Festlegen der Regeln für einen Seriendruck

Festlegen der Regeln für einen Seriendruck

Hier erhalten Sie Informationen zu Regeln für den Seriendruck und erfahren, wie diese Regeln in Ihrer Organisation verwendet werden können. Wenn Sie einen Brief oder eine E-Mail für alle Kunden erstellen und der Brief abhängig von den verschiedenen Werten in bestimmten Feldern Ihrer Datenquelle unterschiedlichen Text enthalten soll, können Sie eine Regel einrichten.

Sie haben beispielsweise einen Brief zu einer bevorstehenden Veranstaltung verfasst, die an drei unterschiedlichen geografischen Standorten auf der Welt stattfinden wird. Sie haben den Brief mit der Option Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen in Word erstellt, nach der Überprüfung des Dokuments jedoch entdeckt, dass es nicht nur sich wiederholende Inhalte enthält, sondern auch festgestellt, dass einige Inhalte basierend auf dem Veranstaltungsort geändert werden müssen. In einem solchen Fall können Sie Regeln in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder verwenden, um eine Vielzahl von Bedingungen zu behandeln.

Verwenden von Regeln

Indem Sie Regeln zu einem Seriendruckdokument hinzufügen, können Sie den Workflowprozess effizienter und flexibler gestalten. Mit Regeln können Sie die Notwendigkeit, mehrere Dokumente zu generieren, umgehen und Inhalte verfassen, die schnell geändert werden können.

Sie können Regeln hinzufügen, während Sie den Seriendruck einrichten.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln aus.

    In Word auf der Registerkarte "Sendungen" die Gruppe "Schreib- und Einfügefelder"

  2. Wählen Sie eine verfügbare Regel aus.

    Dropdown-Felderliste "Regeln" in Word, auf die über die Gruppe "Schreib- und Einfügefelder" auf der Registerkarte "Sendungen" zugegriffen wird

Sie können erst nach dem Starten des Seriendruckvorgangs auf Regeln zugreifen. Wenn Sie weitere Informationen zum Einrichten eines Feldes benötigen, klicken Sie im Dialogfeld für die ausgewählte Regel auf das ?-Symbol. Außerdem können Sie in der Word-Hilfe nach dem Namen des Felds suchen.

Tipp : Zum Ein- bzw. Ausblenden von Feldfunktionen drücken Sie ALT+F9.

Feld

Beschreibung

Beispiel und Methode

Frage

Verwenden Sie die Option "Frage", um eine Anforderung der gleichen Informationen an mehreren Stellen in einem Dokument zu wiederholen. Die Antwort auf die Eingabeaufforderung wird im zusammengeführten Dokument angezeigt.

Das Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Frage enthält ein Kontrollkästchen Einmal fragen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Eingabeaufforderung nur zu Beginn des endgültigen Seriendrucks angezeigt werden soll. Oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (die Standardeinstellung), wenn die Eingabeaufforderung für jeden Datensatz angezeigt werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter Ask-Feld.

Sie planen eine Abschiedsparty für einen Mitarbeiter, der jahrelang Produkte Ihres Unternehmens verkauft hat und nun in Rente geht. Per E-Mail wird eine Einladung an Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens gesendet, mit der Bitte, Bescheid zu geben, ob sie teilnehmen.

Geben Sie im Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Frage im Feld Textmarke den Text Einladung ein.

Geben Sie in das Feld Eingabeaufforderung die Frage Werden Sie an der Abschiedsparty teilnehmen? ein.

Geben Sie in das Feld Standardtext für Textmarke das Wort Ja ein.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Eingeben

Verwenden Sie die Option "Eingeben", wenn Sie eine Frage stellen möchten. Das Feld "Eingeben" kann, ähnlich wie das Feld "Frage", mehrmals in einem Dokument vorkommen.

Das Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Eingeben enthält ein Kontrollkästchen Einmal fragen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Antwort für jeden zusammengeführten Datensatz angewendet werden soll. Oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen (die Standardeinstellung), wenn Sie für jeden Datensatz gefragt werden möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Fill-in-Feld.

Ihre Organisation ist Sponsor einer Veranstaltung zur Beurteilung der Gesundheit der Mitarbeiter. Ein vertrauliches Registrierungsformular soll an alle Mitarbeiter gesendet werden. In dem Formular werden Informationen wie Alter, Größe und Gewicht abgefragt, deren Angabe erforderlich ist.

Geben Sie im Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Eingeben im Feld Eingabeaufforderung die Frage Wie alt sind Sie? ein.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Wenn... Dann... Sonst

Verwenden Sie die Option "Wenn... Dann... Sonst", um eine Bedingung zu definieren, die erfüllt werden muss. Wenn die definierte Bedingung erfüllt ist, werden bestimmte Informationen bereitgestellt. Ist die definierte Bedingung jedoch nicht erfüllt, werden andere Informationen bereitgestellt.

Weitere Informationen finden Sie unter If-Feld.

Sie verwalten eine große Mitgliedsdatenbank für eine gemeinnützige Organisation. Mitglieder erhalten basierend auf ihrem geografischen Standort unterschiedliche Ankündigungen zu bevorstehenden Spendenaktionen.

Wählen Sie im Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: WENN aus der Dropdownliste Feldname den Spaltennamen Standort in Ihrer Datenquelle (typischerweise einer Excel-Tabelle) aus.

