Exportieren von Daten in eine Textdatei

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

In diesem Thema wird erläutert, wie Textdateien mit dem Export-Assistenten in Microsoft Office Access 2007 exportiert werden. In diesem Thema wird außerdem erläutert, wie die Details des Exportvorgangs als Spezifikation für eine künftige Verwendung gespeichert werden.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zum Exportieren von Textdateien

Exportieren von Daten in eine Textdatei

Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten in einer Textdatei

Grundlegendes zum Exportieren von Textdateien

Sie können Daten aus Office Access 2007 in verschiedene Formate exportieren, wie z. B. in Microsoft Office Excel 2007-, Microsoft Office Word 2007- und Windows SharePoint Services 3.0-Listen. Möglicherweise müssen Sie jedoch Daten in ein Programm exportieren, das ein von Access nicht unterstütztes Dateiformat verwendet. In diesem Fall können Sie, sofern das Zielprogramm Textdateien (TXT) verwenden kann, Daten in dieses Format exportieren und die daraus resultierende Datei mit dem zweiten Programm öffnen.

Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte können als Textdateien exportiert werden. Außerdem können Sie einen ausgewählten Bereich einer Datenblattansicht exportieren. Beim Exportieren von Tabellen und Abfragen haben Sie die Möglichkeit, das gesamte Objekt oder nur die Daten ohne weitere Formatierung zu exportieren.

Am Ende des Vorgangs wird in Access eine Textdatei (TXT) erstellt. Wenn Sie ausgewählt haben, dass die Formatierung ignoriert wird, können Sie eine Textdatei mit Trennzeichen oder eine Textdatei mit fester Breite erstellen. Wenn Sie formatierte Daten exportieren, versucht Access das Layout dem Quellobjekt anzugleichen.

Der Export-Assistent erstellt die folgenden Arten von Textdateien:

  • Dateien mit Trennzeichen     In einer Datei mit Trennzeichen steht jeder Datensatz in einer eigenen Zeile, und die Felder werden durch ein einzelnes Zeichen, das so genannte Trennzeichen, voneinander getrennt. Bei dem Trennzeichen kann es sich um ein beliebiges Zeichen handeln, das nicht zu den Feldwerten gehört, z. B. ein Komma oder ein Semikolon.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep

    Die Möglichkeit zum Erstellen einer Datei mit Trennzeichen besteht nur beim Exportieren des Inhalts aus einer Tabelle oder Abfrage ohne Formatierung. Eine Datei mit Trennzeichen enthält alle Datensätze und Felder des zugrunde liegenden Objekts. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden zusammen mit allen anderen Daten exportiert.

  • Dateien mit fester Breite    In einer Datei mit fester Breite steht jeder Datensatz in einer eigenen Zeile, und die Breite der einzelnen Felder bleibt bei allen Datensätzen gleich. Anders ausgedrückt, die Länge des ersten Felds jedes Datensatzes kann z. B. immer sieben Zeichen betragen, die Länge des zweiten Felds jedes Datensatzes immer 12 Zeichen usw. Wenn die tatsächlichen Werte eines Felds zwischen den Datensätzen abweichen, werden die zu kurzen Werte durch nachfolgende Leerzeichen aufgefüllt.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

    Die Möglichkeit zum Erstellen einer Datei mit fester Breite besteht nur beim Exportieren des Inhalts aus einer Tabelle oder Abfrage ohne Formatierung. Eine Datei mit fester Breite enthält alle Datensätze und Felder des zugrunde liegenden Objekts. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden zusammen mit allen anderen Daten exportiert.

  • Formatierte Dateien    In einer formatierten Datei werden Bindestriche (-) und senkrechte Striche (|) verwendet, um den Inhalt in einem Raster zu organisieren. Die Datensätze werden als Zeilen und die Felder als Spalten angezeigt. Die Feldnamen stehen in der ersten Zeile.

    --------------------------------------------
    | ID | E-mail Address |
    --------------------------------------------
    | 1 | nancy@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 2 | andrew@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 3 | jan@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 4 | mariya@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 5 | steven@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 6 | michael@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 7 | robert@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 8 | laura@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------
    | 9 | anne@northwindtraders.com |
    --------------------------------------------

    Die Möglichkeit zum Erstellen einer formatierten Datei besteht nur, wenn Sie die Daten in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht zusammen mit der Formatierung exportieren. Eine formatierte Datei enthält nur die Datensätze und Felder, die im Quellobjekt enthalten sind oder in der aktuellen Ansicht angezeigt werden. Ausgeblendete Spalten und gefilterte Zeilen werden nicht exportiert.

