Festlegen oder Entfernen von Erinnerungen

Festlegen oder Entfernen von Erinnerungen

Outlook kann als Ihr persönlicher Wecker fungieren. Sie können Erinnerungen festlegen, damit Sie informiert werden, dass in Kürze eine Besprechung oder ein Termin ansteht. Sie können Erinnerungen auch verwenden, um sich an eine Vielzahl anderer anstehender Aufgaben erinnern zu lassen, wie eine E-Mail, die Sie schreiben müssen, oder eine andere Aufgabe, die Sie erledigen müssen.

Hinweis :  Wenn Sie nicht aktiv in Outlook arbeiten, wird das Erinnerungsfeld hinter dem von Ihnen verwendeten Programm angezeigt, sodass die Konzentration auf Ihre Arbeit nicht behindert wird. Stattdessen wird das Outlook-Symbol in der Taskleiste blinkend angezeigt und ein Erinnerungssound abgespielt. Wenn Sie in einer lauten Umgebung arbeiten, können Sie die Lautstärke Ihrer Lautsprecher erhöhen oder den Erinnerungssound ändern, denn etwas Außergewöhnliches wird Ihnen auffallen.

Hinzufügen oder Entfernen von Erinnerungen an Termine

Festlegen von Erinnerungen für alle neuen Termine oder Besprechungen

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Kalender.

  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Kalenderoptionen das Kontrollkästchen Standarderinnerungen.

    Standarderinnerungen festlegen
    Legen Sie die Standarderinnerungen für neue Kalenderelemente fest.

Festlegen einer Erinnerung für einen vorhandenen Termin oder eine vorhandene Besprechung

  1. Klicken Sie unten im Bildschirm auf Kalender.

    Kalendernavigation in Outlook 2016

  2. Öffnen Sie den Termin oder die Besprechung.

    Hinweise : Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, wenn das Dialogfeld Terminserie öffnen angezeigt wird:

    • Wenn Sie die Erinnerung nur für eine Besprechung oder für einen Termin in einer Serie festlegen möchten, wählen Sie Nur diesen Termin aus. 

    • Wenn Sie die Erinnerung für alle Termine oder Besprechungen in einer Serie festlegen möchten, wählen Sie Die gesamte Serie aus.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Terminserienelement oder Besprechungsserienelement in der Gruppe Optionen auf den Pfeil Erinnerung, und wählen Sie aus, wie lange vor dem Termin oder der Besprechung die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

    Erinnerungsoptionen
    Legen Sie die Standarderinnerungen für neue Kalenderelemente fest.

    Hinweis :  Bei ganztägigen Ereignissen erfolgt eine Erinnerung standardmäßig 18 Stunden vorher. Sie können die Erinnerungszeit für jedes einzelne Ereignis ändern, aber Sie können nicht die Standardzeit für alle Erinnerungen gleichzeitig ändern.

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Festlegen von Erinnerungen für E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie unten im Bildschirm auf E-Mail.

    Outlook 2016-Navigation für E-Mail

  2. Wählen Sie eine E-Mail-Nachricht aus.

  3. Klicken Sie auf Start > Zur Nachverfolgung > Erinnerung hinzufügen.

    Tipp : Sie können E-Mail-Nachrichten im Handumdrehen in Aufgabenelemente verwandeln, indem Sie in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste in die Spalte Kennzeichnungsstatus klicken.

  4. Aktivieren oder deaktivieren Sie im Dialogfeld Benutzerdefiniert das Kontrollkästchen Erinnerung.

Festlegen von Erinnerungen für Aufgaben

  1. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Aufgaben.

    Outlook 2016-Navigation für Aufgaben

  2. Klicken Sie zum Anzeigen der Aufgaben auf Start > Vorgangsliste.

    Auf 'Vorgangsliste' klicken

  3. Klicken Sie in der Liste auf eine Aufgabe.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie zum Hinzufügen einer Aufgabenerinnerung zu Ihrer Vorgangsliste in der Gruppe Nachverfolgung einen Zeitrahmen aus, der es Ihnen ermöglicht, den Abgabetermin einzuhalten.

    • Wenn Sie eine Aufgabenerinnerung aus der Vorgangsliste entfernen möchten, klicken Sie in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aus Liste entfernen.

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Hinweis :  Wenn Sie nicht aktiv in Outlook arbeiten, wird das Erinnerungsfeld hinter dem von Ihnen verwendeten Programm angezeigt, sodass die Konzentration auf Ihre Arbeit nicht behindert wird. Stattdessen wird das Outlook-Symbol in der Taskleiste blinkend angezeigt und ein Erinnerungssound abgespielt. Wenn Sie in einer lauten Umgebung arbeiten, können Sie die Lautstärke Ihrer Lautsprecher erhöhen oder den Erinnerungssound ändern, denn etwas Außergewöhnliches wird Ihnen auffallen.

