Filtern von Daten in einer Datenansicht

Mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 können Sie ganz einfach Daten in einer Datenansicht filtern.

Beim Erstellen einer Datenansicht können Sie einen Filter anwenden, um nur die Daten anzuzeigen, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Angenommen, eine Ihrer Datenquellen enthält Hunderte oder Tausende von Datensätzen, und Sie möchten lediglich eine Teilmenge davon anzeigen. Sie haben die Möglichkeit, einen Filter zu erstellen, damit nur diese Teilmenge in der Datenansicht angezeigt wird.

Wenn Sie Office SharePoint Designer 2007 zum Filtern von Daten in einer Datenansicht verwenden, schränken Sie die tatsächlich in der Datenansicht verfügbaren Datensätze ein. Sie können der Datenansicht auch eine Symbolleiste hinzufügen, um Besuchern das Filtern von Daten über den Browser zu ermöglichen. Die Symbolleiste wirkt sich allerdings nur auf die Darstellung von Daten aus. Die tatsächlich in der Datenansicht verfügbaren Daten werden über die Symbolleiste nicht begrenzt. Einen Link zu weiteren Informationen zum Hinzufügen einer solchen Symbolleiste finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Hilfe zum Erstellen der in den folgenden Beispielen verwendeten Beispieldaten und der Datenansicht sowie ausführlichere Informationen zu Datenansichten erhalten Sie unter Erstellen einer Datenansicht.

Was möchten Sie tun?

Hinzufügen eines Filters

Hinzufügen einer Klausel zu einem vorhandenen Filter

Gruppieren der Klauseln in einem Filter

Ändern einer Klausel

Löschen einer Klausel

Löschen eines Filters

Erstellen eines erweiterten Filters

Hinzufügen eines Filters

Nordwind GmbH, ein Händler für Gourmetprodukte, verwaltet seine Produktliste im XML-Format. Diese Liste enthält auch Produkte, die aus dem Sortiment genommen wurden. Ihr Team möchte eine Datenansicht erstellen, in der nur aktuelle Produkte aufgeführt werden, um zu verhindern, dass auf der Teamwebsite Unmengen von Produkten angezeigt werden, die Nordwind GmbH gar nicht mehr führt. Zu diesem Zweck wird ein Filter hinzugefügt.

Beim Erstellen eines Filters generieren Sie einen oder mehrere Ausdrücke, die auf die Daten angewendet werden. Die Datenansicht enthält Daten, die diesen Kriterien entsprechen. Ein Ausdruck setzt sich aus folgenden drei Hauptbestandteilen zusammen: dem Feldnamen (Name des Felds, nach dem Sie filtern möchten), dem Operator (Regel, die auf den Wert angewendet werden soll, z. B. "ist gleich", "größer als" oder "kleiner als") und dem Wert (die gesuchten Daten).

Mit dem Erstellen eines Ausdrucks sind drei Schritte verbunden. Zunächst muss das Feld ermittelt werden, durch das festgelegt ist, ob ein Datensatz in den gefilterten Ergebnissen angezeigt wird. In diesem Beispiel dient das Feld Auslaufartikel als Basis für den Filter, denn die darin enthaltenen Daten müssen daraufhin geprüft werden, welche Datensätze in den Ergebnissen enthalten sein sollen und welche nicht. Im zweiten Schritt wird der gewünschte Operator angegeben. Es sollen nur die Datensätze angezeigt werden, bei denen der Wert für Auslaufartikel gleich 0 ist. Geben Sie also als Operator Gleich an. Die Daten in dem gesuchten Feld sind gleich 0 (Nordwind GmbH verwendet 0 für False), also wird als Wert 0 angegeben.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie filtern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtenaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Filterkriterien auf Klicken Sie hier, um eine neue Klausel hinzuzufügen.

  5. Klicken Sie auf das Feld Feldname, und klicken Sie dann auf das Feld, das den gewünschten Wert enthält. Klicken Sie in Übereinstimmung mit dem Beispiel Northwind Traders auf Auslaufartikel (Anzahl).

  6. Klicken Sie auf das Feld Vergleich, und wählen Sie dann den gewünschten Operator aus. So klicken Sie beispielsweise für das Beispiel Nordwind GmbH auf Ist gleich.

  7. Klicken Sie auf das Feld Wert, und geben Sie dann die gewünschten Kriterien ein, bzw. wählen Sie diese aus. Geben Sie 0 ein, da bei Nordwind GmbH mit 1 ausgelaufene Produkte und mit 0 nicht ausgelaufene Produkte angegeben werden.

