Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei

Wenn eine Outlook-App, z. B. Outlook 2016, auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie damit E-Mails, Kontakte und Kalenderelemente aus einem E-Mail-Konto in ein anderes verschieben.

Nehmen wir beispielsweise an, Sie haben ein Office 365-Postfach und ein Gmail-Konto. Sie können beides zu Outlook 2016 hinzufügen. Anschließend können Sie Outlook 2016 verwenden, um Elemente aus Ihrem Gmail-Konto zu exportieren und in Ihr Office 365-Postfach zu importieren.

Sie exportieren Elemente, indem Sie eine PST-Datei erstellen, also eine Outlook-Datendatei, die Ihre Nachrichten und weitere Outlook-Elemente enthält und auf Ihrem Computer gespeichert wird. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie die Elemente nach dem Export wieder importieren können, finden Sie im Artikel Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalendern aus einer Outlook-PST-Datei weitere Informationen.

Exportieren von E-Mails, Kontakten und Kalender-Elementen in Outlook in eine PST-Datei

Wählen Sie aus der nachstehenden Liste die Anweisungen zum Exportieren.

Sie können Ihr Office 365-E-Mail-Konto zu einer Outlook-App, z. B. Outlook 2016 oder 2013, hinzufügen. Anschließend können Sie Outlook verwenden, um E-Mails, Kontakte und Kalenderelemente in Ihr Office 365-Postfach zu verschieben. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Fügen Sie Ihr "Quell"-E-Mail-Konto in Outlook hinzu. Sie können beispielsweise Ihr Gmail-Konto in Outlook 2016 hinzufügen. Warten Sie eine Weile, bis alle Ihre E-Mails und Kontakte angezeigt werden.

  2. Fügen Sie Ihr Office 365-E-Mail-Konto in Outlook hinzu. Anschließend wird Outlook automatisch mit Office 365 synchronisiert. Die Inhalte Ihres Office 365-Postfachs werden in Outlook angezeigt.

  3. Wählen Sie aus den Exportanweisungen die geeignete Anweisung aus, um Ihre E-Mails aus dem Quellkonto in eine PST-Datei zu exportieren.

    Wenn beispielsweise Outlook 2010 installiert ist, wählen Sie "Outlook 2010: Exportieren von Outlook-Elementen in eine PST-Datei" aus.

  4. Wählen Sie aus den Exportanweisungen (siehe unten) in diesem Artikel die geeigneten aus, um Ihre E-Mails in eine PST-Datei zu exportieren.

    Wenn beispielsweise Outlook 2016 installiert ist, wählen Sie "Outlook 2013 und Outlook 2016: Exportieren von Outlook-Elementen aus einer PST-Datei" aus.

    Nachdem Ihre E-Mail-Daten in eine PST-Datei exportiert wurden, können sie übertragen werden! Sie können sie beispielsweise in andere E-Mail-Konten importieren. Wenn dies mithilfe von Outlook geschehen soll, finden Sie weitere Informationen unter Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalendern aus einer Outlook-PST-Datei.

  1. Wählen Sie oben im Outlook-Menüband die Option Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und zu den richtigen Exportanweisungen zu gelangen.

    So sieht das Menüband in Outlook 2016 aus.
  2. Wählen Sie Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren aus.

    Wählen Sie "Öffnen und Exportieren" und dann "Importieren/Exportieren" aus.

  3. Wählen Sie In Datei exportieren aus.

    Wählen Sie "In Datei exportieren" aus.

  4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (PST), und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise werden alle Elemente des Kontos exportiert: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie exportieren möchten.

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort für die Outlook-Datendatei (PST) auszuwählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK, um den Vorgang fortzusetzen.

    Hinweis : Wenn Sie zuvor bereits Informationen exportiert haben, werden der Pfad und Dateiname des vorherigen Ordners angezeigt. Geben Sie einen anderen Dateinamen ein, bevor Sie auf OK klicken.

  7. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  9. Outlook beginnt den Exportvorgang sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder eine kennwortgeschützte Datei verwendet.

