Festlegen von Standardwerten für Felder oder Steuerelemente

Festlegen von Standardwerten für Felder oder Steuerelemente

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In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld oder Steuerelement auf einem Formular in einer Access-Datenbank festlegen können. Der jeweils von Ihnen festgelegte Standardwert wird immer dann in dem Feld oder Steuerelement angezeigt, wenn Sie einen neuen Datensatz in der Datenbank erstellen.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zu Standardwerten

Festlegen eines Standardwerts für ein Tabellenfeld

Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement

Festlegen einer Standardzeile für ein Listen- oder Kombinationsfeld

Beispiele für Standardwerte

Grundlegendes zu Standardwerten

Sie fügen einem Tabellenfeld oder Formularsteuerelement immer dann einen Standardwert hinzu, wenn Sie möchten, dass Access automatisch einen Wert in einen neuen Datensatz eingibt. Sie können beispielsweise festlegen, dass Access neuen Bestellungen immer das aktuelle Datum hinzufügt.

In der Regel fügen Sie entsprechenden Tabellenfeldern Standardwerte hinzu. Sie fügen den Wert hinzu, indem Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen und dann einen Wert in der Standardwert-Eigenschaft des Felds eingeben. Wenn Sie für ein Tabellenfeld einen Standardwert festlegen, verwendet Access diesen Wert für alle Steuerelemente, die Sie an dieses Feld binden. Wenn Sie ein Steuerelement nicht an ein Tabellenfeld binden oder wenn Sie Verknüpfungen zu Daten in anderen Tabellen erstellen, legen Sie Standardwerte für die Formularsteuerelemente selbst fest.

Sie können Standardwerte für Tabellenfelder festlegen, die auf den Datentyp "Text", "Memo", "Zahl", "Datum/Uhrzeit", "Währung", "Ja/Nein" oder "Link" festgelegt sind. Wenn Sie keinen Wert bereitstellen, bleibt das jeweilige Feld leer (NULL), bis Sie einen Wert eingeben. Nach dem Festlegen eines Standardwerts verwendet Access diesen Wert für jeden neuen Datensatz, den Sie hinzufügen. Wenn Sie möchten, können Sie den Wert in einem Datensatz vom Standardwert in einen anderen Wert ändern, sofern dies nicht durch eine Gültigkeitsregel verhindert wird.

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Festlegen eines Standardwerts für ein Tabellenfeld

Wenn Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld festlegen, wird dieser Standardwert in jedem Steuerelement angezeigt, das Sie an dieses Feld binden.

Festlegen eines Standardwerts

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie ändern möchten.

  3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaftsfeld Standardwert einen Wert ein.

    Welchen Wert Sie eingeben können, hängt vom Datentyp an, der für das Feld festgelegt ist. Sie können beispielsweise =Datum() eingeben, um das aktuelle Datum in ein "Datum/Uhrzeit"-Feld einzufügen. Beispiele für Standardwerte finden Sie unter Beispiele für Standardwerte weiter unten in diesem Artikel.

  4. Speichern Sie Ihre Änderungen.

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Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement

Meist legen Sie einen Standardwert für ein Steuerelement nur fest, wenn Sie dieses Steuerelement nicht an ein Tabellenfeld binden oder wenn Sie eine Verknüpfung zu Daten in einer anderen Tabelle erstellen.

Festlegen eines Standardwerts

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, oder drücken Sie F4.

  3. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, suchen Sie die Eigenschaft Standardwert, und geben Sie dann den Standardwert ein.

  4. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

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Festlegen einer Standardzeile für ein Listen- oder Kombinationsfeld

Listenfeld- und Kombinationsfeld-Steuerelemente zeigen standardmäßig zwei Arten von Listen an: Wertlisten und Nachschlagelisten. Eine Wertliste ist eine hartcodierte Liste mit Elementen, die sich in der Eigenschaft Datensatzherkunft eines Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelements befindet. Im Gegensatz dazu werden die Daten für eine Nachschlageliste aus einem Nachschlagefeld (ein Feld, das Daten mithilfe einer Abfrage aus einer anderen Tabelle abruft) gelesen und dann in ein Kombinationsliste-Steuerelement geladen.

Für eine Wertliste oder Nachschlageliste können Sie festlegen, welches Listenelement standardmäßig angezeigt werden soll. Dabei führen Sie jedoch für jede Listenart unterschiedliche Aktionen aus. Anhand der folgenden Schritte wird erläutert, wie Sie für eine Wertliste und für eine Nachschlageliste Standardwerte festlegen.

