Exportieren von Daten nach Excel

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Mit dem Export-Assistenten können Sie Daten aus einer Access-Datenbank in ein Dateiformat exportieren, das von Excel gelesen werden kann. In diesem Artikel wird erörtert, wie Sie Ihre Daten für den Export nach Excel vorbereiten. Darüber hinaus enthält er Tipps für die Behandlung von allgemeinen Problemen, die ggf. auftreten können.

Inhalt dieses Artikels

Exportieren von Daten nach Excel: die Grundlagen

Bereiten Sie für den Exportvorgang vor

Ausführen des Exportvorgangs

Speichern der Exportspezifikation

Ausführen eines gespeicherten Exportvorgangs

Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten

Grundlegendes zum Exportieren von Daten nach Excel

Wenn Sie Daten nach Excel exportieren, erstellt Access eine Kopie der ausgewählten Daten und speichert die kopierten Daten in einer Datei, die in Excel geöffnet werden kann. Wenn Sie häufig Daten aus Access nach Excel kopieren, können Sie die Details des Exportvorgangs für die zukünftige Verwendung speichern und sogar einen Zeitplan für den Exportvorgang erstellen, der dafür sorgt, dass der Exportvorgang automatisch in den festgelegten Intervallen erfolgt.

Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten nach Excel

  • Ihre Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet zum Verarbeiten von Daten sowohl Access als auch Excel. In einer Access-Datenbank werden die Daten gespeichert, in Excel jedoch werden die Daten analysiert und die Analyseergebnisse verteilt. Zurzeit exportiert Ihr Team die Daten je nach Bedarf, allerdings würden Sie diesen Prozess gern rationalisieren.

  • Sie verwenden Access schon seit längerer Zeit, doch Ihr Vorgesetzter möchte mit den Daten lieber in Excel arbeiten. Sie kopieren Daten in regelmäßigen Abständen nach Excel, würden diesen Prozess jedoch gern automatisieren, um Zeit zu sparen.

Informationen zum Exportieren von Daten nach Excel

  • In Access gibt es keinen Befehl für Speichern unter, mit dem Daten im Excel-Format gespeichert werden können. Zum Kopieren von Daten nach Excel müssen Sie die in diesem Artikel beschriebene Exportfunktion verwenden. Alternativ können Sie Access-Daten auch in die Zwischenablage kopieren und von dort in eine Excel-Tabelle einfügen.

  • Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren. Sie können auch Datensätze exportieren, die Sie in einer Ansicht für mehrere Datensätze wie einem Datenblatt markiert haben.

  • Microsoft Excel enthält einen Befehl zum Importieren von Daten aus einer Access-Datenbank. Sie können diesen Befehl anstelle des Befehls Exportieren in Access verwenden. der Befehl Excel importieren kann jedoch nur Sie Tabellen oder Abfragen importieren. Weitere Informationen finden Sie unter den Excel-Hilfeartikel Verbinden mit externe Daten (import).

  • Makros oder Module können nicht nach Excel exportiert werden. Wenn Sie Formulare, Berichte oder Datenblätter exportieren, die Unterformulare, Unterberichte oder Unterdatenblätter enthalten, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Der Exportvorgang muss für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt ausgeführt werden, das Sie für Excel exportieren möchten.

  • In einem Exportvorgang kann jeweils nur ein Datenbankobjekt exportiert werden. Sie können jedoch nach dem Abschluss der einzelnen Exportvorgänge mehrere Arbeitsblättern in Excel zusammenführen.

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Vorbereiten für den Exportvorgang

Bevor Sie eine Prozedur exportieren durchführen, ist es eine gute Idee, überprüfen Sie die Daten, die Sie exportieren, um sicherzustellen, dass sie keine Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte enthält möchten. Wenn Fehler vorhanden sind, versuchen Sie, diese zu beheben, bevor Sie die Daten nach Excel exportieren. Andernfalls können Probleme auftreten, während des Exportvorgangs, und null-Werte möglicherweise Zellen in einem Excel-Arbeitsblatt eingefügt werden. Weitere Informationen zu Problemen, die Wenn Sie nach Excel exportieren auftreten können, finden Sie im Abschnitt Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten.

