Filtern von Daten in einer Desktopdatenbank

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Zum Anwenden eines Filters klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld oder das Steuerelement, auf das Sie filtern möchten, und wählen dann in der unteren Hälfte des nun angezeigten Kontextmenüs einen Filterbefehl aus. Wenn Sie einen bestimmten Wert als Basis für den Filter verwenden möchten, wählen Sie den Wert aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie dann einen Filterbefehl aus. Die Filteroptionen sind vom Datentyp des verwendeten Felds abhängig. Die nachstehende Abbildung zeigt die Filteroptionen für ein Textfeld mit dem ausgewählten Wert Hallo Welt:

Kontextmenü mit den Filteroptionen für Textfelder

Mithilfe von Filtern können Sie in Formularen, Berichten, Abfragen oder Datenblättern bestimmte Datensätze anzeigen bzw. in Berichten, Tabellen oder Abfragen nur bestimmte Datensätze drucken. Durch Anwenden eines Filters können Sie die Daten in einer Ansicht beschränken, ohne den Entwurf des zugrunde liegenden Objekts ändern zu müssen.

In diesem Artikel wird erläutert, wie anwenden, speichern und Entfernen von Filtern in einer Access-Desktopdatenbank. Informationen zum Filtern in einer Access-app finden Sie unter Filtern Ihrer Daten mit Access 2013Blogbeitrag. Weitere Informationen zu Access finden Sie unter apps im Allgemeinen im Artikel Erstellen einer Access-app.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zum Filtern

Unterschiedliche Filtermethoden

Wechseln zwischen gefilterten und ungefilterten Ansichten der Daten

Löschen eines Filters

Speichern und automatisches Anwenden eines Filters

Informationen zum Filtern

Das Einschränken der Daten, die angezeigt werden sollen, ist eine grundlegende Datenbankaufgabe, und eine Möglichkeit hierfür besteht darin, die Daten zu filtern, aber manchmal ist auch eine Abfrage die bessere Lösung. Nachdem Sie sich für die Verwendung eines Filters entschieden haben, stehen Ihnen mehrere unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung: allgemeine Filter, auswahlbasierte Filter oder formularbasierte Filter.

Wann eine Abfrage verwendet werden sollte

Beim Einschränken der angezeigten Daten ist eine Abfrage manchmal eine bessere Lösung als ein Filter. Die Erstellung einer Abfrage ist natürlich mit Arbeit verbunden. Sie müssen den Abfrage-Generator öffnen, Tabellen hinzufügen usw. Danach verfügen Sie jedoch über eine vollkommen neue Datenquelle, auf deren Basis Sie Formulare, Berichte und andere Abfragen erstellen können, also all das tun können, für das eine Datenquelle notwendig ist. Eine Abfrage ist in den folgenden Fällen empfehlenswert:

  • Wenn Sie planen, dieselbe eingeschränkte Datenmenge immer wieder zu verwenden, möglicherweise für mehr als ein Objekt – einen Filter können Sie speichern, entfernen und erneut anwenden, aber Sie können einen Filter nicht für ein beliebiges Objekt außer für dasjenige verwenden, für das Sie den Filter erstellt haben.

  • Wenn Sie mehrere Möglichkeiten, d. h. mehrere unterschiedliche Kriteriensätze gleichzeitig einschließen müssen – dies ist zwar mit einem formularbasierten Filter ebenfalls möglich, in einer Abfrage werden jedoch alle alternativen Kriteriensätze gleichzeitig und nicht wie bei einem formularbasierten Filter auf unterschiedlichen Registerkarten angezeigt.

Filter unterstützen unterschiedliche Datentypen

Es gibt unterschiedliche Filterarten, von denen einige nur auf einen bestimmten Datentyp angewendet werden können, während andere mit mehreren Datentypen arbeiten. Die Filter, die Sie verwenden können, sind vom Typ und den Werten des Felds abhängig, das Sie filtern möchten. Die nachstehende Abbildung zeigt die allgemeinen Filter für den Datentyp "Datum/Uhrzeit".

Filtern in einem Datumsfeld

1. Allgemeine Filter für den Datentyp "Datum/Uhrzeit"

2. Der Filter Alle Daten in diesem Zeitraum steht nur für den Datentyp "Datum/Uhrzeit" zur Verfügung. Hiermit werden der Tages- und Jahresteil der Datumswerte ignoriert.

