Bei der Planung Ihrer Lync-Besprechungen können Sie die Standardeinstellungen verwenden, die für kleine und informelle Besprechungen mit Kollegen angemessen sind.
In den folgenden Fällen ist es ratsam, die Optionen zu ändern:
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Sie laden mehr als 10 bis 15 Personen ein. Sie können bis zu 250 Teilnehmer haben.
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Sie möchten die Berechtigungen von Teilnehmern steuern (Chat, Audio, Video).
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Sie möchten eine neue Besprechungs-ID haben, mit der nur Personen teilnehmen können, die Sie einladen (zusätzliche Sicherheit).
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Sie laden Personen von anderen Unternehmen ein.
Tipp: Eine interaktive Anleitung zum Einrichten von Lync-Besprechungen – einschließlich Tipps zur Problembehandlung – finden Sie unter Planen und Vorbereiten einer Skype for Business (Lync)-Besprechung.
Klicken Sie in Ihrem Outlook-Kalender auf Neue Lync-Besprechung und dann im Menüband auf Besprechungsoptionen. Hier können Sie die passenden Optionen für die geplante Besprechung auswählen.
Im Folgenden erhalten Sie Informationen zu den Optionen.
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Wo soll die Onlinebesprechung stattfinden? (Ihre Standardbesprechungs-ID oder eine neue ID)
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Diese Personen müssen nicht im Wartebereich warten (Überwachen der teilnehmenden Personen)
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Möchten Sie die Teilnahme einschränken? (Zielgruppe stummschalten, Chat deaktivieren, Video blockieren)
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Andere Ressourcen(Aufzeichnung, PIN, Präsentationstools, Optionen während der Besprechung usw.)
Wo soll die Onlinebesprechung stattfinden?
Hier können Sie auswählen, ob Sie den Ihnen zugewiesenen Besprechungsort verwenden oder einen neuen Ort (Besprechungs-ID) erstellen möchten. Zudem können Sie Einschränkungen und Berechtigungen festlegen.
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Ein neuer Besprechungsbereich (ich steuere die Berechtigungen)
Die Option ist sicherer und angemessen, wenn Sie vertrauliche Informationen präsentieren. Sie erhalten eine vollkommen neue Besprechung mit einer eindeutigen ID und können die Berechtigungen anpassen. So können Sie beispielsweise festlegen, wer als Referent fungieren soll, Personen stummschalten oder verhindern, dass Videos freigegeben werden.
Wenn Sie diese Option verwenden und einen neuen Besprechungsort erhalten, können Teilnehmer aus Ihren früheren Besprechungen nicht versehentlich an Ihrer nächsten Besprechung teilnehmen, falls sie online bleiben. Außerdem können Sie mit einem neuen Besprechungsort für zusätzliche Sicherheit sorgen und nur Personen zulassen, die teilnehmen sollen.
Wenn Sie diese Option immer verwenden möchten, klicken Sie im unteren Fensterbereich auf Einstellungen speichern, damit alle zukünftigen Besprechungen automatisch eine neue ID und die von Ihnen ausgewählten Berechtigungen erhalten.
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Mein dedizierter Besprechungsbereich (weniger sicher)
Dies ist einfach Ihr eigener Besprechungsraum, der immer die gleiche ID und Berechtigungen aufweist. Inhalte wie PowerPoint-Präsentationen und andere Dateien bleiben in der Besprechung, bis sie von Ihnen gelöscht werden. Dies ist eine gute Option für Besprechungen mit Kollegen, die sich jederzeit mit Referentenberechtigungen anmelden können.
Diese Personen müssen nicht im Wartebereich warten
Sie entscheiden, wer sofort an der Besprechung teilnehmen kann und wer warten muss, bis er von Ihnen zugelassen wird. Beim Beginn der Besprechung werden die Namen der Personen angezeigt, die an der Besprechung teilnehmen möchten, und Sie können den Zugriff gewähren oder verweigern.
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Wer kann sofort teilnehmen? |
Berechtigung |
Empfohlene Verwendung |
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Nur ich, der Besprechungsorganisator |
Sie sind der Einzige, der sofort in die Besprechung gelangt. Alle anderen müssen warten, bis sie zugelassen werden. |
Bei einer Besprechung mit hohen Sicherheitsanforderungen und vertraulichen Informationen. |
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Von mir eingeladene Personen in meinem Unternehmen |
Nur eingeladene Personen nehmen sofort an der Besprechung teil. Alle anderen müssen warten, bis sie zugelassen werden. |
Es werden vertrauliche Informationen besprochen, und Sie möchten nur bestimmten Personen die Teilnahme ermöglichen. |
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Jeder aus meiner Organisation |
Jede Person aus Ihrem Unternehmen kann sofort an der Besprechung teilnehmen, auch wenn keine Einladung erfolgt ist. |
Es gibt keine externen Teilnehmer und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen. |
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Jeder (ohne Einschränkungen) |
Jede Person, die über den Besprechungslink verfügt, kann sofort an der Besprechung teilnehmen. |
Sie haben externe Teilnehmer eingeladen, und es werden keine vertraulichen Informationen besprochen. |
Hinweise: Vergessen Sie nicht, die Optionen auch für Personen zu aktivieren oder zu deaktivieren, die sich in die Besprechung einwählen:
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Anrufer erhalten direkten Zugang : Personen, die sich per Telefon einwählen, werden sofort verbunden.
