Exportieren von Access-Daten in ein Word-Dokument

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Verwenden Sie zum Exportieren von Daten aus einer Datenbank Microsoft Access 2010 zu einem Dokument Microsoft Word 2010 Export-Assistenten in Access 2010 ein. In diesem Artikel wird erläutert, des Exportvorgangs, wird erläutert, wie der Export-Assistenten verwenden und wird gezeigt, wie Sie eine Einstellung exportieren wiederverwenden können, indem Sie es speichern.

Inhalt dieses Artikels

(Übersicht)

Exportieren von Access-Daten in Word

Wie Access Werte angezeigt werden, wenn Sie in Word exportiert

Übersicht

Was passiert mit den zu exportierenden Daten?

Wenn Sie die Access-Export-Assistenten zum Exportieren von Daten aus einer Access-Datenbank zu einem Dokument Word 2010 verwenden, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer Microsoft Word Rich-Text-Format RTF-Datei (). Der Exportvorgang kopiert nur sichtbaren Felder und Datensätze aus der Access-Tabellen, Abfragen und Formulare und zeigt diese in einer Tabelle im Word-Dokument. Wenn Sie ausgeblendete Felder und Datensätze bis angewendete Filter haben, werden der Export-Assistent die Daten nicht exportiert. Beim Exportieren eines Berichts werden sowohl die Daten und deren Layout kopiert, um das Format des ursprünglichen Berichts ähneln.

Hinweis : Sie können keiner Access-Datenbank oder eine Tabelle als Word-Dokument speichern, mithilfe des Befehls Speichern unter in Access.

Welche Art von Daten können exportiert werden?

Sie können Daten aus einer Access-Tabelle, Abfrage, Formular oder Bericht exportieren. Sie können auch ausgewählter Datensätze in einer Ansicht exportieren. Beim Exportieren eines Formulars oder Datenblatt, die Unterformulare oder Unterdatenblätter enthält, wird nur das Hauptformular oder Datenblatt exportiert. Sie müssen wiederholen den Exportvorgang für jedes Unterformular und Unterdatenblatt aus, den Sie in Word anzeigen möchten. Umgekehrt beim Exportieren eines Berichts werden Unterformulare und Unterberichte, die im Bericht enthalten sind, zusammen mit dem Hauptbericht exportiert. Makros und Module können nicht exportiert werden.

Exportieren von Daten in ein vorhandenes Word-Dokument

Wenn Sie zum ersten Mal Access-Daten mit dem Export-Assistenten exportieren, werden die Daten in ein neues Word-Dokument exportiert. Wenn Sie die Daten in ein anderes vorhandenes Word-Dokument verschieben möchten, müssen Sie die Daten auswählen, kopieren und anschließend in das vorhandene Word-Dokument einfügen.

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Exportieren von Access-Daten nach Word

  1. Öffnen Sie die Quelldatenbank.

  2. Wählen Sie im Navigationsbereich das Objekt aus, das die zu exportierenden Daten enthält.

    Sie können eine Tabelle, eine Abfrage, ein Formular oder einen Bericht exportieren.

  3. Überprüfen Sie die Quelldaten, um sicherzustellen, dass keine Fehlerindikatoren (grüne Dreiecke) oder Fehlerwerte wie # Zahl! enthalten sind.

    Wichtig : Jedem Fehler nicht aufgelöst Wert in der Datenquelle wird durch einen Nullwert im Word-Dokument ersetzt.

  4. Sollen nur einige Daten aus einem Objekt exportiert werden, wählen Sie einfach die zu exportierenden Datensätze aus.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Weitere, und klicken Sie dann auf Word.

    Hinweis : Die Befehle unter Exportieren stehen nur zur Verfügung, wenn eine Datenbank geöffnet und ein Element ausgewählt ist.

  6. Geben Sie im Export-Assistenten den Namen der Zieldatei an.

  7. Mit dem Assistenten werden immer formatierte Daten exportiert. Wenn Sie das Word-Dokument nach Abschluss des Exportvorgangs anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs.

  8. Wenn Sie vor dem Starten des Exportvorgangs die Datensätze ausgewählt haben, die Sie exportieren möchten, können Sie das Kontrollkästchen Exportieren der ausgewählten Datensätze aktivieren. Falls Sie jedoch alle Datensätze in der Ansicht exportieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert.

