshistorie einschließen aus können Sie auf die Namen zusätzlicher Datensätze klicken oder die Namen eingeben, damit sie in die Ergebnisse eingeschlossen werden (siehe die nachstehende Abbildung). Die getroffene Auswahl wird in Verbindung mit der Auswahl auf der Registerkarte Erweiterter Filter angewendet.

Registerkarte Erweiterter Filter

Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, mit deren Hilfe Sie die Ergebnisse filtern können. Die getroffene Auswahl wird in Verbindung mit der Auswahl auf der Registerkarte Einfacher Filter angewendet.

Registerkarte Ergebnisse überprüfen

Schauen Sie sich die Ergebnisse Ihrer Filterauswahl an. Um ein Element aus der Liste zu entfernen, deaktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

Schaltfläche Filter speichern

Speichern Sie Ihre gesamte Auswahl als benannte Abfrage, die Sie wiederverwenden können. Geben Sie einen Namen für den Filter ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Schaltfläche Filter öffnen

Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Abfrage aus, und wenden Sie sie auf Ihre Filterergebnisse an.

Schaltfläche OK

Wenden Sie den Filter auf die momentan überprüfte Liste an, und schließen Sie das Dialogfeld Filter.

Filtern des Abschnitts 'Kommunikationshistoriennamen'
Fügen Sie in diesem Abschnitt des Dialogfelds "Filtern" Kommunikationshistorienelemente aus zusätzlichen Kontakten hinzu.

Hinweis    Beim Schließen der gefilterten Liste werden alle Filteroptionen deaktiviert. Falls Sie beabsichtigen, die soeben erstellte gefilterte Ansicht wiederzuverwenden, müssen Sie sie als benannten Filter speichern. Weitere Informationen zum Wiederverwenden von Filtern finden Sie unter Öffnen eines Filters weiter unten in diesem Artikel.

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Filtern einer Empfängerliste in einer Marketingaktivität

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Business Contact Manager.

  2. Klicken Sie auf Marketing, um den Arbeitsbereich anzuzeigen.

  3. Klicken Sie im Arbeitsbereich auf die Registerkarte für den Typ der Marketingaktivität, die Sie aktualisieren möchten.

  4. Doppelklicken Sie auf den Namen der Aktivität, um den Marketingaktivitätsdatensatz zu öffnen.

    Hinweis    Nur Marketingaktivitäten, die nicht gestartet wurden, können gefiltert werden.

  5. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und filtern. Das Dialogfeld Filter wird geöffnet, in dem die Registerkarte Ergebnisse überprüfen angezeigt wird.

  6. Im Dialogfeld können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

Mit einem Klick auf:

Mögliche Aktion:

Registerkarte Einfacher Filter

Klicken Sie auf die Optionen, die Sie in die gefilterten Ergebnisse einbeziehen möchten, und deaktivieren Sie die Auswahl für Elemente, die Sie ausschließen möchten.

Registerkarte Erweiterter Filter

Erstellen Sie eine oder mehrere Abfragen, mit deren Hilfe Sie die Ergebnisse filtern können. Um beispielsweise eine Liste zu erstellen, in der nur Leads in Bayern angezeigt werden, klicken Sie auf Bundesland/Kanton geschäftlich und dann auf Bayern.

Registerkarte Ergebnisse überprüfen

Schauen Sie sich die Ergebnisse Ihrer Filterauswahl an. Um ein Element aus der Liste zu entfernen, deaktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

Schaltfläche Filter speichern

Speichern Sie Ihre gesamte Auswahl als benannte Abfrage, die Sie wiederverwenden können. Gespeicherte Filter können zweckmäßig beim Erstellen der Empfängerliste für eine weitere Marketingaktivität sein.

Schaltfläche Filter öffnen

Wählen Sie eine zuvor gespeicherte Abfrage aus, und wenden Sie sie auf Ihre Filterergebnisse an.