Legen Sie fest, ob die Daten mit oder ohne Formatierung exportiert werden sollen, wenn das Quellobjekt eine Tabelle oder eine Abfrage ist. Diese Einstellung beeinflusst zwei Aspekte der resultierenden Arbeitsmappe: die Menge der exportierten Daten und das Anzeigeformat der Daten. Die folgende Tabelle beschreibt das Ergebnis bei exportierter und nicht exportierter Formatierung der Daten.

Export

Quellobjekt

Felder und Datensätze

Formatierung

Ohne Formatierung

Tabelle oder Abfrage

Hinweis : Formulare und Berichte können ohne Formatierung nicht exportiert werden.

Alle Felder und Datensätze im zugrunde liegenden Objekt werden exportiert.

Die eigenschafteneinstellungen von Format werden während des Importvorgangs ignoriert.

Bei Nachschlage-Feldern werden nur die Nachschlage-ID-Werte exportiert.

Bei Link-Feldern werden die Inhalte als Textspalte exportiert, in dem die Links in den Anzeigetext #Address Formatnummer angezeigt.

Mit Formatierung

Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht

Nur Felder und Datensätze, die in der aktuellen Ansicht oder dem Objekt angezeigt werden, werden exportiert. Gefilterte Datensätze, in einem Datenblatt ausgeblendete Spalten und in einem Formular oder Bericht nicht angezeigte Felder werden nicht exportiert.

Der Assistent eigenschafteneinstellungen von Format.

Bei Nachschlage-Feldern werden die Nachschlagewerte exportiert.

Bei Link-Feldern werden die Werte als Links exportiert.

Bei Rich-Text-Feldern wird der Text exportiert, nicht jedoch die Formatierung.

  1. Wählen Sie die Zielarbeitsmappe und das Dateiformat aus. Berichte können nur in das ältere XLS-Dateiformat und nicht in das neuere XLSX-Dateiformat exportiert werden.

    Sie werden während des Exportvorgangs von Access aufgefordert, den Namen der Zielarbeitsmappe anzugeben. Die folgende Tabelle fasst zusammen, wann eine Arbeitsmappe erstellt wird (sofern noch nicht vorhanden) und wann sie überschrieben wird (wenn sie bereits vorhanden ist).

Zielarbeitsmappe

Quellobjekt

Zu exportierende Daten

Ergebnis

Ist nicht vorhanden

Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht

Die Daten mit oder ohne Formatierung

Die Arbeitsmappe wird während des Exportvorgangs erstellt.

Ist bereits vorhanden

Eine Tabelle oder Abfrage

Die Daten, nicht jedoch die Formatierung

Die Arbeitsmappe wird nicht überschrieben. Ein neues Arbeitsblatt wird der Arbeitsmappe hinzugefügt und erhält den Namen des Objekts, aus dem die Daten exportiert werden. Wenn in der Arbeitsmappe bereits ein Arbeitsblatt mit diesem Namen vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, den Inhalt des entsprechenden Arbeitsblatts zu ersetzen oder einen anderen Namen für das neue Arbeitsblatt anzugeben.

Ist bereits vorhanden

Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht

Die Daten, einschließlich der Formatierung

Die Arbeitsmappe wird mit den exportierten Daten überschrieben. Alle vorhandenen Arbeitsblätter werden entfernt, und ein Arbeitsblatt mit demselben Namen wie das exportierte Objekt wird erstellt. Die Daten in dem Excel-Arbeitsblatt erben die Formateinstellungen des Quellobjekts.

Die Daten werden immer in einem neuen Arbeitsblatt hinzugefügt. Sie können die Daten keinem vorhandenen Arbeitsblatt oder benannten Bereich anfügen.

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Ausführen des Exportvorgangs

  1. Schließen Sie die Excel-Zielarbeitsmappe, falls sie geöffnet ist, bevor Sie fortfahren.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich der Quelldatenbank das zu exportierende Objekt aus.