Wählen Sie aus der Dropdownliste Vergleich die Option Gleich aus.

Geben Sie im Feld Vergleichen mit Folgendes ein: Südamerika. Geben Sie dann im Feld Dann diesen Text einfügen den Inhalt ein, der eingefügt wird, wenn der Vergleich erfüllt ist. Wird der Vergleich nicht erfüllt, wird der im Feld Sonst diesen Text einfügen angegebene Inhalt Feld hinzugefügt.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Datensatz zusammenführen

Verwenden Sie die Option "Datensatz zusammenführen", um die tatsächliche Datensatznummer in der Datenquelle zu erfassen, die in das zusammengeführte Dokument eingefügt werden soll. Die Zahl spiegelt alle vor dem Zusammenführen auf die der Datenquelle angewendeten Sortierungen oder Filterungen wider.

Weitere Informationen finden Sie unter MergeRec-Feld.

Verwenden Sie die Option "Datensatz zusammenführen" neben einem Druckdatumsfeld, um eindeutige Rechnungsnummern zu erstellen.

Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln und dann die Option Datensatz zusammenführen aus.

Sequenz zusammenführen

Verwenden Sie die Option "Sequenz zusammenführen", wenn Sie die Datensätze im zusammengeführten Dokument zählen möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter MergeSeq-Feld.

Sie haben einige Serienbriefe erstellt. Der letzte Datensatz in einem Stapel von Serienbriefen zeigt die Gesamtzahl der Briefe an. Mit dieser Gesamtzahl können Sie das Porto berechnen.

Wählen Sie auf der Registerkarte "Sendungen" in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln und dann die Option Sequenz zusammenführen aus.

Nächster Datensatz

Verwenden Sie die Option "Nächster Datensatz", um den nächsten Datensatz in das aktuelle Dokument einzufügen, ohne ein neues Dokument zu beginnen.

Weitere Informationen finden Sie unter Next-Feld.

Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln und dann die Option Nächster Datensatz aus.

Nächster Datensatz wenn

Verwenden Sie die Option "Nächster Datensatz wenn", um zwei Werte zu vergleichen. Eine Übereinstimmung zwischen den Inhalt des Datenfelds und dem Wert bestimmt, ob der nächste Datensatz mit dem aktuellen Dokument oder einem neuen Dokument zusammengeführt werden soll.

Weitere Informationen finden Sie unter NextIf-Feld.

Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreib- und Einfügefelder den Befehl Regeln und dann die Option Nächster Datensatz wenn aus.

Wählen Sie in der Liste Feldname den Namen des Seriendruckfelds aus, z. B. "Stadt".

Wählen Sie in der Liste Vergleich den gewünschten Operator aus. Wählen Sie z. B. Gleich aus, um Empfänger in einer bestimmten Stadt auszusortieren.

Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Wert ein, der verwendet werden soll. Geben Sie Tokio ein, um beispielsweise Empfänger in Tokio auszusortieren.

Textmarke festlegen

Verwenden Sie die Option "Textmarke festlegen", um einen Textmarkennamen einem bestimmten Wert zuzuordnen. Eine Textmarke kann an mehrere Stellen in einem Dokument platziert werden. An jeder Stelle, an der Sie eine Textmarke in ein Dokument einfügen, wird der mit dieser Textmarke verknüpfte Wert angezeigt.

Weitere Informationen finden Sie unter Set-Feld.

Ihre Organisation plant die Veröffentlichung einer Zusammenfassung der in einem bestimmten Bereich durchzuführenden Umweltaktivitäten. Projektmanager haben einen vorläufigen Projekttitel gewählt, weisen aber darauf hin, dass dieser sich ändern kann. Die beste Option besteht in diesem Fall darin, eine Textmarke hinzuzufügen. Wenn sich der Titel ändert, brauchen Sie lediglich die Textmarke zu bearbeiten und nicht jeden Verweis auf den Titel.

Geben Sie im Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Festelegen im Feld Textmarke den Text Projektname ein.

Geben Sie im Block Wert den Text Krötentunnel ein.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Datensatz überspringen wenn

Verwenden Sie die Option "Datensatz überspringen wenn", um den Inhalt eines Datenfelds mit einem Wert zu vergleichen, und die Einfügung des aktuellen Datensatzes zu überspringen, wenn der Vergleich wahr ist.

Weitere Informationen finden Sie unter SkipIf-Feld.

Sie besitzen eine Modegeschäft und stellen fest, dass Sie Überbestände eines bestimmten T-Shirts haben, allerdings nicht in der am häufigsten nachgefragten Größe. Nachdem Sie Ihre Verkaufsflyer für den Versand bereitgestellt haben, wollen Sie daher Kunden ausschließen, die diese bestimmte Größe tragen.

Wählen Sie im Dialogfeld Bedingungsfeld einfügen: Datensatz überspringen wenn aus der Dropdownliste Feldname den Spaltennamen "Größe" in Ihrer Datenquelle (typischerweise einer Excel-Tabelle) aus.

Wählen Sie aus der Dropdownliste Vergleich die Option Gleich aus.

Geben Sie im Feld Vergleichen mit den Text XL ein: Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus. Alle Kunden mit der T-Shirt-Größe XL erhalten keinen Werbeflyer.

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