Schaltfläche OK

Wenden Sie den Filter auf die momentan überprüfte Liste an, und schließen Sie das Dialogfeld Filter.

Hinweis    Die Einstellungen für "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter" werden beide auf Ihre Listenergebnisse angewendet. Deshalb ist es möglich, dass alle Datensätze versehentlich ausgefiltert werden. Ein Beispiel: Wenn Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter nur Datensätze vom Typ "Aktiv" auswählen, doch auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur Datensätze vom Typ "Inaktiv", enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keine Ergebnisse.

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Filtern von Daten in Berichten

Sie können Daten in Berichten filtern, damit nur die Datensätze ausgewählt werden, die auf den von Ihnen in den Unternehmensdatensätzen eingegebenen Daten basieren. Wenn Sie einen Filter erstellen und anwenden, durchsucht Business Contact Manager für Outlook die Business Contact Manager-Datenbank und gibt nur die Datensätze mit den Informationen zurück, die Sie im Filter angegeben haben.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Öffnen eines Standardberichts

      1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.

      2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf die Gruppe mit dem Berichtstyp, den Sie öffnen möchten. Um beispielsweise einen Bericht zu Ihren Geschäftskontakten anzuzeigen, klicken Sie in der Gruppe Kontaktverwaltung auf Geschäftskontakte.

      3. Klicken Sie auf den Namen des Berichts, den Sie filtern möchten.

        Registerkarte 'Berichte' im Menüband

    • Öffnen eines gespeicherten Berichts

      1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.

      2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte.

      3. Klicken Sie in der Gruppe Öffnen auf Gespeicherte Berichte und dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht "Geschäftskontakte" gespeichert haben, klicken Sie auf Geschäftskontakte.

      4. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den Namen des Berichts, den Sie filtern möchten. Klicken Sie dann auf Öffnen.

  2. Klicken Sie im Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.

  3. Führen Sie im Dialogfeld Filter eine der folgenden Aktionen aus:

    • Aktivieren oder deaktivieren Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter die gewünschten Optionen. Weitere Informationen zu den Optionen für "Einfacher Filter" finden Sie unter Verwenden der Registerkarte "Einfacher Filter" weiter unten in diesem Artikel.

    • Erstellen Sie auf der Registerkarte Erweiterter Filter eine spezielle Abfrage für die Daten, die Sie einbeziehen möchten. Weitere Informationen zum Auswählen von Kriterien und Erstellen eines erweiterten Filters oder einer Abfrage finden Sie unter Verwenden der Registerkarte "Erweiterter Filter" weiter unten in diesem Artikel.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um sich die Liste der Datensätze anzuschauen, die im Bericht angezeigt werden sollen. Weitere Informationen zu den Ergebnissen finden Sie unter Verwenden der Registerkarte "Ergebnisse überprüfen" weiter unten in diesem Artikel.

  5. Klicken Sie auf OK, um den Filter auf den Bericht anzuwenden.

  6. Sie können den Filter und den Bericht zur Wiederverwendung speichern, indem Sie eine der folgenden Aktionen oder beide Aktionen ausführen:

    • Speichern des Berichts    Klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie einen Namen für den Bericht ein.

    • Speichern des Filters    Wenn das Dialogfeld Filter nicht geöffnet ist, klicken Sie im Menüband auf Filter. Im Dialogfeld wird Ihre Filterauswahl angezeigt. Klicken Sie auf Filter speichern, und geben Sie einen Namen für den Filter ein.

      Hinweise   

      • Beim Speichern des Berichts wird nur das Format gespeichert.

      • Die Berichtsdaten werden bei jedem Öffnen des Berichts aktualisiert.

      • Wenn Sie den erstellten Filter speichern, können Sie ihn in anderen Berichten desselben Datensatztyps wiederverwenden.

      • Ein Filter wird standardmäßig im Dateiformat BCMQ (Business Contact Manager Query) gespeichert.

