Exportieren von Geschäftsdatensätzen aus Business Contact Manager

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Ihre Business Contact Manager für Outlook-Daten sind in SQL Server im BCM-Dateiformat gespeichert. Exportieren können Sie die Daten aber in verschiedenen Formaten. Möglicherweise möchten Sie Geschäftsdaten zur Nutzung in einem integrierten Buchhaltungssystem exportieren oder die Daten problemlos auf einen anderen Computer übertragen. Sie können auch wahlweise die an Ihrer Datenbank vorgenommenen Anpassungen mit oder ohne die Datensätze exportieren. Das BCMX-Dateiformat wird nur für Anpassungen verwendet.

In diesem Artikel werden die Möglichkeiten beschrieben, die Ihnen für das Exportieren von Geschäftsdaten zur Verfügung stehen. Außerdem werden einige Gründe für das Exportieren der Daten kurz erläutert.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zum Exportieren von Daten

Exportieren Ihrer Daten

Was geschieht beim Exportieren von Anpassungen?

Exportieren von Produkten und Diensten

Exportieren eines Berichts in Excel zur weiteren Analyse

Grundlegendes zum Exportieren von Daten

Beim Exportvorgang in Business Contact Manager für Outlook wird eine Kopie der ausgewählten Daten aus Ihrer aktuellen Business Contact Manager-Datenbank erstellt und in einer Datei gespeichert, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt in eine andere Datenbank importieren können. Durch den Export werden keine Daten aus Ihrer aktuellen Datenbank entfernt. Beschränken Sie die exportierten Daten, indem Sie sie filtern, oder exportieren Sie alle "Firmen", "Geschäftskontakte", "Kommunikationshistorienelemente" und die Listen der Produkte und Dienste.

Sie können Ihre Geschäftsdaten in eines der folgenden Dateiformate exportieren:

  • Business Contact Manager-Daten (BCM) Dazu können alle Ihre Geschäftsdaten wie "Firmen", "Geschäftskontakte", "Verkaufschancen", "Geschäftsprojekte" und deren Kommunikationshistorie gehören. Außerdem sind Produkte und Dienste sowie alle von Ihnen vorgenommenen Anpassungen enthalten. Das BCM-Format ist die einzige Option, in die sowohl "Firmen" und "Geschäftskontakte" als auch alle Ihre Anpassungen exportiert werden können. Sie könnten beispielsweise Daten in das BCM-Dateiformat exportieren, wenn Sie die Informationen auf einem anderen Computer verwenden möchten, auf dem Business Contact Manager für Outlook ausgeführt wird.

  • Business Contact Manager-Anpassungen (BCMX) Dieser Dateityp umfasst benutzerdefinierte Felder, benutzerdefinierte Formulare (oder Datensatztypen), Layouts und Berichte. Verwenden Sie dieses Format, wenn Sie nur die Anpassungen exportieren möchten, die Sie in Business Contact Manager für Outlook vorgenommen haben. Es werden keine Geschäftsdaten exportiert. Sie könnten dieses Dateiformat beispielsweise zum Speichern eines eindeutigen Layouts verwenden, anhand dessen neue Mitarbeiter ihre Systeme schnell konfigurieren können.

  • Durch Trennzeichen getrennt (CSV) Diese Exportoption erstellt eine Datei mit kommagetrennten Werten (Comma Separated Values, CSV), in der die exportierten Daten gespeichert werden. Viele Programme können CSV-Dateien lesen, einschließlich Microsoft Excel. Sie könnten dieses Dateiformat beispielsweise wählen, wenn Sie nur Ihre Business Contact Manager für Outlook-Daten ohne Anpassungen exportieren möchten oder wenn Sie die Daten in einem anderen Programm anzeigen möchten, das CSV-Dateien lesen kann.

    Beim CSV-Format gibt es jedoch Einschränkungen. Wenn Sie dieses Dateiformat wählen, können Sie beispielsweise nur einen einzigen Datensatztyp exportieren, entweder nur "Firmen" und auf Firmen basierende Datensätze oder nur "Geschäftskontakte" und auf Geschäftskontakten basierende Datensätze. Außerdem können Sie in eine CSV-Datei keine Kommunikationshistorienelemente exportieren.

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Exportieren Ihrer Daten

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager und dann auf die Schaltfläche Importieren und Exportieren.

  3. Klicken Sie auf In eine Datei exportieren.

  4. Klicken Sie auf das Dateiformat, in das Sie Ihre Daten exportieren möchten, und dann auf Weiter. Folgen Sie den nachstehenden Anweisungen für das gewählte Dateiformat.

    Hinweis :  Unter Windows 7 und Windows Vista ist der Standardspeicherort für die Exportdatei der Ordner Dokumente. Unter Microsoft Windows XP ist der Standardspeicherort der Ordner Eigene Dateien. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie den Speicherort ändern möchten.

Business Contact Manager-Daten (BCM)    

  1. Geben Sie im Feld Zu exportierende Datei den Speicherort und Namen für die Datei ein, die bei dem Exportvorgang erstellt wird.

  2. Wählen Sie den Typ der Datensätze aus, die Sie exportieren möchten:

    • Firmen und auf Firmen basierende Datensatztypen Umfasst "Firmen" und Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Firma" basieren, beispielsweise "Läden".

    • Geschäftskontakte und auf Geschäftskontakten basierende Datensatztypen Umfasst "Geschäftskontakte" und Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basieren, beispielsweise "Leads".

