Führende Methoden für die Anwendung von Varianzdaten auf zukünftige Projekte

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Jane Suchan, PMP

Im letzten Herbst habe ich meine Küche umgebaut und sehr viel Zeit damit verbracht, gemeinsam mit einem Unternehmer die Kosten für Schränke, den Fußboden, Küchengeräte, Beleuchtung und Armaturen zu schätzen.    Er stöberte bei mir auf dem Dachboden herum und besah sich meinen veralteten Sicherungskasten. Anschließend präsentierte er mir einen detaillierten Arbeitsplan sowie eine Schätzung der Lohn- und Materialkosten. Seine Zahlen entsprachen in etwa dem, was ich ausgeben wollte. Er konnte in einem Monat beginnen, und alles wäre dann noch vor den Feiertagen fertig. Ich unterschrieb den Vertrag. Die Sache war abgemacht.

Dann habe ich mit Freunden gesprochen, bei denen bereits Umbauarbeiten durchgeführt wurden: "Plan mal eine Budgetüberschreitung ein; mindestens 50 Prozent mehr." "Wer weiß, was sich noch ergibt, wenn mit dem Herausreißen von Wänden und Böden begonnen wird." "Dein Haus wird Monate lang das reinste Chaos sein."

Der von mir beauftragte Unternehmer war mir von einem guten Freund wärmstens empfohlen worden, und ich entschied mich für ihn, nachdem ich mit verschiedenen Unternehmern gesprochen hatte. Vielleicht war aber das Prüfen der Referenzen und das Durchsehen seines Leistungsangebots nicht genug. Vielleicht habe ich nicht die richtigen Fragen gestellt.

Ein Projektmanager sollte es besser wissen

Ich hätte nach den ursprünglichen Zeit- und Kostenschätzungen für andere vom Unternehmer abgewickelte Projekte, den letztendlichen Kosten und der benötigten Zeit fragen sollen. In Begriffen des Projektmanagements hätte ich nach Abweichungen zwischen den Basisplänen für Zeit und Kosten und der tatsächlich benötigten Zeit und Kosten für seine bisherigen Projekte fragen sollen. Eine Abweichung bezeichnet den Unterschied zwischen dem, was Sie erwartet haben, und dem, was sich tatsächlich ergab.

Jeder gute Projektmanager würde zustimmen, dass diejenigen, die die Vergangenheit ignorieren, diese wiederholen müssen. Es wurden ganze Bücher über das Thema Projektrückblicke und die Wichtigkeit, gewonnene Erkenntnisse zu dokumentieren, geschrieben – und das aus gutem Grund. Sobald man sich einem neuen Projekt zuwendet, erinnert man sich kaum mehr daran, was beim vorherigen Projekt gelernt wurde, um die Erkenntnisse in Zukunft umsetzen zu können.

Das Sammeln und Analysieren von Abweichungsdaten für das aktuelle Projekt hilft Ihnen, bessere Zeit- und Kostenschätzungen für zukünftige Projekte zu erstellen. Auf diese Weise können Sie zeitaufwendige und kostspielige Änderungsanforderungen vermeiden.

Ermitteln der am besten geeigneten Abweichungsdaten

Beachten Sie diese führenden Methoden für das Sammeln von Abweichungsdaten:

  • Investieren Sie in die Zukunft, indem Sie Abweichungsdaten sammeln.    Entscheiden Sie sich zu einem sehr frühen Zeitpunkt im Planungsprozess, welche Abweichungsdaten gesammelt werden sollen. Dies mag offensichtlich erscheinen, doch allzu häufig werden Projektmetriken im Hinblick auf kurzfristige Ziele definiert und das Sammeln von Daten für langfristige Ziele (z. B. bessere Schätzungen) wird oft vernachlässigt. Nehmen Sie die Daten, die Sie sammeln möchten, in die Erfolgskriterien und Metriken des Projekts auf: quantitative Messungen zur Bewertung, Berechnung oder Bestimmung des Fortschritts in Geldeinheiten, erreichten Meilensteinen des Zeitplans oder Qualitätsergebnissen. Abweichungsdaten sind eine Untergruppe der Projektmetriken.

  • Arbeiten Sie mit Projektbeteiligten zusammen, um zu bestimmen, welche Abweichungen nachzuverfolgen sind.    Beziehen Sie den Projektgeldgeber und Teammitglieder bei die Festlegung ein, welche Abweichungen erfasst werden sollen und welche Detailebene zu verwenden ist. Je mehr Kenntnisse Sie über Abweichungen haben, desto mehr Informationen können Sie in den Projektplan und das Projektbudget einbeziehen. Die Stabilität Ihrer Berichts- und Nachverfolgunsmechanismen steht in direktem Zusammenhang dazu, wie gut diesen Details entsprochen wird. Investieren Sie auch die Zeit, die erforderlich ist, um die für das Projekt benötigte Unterstützung des Teams zu gewinnen. Möglicherweise müssen Sie den Geldgeber bitten, sich für dieses Ziel einzusetzen.

  • Konzentrieren Sie sich auf den Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Zahlen für Zeitplan und Kosten.    Der Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Zahlen stellt die Abweichungsdaten dar, auf die sich die meisten Projektmanager konzentrieren.

    • Eine Planabweichung bezeichnet den Unterschied zwischen dem tatsächlichen Fortschritt und dem Projektplan. Diese Abweichung kann auf Projekt-, Phasen-, Meilenstein- oder Vorgangsebene nachverfolgt werden.

