Exportieren von Access-Daten zum Anzeigen von Datensatzaktualisierungen (Datenbankabgleich)

Sie möchten die Änderungen von Werten zwischen zwei Versionen einer Access-Datenbank anzeigen. Welche Möglichkeit haben Sie? Sie kennen Microsoft Arbeitsblattabgleich und wissen, dass damit Werte verglichen werden können. Vielleicht haben Sie auch schon Microsoft Datenbankabgleich verwendet. Dann wissen Sie, dass damit Änderungen beim Objektdesign, in Makros und im VBA-Code gefunden werden, aber keine Wertänderungen. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, den Arbeitsblattabgleich zum Anzeigen der gesuchten Änderungen zu verwenden.

Wenn Sie die Access-Daten in beiden Datenbankdateien – entweder aus einer Tabelle, wenn diese genau die gewünschten Daten enthält, oder aus Abfrageergebnissen – in eine Excel-Arbeitsmappe exportieren, können Sie anschließend einen Arbeitsblattabgleich für die Arbeitsmappen ausführen, um die Unterschiede anzuzeigen.

Exportieren der Access-Daten in Arbeitsmappen

  1. Öffnen Sie in Access die Datenbank mit den "ursprünglichen" bzw. älteren Daten, und öffnen Sie entweder die gewünschte Tabelle oder die gewünschten Abfrageergebnisse in der Datenblattansicht. Nachfolgend sehen Sie ein sehr einfaches Beispiel.
    Originaldaten in Access-Tabelle

  2. Klicken Sie auf Externe Daten > Exportieren > Excel. Der Assistent zum Exportieren in ein Excel-Arbeitsblatt wird gestartet.

  3. Wählen Sie den Namen und den Zielordner für die neue Excel-Datei aus, und klicken Sie auf OK. Dann klicken Sie auf Schließen, um den Assistenten zu schließen.

  4. Schließen Sie die Datenbank.

  5. Öffnen Sie die Datenbank mit den "aktualisierten" oder neueren Daten, und öffnen Sie die Tabelle oder Abfrageergebnisse wie bei den ursprünglichen Daten. In dieser aktualisierten Datenbank ist "California City" ein neuer Datensatz, und die Höchsttemperatur von Fresno wurde geändert.
    Aktualisierte Daten in Access-Tabelle

  6. Führen Sie den Assistenten zum Exportieren in ein Excel-Arbeitsblatt auf gleiche Weise für diese Datenbank aus.

Durchführen des Vergleichs im Arbeitsblattabgleich

  1. Klicken Sie im Arbeitsblattabgleich auf Dateien vergleichen.
    Dateien vergleichen

  2. Navigieren Sie zur Excel-Arbeitsmappe mit den ursprünglichen Daten, indem Sie neben dem Feld Vergleichen auf Durchsuchen klicken.
    Dateien vergleichen (Befehl)

  3. Navigieren Sie zur Arbeitsmappe mit den aktualisierten Daten, indem Sie neben dem Feld Mit auf Durchsuchen klicken.

  4. Klicken Sie auf OK, um den Vergleich durchzuführen.

Grundlegendes zu den Ergebnissen

Hier sehen Sie die Ergebnisse für dieses einfache Beispiel, bei dem ein Eintrag für "California City" hinzugefügt und die Temperatur für Fresno geändert wurde.

Ergebnisse des Vergleichs von exportierten Access-Daten

Im rechten Bereich, der die Daten aus der aktualisierten Datenbank zeigt, enthält Zeile 4 nun den Eintrag "California City" und die entsprechende Temperatur, die in der Access-Tabelle eingefügt wurde. Die gesamte Zeile ist grün hervorgehoben. Auch die Temperatur für Fresno in Zeile 5, Spalte B, ist grün hervorgehoben, da sie von 107 in 111 geändert wurde.

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