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Exportieren von Daten in eine Textdatei

Das Exportieren von Daten als Textdatei umfasst im Wesentlichen die folgenden Schritte:

  • Öffnen und Überprüfen der Quelldatenbank

  • Ausführen des Export-Assistenten

  • Speichern der Exporteinstellungen und Überprüfen der Textdatei

In den folgenden Schritten wird erläutert, wie die einzelnen Aufgaben ausgeführt werden.

Öffnen und Überprüfen der Quelldatenbank

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank in Access.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält. Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.

    Hinweis : Sie können jeweils nur ein Datenbankobjekt mit einem Exportvorgang exportieren. Wenn Sie ein Formular oder Datenblatt exportieren, das Unterformulare bzw. Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular oder Hauptdatenblatt exportiert. Der Exportvorgang muss für jedes Unterformular und Unterdatenblatt ausgeführt werden, das Sie in der Textdatei anzeigen möchten. Wenn Sie hingegen einen Bericht exportieren, werden im Bericht enthaltene Unterformulare und Unterberichte zusammen mit dem Hauptbericht exportiert.

  3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sicherzustellen, dass keine Fehlerindikatoren oder Fehlerwerte enthalten sind.

    Wenn in den Daten Fehler vorhanden sind, müssen Sie sie vor dem Exportieren der Daten beheben. Andernfalls werden Nullwerte in der Textdatei angezeigt.

  4. Legen Sie fest, ob die Daten mit oder ohne der Formatierung des Objekts exportiert werden sollen, wenn das Quellobjekt eine Tabelle oder eine Abfrage ist.

    Diese Einstellung beeinflusst drei Aspekte der resultierenden Datei: den Typ der Textdatei, die bei dem Vorgang erstellt wird, den Umfang der exportierten Daten und das Anzeigeformat der Daten. Die folgende Tabelle beschreibt das Ergebnis bei exportierter und nicht exportierter Formatierung der Daten.

Export mit Formatierung

Quellobjekt

Resultierender Dateityp

Felder und Datensätze

Formatierung

Nein

Muss eine Tabelle oder eine Abfrage sein.

Datei mit Trennzeichen oder Datei mit fester Breite

Alle Felder und Datensätze im zugrunde liegenden Objekt werden exportiert.

Eigenschafteneinstellungen von Format werden bei dem Exportvorgang ignoriert.

Bei Nachschlage-Feldern werden nur die Nachschlage-ID-Werte exportiert.

Ja

Kann eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder ein Bericht sein.

Formatierte Datei

Nur Felder und Datensätze, die in der aktuellen Ansicht oder dem Quellobjekt angezeigt werden, werden exportiert.

Die Eigenschafteneinstellungen von Format werden vom Assistenten für die einzelnen Spalten übernommen.

Rich-Text-Formatierung wird ignoriert.

Bei Nachschlage-Feldern werden die Nachschlagewerte exportiert.

Hyperlinks werden möglicherweise in der Textdatei abgeschnitten.

  1. Wenn Sie nur einen Teil einer Tabelle, einer Abfrage oder eines Formulars exportieren möchten, öffnen Sie das Objekt in der Datenblattansicht, und wählen Sie dann nur die gewünschten Datensätze aus.

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Ausführen des Export-Assistenten

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Quellobjekt, zeigen Sie im Kontextmenü auf Exportieren, und klicken Sie dann auf Textdatei Schaltflächensymbol .

    -Oder-

    Doppelklicken Sie auf das Quellobjekt, um es zu öffnen (z. B. in der Datenblattansicht oder in der Formularansicht), und klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Textdatei.

    Das Dialogfeld Exportieren - Textdatei wird angezeigt.

  2. Übernehmen oder ändern Sie im Dialogfeld Exportieren - Textdatei den von Access vorgeschlagenen Namen für die Textdatei.

  3. Wenn Sie beim Exportieren einer Tabelle oder Abfrage die Daten mit der Formatierung und dem Layout exportieren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatierung und Layout. Beim Exportieren eines Formulars oder Berichts ist die Option zwar immer aktiviert, wird jedoch abgeblendet angezeigt.