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Öffnen eines gespeicherten Filters

Sie können einen gespeicherten Filter wiederverwenden, indem Sie ihn im Dialogfeld Filter öffnen. Gespeicherte Filter können zweckmäßig sein, um dieselben Ergebnisse bei verschiedenen Datenmengen zu reproduzieren. Wenn Sie beispielsweise einen Filter erstellt haben, um alle Gesprächsnotizen in der Kommunikationshistorie eines Kontos mit dem Status "Überfällig" anzuzeigen, könnten Sie denselben Filter auf einen anderen von Ihnen erstellten und auf Konten basierenden Datensatztyp anwenden, beispielsweise einen Lieferanten. Sie können einen Filter auf alle Datensätze desselben Datensatztyps anwenden, für den Sie den Filter erstellt haben.

Bei Bedarf können Sie einen Filter auch öffnen, um die Kriterien zu ändern oder die Ergebnisse zu bearbeiten.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

    • Kontaktverwaltung

    • Vertrieb

    • Marketing

    • Projektmanagement

  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Dialogfeld Filter zu öffnen:

    • Auf einer Registerkarte im Arbeitsbereich

    1. Klicken Sie auf eine Registerkarte.

    2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

    3. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.

    • In einer Kommunikationshistorienliste

    1. Doppelklicken Sie auf einen Datensatz, um ihn zu öffnen.

    2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

    3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

    4. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.

    • In einem Marketingaktivitätsdatensatz   

      Sie können Filtereinstellungen nur in Marketingaktivitäten ändern, die nicht gestartet wurden.

      1. Doppelklicken Sie auf einen Marketingaktivitätsdatensatz, um ihn zu öffnen.

      2. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und filtern.

      • In einem Bericht

      1. Klicken Sie im Menüband eines Arbeitsbereichs oder im Begrüßungscenter auf die Registerkarte Berichte.

      2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Öffnen auf Gespeicherte Berichte und dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht "Geschäftskontakte" gespeichert haben, klicken Sie auf Geschäftskontakte.

      3. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den Namen des gewünschten Berichts und dann auf Öffnen. Die Daten werden beim Öffnen des Berichts aktualisiert.

      4. Klicken Sie im Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Filter auf Filter öffnen. Alle Ihre gespeicherten Filter werden aufgelistet. Sie können jedoch nur die Filter anwenden, die für denselben Datensatztyp erstellt wurden wie der momentan verwendete Typ.

  4. Klicken Sie auf den zu öffnenden Filter und dann auf Öffnen.

  5. Überprüfen Sie die Ergebnisse. Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen, um die Liste im Dialogfeld anzuzeigen. Alternativ können Sie auf OK klicken, um die gefilterten Datensätze anzuzeigen.

  6. Bei Bedarf können Sie im Dialogfeld weitere Änderungen an Ihrem Filter vornehmen. Wenn Sie damit fertig sind, klicken Sie auf Filter speichern, um die Einstellungen zu speichern. Alternativ können Sie auf OK klicken, um das Dialogfeld ohne Speichern zu schließen.

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Rückgängigmachen der Filterung

Sie können einen auf eine Liste angewendeten Filter problemlos rückgängig machen, indem Sie Ihre Auswahl im Filter löschen.

Sie können auf mehrere Arten erkennen, dass Listen gefiltert wurden:

  • Registerkarte in einem Arbeitsbereich    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte und dann auf Ändern. Wenn die Liste gefiltert wurde, ist das Feld Filter mit Filter angewendet gekennzeichnet.

  • Kommunikationshistorienliste    Diese Listen werden nur gefiltert, wenn der Datensatz mit den Historienelementen geöffnet ist. Es wird nicht angezeigt, dass sie gefiltert wurden.

  • Marketingaktivität    Hinter dem Namen der Empfängerlisten in den Marketingaktivitätsdatensätzen steht das Wort (Geändert).

