Exportieren von Daten in eine Textdatei

Exportieren von Daten in eine Textdatei

Dieses Thema erläutert, wie Textdateien mithilfe des Export-Assistenten in Microsoft Access exportiert werden.

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Grundlegendes zum Exportieren von Textdateien

Exportieren von Daten in eine Textdatei

Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?

Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten in einer Textdatei

Grundlegendes zum Exportieren von Textdateien

Sie können Daten aus Access in einer Vielzahl von Formaten exportieren, darunter Excel-, Word- und SharePoint-Listen. Es kann jedoch erforderlich werden, Daten in ein Programm zu exportieren, das mit einem von Access nicht unterstützten Dateiformat arbeitet. Falls das Zielprogramm Textdateien (TXT) verwenden kann, können Sie in diesem Fall Ihre Daten im Textformat exportieren und die resultierende Datei im zweiten Programm öffnen.

Sie können Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte als Textdateien exportieren. Ferner können Sie einen ausgewählten Teil einer Datenblattansicht exportieren. Beim Exportieren von Tabellen und Abfragen können Sie zwischen dem Exportieren des gesamten Objekts oder nur der Daten ohne weitere Formatierung wählen.

Am Ende des Vorgangs erstellt Access eine Textdatei (TXT). Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Formatierung zu ignorieren, können Sie eine Textdatei mit Trennzeichen oder eine Textdatei mit fester Breite erstellen. Wenn Sie sich für den Export von formatierten Daten entscheiden, versucht Access, eine Annäherung an das Layout des Quellobjekts zu erzielen.

Der Export-Assistent erstellt die folgenden Arten von Textdateien:

  • Durch Trennzeichen getrennte Dateien     In einer durch Trennzeichen getrennten Datei wird jeder Datensatz in einer separaten Zeile angezeigt, und die Felder werden durch ein einzelnes Zeichen getrennt, das als Trennzeichen bezeichnet wird. Das Trennzeichen kann ein beliebiges Zeichen sein, das nicht in den Feldwerten vorkommt, wie etwa ein Komma oder ein Semikolon.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Die Möglichkeit zum Exportieren einer durch Trennzeichen getrennten Datei besteht nur beim Exportieren der Inhalte einer Tabelle oder Abfrage ohne Formatierung. Eine durch Trennzeichen getrennte Datei enthält alle Datensätze und Felder in dem zugrunde liegenden Objekt. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden zusammen mit allen anderen Daten exportiert.

  • Dateien mit fester Breite     In einer Datei mit fester Breite wird jeder Datensatz auf einer separaten Zeile angezeigt, und die Breite der einzelnen Felder ist in allen Datensätzen einheitlich. Anders ausgedrückt kann die Länge des ersten Felds in jedem Datensatz beispielsweise 7 Zeichen betragen, die Länge des zweiten Felds in jedem Datensatz immer 12 Zeichen usw. Wenn die tatsächlichen Werte eines Felds sich von Datensatz zu Datensatz unterscheiden, werden Werte, die nicht die erforderliche Breite erreichen, mit Leerzeichen aufgefüllt.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Die Möglichkeit zum Exportieren einer Datei mit fester Breite besteht nur beim Exportieren der Inhalte einer Tabelle oder Abfrage ohne Formatierung. Eine Datei mit fester Breite enthält alle Datensätze und Felder in dem zugrundeliegenden Objekt. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden zusammen mit allen anderen Daten exportiert.

  • Formatierte Dateien     In einer formatierten Datei werden Bindestriche (-) und senkrechte Striche (|) zum Strukturieren der Inhalte in einem Raster verwendet. Die Datensätze werden als Zeilen und die Felder als Spalten dargestellt. Die Feldnamen werden in der ersten Zeile angezeigt.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Die Option zum Erstellen einer formatierten Datei besteht nur, wenn Sie sich für das Exportieren der Daten in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht zusammen mit der Formatierung entscheiden. Eine formatierte Datei enthält nur die Datensätze und Felder, die im Quellobjekt enthalten sind oder in der aktuellen Ansicht angezeigt werden. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden nicht exportiert.

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Exportieren von Daten in eine Textdatei

Das Exportieren von Daten als Textdatei umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  • Öffnen und Überprüfen der Quelldatenbank

  • Ausführen des Export-Assistenten

  • Speichern der Exporteinstellungen und Überprüfen der Textdatei

In den folgenden Schritten wird die jeweilige Vorgehensweise erläutert.

Öffnen und Überprüfen der Quelldatenbank

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank in Access.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält. Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.

    Hinweis: Sie können in einem einzelnen Exportvorgang jeweils nur ein Datenbankobjekt exportieren. Beim Exportieren eines Formulars oder Datenblatts, das Unterformulare oder Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular bzw. Hauptdatenblatt exportiert. Sie müssen den Exportvorgang für jedes Unterformular und Unterdatenblatt wiederholen, das in der Textdatei angezeigt werden soll. Im Gegensatz dazu werden beim Exportieren eines Berichts die im Bericht enthaltenen Unterformulare und Unterberichte zusammen mit dem Hauptbericht exportiert.