Kalendertermine und Besprechungen

Für alle neu erstellten Termine oder Besprechungen

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > Kalender.

  2. Aktivieren oder deaktivieren Sie unter Kalenderoptionen das Kontrollkästchen Standarderinnerung, um Standarderinnerungen für alle neuen Termine oder Besprechungen zu aktivieren oder zu deaktivieren.

  3. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, geben Sie den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung ein, wenn Sie möchten, dass die Erinnerung angezeigt wird.

Für vorhandene Termine und Besprechungen

  1. Öffnen Sie den Termin oder die Besprechung.

    Hinweis :  Wenn das Dialogfeld Terminserie öffnen angezeigt wird, klicken Sie auf Dieses Serienelement öffnen oder auf Serie öffnen, und klicken Sie dann auf OK.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen in der Dropdownliste Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

Hinweis : Bei ganztägigen Ereignissen erfolgt eine Erinnerung standardmäßig 18 Stunden vorher. Wenngleich Sie die Standardeinstellung für von Ihnen erstellte ganztägige Ereignisse nicht ändern können, ist es möglich, die Erinnerungszeit für jeden Termin zu ändern.

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E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Aufgaben

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Zur Nachverfolgung und dann auf Erinnerung hinzufügen.

    Befehl 'Erinnerung hinzufügen' im Menüband

    Tipp : Mit Erinnerungen können Sie schnell E-Mail-Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte Kennzeichnungsstatus in der Nachrichtenliste. Oder klicken Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Nachverfolgen auf Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf "Erinnerung hinzufügen".

  2. Aktivieren oder Deaktivieren Sie im Dialogfeld Benutzerdefiniert das Kontrollkästchen Erinnerung. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, geben Sie Datum und Uhrzeit ein, zu dem bzw. der die Erinnerung angezeigt werden soll.

  3. Klicken Sie auf OK.

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Kalendertermine und Besprechungen

Für alle neu erstellten Termine oder Besprechungen

  1. Klicken Sie im Menü Extras, das sich in der Menüleiste oben im Hauptbildschirm von Outlook – dem Bildschirm, auf dem Sie alle Ihre E-Mails sehen – befindet, auf Optionen. Beachten Sie, dass das Menü Extras nicht sichtbar ist, wenn Sie sich in einer E-Mail-Nachricht befinden.

  2. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einstellungen in der Gruppe Kalender das Kontrollkästchen Standarderinnerung aus, oder deaktivieren Sie es, um eine Erinnerung für neue Termine oder Besprechungen automatisch zu aktivieren oder zu deaktivieren.

  3. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, geben Sie den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung ein, wenn Sie möchten, dass die Erinnerung angezeigt wird.

Für vorhandene Termine und Besprechungen

  1. Öffnen Sie den Termin oder die Besprechung.

    Hinweis : Wenn das Dialogfeld Terminserie öffnen angezeigt wird, müssen Sie entscheiden, ob Sie die Erinnerung für das geöffnete Serienelement oder für die gesamte Serie ändern möchten. Klicken Sie entweder auf Dieses Serienelement öffnen oder auf Die Serie öffnen, und klicken Sie dann auf OK.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen in der Liste Erinnerung den Zeitraum vor dem Termin oder der Besprechung aus, zu dem die Erinnerung angezeigt werden soll. Wählen Sie zum Deaktivieren der Erinnerung Ohne aus.

    Hinweis : Bei ganztägigen Ereignissen erfolgt eine Erinnerung standardmäßig 18 Stunden vorher. Wenngleich Sie die Standardeinstellung für von Ihnen erstellte ganztägige Ereignisse nicht ändern können, ist es möglich, die Erinnerungszeit für jeden einzelnen Termin zu ändern.

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E-Mail-Nachrichten, Kontakte und Aufgaben

  1. Wählen Sie zum Festlegen oder Entfernen von Erinnerungen die E-Mail-Nachricht, den Kontakt oder die Aufgabe aus.

  2. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf Schaltflächensymbol Zur Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf Erinnerung hinzufügen.

    Tipp : Mit Erinnerungen können Sie schnell E-Mail-Nachrichten als Aufgabenelement kennzeichnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spalte Kennzeichnungsstatus in der Nachrichtenliste. Oder klicken Sie, falls die Nachricht geöffnet ist, auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Nachverfolgen auf Schaltflächensymbol Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf Erinnerung hinzufügen.

  3. Aktivieren oder Deaktivieren Sie im Dialogfeld Benutzerdefiniert das Kontrollkästchen Erinnerung. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, geben Sie Datum und Uhrzeit ein, zu dem bzw. der die Erinnerung angezeigt werden soll.

    Dialogfeld für die Kennzeichnung für ein bestimmtes Datum

  4. Tipp : Wenn Outlook geschlossen ist, werden keine Erinnerungen auf dem Bildschirm angezeigt. Outlook muss geöffnet bleiben oder auf der Taskleiste minimiert gehalten werden.

    Klicken Sie auf OK.

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