  • Bericht    Nur gespeicherte Berichte werden gefiltert. In gefilterten Berichten wird unter dem Berichtstitel neben dem Text Filter angewendet: Ja ein grünes Filtersymbol angezeigt.

  • Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.

  • Navigieren Sie zur Liste mit dem Filter, den Sie entfernen möchten, und öffnen Sie das Dialogfeld "Filter" mit einer der folgenden Aktionen:

    • Auf einer Registerkarte im Arbeitsbereich

    1. Klicken Sie auf eine Registerkarte.

    2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

    3. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.

    • In einer Kommunikationshistorienliste

    1. Doppelklicken Sie auf einen Datensatz, um ihn zu öffnen.

    2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Historie.

    3. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.

    4. Klicken Sie in der Gruppe Filter auf Filter.

    • In einem Marketingaktivitätsdatensatz

    Sie können Filtereinstellungen nur in Marketingaktivitäten ändern, die nicht gestartet wurden.

    1. Doppelklicken Sie auf einen Marketingaktivitätsdatensatz, um ihn zu öffnen.

    2. Klicken Sie im Abschnitt Empfängerliste auf Überprüfen und filtern.

    • In einem Bericht

    1. Klicken Sie im Menüband eines Arbeitsbereichs oder im Begrüßungscenter auf die Registerkarte Berichte.

    2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Öffnen auf Gespeicherte Berichte und dann auf den Typ des Berichts, den Sie öffnen möchten. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht "Geschäftskontakte" gespeichert haben, klicken Sie auf Geschäftskontakte.

    3. Klicken Sie im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen auf den Namen des gewünschten Berichts und dann auf Öffnen. Die Daten werden beim Öffnen des Berichts aktualisiert.

    4. Klicken Sie im Bericht im Menüband in der Gruppe Sortieren und filtern auf Filter.

  • Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter jedes Kontrollkästchen, und klicken Sie auf jede Option, um die Seite auf ihre standardmäßigen ungefilterten Einstellungen wiederherzustellen.

    Hinweis    Die Standardeinstellung im Abschnitt Datum der letzten Änderung auf der Registerkarte Einfacher Filter lautet Alle.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Erweiterter Filter und dann auf Alle löschen.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Ergebnisse überprüfen und dann auf Alles auswählen.

  • Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und den Filter zu entfernen.

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Verwenden von einfachen Filtern und erweiterten Filtern

Sie können sowohl einfache als auch erweiterte Filter für Ihre Daten verwenden. Ein einfacher Filter wird auf einen Satz vordefinierter Bedingungen oder Kriterien angewendet, während es Ihnen der erweiterte Filter ermöglicht, eine benutzerdefinierte Abfrage bei jedem Datenfeld für den momentan gefilterten Datensatztyp zu erstellen. Die beiden Filter können einzeln oder in Kombination verwendet werden.

Bestätigen Sie nach dem Filtern auf der Registerkarte Ergebnisse überprüfen im Dialogfeld Filter, dass die Ergebnisse Ihren Erwartungen entsprechen.

Verwenden der Registerkarte "Einfacher Filter"

Verwenden der Registerkarte "Erweiterter Filter"

Verwenden der Registerkarte "Ergebnisse überprüfen"

Verwenden der Registerkarte "Einfacher Filter"

Auf der Registerkarte Einfacher Filter sind alle Feldwertoptionen standardmäßig ausgewählt. Klicken Sie auf eine Option, um die Auswahl aufzuheben, und schließen Sie Datensätze mit diesen Daten aus Ihren Ergebnissen aus.

Einige der Listen enthalten die Option <Keine Angabe>. Bei dieser Option werden Datensätze zurückgegeben, die keine Informationen zu einem Wert enthalten. Wenn Sie nur nach diesen Werten filtern möchten, deaktivieren Sie die anderen Optionen in der Liste. Die Option Keine Angabe bleibt standardmäßig ausgewählt.