    • Wenn Sie eine Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

    • Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und dann auf OK klicken.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. So können Sie die PST-Datei beispielsweise auf OneDrive speichern und dann auf den neuen Computer herunterladen. Oder Sie können sie auf einem USB-Stick speichern, den Stick in den neuen Computer einstecken und dann Ihre E-Mails, Kontakte und Kalenderelementen in Outlook importieren.

  1. Wählen Sie oben im Outlook-Menüband die Registerkarte Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und zu den richtigen Exportanweisungen zu gelangen.

    In Outlook 2010: Wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus.

  2. Wählen Sie Optionen aus.

    Wählen Sie "Optionen" aus.

  3. Wählen Sie im Dialogfeld "Outlook-Optionen" die Option Erweitert aus.

    Wählen Sie "Erweitert" aus.

  4. Wählen Sie unter Exportieren die Option Exportieren aus.

    Wählen Sie die Seite "Erweitert" und dann "Exportieren" aus.

  5. Klicken Sie auf In eine Datei exportieren und dann auf Weiter.

  6. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (PST), und klicken Sie dann auf Weiter.

  7. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise werden alle Elemente des Kontos exportiert: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie exportieren möchten.

  8. Klicken Sie auf Durchsuchen, um auszuwählen, wo die Outlook-Datendatei (PST) gespeichert werden soll, und einen Dateinamen einzugeben. Klicken Sie zum Fortsetzen auf OK.

    Hinweis :  Wenn Sie die Exportfunktion bereits verwendet haben, werden der vorherige Ordner- und Dateiname angezeigt. Ändern Sie den Dateinamen, wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, statt die vorhandene Datei zu verwenden.

  9. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  10. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  11. Der Exportvorgang beginnt sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder in eine vorhandene Datei exportiert, die kennwortgeschützt ist.

    • Wenn Sie eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und klicken Sie auf OK.

    • Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und dann auf OK klicken.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. So können Sie die PST-Datei beispielsweise auf OneDrive speichern und dann auf den neuen Computer herunterladen. Oder Sie können sie auf einem USB-Stick speichern, den Stick in den neuen Computer einstecken und dann Ihre E-Mails, Kontakte und Kalenderelementen in Outlook importieren.

  1. Wählen Sie in Outlook 2007 oben im Menüband die Option Datei aus.

    Wenn das Menüband links oben nicht die Option Datei aufweist, lesen Sie Über welche Outlook-Version verfüge ich?, um Ihre Outlook-Version zu bestimmen und zu den richtigen Exportanweisungen zu gelangen.

    In Outlook 2007: Wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus.

  2. Wählen Sie Importieren und exportieren aus.

    Wählen Sie "Importieren und exportieren" aus.

  3. Wählen Sie In eine Datei exportieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Wählen Sie "In eine Datei exportieren" und dann "Weiter" aus.

  4. Klicken Sie auf Persönliche Ordner-Datei (PST), und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie den Namen des zu exportierenden E-Mail-Kontos aus, wie in der nachstehenden Abbildung gezeigt. Es können jeweils nur die Daten eines Kontos exportiert werden.

    Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist. Auf diese Weise werden alle Elemente des Kontos exportiert: Kalender, Kontakte und Posteingang. Wählen Sie Weiter aus.

    Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie exportieren möchten.

  6. Klicken Sie auf Durchsuchen, um auszuwählen, wo die Outlook-Datendatei (PST) gespeichert werden soll, und einen Dateinamen einzugeben. Klicken Sie zum Fortsetzen auf OK.

    Hinweis :  Wenn Sie die Exportfunktion bereits verwendet haben, werden der vorherige Ordner- und Dateiname angezeigt. Ändern Sie den Dateinamen, wenn Sie eine neue Datei erstellen möchten, statt die vorhandene Datei zu verwenden.

  7. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  8. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  9. Der Exportvorgang beginnt sofort, es sei denn, Sie erstellen eine neue Outlook-Datendatei (PST), oder Sie exportieren in eine vorhandene Datei, die kennwortgeschützt ist. In diesen Fällen wird das folgende Dialogfeld angezeigt:

    Wählen Sie "OK" aus, wenn Sie die PST-Datei nicht mit einem Kennwort schützen möchten.