  3. Wenn Sie die Liste der zu exportierenden Datensätze Filter möchten, klicken Sie auf Filter. Informationen zum Filtern von Datensätzen finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  4. Klicken Sie auf der Seite Dateispeicherort und Exportoptionen auswählen im Abschnitt Einschließen auf die gewünschten Optionen:

    • Alle Historienelemente. Umfasst die gesamte Kommunikationshistorie der ausgewählten Datensätze, z. B. "Verkaufschancen", "Gesprächsnotizen", "Termine", "Geschäftsprojekte", Dateien und E-Mail-Nachrichten.

    • Ausgenommen E-Mail-Nachrichten. Schließt E-Mail-Nachrichten aus den Kommunikationshistorienelementen für die ausgewählten Datensätze aus.

    • Produkte. Schließt alle Produkte und Dienste in Ihrer Datenbank ein.

      Tipp : Wenn ein Produkt oder Dienst einer Verkaufschance hinzugefügt wurde und wenn der Datensatz "Verkaufschance" mit einer "Firma" oder einem "Geschäftskontakt" verknüpft wurde, wird das Produkt bzw. der Dienst in die exportierten Datensätze einbezogen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass die gesamte Liste von Produkten und Diensten Ihres Unternehmens exportiert wird.

  5. Klicken Sie auf Exportieren und bei der entsprechenden Eingabeaufforderung auf Ja.

  6. Wenn Fehler auftreten, können Sie auf Protokoll anzeigen klicken, um die Fehler zu überprüfen. Klicken Sie andernfalls auf Fertig stellen.

    Tipp : Sie können auch Datensätze aus einem Arbeitsbereich in das BCM-Dateiformat exportieren. Klicken Sie auf die Registerkarte, auf der die zu exportierenden Datensätze aufgelistet sind. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen oder mehrere Datensätze, und klicken Sie dann auf Exportieren. Führen Sie den Assistenten zum Exportieren von Geschäftsdaten aus.

Business Contact Manager-Anpassungen (BCMX)    

  1. Geben Sie den Speicherort und Namen für die Datei ein, die bei dem Exportvorgang erstellt wird.

  2. Klicken Sie auf Exportieren und bei der entsprechenden Eingabeaufforderung auf Ja.

  3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Informationen dazu, wie Anpassungen in eine BCMX-Datei importiert werden, finden Sie unter Importieren Ihrer Daten in Business Contact Manager.

Durch Trennzeichen getrennt (CSV)    

  1. Geben Sie den Speicherort und Namen für die Datei ein, die bei dem Exportvorgang erstellt wird.

  2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

    • Geschäftskontakte und Untertypen. Umfasst "Geschäftskontakte" und Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" basieren, beispielsweise "Leads".

    • Firmen und Untertypen. Umfasst "Firmen" und Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Firmen" basieren.

  3. Wenn Sie die Liste der zu exportierenden Datensätze filtern möchten, klicken Sie auf Filter. Informationen zum Filtern von Datensätzen finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

  4. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Ja, wenn Sie zum Exportieren der CSV-Datei aufgefordert werden.

  5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten zu schließen.

Hinweise : 

  • Klicken Sie auf Protokoll anzeigen, um zu sehen, welche Fehler oder Ausnahmen vorliegen. Falls diese Meldungen Probleme enthalten, die behoben werden müssen, beheben Sie sie in der Datei, beheben Sie sie in der Datei, die exportiert wird, und versuchen Sie dann erneut, die Daten zu exportieren.

  • Es wird davon abgeraten, Geschäftsdaten aus unterschiedlichen Regionen zu exportieren, da einige Datenstrukturen und -typen nicht konvertiert werden.

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Was geschieht beim Exportieren von Anpassungen?

Wenn Sie wählen, dass Anpassungen exportiert werden sollen, werden alle benutzerdefinierten Berichte, Formularlayouts, Datensatztypen und benutzerdefinierten Felder, die Sie in Business Contact Manager für Outlook erstellt haben, in einer BCMX-Datei gespeichert.

Die meisten Anpassungen überschreiben vorhandene Einstellungen in der Zieldatenbank, doch gibt es auch einige Ausnahmen. Informationen dazu, wie sich das Importieren von Anpassungen auf Ihre Datenbank auswirkt, finden Sie unter Importieren Ihrer Daten in Business Contact Manager.

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Exportieren von Produkten und Diensten

Sie können Informationen über Produkte und Dienste zusammen mit anderen Datensätzen exportieren. Es ist jedoch nicht möglich, nur Produkt- und Dienstlisten zu exportieren.

Wenn Sie nur diese Daten exportieren möchten, müssen Sie eine CSV-Datei Ihrer Produkte und Dienste erstellen. Die Datei muss mindestens drei Spalten in der nachstehenden Reihenfolge enthalten:

  • Produkt oder Dienstname

  • Beschreibung

  • Einzelpreis.

Sie können auch die Spalten "Menge" und "Stückkosten" einbeziehen, die allerdings nicht erforderlich sind.

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Exportieren eines Berichts in Excel zur weiteren Analyse

Sie können Daten zur weiteren Analyse, Beibehaltung von Datensätzen oder Archivierung direkt aus einem Bericht in eine Excel-Kalkulationstabelle exportieren. Mit Business Contact Manager für Outlook können Sie Berichte zum Vertrieb, zu Produkten und Diensten, Firmen, Geschäftskontakten, Leads, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten, Projektaufgaben und Marketingaktivitäten generieren und anpassen.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.

  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte.

  3. Klicken Sie auf einen der folgenden Berichtstypen und dann auf den Bericht, den Sie öffnen möchten.

  4. Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Exportieren nach Excel. Der Bericht wird in Excel geöffnet.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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