Fenster 'Einfacher Filter'

Wenn Sie einen Datensatz filtern, der mit benutzerdefinierten Feldern angepasst wurde, werden diese Werte ebenfalls auf der Registerkarte Einfacher Filter angezeigt.

Hinweis    Die Einstellungen für "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter" werden beide auf Ihre Listenergebnisse angewendet. Deshalb ist es möglich, dass alle Datensätze versehentlich ausgefiltert werden. Ein Beispiel: Wenn Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter nur Datensätze vom Typ "Aktiv" auswählen, doch auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur Datensätze vom Typ "Inaktiv", enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keine Ergebnisse.

  • Filtern von Firmendatensätzen

    Das Dialogfeld Firmen filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte vom Typ "Firma" filtern. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der in die Ergebnisse einbezogen werden soll.

    Wert

    Aktion

    Einschließen

    Aktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um einen Firmendatensatztyp einzubeziehen. Deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um ihn auszuschließen.

    Firmenstatus

    Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für den Status der Firmen, den Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für den Status, den Sie ausschließen möchten.

    Leadursprung

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Gebiet

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Datum der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Firmen einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Zahlungsstatus

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Firmenbewertung

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Unternehmenstyp

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Zugewiesen an

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen wurden. In diese Liste werden diejenigen Benutzer einbezogen, für die Sie Ihre Datenbank freigegeben haben.

  • Filtern von Geschäftskontaktdatensätzen

    Das Dialogfeld Geschäftskontakte filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte filtern, die Geschäftskontakte und Leads enthalten. Wählen Sie in jedem Abschnitt die Werte aus, die Sie einbeziehen möchten.

    Wert

    Aktion

    Einschließen

    Wählen Sie einen Wert aus, um einen Geschäftskontaktdatensatztyp einzubeziehen. Deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um ihn auszuschließen.

    Zahlungsstatus

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Leadursprung

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Datum der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Datensätze einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Kontaktstatus

    Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für den Status der Geschäftskontaktdatensatztypen, den Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für den Status, den Sie ausschließen möchten.

    Bewertung

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Zugewiesen an

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Datensätze auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen wurden. In die Liste werden diejenigen Benutzer einbezogen, für die Sie Ihre Datenbank freigegeben haben.

  • Filtern von Kommunikationshistoriendatensätzen

    Das Dialogfeld Kommunikationshistorienelemente filtern wird angezeigt, wenn Sie die Kommunikationshistorie für einen Datensatz filtern oder wenn Sie Berichte vom Typ Aktivität nach Geschäftskontakt, Aktivität nach Firma oder Aktivität nach Verkaufschance filtern. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, der in die Ergebnisse einbezogen werden soll.

    Wert

    Aktion

    Erstellungsdatum

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Einbezogen werden nur Kommunikationshistorienelemente, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten erstellt wurden.

    Datum der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Einbezogen werden nur Kommunikationshistorienelemente, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Einzuschließende Elemente der Kommunikationshistorie

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, damit bestimmte Typen von Historienelementen ausgeschlossen werden.

    Kommunikationshistorie einschließen aus

    Geben Sie im Feld Namen eingeben einen Namen ein, um einen Datensatz zu suchen, oder wählen Sie ihn in der Liste aus.

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gesamte Kommunikationshistorie aus verknüpften Datensätzen einschließen, damit alle Kommunikationshistorienelemente für die Datensätze einbezogen werden, die mit den ausgewählten Datensätzen verknüpft sind.

  • Filtern von Verkaufschancendatensätzen

    Das Dialogfeld Verkaufschancen filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte filtern, die Verkaufschancen enthalten. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, den Sie einbeziehen möchten.

    Wert

    Aktion

    Vertriebsphase

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Einzuschließendes Enddatum

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Verkaufschancen einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geschlossen wurden.