    Hinweis : Wenn Sie das erste Kontrollkästchen nicht aktivieren, können Sie auch das zweite oder dritte Kontrollkästchen nicht aktivieren.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs, wenn nach dem Abschluss des Exportvorgangs die Zieltextdatei angezeigt werden soll.

  5. Wenn das Quellobjekt ein Datenblatt ist und Sie vor dem Starten des Exportvorgangs einige Datensätze im geöffneten Datenblatt ausgewählt haben, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie jedoch alle in der Datenblattansicht angezeigten Datensätze exportieren möchten, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis : Dieses Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze im Quelldatenblatt ausgewählt sind oder die Quelle kein Datenblatt ist.

  6. Klicken Sie auf OK.

  7. Wenn die Textdatei, die Sie in Schritt 2 angeben, bereits vorhanden ist, werden Sie gefragt, ob die Datei überschrieben werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Datei zu überschreiben, oder klicken Sie auf Nein, um wieder zum Dialogfeld Exportieren - Textdatei zu wechseln und einen anderen Namen anzugeben.

    Wichtig : An eine vorhandene Textdatei können keine Daten angefügt werden.

  8. Wenn Sie Daten mit Formatierung und Layout exportieren, werden Sie gefragt, ob die Codierung zum Speichern der Datei verwendet werden soll. Übernehmen Sie die Standardeinstellung, oder wählen Sie die gewünschte Option aus, und klicken Sie dann auf OK.

    Access exportiert die Daten und zeigt den Status auf der letzten Seite des Assistenten an. Wechseln Sie zum nächsten Abschnitt Speichern der Spezifikation und Überprüfen der Textdatei, um den Vorgang fortzusetzen.

  9. Wenn Sie Daten ohne Formatierung oder Layout exportieren möchten, wird der Textexport-Assistent gestarten, und Sie werden aufgefordert, den Typ der Textdatei auszuwählen, den Sie erstellen möchten. Klicken Sie auf Mit Trennzeichen oder auf Feste Breite, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Welche Option Sie auswählen, hängt in der Regel vom System ab, das die exportierten Dateien verwendet. Einige Programme verwenden mit Trennzeichen getrennte Dateien und andere verwenden entweder mit Trennzeichen getrennte Dateien oder Dateien mit fester Breite. Wenn die Daten von Benutzern gelesen werden, ist eine Datei mit fester Breite wesentlich besser geeignet als eine mit Trennzeichen getrennte Datei.

  10. Führen Sie gemäß der im vorherigen Schritt ausgewählten Option die folgenden Schritte aus:

    • Mit Trennzeichen   

      • Wählen Sie unter Wählen Sie das Trennzeichen aus, das Ihre Felder unterteilt das Zeichen aus, oder geben Sie das Zeichen an, mit dem die Felder getrennt werden sollen.

      • Wenn die Feldnamen in die Textdatei aufgenommen werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen.

      • Wählen Sie in der Liste Textbegrenzungszeichen das Textbegrenzungszeichen aus (das Zeichen, in das die Textwerte eingeschlossen werden). Wenn die Datenquelle Mehrfachwertfelder einschließt und Sie das Semikolon als Trennzeichen auswählen, ist die Auswahl des Textbegrenzungszeichens sehr wichtig, da die Werte einer in einfache oder doppelte Anführungszeichen eingeschlossene Werteliste besser in der Werteliste zusammengehalten werden.

    • Feste Breite   

      • Überprüfen und positionieren Sie die vertikalen Linien, die die Felder trennen. Führen Sie gegebenenfalls einen Bildlauf nach rechts durch, um alle Felder zu sehen.

  11. Auf der letzten Seite des Assistenten können Sie den Dateinamen und den Pfad für die Textdatei bearbeiten oder unverändert übernehmen. Klicken Sie dann auf Weiter.

  12. Klicken Sie auf Fertig stellen. Access exportiert die Daten und zeigt den Status des Exportvorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an.

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Speichern der Spezifikation und Überprüfen der Textdatei

  1. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Export-Assistenten das Kontrollkästchen Exportschritte speichern.

    Es werden weitere Steuerelemente angezeigt.

  2. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Exportspezifikation ein.

  3. Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.

  4. Klicken Sie auf Export speichern.

    -Oder-

    Um den Exportvorgang zu bestimmten Zeitabständen auszuführen (z. B. wöchentlich oder monatlich), aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen, und klicken Sie dann auf Export speichern. Dadurch wird eine Microsoft Office Outlook 2007-Aufgabe erstellt, durch die Sie die Spezifikation zu einem späteren Zeitpunkt ausführen können.

