Exportieren einer externen Liste nach Excel

Sie können Daten zwischen einer externen Liste und Microsoft Excel synchronisieren und so auf dem neuesten Stand halten. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten einen Lagerbestand in einer Liste verwalten, damit sie leicht freizugeben und zu aktualisieren ist, aber auch eine regelmäßige Analyse der Lagerbestände mit Microsoft Excel durchführen.

Hinweis :  Externe Listen können nicht mit niedrigeren Versionen als Excel 2013 synchronisiert werden. In diesem Fall wird eine Meldung angezeigt, dass keine Verbindung zur Liste hergestellt werden kann.

Weitere Informationen finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.

Für das Arbeiten mit externen Daten müssen vorher mehrere Aufgaben ausgeführt werden, damit der sichere Zugriff auf die Daten möglich ist. Sie können die folgenden Informationen zur Planung der nächsten Schritte heranziehen. Bei Problemen bei der Arbeit mit externen Daten finden Sie hier ggf. auch Informationen zur Identifizierung des Problems. Für den Zugriff auf externe Daten müssen Sie oder ein Administrator folgende Schritte ausführen:

Vorbereiten der externen Datenquelle    Ein Administrator muss eventuell ein Konto erstellen und Berechtigungen für die Datenquelle bereitstellen, sodass sichergestellt ist, dass die richtigen Personen auf die Daten zugreifen können und die Daten nicht in falsche Hände geraten. In einer externen Datenbank kann der Administrator zudem spezielle Tabellen, Ansichten, Abfragen usw. erstellen, um die Ergebnisse auf die Elemente zu beschränken, die benötigt werden, und um die Leistung zu verbessern.

Konfigurieren von SharePoint-Diensten und -Konten    Ein Administrator muss Business Data Connectivity Services und Secure Store Service aktivieren. Informationen zur Verwendung dieser Dienste finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013 und Erstellen einer externen Liste aus einer SQL Azure-Tabelle mit Business Connectivity Services und Secure Store.

Konfigurieren von Secure Store Services    Ein Administrator muss folgende Aufgaben ausführen: Er muss den geeigneten Zugriffsmodus für die externe Datenquelle ermitteln, eine Zielanwendung erstellen und die Anmeldeinformationen für die Zielanwendung festlegen. Informationen dazu finden Sie unter Erstellen oder Bearbeiten einer Zielanwendung für einmaliges Anmelden.

Konfigurieren von Business Data Connectivity Services    Ein Administrator muss sicherstellen, dass der Benutzer, der den externen Inhaltstyp erstellt, über Berechtigungen für den Business Data Connectivity-Metadatenspeicher verfügt und die entsprechenden Benutzer auf den externen Inhaltstyp zugreifen können, auf dem die externe Liste basiert. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Business Connectivity Services-Lösungen für SharePoint 2013.

Erstellen eines externen Inhaltstyps    Ein Benutzer muss einen externen Inhaltstyp definieren, der Informationen über Verbindungen, Zugriffsrechte, Arbeitsweisen, Spalten, Filter und andere Metadaten enthält, mit denen die Daten aus der externen Datenquelle abgerufen werden.

Erstellen einer externen Liste    Ein Benutzer muss eine externe Liste erstellen, die auf dem externen Inhaltstyp und je nach Bedarf mindestens einer Ansicht der externen Liste basiert.

Überprüfen der Einsatzbereitschaft von Office-Produkten    Damit externe Daten mit Office-Produkten synchronisiert werden können, müssen mindestens Windows 7 und die kostenlosen Softwareprodukte SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 und WCF Data Services 5.0 für OData V3 auf allen Clientcomputern installiert sein. (Falls erforderlich werden Benutzer automatisch aufgefordert, die Software herunterzuladen.) Achten Sie weiterhin darauf, dass die Office-Installationsoption Business Connectivity Services aktiviert ist (Standardeinstellung). Diese Option sorgt dafür, dass die BCS-Clientlaufzeitumgebung (Business Connectivity Services Client Runtime) installiert wird, die externe Daten zwischenspeichert und synchronisiert, Geschäftsdaten externen Inhaltstypen zuweist, das Auswahltool für externe Elemente in Office-Produkten anzeigt und benutzerdefinierte Lösungen in Office-Produkten ausführt.

Informationen zum Herunterladen der erforderlichen Softwareprodukte finden Sie unter Erforderliche Software für das Arbeiten mit externen Daten in Office 2013.

Weitere allgemeine Informationen zur Verwendung externer Daten finden Sie unter Suchen von Inhalten zu externen Daten.

Exportieren einer externen Liste nach Excel

  1. Navigieren Sie zu der SharePoint-Website, die die Liste enthält.

  2. Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der SharePoint-Liste oder im Menü "Einstellungen" Office 365-Schaltfläche "Einstellungen" auf Websiteinhalte oder Alle Websiteinhalte einblenden und dann im entsprechenden Listenabschnitt auf den Namen der Liste.

  3. Klicken Sie auf Liste und dann auf In Excel exportieren.

    Standardmäßig ist diese Funktion für externe Listen aktiviert. Sie kann aber von einem Systemadministrator deaktiviert werden.

  4. Klicken Sie auf OK, wenn Sie aufgefordert werden, den Vorgang zu bestätigen.

  5. Klicken Sie im Dialogfeld Dateidownload auf Öffnen.

  6. Wenn Sie aufgefordert werden, auf Ihrem Computer Datenverbindungen zu aktivieren, und Sie der Meinung sind, dass die Verbindung zu den Daten in der SharePoint-Website sicher ist, klicken Sie auf Aktivieren.

Daraufhin wird eine Excel-Tabelle mit einer Datenverbindung erstellt, die auf einer Webabfragedatei basiert. Die Spalten in der exportierten Tabelle werden durch die aktuelle Ansicht der externen Liste bestimmt. Die exportierten externen Daten werden durch die im externen Inhaltstyp und in der Ansicht der externen Liste definierten Filter und die Spracheinstellungen für die SharePoint-Website bestimmt. Alle Seitengrenzwerte werden ignoriert.

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