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Zu- und Abgang von Personen ankündigen: Jeder kann die Namen der Personen hören, die kommen und gehen. Für große Besprechungen nicht empfohlen.
Wer soll als Referent fungieren?
Hier können Sie die Personen auswählen, die in der Besprechung als Referenten fungieren sollen. Denken Sie daran, dass alle Referenten über Vollzugriff auf die Besprechung verfügen und Inhalte freigeben und die Besprechung aufzeichnen können (es sei denn, sie verwenden Lync Basic, das keine Aufzeichnung unterstützt). Darüber hinaus können sie die Besprechungsoptionen ändern, Personen stummschalten und weitere Besprechungsaufgaben ausführen.
Hier ein Überblick:
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Wer soll als Referent fungieren? |
Folge dieser Option |
Empfohlene Verwendung |
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Nur ich, der Besprechungsorganisator |
Nur Sie als Besprechungsorganisator verfügen über Referentenberechtigungen. |
Zu verwenden, in denen die Teilnehmer nicht mit dem Besprechungsinhalt interagieren müssen. Sie können während der Besprechung weitere Referenten benennen, wenn Sie Ihre Meinung ändern. |
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Jeder aus meiner Organisation |
Jede Person aus Ihrem Unternehmen verfügt über Referentenberechtigungen. |
Geeignet für informelle Besprechungen mit Teamkollegen, wenn alle Teilnehmer in der Lage sein sollen, Inhalte freizugeben und zu ändern. |
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Jeder (ohne Einschränkungen) |
Jede eingeladene Person verfügt über Referentenberechtigungen. |
Zu verwenden, wenn externe Teilnehmer eingeladen wurden, die in der Lage sein sollen, etwas vorzuführen. |
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Von mir ausgewählte Personen |
Sie und die von Ihnen ausgewählten Personen |
Wählen Sie diese Option aus, wenn bestimmte Personen als Referenten fungieren sollen. |
Hinweis: Wenn Sie die Option Von mir ausgewählte Personen ausgewählt haben, klicken Sie auf Referenten auswählen, und verschieben Sie die Teilnehmer von der Seite Teilnehmer auf die Seite Referenten. Eingeladene Personen aus externen Unternehmen und Verteilerlisten können mit dieser Option nicht als Referenten hinzugefügt werden, Sie können einzelnen Personen jedoch Referentenberechtigungen gewähren, wenn Sie sich in der Besprechung befinden.
Möchten Sie die Teilnahme einschränken?
Wenn Sie eine große Veranstaltung vorbereiten oder Unterbrechungen verhindern möchten, können Sie alle Teilnehmer stummschalten, den Chat für die Besprechung deaktivieren oder verhindern, dass Teilnehmer ihre Webcams verwenden, indem Sie die folgenden Kontrollkästchen aktivieren:
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Chat deaktivieren
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Alle Teilnehmer stummschalten
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Video von Teilnehmern blockieren
Diese Einstellungen gelten nur für Teilnehmer. Referenten können in einer Besprechung immer Audio und Video freigeben.
Telefon
Je nach Ihren Kontoeinstellungen steht Ihnen diese Registerkarte möglicherweise nicht zur Verfügung.
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Von wo aus rufen die meisten Personen an?
Es kann vorkommen, dass sich Personen mit einem Telefon anstatt mit Computeraudio in eine Besprechung einwählen. Sie können diesen Personen helfen, schnell die lokale Rufnummer zu finden und Ferngesprächsgebühren zu vermeiden, indem Sie die Region auswählen, aus der sich vermutlich die meisten Leute einwählen werden.
Klicken Sie in den Besprechungsoptionen auf die Registerkarte Telefon, und wählen Sie unter Von wo aus rufen die meisten Personen an? die Region aus. Die lokale Nummer für diese Region wird dann in der Einladung angezeigt.
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Sie haben Ihre Einwähl-PIN (persönliche Identifikationsnummer) vergessen
In den meisten Fällen benötigen Sie keine PIN, wenn Sie sich per Telefon in eine Besprechung einwählen. Sie werden direkt verbunden, und Ihre Rufnummer wird in der Teilnehmerliste angezeigt. Wenn Sie sich jedoch als Besprechungsleiter oder als authentifizierter Anrufer einwählen möchten, werden Sie aufgefordert, Ihre PIN und/oder Ihre geschäftliche Rufnummer oder Durchwahl anzugeben.
Die Einwahl als authentifizierter Benutzer bedeutet lediglich, dass es sich um eine sichere Besprechung handelt und dass Sie vor der Teilnahme identifiziert werden müssen. In diesem Fall wird Ihr Name anstelle der Rufnummer in der Teilnehmerliste angezeigt.
Wenn Sie Ihre PIN vergessen haben, klicken Sie in den Besprechungsoptionen auf Jetzt PIN anfordern und folgen Sie den Anweisungen auf der Seite, um die PIN zurückzusetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Zurücksetzen Ihrer PIN.
Weitere Ressourcen
Zurücksetzen Ihrer PIN (persönliche Identifikationsnummer)
Aufzeichnen und Wiedergeben einer Lync-Besprechung
Einführung in Lync-Besprechungsräume (Präsentationstools, Verwalten von Teilnehmern, Audio/Video-Steuerelemente usw.)