  3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sich zu überzeugen, dass sie keine Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte enthalten.

    Wenn die Daten Fehler enthalten, achten Sie darauf, diese aufzulösen, bevor Sie die Daten exportieren. Andernfalls werden NULL-Werte in der Textdatei angezeigt.

  4. Wenn es sich bei dem Quellobjekt um eine Tabelle oder Abfrage handelt, entscheiden Sie sich, ob Sie die Daten mit der oder ohne die Formatierung des Objekts exportieren möchten.

    Diese Entscheidung wirkt sich auf drei Aspekte der resultierenden Datei aus – den Typ der Textdatei, die vom Prozess erstellt wird, die Menge der exportierten Daten und das Anzeigeformat der Daten. In der folgenden Tabelle ist das Ergebnis des Exportierens von formatierten und unformatierten Daten beschrieben.

    Export mit Formatierung

    Quellobjekt

    Resultierender Dateityp

    Felder und Datensätze

    Formatierung

    Nein

    Muss entweder eine Tabelle oder eine Abfrage sein.

    Durch Trennzeichen getrennte Datei oder Datei mit fester Breite

    Alle Felder und Datensätze im zugrunde liegenden Objekt werden exportiert.

    Die Eigenschaftseinstellungen von Format werden bei dem Vorgang ignoriert.

    Bei Nachschlagefeldern werden nur die Nachschlage-ID-Werte exportiert.

    Ja

    Kann eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder ein Bericht sein.

    Formatierte Datei

    Nur Felder und Datensätze, die in der aktuellen Ansicht angezeigt werden, werden exportiert.

    Der Assistent berücksichtigt die Format-Eigenschaftseinstellung jeder Spalte.

    Rich-Text-Formatierung wird ignoriert.

    Bei Nachschlage-Feldern werden die Nachschlagewerte exportiert.

    Links sind in der Textdatei möglicherweise abgeschnitten.

  5. Wenn Sie nur einen Teil einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars exportieren möchten, öffnen Sie das Objekt in der Datenblattansicht, und wählen Sie dann nur die gewünschten Datensätze aus.

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Ausführen des Export-Assistenten

  1. Klicken Sie im Access-Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Quellobjekt, zeigen Sie auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Textdatei. Sie können auch den Assistenten Exportieren – Textdatei starten, indem Sie das Quellobjekt im Navigationsbereich markieren und dann auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Textdatei klicken.

    Access öffnet das Dialogfeld Exportieren – Textdatei.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Exportieren – Textdatei" die Exportoptionen aus.

  2. Akzeptieren oder ändern Sie im Dialogfeld Exportieren – Textdatei den Namen, den Access für die Textdatei vorschlägt.

  3. Wenn Sie die Daten einer Tabelle oder Abfrage mit Formatierung und Layout exportieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout. Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts ist diese Option zwar immer aktiviert, wird jedoch abgeblendet angezeigt.

    Hinweis: Wenn Sie das erste Kontrollkästchen nicht aktivieren, können Sie das zweite und/oder dritte Kontrollkästchen nicht aktivieren.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs, wenn nach dem Abschluss des Exportvorgangs die Zieltextdatei angezeigt werden soll.

  5. Wenn es sich bei der Quelle um ein Datenblatt handelt und Sie vor dem Starten des Exportvorgangs einige Datensätze im geöffneten Datenblatt ausgewählt haben, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Wenn Sie aber alle Datensätze exportieren möchten, die in der Datenblattansicht angezeigt werden, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis: Dieses Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (wird abgeblendet angezeigt), wenn keiner der Datensätze in der Quelldatenbank ausgewählt ist oder es sich bei der Quelle nicht um ein Datenblatt handelt.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Wenn eine von Ihnen in Schritt 2 angegebene Textdatei bereits vorhanden ist, fordert Access Sie auf, die Datei zu überschreiben. Klicken Sie auf Ja, um die Datei zu überschreiben, oder auf Nein, um zum Dialogfeld Exportieren – Textdatei zurückzukehren und einen anderen Dateinamen anzugeben.

    Wichtig: Sie können keine Daten an eine vorhandene Textdatei anfügen.

  8. Beim Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout werden Sie aufgefordert, die zum Speichern der Datei zu verwendende Codierung auszuwählen. Akzeptieren Sie entweder den Standardwert, oder wählen Sie die gewünschte Option aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Access exportiert die Daten und zeigt den Status auf der letzten Seite des Assistenten an.

  9. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Daten ganz ohne Formatierung oder Layout zu exportieren, wird der Textexport-Assistent gestartet und fordert Sie auf, die Art der Textdatei auszuwählen, die Sie erstellen möchten. Klicken Sie auf Mit Trennzeichen oder Feste Breite, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Die Wahl, die Sie treffen, hängt normalerweise von dem System ab, das mit den exportierten Dateien arbeitet. Einige Programme arbeiten mit durch Trennzeichen getrennten Dateien, andere wahlweise mit durch Trennzeichen getrennten Dateien oder Dateien fester Breite. Wenn die Benutzer einen Blick auf die Daten werfen müssen, kann eine Datei mit fester Breite viel leichter zu lesen sein als eine durch Trennzeichen getrennte Datei.