    Der Beispielausdruck im Dialogfeld 'Filterkriterien'

    Der Beispielausdruck im Dialogfeld Filterkriterien

  8. Klicken Sie auf Erweitert, wenn Sie den Ausdruck anzeigen und mithilfe von XPath bearbeiten möchten.

    Hinweis : Sämtliche Filterkriterien, die Sie im Dialogfeld Filterkriterien erstellen, sind XPath-Ausdrücke. Weitere Informationen zu erweiterten Filtern finden Sie im späteren Abschnitt Erstellen eines erweiterten Filters.

  9. Klicken Sie auf OK.

Sie haben nun eine Datenansicht erstellt, in der nur aktuelle Produkte angezeigt werden und keine ausgelaufenen Produkte.

Ist der Wert für 'Auslaufartikel' gleich 0, werden vier von fünf Datensätzen angezeigt

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Hinzufügen einer Klausel zu einem vorhandenen Filter

Sie können mehrere Ausdrücke in einem einzelnen Filter verwenden. Fügen Sie dazu neue Klauseln hinzu, mit denen zusätzliche Kriterien angegeben werden, die die Daten erfüllen müssen.

So haben Sie im vorhergehenden Abschnitt die Datenansicht so gefiltert, dass nur die aktuellen Produkte von Nordwind GmbH angezeigt werden. Angenommen, dass Sie jetzt die Datenansicht dahingehend anpassen möchten, dass nur aktuelle Produkte enthalten sind, bei denen die bestellten Einheiten gleich Null sind. Auf dieser Grundlage können Sie dann entscheiden, ob zusätzliche Einheiten bestellt werden müssen.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

    Im Dialogfeld Filterkriterien werden alle derzeit auf die Datenansicht angewendeten Filterkriterien angezeigt.

  4. Klicken Sie am Ende einer vorhandenen Klausel auf das Feld Und/Oder, und führen Sie anschließend eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf Und, um einen Filter zu erstellen, bei dem die Daten den Kriterien in beiden Klauseln entsprechen müssen.

    • Klicken Sie auf Oder, um einen Filter zu erstellen, bei dem die Daten den Kriterien nur in einer Klausel entsprechen müssen.

      Klicken Sie für das Beispiel Nordwind GmbH auf Und, da die Datenansicht nur Produkte enthalten soll, die nicht ausgelaufen sind und bei denen die bestellten Einheiten gleich Null sind.

  5. Klicken Sie in der nächsten Zeile auf Klicken Sie hier, um eine neue Klausel hinzuzufügen.

  6. Klicken Sie auf das Feld Feldname, und klicken Sie dann auf das Feld, das den gewünschten Wert enthält. Klicken Sie in Übereinstimmung mit dem Beispiel Nordwind GmbH auf BestellteEinheiten(Zahl).

  7. Klicken Sie auf das Feld Vergleich, und wählen Sie dann den gewünschten Operator aus. So klicken Sie beispielsweise für das Beispiel Nordwind GmbH auf Ist gleich.

  8. Klicken Sie auf das Feld Wert, und geben Sie dann die gewünschten Kriterien ein, bzw. wählen Sie diese aus. Geben Sie 0 ein, da nur Produkte angezeigt werden sollen, für die keine Einheiten bestellt sind.

    Aus zwei Ausdrücken erstellter Filter, wie er im Feld 'Filterkriterien' angezeigt wird

  9. Klicken Sie auf OK.

Sie verfügen nun über eine Datenansicht, in der nur aktuelle Produkte angezeigt werden, für die keine zusätzlichen Einheiten bestellt wurden.

Von fünf Beispieldatensätzen werden nun zwei angezeigt

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Gruppieren der Klauseln in einem Filter

Enthält Ihr Filter mehrere Klauseln, kann es sinnvoll sein, zwei oder mehr Klauseln zu gruppieren, damit sie vor einer anderen Klausel angewendet werden. Sie können genau steuern, welche Daten in Ihrer Datenansicht angezeigt werden, indem Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Klauseln angewendet werden.

