Exportieren von Access-Daten in ein Word-Dokument

Wenn Sie Daten aus einer Microsoft Access 2010-Datenbank in ein Microsoft Word 2010-Dokument exportieren möchten, verwenden Sie in Access 2010 den Export-Assistenten. In diesem Artikel wird der Exportvorgang beschrieben, wird erläutert, wie Sie den Export-Assistenten verwenden, und wird gezeigt, wie Sie die Exporteinstellungen durch Speichern wiederverwenden können.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Exportieren von Access-Daten nach Word

Anzeige von exportierten Access-Werten in Word

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Übersicht

Was passiert mit den zu exportierenden Daten?

Wenn Sie den Access Export-Assistenten zum Exportieren der Daten aus einer Access-Datenbank in ein Word 2010-Dokument verwenden, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer RTF-Datei, die in Microsoft Word gelesen werden kann. Beim Exportvorgang werden jedoch nur sichtbare Felder und Datensätze aus den Access-Tabellen, -Abfragen und -Formularen kopiert und dann in einer Tabelle im Word-Dokument angezeigt. Wenn es infolge angewendeter Filter ausgeblendete Felder oder Datensätze gibt, werden diese Daten vom Export-Assistenten nicht kopiert. Wenn Sie einen Bericht exportieren, wird neben den Daten auch das Layout exportiert, damit eine weitestgehende Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Berichtsformat erzielt wird.

Hinweis : Eine Access-Datenbank oder -Tabelle kann außerdem nicht mit dem Befehl Speichern unter in Access als Word-Dokument gespeichert werden.

Welche Art von Daten können exportiert werden?

Sie können Daten aus einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht exportieren. Außerdem können Sie in einer Ansicht Datensätze auswählen. Wenn Sie ein Formular oder Datenblatt exportieren, das Unterformulare bzw. Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular oder -datenblatt exportiert. Der Exportvorgang muss für jedes Unterformular und Unterdatenblatt ausgeführt werden, das Sie in Word anzeigen möchten. Wenn Sie hingegen einen Bericht exportieren, werden im Bericht enthaltene Unterformulare und Unterberichte zusammen mit dem Hauptbericht exportiert. Makros und Module können nicht exportiert werden.

Exportieren von Daten in ein vorhandenes Word-Dokument

Wenn Sie zum ersten Mal Access-Daten mit dem Export-Assistenten exportieren, werden die Daten in ein neues Word-Dokument exportiert. Wenn Sie die Daten in ein anderes vorhandenes Word-Dokument verschieben möchten, müssen Sie die Daten auswählen, kopieren und anschließend in das vorhandene Word-Dokument einfügen.

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Exportieren von Access-Daten nach Word

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält.

    Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.

  3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sicherzustellen, dass keine Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke) oder Fehlerwerte wie # Zahl! enthalten sind.

    Wichtig : Alle ungelösten wertbezogenen Fehler in der Datenquelle werden im Word-Dokument durch einen Null-Wert ersetzt.

  4. Sollen nur einige Daten aus einem Objekt exportiert werden, wählen Sie einfach die zu exportierenden Datensätze aus.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Weitere, und klicken Sie dann auf Word.

    Hinweis : Die Befehle unter Exportieren stehen nur zur Verfügung, wenn eine Datenbank geöffnet und ein Element ausgewählt ist.

  6. Geben Sie im Export-Assistenten den Namen der Zieldatei an.

  7. Mit dem Assistenten werden immer formatierte Daten exportiert. Wenn Sie das Word-Dokument nach Abschluss des Exportvorgangs anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs.

  8. Wenn Sie vor dem Starten des Exportvorgangs die Datensätze ausgewählt haben, die Sie exportieren möchten, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie jedoch alle Datensätze in der Ansicht exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis : Das Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Wenn das Zieldokument vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, zum Überschreiben der Datei auf Ja zu klicken. Klicken Sie auf Nein, um den Namen der Zieldatei zu ändern, und klicken Sie dann erneut auf OK.

