Exportieren von Daten nach Word

Daten können mithilfe des Export-Assistenten aus der Microsoft Office Access 2007-Datenbank in ein Microsoft Office Word 2007-Dokument exportiert werden. In diesem Artikel wird die Verwendung des Export-Assistenten sowie das Speichern der Exporteinstellungen als Spezifikation für die spätere Wiederverwendung beschrieben.

Inhalt dieses Artikels

Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Word

Exportieren von Daten nach Word

Grundlegendes zum Exportieren von Objekten nach Word mithilfe von Access

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Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Word

Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht nach Office Word 2007 exportieren. Wenn Sie mit dem Export-Assistenten ein Objekt exportieren, erstellt Office Access 2007 eine Kopie der Objektdaten in einer RTF-Datei (Rich Text Format) von Microsoft Word. Bei Tabellen, Abfragen und Formularen werden die sichtbaren Felder und Datensätze als Tabelle im Word-Dokument angezeigt. Beim Exportieren eines Berichts exportiert der Assistent die Daten und das Layout des Berichts. Er versucht das Word-Dokument so gut wie möglich nachzustellen.

  • Starten des Vorgangs in Access    Sie müssen in Access arbeiten, um Daten von Access nach Word zu exportieren. In Word gibt es keine Funktionalität, mit der Daten aus einer Access-Datenbank exportiert werden können. Eine Access-Datenbank oder -Tabelle kann auch nicht mit dem Befehl Speichern unter in Access als Word-Dokument gespeichert werden.

  • Exportierbare Objekte    Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren. Außerdem können Sie bestimmte, in einer Ansicht ausgewählte Datensätze exportieren. Makros und Module können nicht exportiert werden. Wenn Sie ein Formular oder Datenblatt exportieren, das Unterformulare bzw. Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular oder -datenblatt exportiert. Der Exportvorgang muss für jedes Unterformular und Unterdatenblatt ausgeführt werden, das Sie in Word anzeigen möchten. Wenn Sie hingegen einen Bericht exportieren, werden im Bericht enthaltene Unterformulare und Unterberichte zusammen mit dem Hauptbericht exportiert.

  • Ergebnis des Vorgangs    Mit dem Export-Assistenten werden stets formatierte Daten exportiert. Das bedeutet, dass nur die Felder und Datensätze zusammen mit den Anzeigeformateinstellungen exportiert werden, die in einem Objekt oder einer Ansicht sichtbar sind. Spalten und Datensätze, die aufgrund von Filtereinstellungen ausgeblendet sind, werden nicht exportiert. Auch das Layout eines Berichts wird beim Exportieren beibehalten.

  • Zusammenführen mit einem vorhandenen Dokument    Daten, die Sie aus Access in ein Word-Dokument exportieren, werden stets in eine neue Word-Datei exportiert. Sollen die Daten in ein vorhandenes Word-Dokument eingefügt werden, müssen Sie sie zuerst aus Access in ein neues Word-Dokument exportieren, anschließend im neuen Dokument kopieren und dann in das vorhandene Dokument einfügen. Alternativ können Sie Zeilen direkt in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht von Access kopieren und dann in das vorhandene Dokument einfügen.

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Exportieren von Daten nach Word

Das Exportieren von Daten in ein Word-Dokument umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  • Vorbereiten der Quelldaten für den Export. Bei diesem Schritt stellen Sie sicher, dass die Daten keine Fehler enthalten, und Sie entscheiden, ob einige oder alle Daten in der Quelltabelle exportiert werden sollen.

  • Ausführen des Export-Assistenten.

  • Sie können die Einstellungen auch als eine Exportspezifikation für die spätere Wiederverwendung speichern.

Anhand der Schritte in den folgenden Abschnitten werden die Verfahren zum Ausführen dieser Aufgaben erläutert.

Vorbereiten für den Export

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält.

    Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.

  3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sicherzustellen, dass keine Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke) oder Fehlerwerte wie # Zahl! enthalten sind.

    Stellen Sie sicher, dass sämtliche Fehler aufgelöst wurden, bevor Sie Daten nach Word exportieren. Andernfalls werden diese Werte durch einen Null-Wert ersetzt.

  4. Schließen Sie das Word-Zieldokument, falls es geöffnet ist, bevor Sie fortfahren. Der Assistent zeigt eine Meldung an, bevor das Dokument überschrieben wird.