Wiederverwenden eines Filters

Wenn Sie ein Objekt mit angewendetem Filter speichern, ist der Filter auch beim nächsten Öffnen des Objekts verfügbar. Sie können die Eigenschaft "BeimLadenFiltern" verwenden, um zu steuern, ob der Filter beim Öffnen des Objekts angewendet wird.

Wenn Sie einen Filter für andere Datenbankobjekte verwenden möchten, können Sie ihn als Abfrage speichern.

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Unterschiedliche Filtermethoden

Es gibt drei Hauptmethoden zum Filtern:

  • Allgemeine Filter    – Allgemeine Filter stehen unmittelbar zur Verfügung und ermöglichen die Auswahl von Werten aus den zu filternden Daten. Es gibt auch eine Reihe integrierter Vergleichsfilter wie Enthält.

  • Auswahlbasierter Filter    – Diese Methode steht ebenfalls unmittelbar zur Verfügung und funktioniert hervorragend, wenn Sie gerade einen Wert sehen, den Sie als Filter verwenden möchten.

  • Formularbasierter Filter – Wenn Sie mehrere Filter gleichzeitig anwenden möchten, bietet ein formularbasierter Filter etwas mehr Steuerungsmöglichkeiten über den Vorgang.

Allgemeine Filter

Allgemeine Filter sind für die meisten Datentypen integriert und bieten grundlegende Filtermöglichkeiten, die für den Datentyp spezifisch sind. Wenn Sie beispielsweise den Datentyp "Datum/Uhrzeit" filtern möchten, können Sie den allgemeinen Filter Vor verwenden, um Daten auszuschließen, die einen Wert an oder nach einem bestimmten Datum enthalten.

Hinweis :  Allgemeine Filter können immer nur auf jeweils ein Feld angewendet werden. Wenn Sie einen Filter für mehrere Felder oder Steuerelemente festlegen möchten, können Sie die Filter entweder separat anwenden oder eine erweiterte Filteroption verwenden.

So verwenden Sie einen allgemeinen Filter    Klicken Sie auf die Überschrift des Felds, das Sie filtern möchten. Die allgemeinen Filter werden im unteren Bereich des nun angezeigten Menüs aufgeführt.

Allgemeine Datumsfilter
Allgemeine Filter für Daten vom Typ "Datum-/Uhrzeit"

1. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um nach speziellen Werten zu filtern. In der Liste werden alle Werte angezeigt, die aktuell im Feld gespeichert sind.

2. Klicken Sie auf einen Vergleichsfilter, und geben Sie die erforderlichen Werte an, um nach einem Wertbereich zu filtern.

Tipps zu allgemeinen Filtern

  • Um eine Wertliste verwenden nur von einem oder mehreren der Werte filtern möchten, deaktivieren Sie die (Alles auswählen) aktivieren Sie das Feld, und wählen Sie dann die gewünschten Werte.

  • Zum Filtern nach null-Werten (Einträge anzeigen, wobei es keine Daten für das gefilterte Feld sind), Löschen der (Alles auswählen) Kontrollkästchen, und wählen Sie dann das Kontrollkästchen neben dem (Leerzeichen).

  • Sie können in einem allgemeinen Filter Platzhalterzeichen verwenden, um weniger exakte Übereinstimmungen zu erhalten. So steht der Platzhalter "Stern" (*) beispielsweise für eine beliebige Zeichenfolge. Damit können Sie den allgemeinen Filter Gleich auf das Feld "Vorname" anwenden und die Filterzeichenfolge Miche*l* verwenden, um auf die verschiedenen Schreibweisen von "Michele" zu filtern.

  • Wenn Sie ein Platzhalterzeichen als solches (und nicht als Platzhalter) in den Filter einschließen möchten, setzen Sie es in eckige Klammern.

Warum werden die allgemeinen Filter nicht angezeigt?

Die allgemeinen Filter stehen in den folgenden Fällen nicht zur Verfügung:

  • Datenspezifische Filter sind für Felder vom Typ "Ja/Nein", "OLE-Objekt" und "Anlage" nicht verfügbar.

  • Die Werteliste steht für Memofelder nicht zur Verfügung.