    Exportieren eines Teils der Daten

    Wenn es sich bei dem Objekt um eine Tabelle, eine Abfrage oder ein Formular handelt und Sie nur einen Teil der Daten exportieren möchten, dann öffnen Sie das Objekt in der Datenblattansicht, und wählen Sie die gewünschten Datensätze aus.

    So öffnen Sie ein Formular in der Datenblattansicht   

    1. Doppelklicken Sie auf das Formular, um es zu öffnen.

    2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Datenblattansicht. Wenn diese Option nicht verfügbar ist:

      1. Klicken Sie auf Entwurfsansicht.

      2. Drücken Sie F4, um den Aufgabenbereich Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

      3. Wählen Sie in der Dropdownliste oben im Eigenschaftenblatt die Option Formular aus.

      4. Legen Sie auf der Registerkarte Format des Eigenschaftenblatts für die Eigenschaft Datenblattansicht zulassen den Wert Ja fest.

      5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ansichten auf Datenblattansicht.

        Hinweis : Sie können keinen Teil eines Berichts exportieren. Sie können jedoch die Tabelle oder Abfrage auswählen oder öffnen, auf der der Bericht basiert und dann einen Teil der Daten in diesem Objekt exportieren.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Excel.

  4. Überprüfen Sie im Dialogfeld Exportieren - Excel-Tabelle den für die Excel-Arbeitsmappe vorgeschlagenen Dateinamen (Access verwendet den Namen des Quellobjekts). Den Dateinamen können Sie bei Bedarf ändern.

  5. Wählen Sie im Feld Dateiformat das gewünschte Dateiformat aus.

  6. Wenn Sie beim Exportieren einer Tabelle oder einer Abfrage, und Sie formatierte Daten exportieren möchten, wählen Sie Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Vorbereiten für den Exportvorgangaus.

    Hinweis : Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts ist diese Option zwar immer aktiviert, jedoch nicht verfügbar (sie wird abgeblendet angezeigt).

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs, wenn nach dem Abschluss des Exportvorgangs die Excel-Zielarbeitsmappe angezeigt werden soll.

    Wenn das Quellobjekt geöffnet ist und Sie vor dem Starten des Exportvorgangs einen oder mehrere Datensätze in der Ansicht ausgewählt haben, können Sie Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie alle in der Ansicht angezeigten Datensätze exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis : Das Kontrollkästchen ist nach wie vor nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.

  8. Klicken Sie auf OK.

    Wenn der Exportvorgang aufgrund eines Fehlers fehlschlägt, zeigt Access eine Meldung mit einer Beschreibung der Fehlerursache an. Andernfalls exportiert Access die Daten und öffnet abhängig von Ihrer Auswahl in Schritt 7 die Zielarbeitsmappe in Excel. Access zeigt dann ein Dialogfeld an, mit dem Sie eine Spezifikation zum Speichern der Details des Exportvorgangs erstellen können.

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Speichern der Exportspezifikation

  1. Klicken Sie auf Ja, um die Details des Exportvorgangs zur späteren Verwendung zu speichern.

    Wenn Sie die Details speichern, können Sie diesen Exportvorgang zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen, ohne die Schritte im Assistenten erneut ausführen zu müssen.

  2. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Exportspezifikation ein. Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.

  3. Wenn auf dem Computer Microsoft Outlook installiert ist und Sie den Exportvorgang in festen Intervallen (wie wöchentlich oder monatlich) ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen.

    Hiermit wird eine Outlook-Aufgabe erstellt, sodass Sie den Export ausführen können, indem Sie in Outlook auf eine Schaltfläche klicken.

  4. Klicken Sie auf Export speichern.

    Wenn Outlook installiert ist, wird es von Access gestartet.

    Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Outlook-Start-Assistent aufgerufen. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

    Überprüfen Sie in Outlook die Aufgabeneinstellungen (z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung), und bearbeiten Sie die Einstellungen.

    Klicken Sie auf Serie, wenn sich die Aufgabe wiederholen soll, und geben Sie die entsprechenden Details ein.

