Festlegen eines Kennworts zum Schützen von Outlook-Daten

Sie können für eine Outlook-Datendatei (PST) ein Kennwort festlegen, um unbeabsichtigte Zugriffe von anderen Personen, die Ihren Computer ebenfalls nutzen, zu verhindern. Wenn Sie ein Kennwort verwenden, werden Sie beim Start von Outlook und beim ersten Öffnen der Datei in einer Outlook-Sitzung zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.

Sicherheitshinweis :  Ein Kennwort für eine Outlook-Datendatei (PST) schützt nicht vor vorsätzlichen böswilligen Zugriffen auf Ihre Informationen. Eine bessere Möglichkeit, um den Zugriff auf Ihre Daten einzuschränken, besteht in der Verwendung eines kennwortgeschützten Windows-Benutzerkontos für jeden Benutzer des Computers. Weitere Informationen finden Sie in Windows unter "Hilfe und Support".

Festlegen oder Ändern des Kennworts für eine PST-Datei

Nachdem Sie ein Kennwort für eine Outlook-Datendatei (PST) festgelegt haben, empfiehlt es sich, das Kennwort regelmäßig zu ändern.

  1. Öffnen Sie Outlook, und wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Optionen Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen aus.

    Verfügbare Optionen bei Auswahl der Kontoeinstellungen in Outlook

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datendateien die Outlook-Datendatei (PST) aus, für die ein Kennwort erstellt oder geändert werden soll, und wählen Sie dann Einstellungen aus.

  3. Wählen Sie Kennwort ändern aus.

    Hinweis : Die Schaltfläche Kennwort ändern wird nicht angezeigt, wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden. Für den Zugriff auf Ihr Exchange-Konto und die zugehörigen Informationen wird Ihr Netzwerkkennwort verwendet.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort ändern in den Feldern Neues Kennwort und Kennwort bestätigen ein Kennwort ein, das bis zu 15 Zeichen aufweisen darf.

    Dialogfeld 'Kennwort ändern'

    Hinweis : Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen die Groß-/Kleinschreibung beachtet wird. Die Kennwörter müssen mindestens acht Zeichen umfassen und eine Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen darstellen (z. B. Y6dh!et5). Durch ein langes und komplexes Kennwort erhöhen Sie den Kennwortschutz.

  5. Klicken Sie auf OK, um das Kennwort festzulegen.

Bewährte Methoden und Tipps für Kennwörter

  • Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.

  • Das Kennwort kann auf dem Computer gespeichert werden, sodass es nicht bei jedem Öffnen der Outlook-Datendatei (PST) eingegeben werden muss. Wenn Ihr Microsoft Windows-Benutzerkonto kennwortgeschützt ist und keine weiteren Personen Zugriff auf dieses Windows-Benutzerkonto haben, können Sie das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern aktivieren, nachdem Sie das neue Kennwort bestätigt haben.

  • Ein Kennwort für eine Outlook-Datendatei (PST) wird für die gesamte Datei festgelegt. Sie können ein Kennwort nicht für einzelne Ordner in der Outlook-Datendatei (PST) festlegen.

Festlegen oder Ändern des Kennworts für eine PST-Datei

Elemente, die Sie in Outlook erstellen und empfangen, werden in Persönliche Ordner-Dateien (PST) auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert. Der Standardspeicherort lautet "\Benutzer\<Ihr Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook". Jede Person, die denselben Computer verwendet, kann ihre E-Mails an einen separaten persönlichen Ordner übermitteln lassen, für den auch jeweils ein Kennwort festgelegt werden kann.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung, um das Dialogfeld "Kontoeinstellungen" zu öffnen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Persönliche Ordner-Datei (PST), für die Sie ein Kennwort erstellen möchten. Klicken Sie anschließend auf Einstellungen, um das Dialogfeld "Persönliche Ordner" zu öffnen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennwort ändern.

    Hinweis : Diese Schaltfläche wird möglicherweise nicht angezeigt, wenn Sie über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen. Ihre Outlook-Ordner werden bereits von Ihrem Exchange-Kennwort geschützt.

  4. Geben Sie im Feld Neues Kennwort Ihr neues Kennwort ein. Das Kennwort kann eine Länge von bis zu 15 Zeichen aufweisen, und die Groß-/Kleinschreibung wird beachtet.

    Verwenden Sie sichere Kennwörter, bei denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombiniert sind. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens acht Zeichen umfassen. Ein Pass-Ausdruck mit mindestens 14 Zeichen ist besser geeignet.

    Es ist wichtig, dass Sie sich das jeweilige Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es nicht von Microsoft abgerufen werden. Bewahren Sie die notierten Kennwörter an einem sicheren Ort auf, damit sie nicht mit den zu schützenden Informationen in Verbindung gebracht werden können.

  5. Geben Sie im Feld Kennwort bestätigen das neue Kennwort erneut ein.

  6. Wenn Sie einen Computer mit anderen Personen gemeinsam benutzen, aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern. Jeder Benutzer mit Zugriff auf den Computer kann sonst potenziell Ihre PST-Datei öffnen. Wenn Ihr Windows-Benutzerkonto kennwortgeschützt ist und kein anderer Benutzer Zugriff auf den Computer hat, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern, wenn Sie Ihr Kennwort nicht jedes Mal erneut eingeben möchten, wenn Sie die PST-Datei verwenden müssen.

  7. Klicken Sie zwei Mal auf OK und dann auf Schließen.

Bewährte Methoden und Tipps für Kennwörter

  • Es gibt kein Anmeldekennwort für das Outlook-Programm als solches. Das Kennwort, das Sie gemäß den hier aufgeführten Anweisungen festlegen, schützt Ihre persönlichen Daten, die in Outlook verwendet werden, verhindert jedoch nicht, dass andere Personen Outlook verwenden und schützt Daten nicht vor Hackern. Ihr Microsoft-Konto und das Kennwort, das Sie für die Anmeldung bei Windows verwenden, trägt zur Sicherstellung bei, dass andere Benutzer nicht auf Ihre Dateien zugreifen können, d. h. nicht nur in Outlook, sondern auf alle Dateien, die Sie in Programmen erstellen und speichern, die unter Windows ausgeführt werden.

  • Wenn Sie Outlook über Microsoft Exchange ausführen – was in der Regel für Unternehmensumgebungen und nur selten für private oder von zu Hause abgerufene E-Mails zutrifft –, müssen Sie kein Kennwort für Ihre Outlook-Daten festlegen. Der Schutz Ihrer Outlook-Daten wird bereits von Microsoft Exchange verwaltet.

  • Wenn Sie ein PST-Kennwort festlegen, wird es für die gesamte PST-Datei festgelegt. Sie können ein Kennwort nicht für einzelne Ordner in der PST-Datei festlegen.

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