Beispielsweise haben Sie in den vorherigen Abschnitten einen Filter mit zwei Klauseln erstellt, um aktuelle Produkte anzuzeigen, für die keine zusätzlichen Einheiten bestellt wurden. Mithilfe dieser Datenansicht können Sie entscheiden, ob Einheiten bestellt werden sollten. Sie können diese Ansicht noch besser nutzen, indem Sie die aktuellen Produkte anzeigen, für die der Wert für bestellte Einheiten gleich Null und der Wert für Lagerbestand kleiner als 20 ist. Fügen Sie zu diesem Zweck eine dritte Klausel hinzu, und gruppieren Sie diese mit der zweiten Klausel.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie filtern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

    Im Dialogfeld Filterkriterien werden alle derzeit auf die Datenansicht angewendeten Filterkriterien angezeigt.

  4. Klicken Sie am Ende der zweiten Klausel auf das Feld Und/Oder, und klicken Sie anschließend auf Oder.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Filterkriterien auf Klicken Sie hier, um eine neue Klausel hinzuzufügen.

  6. Klicken Sie auf das Feld Feldname und anschließend auf das Feld, das die gewünschten Werte enthält. Fügen Sie für das Beispiel Northwind Traders Ihrem Filter eine dritte Klausel hinzu, und klicken Sie auf Lagerbestand (Stück).

  7. Klicken Sie auf das Feld Vergleich, und wählen Sie dann den gewünschten Operator aus. So klicken Sie beispielsweise für das Beispiel Nordwind GmbH auf Kleiner als.

  8. Klicken Sie auf das Feld Wert, und geben Sie dann die gewünschten Kriterien ein, bzw. wählen Sie diese aus. Damit Sie rechtzeitig erkennen, wenn der Bestand zur Neige geht, zeigen Sie die Produkte an, für die der Lagerbestand kleiner als 20 ist. Geben Sie dazu 20 in das Feld ein.

  9. Klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf die Pfeile in der am weitesten links angeordneten Spalte der Klauseln, die Sie gruppieren möchten, und klicken Sie dann auf Gruppieren. Klicken Sie auf Gruppierung aufheben, um die Gruppierung aufzuheben.

    Halten Sie für das Beispiel Nordwind GmbH die UMSCHALTTASTE gedrückt, während Sie auf die Pfeile in der am weitesten links angeordneten Spalte der zweiten und dritten Klausel klicken.

    Beispielausdruck im Dialogfeld 'Filterkriterien'

    Die verbindende Klammer zwischen den Klauseln gibt an, dass diese Klauseln gruppiert sind.

  10. Klicken Sie auf OK.

Damit Sie zu bestellende Produkte schneller ermitteln können, steht Ihnen nun eine Datenansicht zur Verfügung, in der nur aktuelle Produkte angezeigt werden, für die der Wert für bestellte Einheiten gleich Null und der Wert für Lagerbestand kleiner als 20 ist. Diese Datenansicht enthält vier Datensätze. Wenn Sie die zweite und dritte Klausel nicht gruppiert hätten, würde die Datenansicht zwei Datensätze enthalten, da die Klauseln nacheinander ausgewertet worden wären. Durch das Gruppieren von Klauseln legen Sie die Reihenfolge ihrer Auswertung fest.

Von fünf Beispieldatensätzen werden nur vier angezeigt

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Ändern einer Klausel

Alle auf eine Datenansicht angewendeten Filter können Sie anzeigen und ändern, indem Sie das Dialogfeld Filterkriterien öffnen und dort Änderungen vornehmen.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie filtern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

    Im Dialogfeld Filterkriterien werden alle derzeit auf die Datenansicht angewendeten Filterkriterien angezeigt.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Filterkriterien auf eine vorhandene Klausel, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie auf das Feld Feldname und anschließend auf das Feld, das die gewünschten Werte enthält.

    • Klicken Sie auf das Feld Vergleich, und wählen Sie dann den gewünschten Operator aus.

    • Klicken Sie auf das Feld Wert, und geben Sie dann die gewünschten Kriterien ein, bzw. wählen Sie diese aus.

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Löschen einer Klausel

  1. Öffnen Sie die Seite, die die Datenansicht mit dem Filter enthält, den Sie ändern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

  4. Klicken Sie auf den Pfeil in der am weitesten links angeordneten Spalte der Klausel, die Sie löschen möchten, und drücken Sie ENTF.

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Löschen eines Filters

  1. Öffnen Sie die Seite, die die Datenansicht mit dem Filter enthält, den Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

  4. Klicken Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf den Pfeil in der am weitesten links angeordneten Spalte der einzelnen Klauseln, und drücken Sie ENTF.