  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Ausführen eines gespeicherten Exportvorgangs

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Import ausführen.

  3. Öffnen Sie in Excel die Zielarbeitsmappe, und überprüfen Sie, ob alle Daten in die richtigen Zellen kopiert wurden.

    Wenn Sie ausgewählt haben, dass nur die Daten und nicht die Formatierung in eine vorhandene Arbeitsmappe kopiert werden, enthält die Arbeitsmappe möglicherweise mehrere Arbeitsblätter. Suchen Sie das Blatt, das dem Exportvorgang entspricht, und überprüfen Sie die Zellen auf diesem Blatt.

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Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Beheben allgemeiner Fehler beschrieben.

Tipp : Falls nur wenige Werte fehlen, beheben Sie das Problem in der Excel-Arbeitsmappe. Beheben Sie andernfalls das Problem im Quellobjekt der Datenbank, und wiederholen Sie den Exportvorgang.

Problem

Beschreibung und Behebung

Berechnete Felder

Bei berechneten Feldern werden die Ergebnisse exportiert; die den Berechnungen zugrunde liegenden Ausdrücke werden nicht exportiert.

Felder mit mehreren Werten

Felder, die mehrere Werte unterstützen, werden als Liste mit Werten exportiert, die durch Semikolons (;) getrennt werden.

Bilder, Objekte und Anlagen

Grafische Elemente werden nicht exportiert, wie Logos, Inhalte von OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören. Fügen Sie diese Elemente nach Abschluss des Exportvorgangs manuell hinzu.

Grafik

Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts, das/der ein Microsoft Graph-Objekt enthält, wird das Graph-Objekt nicht exportiert.

Daten in der falschen Spalte

Nullwerte im resultierenden Arbeitsblatt werden manchmal durch die Daten ersetzt, die in die nächste Spalte gehören.

Fehlende Datumswerte

Datumswerte vor dem 1. Januar 1900 werden nicht exportiert. Alle entsprechenden Zellen im Arbeitsblatt enthalten Nullwerte.

Fehlende Ausdrücke

Die zur Berechnung der Werte verwendeten Ausdrücke werden nicht nach Excel exportiert. Nur die Ergebnisse der Berechnungen werden exportiert. Fügen Sie die Formel nach Abschluss des Exportvorgangs manuell zum Excel-Arbeitsblatt hinzu.

Fehlende Unterformulare, Unterberichte und Unterdatenblätter

Wenn Sie ein Formular, einen Bericht oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular, der Hauptbericht oder das Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular, jeden Unterbericht und jedes Unterdatenblatt wiederholen, das/den Sie exportieren möchten.

Fehlende oder falsch formatierte Spalten

Wenn keine der Spalten in dem resultierenden Arbeitsblatt formatiert sind, wiederholen Sie den Exportvorgang. Stellen Sie dabei sicher, dass das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout im Assistenten aktiviert ist. Wenn hingegen nur einige Spalten anders formatiert sind als die Versionen im Quellobjekt, wenden Sie die gewünschte Formatierung in Excel manuell an.

Formatieren einer Spalte in Excel

  1. Öffnen Sie die Excel-Zielarbeitsmappe, und zeigen Sie dann das Arbeitsblatt an, das die exportierten Daten enthält.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte oder den markierten Zellenbereich, und klicken Sie dann auf Zellen formatieren.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Zahl unter Kategorien ein Format aus, z. B. Text, Zahl, Datum oder Uhrzeit.

  4. Klicken Sie auf OK.

Wert "#" in einer Spalte

Möglicherweise sehen Sie den Wert # in einer Spalte, die einem Ja/Nein-Feld in einem Formular entspricht. Das kann geschehen, wenn Sie den Exportvorgang im Navigationsbereich oder in der Formularansicht starten. Öffnen Sie vor dem Exportieren der Daten das Formular in der Datenblattansicht, um das Problem zu beheben.

Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte

Überprüfen Sie die Zellen auf Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke in den Ecken) oder Fehlerwerte (Zeichenfolgen die mit dem Zeichen # anstelle der entsprechenden Daten beginnen).

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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