Wenn Sie keine die Outlook-Aufgabe erstellen, speichert Access die Spezifikation. Access zeigt an, wenn Sie auswählen, um die Outlook-Aufgabe zu erstellen, die Dialogfeld Exportieren Name - Aufgabe. Wechseln Sie mit den nächsten Schritten fort, Informationen zur Verwendung dieser im Dialogfeld aus.

Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie auf Export speichern klicken. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Konfigurations-Assistent von Outlook gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

Erstellen einer Outlook-Aufgabe

  1. In der Exportieren Name - Aufgabe Dialogfeld in Outlook überprüfen und Ändern von Einstellungen für die Aufgabe, wie z. B. Fällig am und Erinnerung.

    Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In der folgenden Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:

    Outlook-Taskplaner

    Informationen zum Planen von Outlook-Aufgaben finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.

  2. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Export ausführen Schaltflächensymbol .

  3. Öffnen Sie die Textdatei, und überprüfen Sie den Inhalt der Datei.

    Informationen zur Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten finden Sie im nächsten Abschnitt.

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Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten in einer Textdatei

In der folgenden Tabelle werden die verschiedenen Möglichkeiten zum Beheben allgemeiner Fehler beschrieben.

Tipp : Falls nur wenige Werte fehlen, beheben Sie das Problem im Office Excel 2007-Datei. Beheben Sie andernfalls das Problem im Quellobjekt der Datenbank, und wiederholen Sie den Exportvorgang.

Problem

Beschreibung

Fehlende Feldnamen

In einer Datei mit fester Breite fehlen die Feldnamen. Fügen Sie der Textdatei die Namen manuell hinzu. In einer Datei mit Trennzeichen werden die Feldnamen eingeschlossen, wenn Sie im Assistenten das Kontrollkästchen Feldnamen in erste Zeile einbeziehen aktivieren.

Anzeige von Mehrfachwertfeldern

Felder, die mehrere Werte unterstützen, werden standardmäßig als Liste mit Werten exportiert, die mit Semikolons (;) getrennt und in doppelte Anführungszeichen ("") eingeschlossen werden. Wenn Sie das Semikolon als Feldtrennzeichen festgelegt und das Textbegrenzungszeichen auf Keines geändert haben, wird jeder Wert in der mehrwertigen Liste so dargestellt, als würde er zu einem einzelnen Feld gehören. Ändern Sie die Trennzeicheneinstellungen, und führen Sie den Export erneut aus, oder schließen Sie die Werte eines Mehrfachwertfelds in der Textdatei manuell in doppelte Anführungszeichen ein.

Fehlende Bilder, Objekte und Anlagen

Grafische Elemente werden nicht exportiert, wie z. B. Logos, Inhalte von OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören.

Fehlendes Diagramm

Beim Exportieren eines Formulars oder eines Berichts, der ein Microsoft Graph-Objekt enthält, wird das Graph-Objekt nicht exportiert.

Fehlende Ausdrücke

Die zur Berechnung der Werte verwendeten Ausdrücke werden nicht in die Textdatei exportiert. Nur die Ergebnisse der Ausdrücke werden exportiert. Fügen Sie die Formel nach Abschluss des Exportvorgangs manuell der Textdatei hinzu.

Fehlende Unterformulare und Unterdatenblätter

Wenn Sie ein Formular oder ein Datenblatt exportieren, wird nur das Hauptformular oder Hauptdatenblatt exportiert. Wiederholen Sie den Exportvorgang für jedes gewünschte Unterformular und Unterdatenblatt.

Ja/Nein-Felder enthalten die Werte "1" und "0"

Beim Exportieren von Daten in eine Datei mit Trennzeichen oder mit fester Breite enthalten die Ja/Nein-Felder die Werte 1 (Wahr oder Ja) und 0 (Falsch oder Nein). Korrigieren Sie die Werte in der Textdatei durch Suchen und Ersetzen.

Nullwerte

Überprüfen Sie die Quelldatei, und stellen Sie fest, ob der entsprechende Wert im Quellfeld richtig ist. Wenn Sie einen Fehler oder einen nicht unterstützten Wert entdecken, korrigieren Sie die Quelle, und wiederholen Sie den Exportvorgang.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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