  • Allgemeine Filter stehen generell nur in der Datenblattansicht, der Formularansicht, der Berichtsansicht oder der Layoutansicht zur Verfügung.

Auswahlbasierter Filter

Wenn Sie einen Filter basierend auf einem aktuell ausgewählten Wert anwenden möchten, klicken Sie im Menüband auf Start und dann in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Auswahl. Nun wird eine Dropdownliste mit den verfügbaren Filteroptionen angezeigt. Wie bei den allgemeinen Filtern sind die Optionen für auswahlbasierte Filter je nach Datentyp unterschiedlich. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen markierten Wert klicken, um nach Auswahl zu filtern.

Menü für auswahlbasierten Filter

Formularbasierter Filter

Wenn Sie filtern möchten, indem Sie ein Formular ausfüllen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann auf Formularbasierter Filter. Wenn Sie einen formularbasierten Filter verwenden, erstellt Access ein leeres Formular wie das, das gefiltert werden soll, und ermöglicht Ihnen dann, beliebig viele Felder auszufüllen. Wenn Sie fertig sind, sucht Access die übereinstimmenden Datensätze. Dies ist praktisch, wenn Sie auf Werte in mehreren Feldern filtern möchten. Die folgende Abbildung zeigt einen einfachen formularbasierten Filter:

Formularbasierter Filter

Hinweis : Bei Verwendung eines formularbasierten Filters können keine Feldwerte der folgenden Feldtypen verwendet werden: "Mehrwertig", "Memo", "Hyperlink", "Ja/Nein2 oder "OLE-Objekt".

Hinzufügen von alternativen Werten für formatbasierte Filter mit der Registerkarte "Oder"

Wenn Sie einen anderen Satz von Werten zum Filtern hinzufügen möchten, klicken Sie auf die oder Registerkarte am unteren Rand der Formularbasierter Filter – ein neues leeres Formular zum Filtern zu verwendende wird geöffnet. Jedes Mal, Sie die Registerkarte oder verwenden, erstellt Access ein anderes. Es gibt immer eine nicht verwendete oder tab auf ein Formularbasierter Filter. Wenn Sie mehrere Sätze von Werten mithilfe von formularbasierten Filters angeben, werden Datensätze, die eine Reihe erfüllen eingeschlossen. Kurzum, desto oder Sie Registerkarten verwenden, je mehr Daten der Filter einschließen wird.

Spezialfilter/-sortierung

Es kann vorkommen, dass Sie einen Filter anwenden möchten, der über das hinausgeht, was Sie mit anderen Filtermethoden erreichen können, bei denen Sie die Filterkriterien selbst schreiben können. In diesen Fällen können Sie "Spezialfilter/-sortierung" verwenden, einen Filterentwurf, der an die Erstellung einer Abfrage erinnert.

  1. Öffnen Sie eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht in einer der folgenden Ansichten: Datenblatt, Formular, Bericht oder Layout.

  2. Stellen Sie sicher, dass die Ansicht noch keinen Filter besitzt. Überprüfen Sie auf der Datensatznavigatorleiste, ob Kein Filter abgeblendet (nicht verfügbar) ist. Wenn die Datensatznavigatorleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen (wenn Alle Filter löschen ausgeblendet ist, sind keine Filter aktiv).

  3. Klicken Sie im Menüband auf Start, klicken Sie dann in der Sortieren und Filtern Gruppe klicken Sie auf Erweitert; , und klicken Sie dann auf Spezialfilter /-sortierung.

  4. Fügen Sie die Felder hinzu, auf die Sie einen Filter im Datenblatt anwenden möchten.

  5. Geben Sie in die Zeile Kriterien der einzelnen Felder ein Kriterium an. Die Kriterien werden als Gruppe angewendet, und nur die Datensätze werden angezeigt, die allen Kriterien in der Zeile Kriterien entsprechen. Wenn Sie alternative Kriterien für ein einzelnes Feld angeben möchten, geben Sie das erste Kriterium in die Zeile Kriterien ein und das zweite Kriterium in die Zeile Oder usw.