    Einzuschließende Verkaufschancentypen

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Uhrzeit der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Verkaufschancen einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Leadursprung

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Wahrscheinlichkeit

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit nur Verkaufschancen einbezogen werden, die mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit zu einem Verkauf führen werden. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für die Wahrscheinlichkeit an. Dies muss eine Zahl zwischen 0 und 100 sein.

    Produkte und Dienste

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Verkaufschancen mit oder ohne Produkte und Dienste auszuschließen.

    Zugewiesen an

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Datensätze auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen wurden. In diese Liste werden diejenigen Benutzer einbezogen, für die Sie Ihre Datenbank freigegeben haben.

  • Filtern von Geschäftsprojektdatensätzen

    Das Dialogfeld Geschäftsprojekte filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte vom Typ "Geschäftsprojekt" filtern. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, den Sie einbeziehen möchten.

    Wert

    Aktion

    Startdatum

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Geschäftsprojekte einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten gestartet wurden.

    Status

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Projekttyp

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Datum der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Geschäftsprojekte einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Fällig am

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Geschäftsprojekte einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten fällig werden.

    Priorität

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Prozent erledigt

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit nur Geschäftsprojekte einbezogen werden, die einen bestimmten Abschlussprozentsatz aufweisen. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für den Prozentsatz an. Dies muss eine Zahl zwischen 0 und 100 sein.

  • Filtern von Projektaufgabendatensätzen

    Das Dialogfeld Projektaufgaben filtern wird angezeigt, wenn Sie Listen und Berichte vom Typ "Projektaufgabe" filtern. Wählen Sie in jedem Abschnitt den Wert aus, den Sie einbeziehen möchten.

    Wert

    Aktion

    Startdatum

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Projektaufgaben einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten gestartet wurden.

    Status

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Zugewiesen an

    Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Firmen auszuschließen, die bestimmten Benutzern zugewiesen wurden. In diese Liste werden diejenigen Benutzer einbezogen, für die Sie Ihre Datenbank freigegeben haben.

    Datum der letzten Änderung

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Projektaufgaben einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten geändert wurden.

    Fällig am

    Wählen Sie einen vordefinierten Zeitraum oder ein bestimmtes Start- und Enddatum aus. Es werden nur Projektaufgaben einbezogen, die innerhalb des ausgewählten Zeitraums oder der ausgewählten Daten fällig werden.

    Priorität

    Wählen Sie einen Wert in der Liste aus.

    Handlungsbedarf

    Wählen Sie aus, ob Handlungsbedarf vorliegt oder nicht.

    Prozent abgeschlossen

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, damit nur Geschäftsaufgaben einbezogen werden, die einen bestimmten Abschlussprozentsatz aufweisen. Wählen Sie eine Bedingung aus, und geben Sie einen Wert für den Prozentsatz an. Dies muss eine Zahl zwischen 0 und 100 sein.

Auf der Registerkarte "Einfacher Filter" werden – unabhängig von dem momentan gefilterten Datensatztyp – die folgenden Schaltflächen angezeigt:

  • Filter speichern     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter speichern, um diesen Filter mit den angegebenen Werten für zukünftige Verwendung zu speichern.

  • Filter öffnen     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter öffnen, um einen gespeicherten Filter anzuwenden.

  • Registerkarte Erweiterter Filter    Verwenden Sie diese Registerkarte zum Erstellen einer Abfrage speziell für Ihre Anforderungen.

  • Registerkarte Ergebnisse überprüfen    Verwenden Sie diese Registerkarte, um die Ergebnisse des Filters anzuzeigen und um Datensätze bei Bedarf zu entfernen.

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Verwenden der Registerkarte "Erweiterter Filter"

Bei der Registerkarte Erweiterter Filter können Sie die anzuzeigenden Informationen angeben, indem Sie eine Abfrage erstellen. Sie können eine oder mehrere Bedingungen oder Kriterien erstellen, die für einen bestimmten Datensatz "wahr" sein müssen, damit er in die Ergebnisse einbezogen wird.