Access exportiert die Daten und öffnet das Zieldokument in Word, je nachdem, welche Exportoptionen Sie im Assistenten angegeben haben. Außerdem wird der Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn die Exporteinstellungen für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden sollen.

Speichern und Verwenden der Exporteinstellungen mit Outlook

Hinweis : Sie müssen Microsoft Outlook 2010 installiert haben, wenn Sie eine Aufgabe für wiederholt zu verwendende Exporteinstellungen erstellen möchten.

Es kann hilfreich sein, eine Aufgabe in Outlook 2010 zu erstellen, wenn Sie den Exportvorgang regelmäßig oder in wiederkehrenden Intervallen ausführen möchten. Auch wenn Sie keine Aufgabe erstellen, wird die Spezifikation in Access gespeichert.

  1. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Export-Assistenten das Kontrollkästchen Exportschritte speichern.

    Es werden mehrere weitere Steuerelemente angezeigt.

  2. Behalten Sie im Feld Speichern unter den für die Exportspezifikation vorgegebenen Namen bei, oder ändern Sie ihn nach Bedarf.

  3. Sie können optional auch eine Beschreibung im Feld Beschreibung eingeben.

  4. Wenn der Exportvorgang in bestimmten Zeitabständen ausgeführt werden soll, z. B. wöchentlich oder monatlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen. Dadurch wird eine Outlook-Aufgabe erstellt, über die Sie den Exportvorgang in Zukunft ausführen können.

  5. Klicken Sie auf Export speichern.

Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie auf Export speichern klicken.

Hinweis : Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Microsoft Outlook 2010-Start-Assistent gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Konfigurieren von Outlook.

Erstellen einer Outlook-Aufgabe

Wenn Sie eine Outlook-Aufgabe erstellen möchten, öffnen Sie in Outlook das Dialogfeld Name exportieren - Aufgabe.

  1. Überprüfen Sie die Aufgabeneinstellungen, z. B. Startdatum, Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie sie nach Bedarf.

    Damit eine Exportaufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serie.

  2. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Access auf Export ausführen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Daten aus Microsoft Access exportieren auf OK.

  4. Schließen Sie das Dialogfeld mit der Exportaufgabe.

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Anzeige von exportierten Access-Werten in Word

Wenn ein Exportvorgang nicht erwartungsgemäß verläuft, können Sie anhand der folgenden Tabelle bestimmen, wie Access verschiedene Werte nach Word exportiert.

Access-Element

Exportergebnis in Word

Feldnamen

Feldnamen für Daten, die aus Tabellen, Formularen und Abfragen exportiert wurden, werden in der ersten Zeile der Tabelle im Word-Dokument angezeigt. Beim Exportieren eines Berichts hängt die Platzierung der Feldnamen im Word-Dokument vom Berichtslayout ab.

Mehrwertige Felder

Ein Feld, das mehrere Werte unterstützt, wird in eine einzelne Spalte in Word exportiert. Die Werte werden durch Kommas (,) getrennt.

Bilder, Objekte und Anlagen

Grafische Elemente, wie z. B. Logos, Daten in OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören, werden nicht exportiert.

Graph-Objekte

Microsoft Graph-Objekte werden nicht exportiert.

Ausdrücke

Ausdrücke selbst werden nicht exportiert, nur deren Ergebnisse.

Unterformulare und Unterdatenblätter

Es werden jeweils nur die Hauptformulare bzw. Hauptdatenblätter exportiert, jedoch nicht die Unterformulare und Unterdatenblätter. Jedes Unterformular bzw. Unterdatenblatt muss separat exportiert werden. Sofern Sie keinen Bericht exportieren, wird neben den Daten auch das Layout exportiert, damit eine weitestgehende Übereinstimmung mit dem Format des Access-Berichts erzielt wird.

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