    Tipps : Alle Kriterien in der Zeile Oder werden als Alternative zu den Kriterien in der Zeile Kriterien angewendet. Wenn Sie ein Kriterium in beiden Gruppen von Kriterien anwenden möchten, dann müssen Sie dieses Kriterium sowohl in die Zeile Kriterien als auch in die Zeile Oder eingeben. Klicken Sie auf Filter ein/aus, um die gefilterten Zeilen anzuzeigen.

    Eine gute Möglichkeit, Informationen zum Schreiben von Kriterien ist das anwenden, einen allgemeinen Filter oder einen Filter basierend auf Auswahl, die ein Ergebnis erzeugt, die in der Nähe Ihnen gesuchte ist. Klicken Sie dann auf die Ansicht angewendeten Filter, Anzeigen der Objektregisterkarte der Filters

Spezielle Befehle auf der Dokumentregisterkarte "Filtern"

Zwei spezielle Befehle stehen Ihnen auf den Dokumentregisterkarte " Filtern ". Wenn Sie an einer beliebigen Stelle über dem Entwurfsbereich auf der Registerkarte mit der rechten Maustaste im von Abfrage laden und Als Abfrage speichern-Befehle im Kontextmenü verfügbar sind.

Spezielle Filteroptionen

Mit dem Befehl Von Abfrage laden wird der Entwurf einer ausgewählten Abfrage in das Datenblatt geladen. Dadurch können Sie die Abfragekriterien als Filterkriterien verwenden.

Mit dem Befehl Von Abfrage laden können Sie die Filtereinstellungen als neue Abfrage speichern.

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Wechseln zwischen gefilterten und ungefilterten Ansichten der Daten

Wenn Sie zur ungefilterten Ansicht der Daten zurückkehren möchten, klicken Sie auf der Datensatznavigatorleiste auf Gefiltert.

Schaltfläche zum Wechseln zwischen Filtern im Datensatznavigator

Sie können zurück zu der gefilterten Datenansicht wechseln, indem Sie auf der Datensatznavigatorleiste auf Ungefiltert klicken.

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Löschen eines Filters

Löschen Sie einen Filter, um ihn vollständig zu entfernen. Ein gelöschter Filter kann durch Klicken auf Ungefiltert nicht mehr erneut angewendet werden, sondern muss neu erstellt werden. Sie können einen einzelnen Filter aus einem einzelnen Feld oder alle Filter aus allen Feldern der Ansicht löschen.

  • Löschen eines einzelnen Filters    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gefilterte Element, und klicken Sie dann auf Filter löschen aus Feldname.

  • Löschen aller Filter    Klicken Sie auf die Start tab, in der Gruppe Sortieren und Filtern, klicken Sie auf Erweitert, und klicken Sie dann auf Alle Filter löschen.

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Speichern und automatisches Anwenden eines Filters

Wenn Sie eine Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht schließen und eines Filters besteht der Filters mit dem Objekt gespeichert ist. Das nächste Mal, wenn das Objekt geöffnet wird, das der ungefilterten Datenanzeige aber gespeicherte Filter anwenden – einfach wechseln Sie zur gefilterten Ansicht durch Klicken auf Ungefiltert klicken Sie auf der Datensatznavigatorleiste verfügbar ist. Wenn der Filter angewendet werden, wenn das Objekt geöffnet werden soll, legen Sie die FilterOnLoad-Eigenschaft auf Ja.

Hinweis : Die BeimLadenFiltern eigenschafteneinstellung wird nur angewendet, wenn das Objekt geladen. Diese Eigenschaft für ein Objekt in der Entwurfsansicht, und wechseln Sie zu einer anderen Ansicht verursacht die Einstellung angewendet werden soll. Sie müssen schließen und erneut öffnen des Objekts für Änderungen an der BeimLadenFiltern eigenschafteneinstellung wirksam wird.

Speichern eines Filters als Abfrage

Wenn Sie einen Filter als Abfrage speichern möchten, damit Sie ihn auch auf andere Objekte anwenden können, verwenden Sie die Option "Spezialfilter/-sortierung": Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Start, klicken Sie dann in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und anschließend auf Spezialfilter/-sortierung. Richten Sie den Filter Ihren Anforderungen entsprechend ein, klicken Sie auf der Registerkarte Filter auf einen leeren Bereich, und klicken Sie dann auf Als Abfrage speichern.

Kontextmenü 'Spezialfilter/-sortierung'

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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