    Hinweis : Wenn Sie einen erweiterten Filter verwenden, wird im Dialogfeld Filterkriterien der Text Erweiterte Ausdrücke verwenden angezeigt. Klicken Sie auf Erweitert, um einen erweiterten Filter zu löschen, und löschen Sie dann sämtlichen Text im Textfeld.

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Erstellen eines erweiterten Filters

Es kann vorkommen, dass Sie einen Filter benötigen, der komplexere Kriterien verwendet als diejenigen, die Sie im Dialogfeld Filterkriterien angeben können. Angenommen, Nordwind GmbH möchte eine Datenansicht filtern, um nur die Produkte anzuzeigen, für die der Wert des Lagerbestands 1.000,00 € übersteigt. In einem solchen Fall können Sie mithilfe der Optionen im Dialogfeld Erweiterte Bedingung einen XPath-Ausdruck erstellen.

In Office SharePoint Designer 2007 können Sie mit XPath erweiterte Filter erstellen. XPath ist eine Sprache, mit der Sie Informationen in einem XML-Dokument finden und verarbeiten können. Der XPath-Ausdrucks-Generator umfasst IntelliSense für XPath, was es sowohl Anfängern als auch fortgeschrittenen Benutzern ermöglicht, XPath-Ausdrücke für eine komplexe Datenfilterung zu erstellen.

Hinweis : Die XPath-Filterung wird für die XML-Daten durchgeführt, auf denen die Datenansicht basiert. Wenn Sie eine erweiterte XPath-Abfrage für eine SQL-Datenquelle durchführen, z. B. für eine Microsoft SharePoint-Liste oder -Bibliothek bzw. eine SQL-Datenbank, werden die Daten zunächst als XML dargestellt, bevor der XPath-Filter angewendet wird. Dadurch kann die Leistung des Filters verlangsamt werden.

  1. Öffnen Sie die Seite mit der Datenansicht, die Sie filtern möchten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenansicht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Allgemeine Steuerungsaufgaben anzeigen.

    Tipp : Sie können auch auf die Datenansicht klicken und dann auf den Pfeil Schaltflächensymbol in der rechten oberen Ecke, um die Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben anzuzeigen. Klicken Sie erneut auf den Pfeil, um die Liste auszublenden.

  3. Klicken Sie in der Liste Allgemeine Datenansichtsaufgaben auf Filter.

  4. Klicken Sie im Feld Filterkriterien auf Erweitert.

  5. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Erweiterte Bedingung unter Einzufügendes Feld auswählen auf das Feld, das Sie in den Ausdruck einfügen möchten. Wenn Sie den gesamten Pfad des Felds einfügen möchten, doppelklicken Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf das Feld.

    Doppelklicken Sie in diesem Beispiel auf Lagerbestand, um die Datenansicht zu erstellen, in der nur die Produkte angezeigt werden, für die der Wert des Lagerbestands 1.000,00 € übersteigt. Daraufhin wird Lagerbestand im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten angezeigt.

  6. Positionieren Sie im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten die Einfügemarke direkt hinter dem Feldnamen, und drücken Sie anschließend die Leertaste.

    Die IntelliSense-Liste der XPath-Operatoren wird angezeigt. IntelliSense für XPath unterstützt Sie durch Bereitstellen einer Liste mit verfügbaren Feldern oder Funktionen, die im Kontext des Ausdrucks gültig sind.

  7. Doppelklicken Sie in der IntelliSense-Liste der Operatoren auf den gewünschten Operator.

    Doppelklicken Sie in dem Beispiel auf das Sternchen (*). Daraufhin wird eine IntelliSense-Liste mit verfügbaren Feldern angezeigt.

  8. Doppelklicken Sie in der Liste verfügbarer Felder auf das gewünschte Feld.

    Wenn Sie den erweiterten Filter im Beispiel Nordwind GmbH erstellen möchten, doppelklicken Sie auf Lagerbestand, und drücken Sie anschließend die Leertaste.

  9. Doppelklicken Sie in der IntelliSense-Liste der Operatoren auf den gewünschten Operator.

    Doppelklicken Sie in diesem Beispiel auf > (größer als), und geben Sie 1000 ein.

    Der endgültige Ausdruck sollte wie folgt aussehen.

    Der XPath-Ausdruck zum Anzeigen von Produkten, für die der Wert des Lagerbestands 1.000 € übersteigt

    Unten im XPath-Ausdrucks-Generator wird eine Vorschau der Ergebnisse des Filters angezeigt, während Sie im Feld XPath-Ausdruck bearbeiten den Ausdruck generieren.

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