    Hinweis : Einem vorhandenen Word-Dokument können keine Daten angefügt werden.

  5. Wenn Sie in der Datenbank nur einen Teil einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars exportieren möchten, öffnen Sie das Objekt, und wählen Sie nur die gewünschten Datensätze aus.

Exportieren der Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Word. Schaltflächensymbol

    Hinweis : Die Befehle unter Exportieren stehen nur zur Verfügung, wenn eine Datenbank geöffnet ist.

  2. Geben Sie im Export-Assistenten den Namen der Zieldatei an.

  3. Mit dem Assistenten werden immer formatierte Daten exportiert. Wenn Sie das Word-Dokument nach Abschluss des Exportvorgangs anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs.

  4. Wenn Sie vor dem Starten des Exportvorgangs die Datensätze ausgewählt haben, die Sie exportieren möchten, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie jedoch alle Datensätze in der Ansicht exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis : Das Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.

  5. Klicken Sie auf OK.

  6. Wenn das Zieldokument vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, zum Überschreiben der Datei auf Ja zu klicken. Klicken Sie auf Nein, um den Namen der Zieldatei zu ändern, und klicken Sie dann erneut auf OK.

Access exportiert die Daten und öffnet das Zieldokument in Word, je nachdem, welche Exportoptionen Sie im Assistenten angegeben haben. Außerdem wird der Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt.

Speichern der Exporteinstellungen

  1. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Export-Assistenten das Kontrollkästchen Exportschritte speichern.

    Es werden weitere Steuerelemente angezeigt.

  2. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Exportspezifikation ein.

  3. Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.

  4. Klicken Sie auf Export speichern.

    -oder-

    Um den Exportvorgang zu bestimmten Zeitabständen auszuführen (z. B. wöchentlich oder monatlich), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen, und klicken Sie dann auf Export speichern. Dadurch wird eine Microsoft Office Outlook 2007-Aufgabe erstellt, durch die Sie die Spezifikation zu einem späteren Zeitpunkt ausführen können.

Wenn Sie die Outlook-Aufgabe nicht erstellen, speichert Access die Spezifikation. Wenn Sie die Outlook-Aufgabe erstellen möchten, zeigt Access das Dialogfeld Name exportieren - Aufgabe an. Informationen zum Verwenden dieses Dialogfelds finden Sie in den nächsten Schritten.

Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie auf Export speichern klicken. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Konfigurations-Assistent von Outlook gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

Erstellen einer Outlook-Aufgabe

  1. Überprüfen Sie im Dialogfeld Name exportieren - Aufgabe in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie die Einstellungen.

    Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In der folgenden Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:

    Outlook-Taskplaner

    Informationen zum Planen von Outlook-Aufgaben finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.

  2. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Export ausführen Schaltflächensymbol .

  3. Öffnen Sie die Textdatei, und überprüfen Sie den Inhalt der Datei.

    Informationen zur Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten finden Sie im nächsten Abschnitt.

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Grundlegendes zum Exportieren von Objekten nach Word mithilfe von Access

In der folgenden Tabelle wird beschrieben, wie Access verschiedene Objekte und Werte nach Word exportiert. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie ermitteln möchten, welcher Fehler aufgetreten ist, wenn der Exportvorgang nicht wie erwartet ausgeführt wurde.

Element

Überlegungen zum Export

Feldnamen

Beim Exportieren einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars werden die Feldnamen in der ersten Zeile der Tabelle im Word-Dokument eingefügt. Beim Exportieren eines Berichts hängt die Platzierung der Feldnamen im Word-Dokument vom Berichtslayout ab.

Mehrfachwertfelder

Ein Feld, das in Access mehrere Werte unterstützt, wird in eine einzelne Spalte in Word exportiert. Die Werte werden durch Kommas (,) getrennt.

Bilder, Objekte und Anlagen

Keine grafischen Elemente werden exportiert, wie z. B. Logos, Daten in OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören.

Graph-Objekte

Microsoft Graph-Objekte werden nicht exportiert.

Ausdrücke

Ausdrücke werden nicht in das Word-Dokument exportiert. Nur die Ergebnisse der Ausdrücke werden exportiert.

Unterformulare und Unterdatenblätter

Wenn Sie ein Formular oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular oder Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular und Unterdatenblatt wiederholen.


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