Exportieren von Kontakten in ein Outlook-Adressbuch

Access und Outlook sind jeweils hervorragende Programme für die Verwaltung privater und geschäftlicher Kontakte. Dementsprechend ergibt sich möglicherweise der Bedarf, Kontaktdaten aus Access nach Outlook zu exportieren. Mit Access 2007 können Kontaktdaten jedoch nicht direkt in das Outlook-Dateiformat exportiert werden. Auch Outlook 2007 ist nicht in der Lage, eine Tabelle aus einer Access 2007-Datenbank direkt zu importieren. Glücklicherweise ist es einfach, eine Access-Tabelle oder -Abfrage als Textdatei zu exportieren und diese Datei dann in Outlook 2007 zu importieren.

Weitere Informationen zum umgekehrten Verfahren (Kontakte aus Outlook in Access importieren) finden Sie unter Importieren von Kontakten aus einem Outlook-Adressbuch.

Schritt 1: Exportieren von Access-Kontaktinformationen als Textdatei

  1. Klicken Sie im Access-Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage mit den Kontaktinformationen, die importiert werden sollen, zeigen Sie auf Exportieren. und klicken Sie dann auf Textdatei.

  2. Notieren Sie sich den im Dialogfeld Exportieren – Textdatei von Access vorgeschlagenen Dateinamen und Speicherort. Sie können auf OK klicken, um die Standardwerte zu übernehmen. Sie können auf Durchsuchen klicken, um einen anderen Speicherort für die Datei auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK. Aktivieren Sie keines der Kontrollkästchen unter Geben Sie die Exportoptionen an.

  3. Stellen Sie im Dialogfeld Textexport-Assistent sicher, dass Mit Trennzeichen aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

  4. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten Tabulatorzeichen als Trennzeichen aus, und aktivieren Sie das KontrollkästchenFeldnamen in erste Zeile einbeziehen.

  5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

  6. Klicken Sie auf Schließen, ohne die Exportschritte zu speichern, und schließen Sie anschließend Access.

Im nächsten Verfahren importieren Sie die Textdatei in Outlook. Bevor Sie fortfahren, wird empfohlen, dass Sie sich entscheiden, in welchen Outlook-Ordner die Kontakte importiert werden sollen. Wenn Sie die Kontakte in einen neuen Outlook-Ordner importieren möchten, müssen Sie diesen Ordner erstellen, bevor Sie mit diesem Verfahren beginnen.

Schritt 2: Importieren der Textdatei in Outlook

  1. Klicken Sie in Outlook 2007 im Menü Datei auf Importieren/Exportieren.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Import/Export-Assistent die Option Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  3. Wählen Sie Tabulatorgetrennte Werte (Windows) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Datei importieren auf Durchsuchen, navigieren Sie zu der Textdatei, die Sie im vorangehenden Verfahren erstellt haben, und doppelklicken Sie anschließend auf die Datei.

  5. Wenn der Zielordner in Outlook bereits Kontakte enthält, kann es vorkommen, dass einige zu importierende Kontakte Duplikate von Kontakten sind, die in Outlook bereits vorhanden sind. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate von Outlook behandelt werden sollen.

    • Wenn Sie denken, dass die importierten Kontakte vollständiger oder aktueller sind als die Kontakte im Outlook-Ordner, klicken Sie auf Duplikate durch importierte Elemente ersetzen.

    • Wenn Sie nicht sicher sind, welche Kontakte vollständiger oder aktueller sind, und Sie alle Kontakte in der Textdatei unabhängig davon importieren möchten, ob sie Duplikate sind, klicken Sie auf Erstellen von Duplikaten zulassen. Nach dem Importvorgang können Sie die Kontakte in Outlook überprüfen und diejenigen löschen, die Sie nicht behalten möchten.

    • Wenn Sie denken, dass die Kontakte in Outlook vollständiger und aktueller sind als diejenigen , die Sie importieren möchten, klicken Sie auf Keine Duplikate importieren.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Kontakteordner, in dem die importierten Kontaktinformationen gespeichert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  8. Um zu überprüfen oder ändern, wie die Kontaktinformationen im Outlook-Ordner gespeichert werden, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Dies ist ein optionaler Schritt, aber er wird empfohlen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die von Ihnen importierten Daten in Outlook in die richtigen Felder gelangen.

    Hinweis : Aktivieren Sie unter Die folgenden Aktionen werden ausgeführt das Kontrollkästchen neben dem Importvorgang, wenn die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen nicht verfügbar ist.

    Zusätzliche Hilfe beim Zuordnen benutzerdefinierter Felder

    1. Überprüfen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen die Standardzuordnung in der Liste Zu auf der rechten Seite.

      Hinweis : Zum Anzeigen zusätzlicher Felder in der Liste Zu klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Feld. Wenn Sie beispielsweise die Felder Vorname und Nachname anzeigen möchten, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben Name.

    2. Wenn die Feldzuordnung fehlerfrei erscheint, klicken Sie auf Abbrechen, um zum Dateiimport-Assistenten zurückzukehren. Ändern Sie andernfalls die Zuordnung mithilfe der folgenden Schritte:

      • Um ein Feld in der Textdatei einem Feld im Outlook-Zielordner zuzuordnen, ziehen Sie das Feld aus der linken Liste (Von) in das entsprechende Feld in der rechten Liste (Zu).

      • Um ein Feld aus der Zuordnung zu entfernen, ziehen Sie es aus der rechten Liste (Zu) in die linke Liste (Von).

      • Zum Entfernen der Zuordnung klicken Sie auf Zuordnung löschen.

      • Um die ursprüngliche Zuordnung zurückzusetzen, klicken Sie auf Standardzuordnung.

        Um weitere Einträge im Feld Von anzuzeigen, klicken Sie auf Zurück oder auf Weiter.

    3. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie die Felder zugeordnet haben.

      Hinweis : Wenn die zu importierende Textdatei keine Feldnamen in der ersten Zeile enthält, wird die erste Zeile mit Daten als Feldnamen interpretiert und nicht als Daten importiert. Um sicherzustellen, dass alle Daten in der Textdatei importiert werden, wählen Sie die Option zum Einbeziehen der Feldnamen in der ersten Zeile der Textdatei aus, wenn Sie sie aus Access exportieren.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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