Festlegen eines Standardwerts für eine Wertliste

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld- oder Textfeld-Steuerelement, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, oder drücken Sie F4.

  3. Stellen Sie sicher, dass das Eigenschaftenfeld Datensatzherkunft eine Werteliste enthält. Die Elemente in einer Wertliste sind in doppelte Anführungszeichen eingeschlossene und durch Semikolons getrennt. Möglicherweise wird beispielsweise eine Liste wie folgt angezeigt: "funktionierenden" ";" "Wissenschaftsmesse '";" Beeinträchtigt"".

  4. Wenn die Eigenschaft Datensatzherkunft eine Abfrage (eine Textzeichenfolge, die mit SELECT beginnt) enthält, führen Sie die nächsten Schritte aus.

  5. Geben Sie Folgendes im Eigenschaftenfeld Standardwert ein:

    [Steuerelementname]. ItemData (n)

    In diesem Fall ist Steuerelementname der Name des Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelements und n die Nummer des Listenelements, das Sie zum Standardwert machen möchten Wenn Sie den Namen des Steuerelements nicht wissen, sehen Sie sich den Wert in der Eigenschaft Name an, die sich ganz oben auf dem Eigenschaftenblatt befindet.

    Nehmen Sie beispielsweise an, es gibt ein Kombinationsfeld-Steuerelement mit dem Namen Besitzer, und Sie möchten den dritten Wert in der Liste als Standardwert verwenden. Geben Sie Folgendes im Eigenschaftenfeld Standardwert ein:

    [Besitzer].ItemData(2)

    Sie geben 2 anstelle von 3 ein, da ItemData nullbasiert ist, d. h., die Zählung beginnt bei null, nicht bei 1.

  6. Speichern Sie die Änderungen, und kehren Sie zur Formularansicht zurück. Der von Ihnen festgelegte Wert sollte in der Liste oder im Kombinationsfeld angezeigt werden, wenn Sie der Datenbank einen Datensatz hinzufügen.

Festlegen eines Standardwerts für eine Nachschlageliste

  1. Öffnen Sie die Tabelle, die die Quelldaten für das Nachschlagefeld enthält, in der Datenblattansicht.

  2. Notieren Sie den Schlüsselwert, der mit dem Element verknüpft ist, das Sie zum Standardwert machen möchten.

    Hinweis: Standardmäßig blendet Access Primärschlüssel- und Fremdschlüsselfelder aus. Wenn das Schlüsselfeld nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle in der Überschriftenzeile der Tabelle, klicken Sie auf Spalten einblenden, wählen Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Schlüsselfeld aus, und klicken Sie auf Schließen.

  3. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Nachschlagefeld enthält, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  4. Wählen Sie das Nachschlagefeld aus, und geben Sie auf der Registerkarte Allgemein im Eigenschaftenfeld Standardwert den Schlüsselwert ein, den Sie in den Schritten 1 und 2 notiert haben Dies ist der Wert, der dem Listenelement entspricht, das Sie zum Standardwert machen möchten.

    Angenommen, Sie haben 10 Lieferanten, und Sie möchten, dass der Name des am häufigsten beauftragten Lieferanten als Standardwert angezeigt wird. Suchen Sie hierzu den Schlüsselwert, der den Lieferanten eindeutig identifiziert, und geben Sie diesen Schlüsselwert in das Eigenschaftenfeld Standardwert des Fremdschlüsselfelds ein.

  5. Speichern Sie die Änderungen, wechseln Sie in die Datenblattansicht, und geben Sie einen neuen Datensatz ein. Der Standardwert im Nachschlagefeld angezeigt, wenn Sie den Datensatz hinzufügen.

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Beispiele für Standardwerte

In der folgenden Tabelle sind einige Standardwerte aufgelistet und beschrieben. Sie können diese Beispiele anpassen, um sie mit Ihren eigenen Daten zu verwenden.

Ausdruck

Standardfeldwert

1

1

"MT"

MT

"New York, N.Y."

New York, N.Y. (beachten Sie, dass Sie den Wert in Anführungszeichen setzen müssen, wenn er Satzzeichen enthält)

""

Eine Zeichenfolge der Länge 0 (null)

Datum()

Aktuelles Datum

=Ja

"Ja" wird in der lokalen Sprache des Computers angezeigt.

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