    Hinweis : Das Kontrollkästchen ist nicht verfügbar (abgeblendet), wenn keine Datensätze ausgewählt sind.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Wenn das Zieldokument vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, zum Überschreiben der Datei auf Ja zu klicken. Klicken Sie auf Nein, um den Namen der Zieldatei zu ändern, und klicken Sie dann erneut auf OK.

Access exportiert die Daten und öffnet das Zieldokument in Word, je nachdem, welche Exportoptionen Sie im Assistenten angegeben haben. Außerdem wird der Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten angezeigt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, wenn die Exporteinstellungen für eine spätere Wiederverwendung gespeichert werden sollen.

Speichern und Verwenden der Exporteinstellungen mit Outlook

Hinweis : Sie müssen Microsoft Outlook 2010 installiert haben, um eine Aufgabe für periodische exportieren Einstellungen zu erstellen.

Es kann hilfreich sein, einen Vorgang in Outlook 2010 erstellen, wenn Sie den Exportvorgang reguläre oder periodische Abständen ausführen möchten. Wenn Sie keinen Vorgang erstellen, speichert Access jedoch weiterhin die Spezifikation.

  1. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Export-Assistenten das Kontrollkästchen Exportschritte speichern.

    Es werden mehrere weitere Steuerelemente angezeigt.

  2. Behalten Sie im Feld Speichern unter den für die Exportspezifikation vorgegebenen Namen bei, oder ändern Sie ihn nach Bedarf.

  3. Sie können optional auch eine Beschreibung im Feld Beschreibung eingeben.

  4. Wenn der Exportvorgang in bestimmten Zeitabständen ausgeführt werden soll, z. B. wöchentlich oder monatlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen. Dadurch wird eine Outlook-Aufgabe erstellt, über die Sie den Exportvorgang in Zukunft ausführen können.

  5. Klicken Sie auf Export speichern.

Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie auf Export speichern klicken.

Hinweis : Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Microsoft Outlook 2010-Start-Assistent gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Konfigurieren von Outlook.

Erstellen einer Outlook-Aufgabe

Wählen Sie zum Erstellen einer Outlook-Aufgabe aus der Exportieren Name - Aufgabe Dialogfeld in Outlook.

  1. Überprüfen und Ändern von Einstellungen für die Aufgabe, wie z. B. Startdatum, Fälligkeitsdatum und Erinnerung.

    Damit eine Exportaufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serie.

  2. Klicken Sie auf Speichern und schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Access auf Export ausführen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Daten aus Microsoft Access exportieren auf OK.

  4. Schließen Sie das Dialogfeld mit der Exportaufgabe.

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Anzeige von exportierten Access-Werten in Word

Wenn ein Exportvorgang nicht erwartungsgemäß verläuft, können Sie anhand der folgenden Tabelle bestimmen, wie Access verschiedene Werte nach Word exportiert.

Access-Element

Exportergebnis in Word

Feldnamen

Feldnamen für Daten, die aus Tabellen, Formularen und Abfragen exportiert wurden, werden in der ersten Zeile der Tabelle im Word-Dokument angezeigt. Beim Exportieren eines Berichts hängt die Platzierung der Feldnamen im Word-Dokument vom Berichtslayout ab.

Mehrwertige Felder

Ein Feld, das mehrere Werte unterstützt, wird in eine einzelne Spalte in Word exportiert. Die Werte werden durch Kommas (,) getrennt.

Bilder, Objekte und Anlagen

Grafische Elemente, wie z. B. Logos, Daten in OLE-Objektfeldern und Anlagen, die zu den Quelldaten gehören, werden nicht exportiert.

Graph-Objekte

Microsoft Graph-Objekte werden nicht exportiert.

Ausdrücke

Ausdrücke selbst werden nicht exportiert, nur deren Ergebnisse.

Unterformulare und Unterdatenblätter

Es werden jeweils nur die Hauptformulare bzw. Hauptdatenblätter exportiert, jedoch nicht die Unterformulare und Unterdatenblätter. Jedes Unterformular bzw. Unterdatenblatt muss separat exportiert werden. Sofern Sie keinen Bericht exportieren, wird neben den Daten auch das Layout exportiert, damit eine weitestgehende Übereinstimmung mit dem Format des Access-Berichts erzielt wird.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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