  10. Befolgen Sie die Anweisungen in einem der folgenden Abschnitte, je nach der Wahl, die Sie im vorhergehenden Schritt getroffen haben:

    • Mit Trennzeichen    

      • Wählen Sie unter Wählen Sie das Trennzeichen aus, das Ihre Felder unterteilt das Zeichen aus, das zum Trennen der Felder verwendet wird – Tabulatorzeichen, Semikolon, Komma, Leerzeichen oder Anderes – oder geben Sie es an.

      • Um die Feldnamen in die Textdatei einzuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen.

      • Wählen Sie in der Liste Textbegrenzungszeichen das Textbegrenzungszeichen aus (das Zeichen, das zum Einschließen von Textwerten verwendet wird). Wenn Ihre Quelldaten mehrwertige Felder enthalten und Sie das Semikolon als Trennzeichen gewählt haben, ist es sehr wichtig, ein Textbegrenzungszeichen festzulegen, da es durch das Einschließen der Wertliste in ein Paar einzelne oder doppelte Anführungszeichen möglich wird, die Werte in der Wertliste zusammen zu halten.

    • Feste Breite    

      • Überprüfen und positionieren Sie die vertikalen Linien zum Trennen der Felder. Scrollen Sie ggf. nach rechts, um alle Felder anzuzeigen.

  11. Auf der letzten Seite des Assistenten können Sie den Dateinamen und den Pfad für die Textdatei bearbeiten oder einfach den vorgeschlagenen Wert übernehmen und auf Weiter klicken.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen. Access exportiert die Daten und zeigt den Status des Exportvorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an.

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Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?

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Problembehandlung bei fehlenden und falschen Werten in einer Textdatei

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Beheben allgemeiner Fehler beschrieben.

Tipp: Falls nur wenige Werte fehlen, beheben Sie das Problem in der Excel-Datei. Beheben Sie andernfalls das Problem im Quellobjekt der Datenbank, und wiederholen Sie den Exportvorgang.

Problem

Beschreibung

Fehlende Feldnamen

In einer Datei mit fester Breite fehlen die Feldnamen. Fügen Sie diese der Textdatei manuell hinzu. In einer durch Trennzeichen getrennten Datei sind die Feldnamen enthalten, wenn Sie im Assistenten das Kontrollkästchen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen aktivieren.

Anzeigen von mehrwertigen Feldern

Standardmäßig werden Felder, die mehrere Werte unterstützen, als durch Semikola (;) getrennte Wertliste exportiert und in doppelte Anführungszeichen ("") eingeschlossen. Wenn Sie das Feldtrennzeichen auf Semikolon festlegen und das Textbegrenzungszeichen in Keins geändert haben, kann es den Anschein haben, als gehörte jeder Wert in der mehrwertigen Liste zu einem einzelnen Feld. Ändern Sie entweder die Einstellungen für das Trennzeichen, und führen Sie den Exportvorgang erneut aus, oder schließen Sie die Werte des mehrwertigen Felds in der Textdatei manuell in doppelte Anführungszeichen ein.

Fehlende Bilder, Objekte und Anlagen

Grafikelemente (wie etwa ein Logo, die Inhalte von OLE-Objektfeldern und Anlagen, die Teil der Quelldaten sind) werden nicht exportiert.

Fehlendes Diagramm

Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts, das/der ein Microsoft Graph-Objekt enthält, wird das Graph-Objekt nicht exportiert.

Fehlende Ausdrücke

Der Ausdruck, der zum Berechnen der Werte verwendet wird, wird nicht in die Textdatei exportiert. Nur die Ergebnisse der Ausdrücke werden exportiert. Fügen Sie der Textdatei die Formel nach dem Abschluss des Exportvorgangs manuell hinzu.

Fehlende Unterformulare und Unterdatenblätter

Wenn Sie ein Formular oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular bzw. das Hauptdatenblatt exportiert. Wiederholen Sie den Exportvorgang für jedes Unterformular und jedes Unterdatenblatt, das Sie exportieren möchten.

Die Werte "1" und "0" werden in Ja/Nein-Feldern angezeigt.

Wenn Sie Daten in eine durch Trennzeichen getrennte Datei oder eine Datei fester Breite exportieren, werden die Werte in den Ja/Nein-Feldern als 1 (Wahr oder Ja) und 0 (Falsch oder Nein) angezeigt. Führen Sie in der Textdatei einen Suchen-und-Ersetzen-Vorgang durch, um die Werte zu korrigieren.

NULL-Werte

Überprüfen Sie die Quelldatei, um nachzusehen, ob der entsprechende Wert in der Quelldatei ordnungsgemäß angezeigt wird. Wenn Sie einen Fehlerwert oder einen nicht unterstützten Wert finden, korrigieren Sie die Quelle, und versuchen Sie den Exportvorgang dann erneut.

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