Wenn Sie beispielsweise Glückwünsche an alle Ihre aktiven Geschäftskontakte senden möchten, deren Jahres- oder Geburtstage innerhalb der nächsten 60 Tage stattfinden, können Sie die folgende Abfrage erstellen. Verwenden Sie dabei Klammern zum Gruppieren der Werte: Aktiv = Ist ausgewählt Und (Jahrestag = Nächste 60 Tage Oder Geburtstag = Nächste 60 Tage).

Wenn Sie einen Datensatz filtern, der mit benutzerdefinierten Feldern angepasst wurde, können Sie eine Abfrage nach diesen Werten mit der Registerkarte Erweiterter Filter durchführen.

Erweiterter Filter (Fenster)

Hinweis    Die Einstellungen für "Einfacher Filter" und "Erweiterter Filter" werden beide auf Ihre Listenergebnisse angewendet. Deshalb ist es möglich, dass alle Datensätze versehentlich ausgefiltert werden. Ein Beispiel: Wenn Sie auf der Registerkarte Einfacher Filter nur Datensätze vom Typ "Aktiv" auswählen, doch auf der Registerkarte Erweiterter Filter nur Datensätze vom Typ "Inaktiv", enthält die Registerkarte Ergebnisse überprüfen keine Ergebnisse.

Verwenden Sie Folgendes

Zweck

Feldname

Wählen Sie das Feld aus, nach dem gefiltert werden soll.

Vergleich

Wählen Sie den Operator aus, mit dem Sie das Feld vergleichen möchten.

Vergleichen mit

Geben Sie den Wert zum Vergleichen mit dem ausgewählten Feld ein, oder wählen Sie den Wert aus.

Gruppierung

Verwenden Sie die Klammern zum Anordnen oder Gruppieren der Zeilen Ihrer Abfrage, wenn Sie darin mehr als eine Zeile von Bedingungen verwenden.

Und oder Oder

Kombinieren Sie einzelne Bedingungen mit Und oder Oder. Diese Operatoren sind nur verfügbar, wenn mehr als eine Zeile von Bedingungen angegeben wird.

Alle löschen

Beginnen Sie von vorn, indem Sie zuerst alle Bedingungen im Formular löschen.

Löschen

Klicken Sie, um diese Zeile der Abfrage zu löschen.

Hinweis    Sie können maximal 20 Bedingungen erstellen.

Filter speichern     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter speichern, um diesen Filter mit den angegebenen Werten für zukünftige Verwendung zu speichern.

Filter öffnen     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter öffnen, um einen gespeicherten Filter zu öffnen.

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Verwenden der Registerkarte "Ergebnisse überprüfen"

Sie können sich über die Registerkarte Ergebnisse überprüfen die Ergebnisse eines Filters anschauen und bearbeiten, bevor Sie ihn auf eine Liste anwenden. In der Ergebnisliste können maximal 2.000 Elemente angezeigt werden.

Fenster zum Überprüfen der Filterergebnisse

Die auf dieser Registerkarte angezeigten Datensätze sind das Ergebnis, wenn der einfache und der erweiterte Filter angewendet wurden.

  • Wenn Sie einen Datensatz aus der Ergebnisliste entfernen möchten, deaktivieren Sie das zugehörige Kontrollkästchen.

  • Wenn Sie ein Element suchen möchten, ohne durch die gesamte Ergebnisliste scrollen zu müssen, geben Sie den Namen des Elements im Feld Eingeben oder aus Liste auswählen ein.

Filter speichern     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter speichern, um diesen Filter mit den angegebenen Werten für zukünftige Verwendung zu speichern.

Hinweis    Wenn mehr als 300 Elemente aus der Ergebnisliste ausgeschlossen wurden, kann die Berichtsabfrage nicht gespeichert werden.

Filter öffnen     Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter öffnen, um einen gespeicherten Filter zu öffnen.

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Gilt für: Outlook 2013, Outlook 2010



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