Filtern von Daten in einem Bericht

Filtern von Daten in einem Bericht

Wenn Sie einen Access-Bericht auf dem Bildschirm anzeigen, können Sie mithilfe von Filtern die gewünschten Daten näher eingrenzen. Anschließend kann der Bericht nur mit diesen Daten ausgedruckt werden. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten finden Sie unter Einführung in Berichte in Access.

Hinweis: Dieser Artikel gilt nicht für Access Web Apps, d. h. für Datenbanken, die Sie mit Access entwerfen und online veröffentlichen.

Wenn Sie Daten in einem Bericht filtern möchten, öffnen Sie den Bericht in der Berichtsansicht (klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Berichtsansicht). Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die Daten, die Sie filtern möchten.

Beispiel: Sie haben einen Bericht, in dem alle Mitarbeiter aufgeführt sind. Sie möchten den Bericht aber auf die Mitarbeiter beschränken, deren Nachnamen mit "L" beginnen.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Nachnamen, und klicken Sie dann auf Textfilter > Beginnt mit.

    Anwenden eines Berichtsfilters durch Rechtsklick auf einen Wert in der Berichtsansicht.

  2. Geben Sie im eingeblendeten Feld den Buchstaben "L" ein, und klicken Sie auf OK.

    Dialogfeld 'Benutzerdefinierter Filter' mit dem eingegebenen Buchstaben "L".

    Access wendet den Filter an. Jetzt können Sie den Bericht nur mit diesen Daten drucken.

    Gefilterter Mitarbeiterbericht mit Mitarbeitern, deren Nachnamen mit "L" beginnen.

Ein-/Ausschalten oder Löschen von Filtern

Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Filter ein/aus, um den Filter nach Bedarf zu entfernen und erneut anzuwenden.

Wenn Sie den Bericht schließen, ohne explizit die Filter entfernt zu haben, "erinnert" sich Access beim nächsten Öffnen des Berichts an die Filter. Sie können dann auf Filter ein/aus klicken und die Filter erneut anwenden. Dies funktioniert sogar beim Schließen und erneuten Öffnen der Datenbank. Wenn Sie jedoch auf Start > Erweitert > Alle Filter löschen klicken, entfernt Access die Filter vollständig. Beim nächsten Mal müssen Sie daher ganz von vorn beginnen.

Speichern von Filtern als Abfrage

Wenn Sie auf einen Bericht sehr viele Filter angewendet haben, möchten Sie möglicherweise die Filter als Abfrage speichern. Anschließend können Sie die Abfrage als Datenquelle für den aktuellen oder einen neuen Bericht verwenden oder einfach die Abfrage ausführen, wenn Sie das nächste Mal die Daten anzeigen möchten.

  1. Wenden Sie die Filter an, und klicken Sie auf Start > Erweitert > Spezialfilter/-sortierung.

    Access erstellt eine Abfrage, die alle angewandten Filter enthält. Wenn Sie im Abfrageergebnis neben den gefilterten Spalten noch weitere Spalten anzeigen möchten, doppelklicken Sie in den Tabellen auf diese Spalten, um sie dem Abfrageentwurfsbereich hinzuzufügen.

  2. Klicken Sie auf Speichern, und geben Sie einen Namen für die Abfrage ein.

Weitere Informationen zu Berichten finden Sie unter Einführung in Berichte in Access. Detaillierte Informationen zu Filtern finden Sie unter Filtern von Daten in einer Desktopdatenbank. Eine Übersicht über die weiteren Möglichkeiten von Abfragen finden Sie unter Einführung in Abfragen.

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