    Wählen Sie OK aus, wenn Sie Ihre Datei nicht mit einem Kennwort schützen möchten. Andernfalls:

    • Wenn Sie Ihre PST-Datei mit einem Kennwort schützen möchten: Geben Sie das Kennwort in die Felder "Kennwort" und "Kennwort bestätigen" ein, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie im Dialogfeld "Kennwort für Outlook-Datendatei" das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

    • Wenn Sie in eine vorhandene (PST-Datei (Personal File Folder) exportieren, die kennwortgeschützt ist, geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

Ihre Outlook-Daten sind nun, da sie sich in einer PST-Datei befinden, portierbar. So können Sie die PST-Datei beispielsweise auf OneDrive speichern und dann auf den neuen Computer herunterladen. Oder Sie können sie auf einem USB-Stick speichern, den Stick in den neuen Computer einstecken und dann Ihre E-Mails, Kontakte und Kalenderelementen in Outlook importieren.

Welche Daten werden exportiert?

  • Wenn Outlook E-Mails, Kontakte und Kalenderinformationen in eine PST-Datei exportiert, wird eine Kopie der Informationen erstellt. Nichts wird aus Outlook entfernt. Sie können Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook weiterhin anzeigen und haben auch weiterhin Zugriff darauf.

  • Wenn Outlook E-Mails exportiert, umfasst dies auch etwaige Anlagen der E-Mails.

  • Metadaten, z. B. Ordnereigenschaften (wie Ansichten, Berechtigungen und Einstellungen für die AutoArchivierung), Nachrichtenregeln sowie Listen mit blockierten Absendern werden von Outlook jedoch nicht exportiert.

Wann sollte ich eine PST-Datei importieren/exportieren (sichern)?

  • Sie möchten E-Mails von einem E-Mail-Konto in ein anderes E-Mail-Konto verschieben.

    Nehmen wir beispielsweise an, Sie verfügen über ein altes Yahoo!-E-Mail-Konto, "Jansachweh77@yahoo.com". Sie möchten Ihre E-Mails in ein neues Office 365-E-Mail-Konto ("Jansachweh78@contoso.com") verschieben.

    Mit Outlook auf dem Desktop können Sie beide Konten zu Outlook hinzufügen. Warten Sie eine Weile, bis alle Ihre E-Mails angezeigt werden (je nach Menge kann dies längere Zeit dauern). Verwenden Sie dann Outlook, um die E-Mails aus Ihrem Yahoo!-Konto in eine PST-Datei zu exportieren. Anschließend importieren Sie die PST-Datei in Ihr Office 365-Konto.

  • Wenn Sie von einem PC zu einem anderen wechseln: Sie verschieben Ihre E-Mail-Daten von einem Computer mit Outlook auf einen anderen Computer mit Outlook.

    Angenommen, auf Ihrem alten Computer ist Outlook 2007 installiert, und Sie haben sich gerade einen neuen Computer mit Outlook 2016 angeschafft. Exportieren Sie Ihre E-Mail-Daten aus Outlook 2007 (in diesem Artikel beschriebenen), und importieren Sie sie in Outlook 2016.

  • Wenn Sie von einem PC auf einen Mac wechseln: Beispielsweise beim Verschieben Ihrer E-Mail-Daten von Outlook auf einem PC und Importieren in Outlook 2016 auf einem Mac.

  • Sie wünschen regelmäßige Datensicherungen: Wenn Sie alle Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender regelmäßig an einem sicheren Ort speichern möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Nachdem Sie die PST-Datei erstellt haben, legen Sie eine Kopie an einem sicheren Speicherort wie einem USB-Stick, einer anderen Festplatte oder auf einem Cloudspeicherort wie OneDrive oder DropBox ab.

    Es gibt keine automatisierte Möglichkeit für ein regelmäßiges Update aller Elemente (alt und neu). Mit Automatisch archivieren werden nur alte Elemente gesichert und verschoben, anstatt eine Kopie hiervon zu erstellen.

  • Wenn Sie nur Ihre Kontakte sichern möchten, lesen Sie Exportieren von Kontakten aus Outlook. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Kontakte als CSV-Datei exportieren können.

Weitere Themen zum Exportieren oder Sichern von Outlook-Daten

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