Exportieren von Kontakten in ein Outlook-Adressbuch

Exportieren von Kontakten in ein Outlook-Adressbuch

Access und Outlook sind ausgezeichnete Programme zum Verwalten persönlicher und geschäftlicher Kontakte. Daher möchten Sie möglicherweise Kontaktdaten von Access nach Outlook exportieren. Allerdings kann Access Daten nicht direkt in das Outlook-Dateiformat exportieren, und Outlook kann ebenso Tabellen aus einer Access-Datenbank nicht direkt importieren. Glücklicherweise ist es einfach, eine Access-Tabelle oder Abfrage als Textdatei zu exportieren und diese Datei dann in Outlook zu importieren.

Weitere Informationen zur umgekehrten Vorgehensweise (Importieren von Kontakten aus Outlook in Access) finden Sie im Artikel Importieren oder Verknüpfen von Kontakten aus einem Outlook-Adressbuch.

Schritt 1: Exportieren von Access-Kontaktinformationen als Textdatei

  1. Klicken Sie im Access-Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle oder Abfrage, welche die zu exportierenden Kontaktinformationen enthält, zeigen Sie auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Textdatei. Sie können auch den Assistenten Exportieren – Textdatei starten, indem Sie die Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren und dann auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Textdatei klicken.

    Access öffnet das Dialogfeld Exportieren – Textdatei.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Exportieren – Textdatei" die Exportoptionen aus.

  2. Notieren Sie sich im Dialogfeld Exportieren – Textdatei den von Access vorgeschlagenen Dateinamen und den Speicherort. Klicken Sie auf OK, um die Standardwerte zu übernehmen, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen anderen Dateispeicherort auszuwählen, und klicken Sie dann auf OK. Aktivieren Sie unter Geben Sie die Exportoptionen an kein Kontrollkästchen.

  3. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld des Assistenten Exportieren – Textdatei, dass Mit Trennzeichen ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Trennzeichen Tabstopps aus, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen.

  5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.

  6. Klicken Sie auf Schließen, ohne die Exportschritte zu speichern, und schließen Sie dann Access.

Im nächsten Vorgang importieren Sie die Textdatei in Outlook. Bevor Sie fortfahren, ist es empfehlenswert, den Outlook-Ordner festzulegen, in den die Kontakte importiert werden sollen. Wenn Sie die Kontakte in einen neuen Outlook-Ordner importieren möchten, müssen Sie diesen Ordner erstellen, bevor Sie mit diesem Vorgang beginnen.

Schritt 2: Importieren der Textdatei in Outlook

  1. Die Platzierung des Import/Export-Assistent in Outlook unterscheidet sich geringfügig in den verschiedenen Outlook-Versionen. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Outlook-Version entsprechen:

    • Wenn Sie Outlook 2016 oder Outlook 2013 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Öffnen und Exportieren und dann auf Importieren/Exportieren.

    • Wenn Sie Outlook 2010 verwenden, klicken Sie auf Datei > Optionen. Klicken Sie im Dialogfeld "Outlook-Optionen" auf Erweitert und dann im Abschnitt Exportieren auf Exportieren.

    • Wenn Sie Outlook 2007 verwenden, klicken Sie auf Datei > Importieren/Exportieren.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Import/Export-Assistent auf Aus anderen Programmen oder Dateien importieren und dann auf Weiter.

  3. Wählen Sie Tabulatortrennte Werte (Windows) aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Datei importieren auf Durchsuchen, suchen Sie die Textdatei, die Sie im vorherigen Vorgang erstellt haben, und doppelklicken Sie dann auf die Datei.

  5. Wenn der Zielordner in Outlook bereits Kontakte enthält, kann es passieren, dass einige der importierten Kontakte Duplikate der bereits in Outlook vorhandenen Kontakte sind. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate in Outlook behandelt werden sollen.

    • Wenn Sie glauben, dass die importierten Kontakte vollständiger oder aktueller sind als die Kontakte im Outlook-Ordner, klicken Sie auf Duplikate durch importierte Elemente ersetzen.

    • Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Kontakte vollständiger oder aktueller sind, und Sie alle Kontakte in der Textdatei (auch wenn es sich um Duplikate handelt) importieren möchten, klicken Sie auf Erstellen von Duplikaten zulassen. Nach dem Importvorgang können Sie die Kontakte in Outlook überprüfen und diejenigen löschen, die Sie nicht behalten möchten.

    • Wenn Sie glauben, dass die Kontakte in Outlook vollständiger und aktueller als die zu importierenden Kontakte sind, klicken Sie auf Keine Duplikate importieren.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Kontakteordner, in dem die importierten Kontaktinformationen gespeichert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

  8. Um zu überprüfen oder zu ändern, wie die Kontaktinformationen im Outlook-Ordner gespeichert werden sollen, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Felder zuordnen. Dies ist ein optionaler Schritt, der jedoch empfehlenswert ist, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die zu importierenden Daten in Outlook in den richtigen Feldern eingefügt werden.

    Hinweis : Wenn die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen nicht verfügbar ist, aktivieren Sie unter Die folgenden Aktionen werden ausgeführt das Kontrollkästchen neben dem Importvorgang.

    Weitere Hilfe zum Zuordnen von benutzerdefinierten Feldern

    1. Überprüfen Sie im Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder zuordnen die Standardzuordnung in der Liste Zu auf der rechten Seite.

      Hinweis : Zum Anzeigen weiterer Felder in der Liste Zu klicken Sie neben dem Feld auf das Pluszeichen (+). Wenn beispielsweise die Felder Vorname und Nachname angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben Name.

    2. Wenn Ihnen die Feldzuordnung richtig erscheint, klicken Sie auf Abbrechen, um zum Assistenten "Datei importieren" zurückzukehren. Ändern Sie andernfalls die Zuordnung mit den folgenden Schritten:

      • Um ein Feld in der Textdatei einem Feld im Outlook-Zielordner zuzuordnen, ziehen Sie es links aus der Liste (Von) in das entsprechende Feld der Liste (Zu) auf der rechten Seite.

      • Wenn Sie ein Feld aus der Zuordnung entfernen möchten, ziehen Sie es rechts aus der Liste (Zu) in die Liste (Von) auf der linken Seite.

      • Wenn Sie die gesamte Zuordnung entfernen möchten, klicken Sie auf Zuordnung löschen.

      • Wenn Sie die ursprüngliche Zuordnung zurücksetzen möchten, klicken Sie auf Standardzuordnung

        Wenn Sie in der Liste Von weitere Datensätze anzeigen möchten, klicken Sie auf Vorherige oder Nächste.

    3. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Feldzuordnung beendet haben.

      Hinweis : Wenn die importierte Textdatei keine Feldnamen in der ersten Zeile enthält, wird die erste Datenzeile als Feldnamen interpretiert und nicht als Daten importiert. Um sicherzustellen, dass alle Daten in der Textdatei importiert werden, aktivieren Sie die Option "Feldnamen in erste Zeile einbeziehen", wenn Sie die Textdatei aus Access exportieren.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

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