    • Eine Kostenabweichung bezeichnet die Differenz zwischen den Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit und dem Projektbudget. Diese kann je nach Kostenbasisplan ebenfalls auf Projekt-, Phasen-, Meilenstein- oder Vorgangsebene gemessen werden.

      Bei diesen Abweichungen handelt es sich um die Differenz zwischen den Basisplandaten und den während der Projektdurchführung gesammelten Daten. Durch den Vergleich von geplanten mit tatsächlichen Werten können Sie sehen, wie sich Dinge bei Fortschreiten des Projekts ändern. Diese Abweichungsdaten sollten Bestandteil regelmäßiger Statusberichte an den Projektgeldgeber und Projektbeteiligte sein.

  • Verfolgen Sie Kosten- und Zeitplanschätzungen im Vergleich zu den Plänen.    Diese Daten bezeichnen die Differenz zwischen den Kosten- und Zeitplanschätzungen, die für das Projekt genehmigt wurden, und den Kosten und dem Zeitplan bei Abschluss oder Initiierung des Projektplans. Wenn Sie nach der Aufstellung der Basispläne für Zeit und Kosten feststellen, dass wahrscheinlich zusätzliche Zeit oder eine zusätzliche Finanzierung erforderlich ist, sollten Sie dies möglichst frühzeitig ansprechen. Die Personen, die sich diese Abweichung ansehen – auch auf hoher Ebene – werden die Notwendigkeit einer Investition in die Vorprojektplanung erkennen. Was Sie vermeiden, sind Schätzungen basierend auf Annahmen, die ohne detaillierte Planung oder Angaben von Personen, die die Arbeit erledigen, gemacht werden.

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Anwenden der aus Abweichungsdaten gewonnenen Erkenntnisse

Am nützlichsten ist es, wenn Sie sich die Abweichungsdaten ansehen und sich fragen, warum diese Abweichungen aufgetreten sind. Änderungen können sich durch das Projektteam, den Kunden, Lieferanten oder einer Veränderung im Umfeld, z. B. neue Vorschriften, ergeben. Doch ungeachtet der Ursache sollten Sie Änderungen analysieren, um Probleme zu erkennen und Vermeidungsstrategien für zukünftige Projekte zu entwickeln. Je mehr Sie über die Gründe für die Abweichungen wissen, desto leichter ist es, diese Fallen das nächste Mal zu vermeiden.

  • Führen Sie ein Brainstorming zu Ideen für die Vermeidung zukünftiger Abweichungen durch.    Sammeln Sie Angaben vom Projektteam zu den Abweichungen. Halten Sie sich an die Daten und Fakten und vermeiden Sie Schuldzuweisungen.

  • Bitten Sie Ihr Team, die Auswirkungen von Abweichungen zu quantifizieren.    Möglicherweise haben Sie nicht den Einblick in jeden Bereich, doch Sie können Ihre Kenntnisse erweitern, indem Sie bessere Informationen sammeln.

  • Beziehen Sie alle Abweichungsinformationen in Ihren Projektrückblick ein.    Stellen Sie Ihre Erkenntnisse Kollegen bereit, damit auch diese davon profitieren können.

  • Verwenden Sie die Abweichungsdaten als Basis für Schätzungen für das nächste Projekt.    Diese Basisdaten sind besonders nützlich, wenn die Projekte ähnlich sind oder wenn Sie wieder mit den gleichen Projektteammitgliedern arbeiten. Ihre neuen Schätzungen für das Projekt werden wesentlich genauer sein.

  • Verwenden Sie Abweichungsdaten, um Ihre Schätzungen für zukünftige Projekte zu belegen.    Bei der Erstellung einer vorläufigen Zeit- oder Kostenschätzung treffen Sie unweigerlich auf einen Projektbeteiligten oder Geldgeber, der eine schnellere und kostengünstigere Abwicklung des Projekts wünscht. Wenn Sie über Daten verfügen, die Ihre Schätzungen untermauern, erhalten Sie das, was Sie zur erfolgreichen Durchführung des Projekts benötigen, ohne auf Heldentaten angewiesen zu sein.

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Sicherstellen des zukünftigen Erfolgs durch Anwenden einer Strategie und nicht durch Glück

Wie ist es mit dem Umbau meiner Küche gelaufen? Die Arbeit wurde termingerecht erledigt und die Kosten lagen nur geringfügig über dem Budget. Ich denke, ich habe Glück gehabt. Bei Ihren Projekten sollten Sie sich aber nicht auf das Glück verlassen. Um den Erfolg jetzt und in Zukunft sicherzustellen, führen Sie frühzeitig eine Abweichungsnachverfolgung ein. Sammeln Sie Daten über den gesamten Projektlebenszyklus, analysieren Sie diese im Rahmen eines Rückblicks, und wenden Sie dann die gewonnenen Erkenntnisse bei Ihrem nächsten Projekt an.

Indem Sie diese führenden Methoden zum Sammeln und Anwenden von Abweichungsdaten in Ihre Methodik des Projektmanagements einbinden, erzielen Sie bessere Schätzungen, erkennen und vermeiden Umstände, die zu Abweichungen führen, und haben weniger Projektänderungen.

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Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist Programm-Managerin mit Erfahrung bei der Verwaltung von Geschäftsinitiativen auf Unternehmensebene und der Entwicklung von Methoden für das Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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