Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Wenn Sie vorübergehend oder dauerhaft einige Access-Daten auf eine SharePoint-Website verschieben müssen, können Sie diese aus Ihrer Access-Datenbank in die Website exportieren. Beim Exportieren von Daten erstellt Access eine Kopie der ausgewählten Tabelle oder des Datenbankabfrageobjekts und speichert die Kopie als Liste. Es ist wichtig daran zu denken, dass die exportierte Liste nach dem Exportvorgang keine Änderungen an der Quelltabelle oder -abfrage widerspiegelt.

Inhalt dieses Artikels

Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten in eine SharePoint-Website

Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?

Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen

Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten in eine SharePoint-Website

Eine Tabelle oder Abfrage wird aus verschiedenen Gründen in eine SharePoint-Website exportiert. Dazu zählen:

  • Sie haben gerade die ersten Schritte mit Windows SharePoint Services gemacht und stellen fest, dass es für alle Benutzer einfacher wäre, wenn einige Datenbanktabellen auch als SharePoint-Listen vorhanden wären. Wenn Sie Daten für Ihr Team freigeben möchten, kann das Arbeiten mit SharePoint-Listen einfacher als das Arbeiten in einer Datenbank sein. Listen können auch für unerfahrene Benutzer einfacher zu durchsuchen und zu bearbeiten sein. Außerdem können Sie mehrere SharePoint-Features nutzen. So können Sie beispielsweise eine Benachrichtigung empfangen, wenn eine Liste geändert wurde, Sie können Aufgaben im Zusammenhang mit einer Liste zuweisen und koordinieren, und Sie können offline arbeiten.

  • Sie möchten laufend Daten zwischen Access und einer SharePoint-Website freigeben, doch werden die Daten zurzeit in Access gespeichert. Zum Anzeigen und Bearbeiten der neuesten Daten (entweder mit Access oder von der SharePoint-Website) sollten Sie zuerst die Daten als Liste exportieren und dann von der Access-Datenbank eine Verknüpfung erstellen.

  • Sie generieren in einer Access-Datenbank mithilfe von Abfragen tägliche oder wöchentliche Statusberichte und möchten die Ergebnisse in regelmäßigen Abständen auf einer Ihrer Websites veröffentlichen.

In diesem Thema werden die Schritte zum Exportieren von Daten nach SharePoint als Liste beschrieben. Hilfe zum Verknüpfen von Access-Daten mit einer SharePoint-Liste finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer SharePoint-Liste.

Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Die einfachste Möglichkeit zum Exportieren von Daten in eine SharePoint-Website stellt der Assistent "Exportieren – SharePoint-Website" dar. Nachdem Sie den Assistenten ausgeführt haben, können Sie Ihre Einstellungen (die Informationen, die Sie beim Ausführen des Assistenten angegeben haben) als Exportspezifikation speichern. Sie können den Exportvorgang dann wieder ausführen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen. Anhand der Schritte in diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie den Exportvorgang vorbereiten, Ihre Daten exportieren und Ihre Einstellungen als Spezifikation speichern.

Vorbereiten des Vorgangs

  1. Suchen Sie die Datenbank aus, welche die Tabelle oder Abfrage enthält, die Sie exportieren möchten.

    Wenn Sie eine Abfrage exportieren, werden die Zeilen und Spalten in den Abfrageergebnissen als Listenelemente und Spalten exportiert. Sie können keine Formulare oder Berichte nach SharePoint exportieren.

    Hinweis : Sie können jeweils nur ein Objekt exportieren.

  2. Identifizieren Sie die SharePoint-Website, auf der die Liste erstellt werden soll.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit "http://" oder "https://", gefolgt vom Namen des Servers, und endet mit dem Pfad der jeweiligen Website auf dem Server. Die folgende Adresse beispielsweise ist eine gültige Adresse:

    https://Contoso/AnalysisTeam

  3. Stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen einer Liste auf der SharePoint-Website verfügen. Wenn Sie in Bezug auf Ihre Berechtigungen unsicher sind, wenden Sie sich an den Serveradministrator.

    Der Exportvorgang erstellt eine neue Liste, die denselben Namen wie das Quellobjekt aus Access erhält. Wenn die SharePoint-Website bereits eine Liste mit diesem Namen enthält, werden Sie aufgefordert, einen anderen Namen für die neue Liste anzugeben.

    Hinweis : Sie können weder eine vorhandene Liste überschreiben noch einer vorhandenen Liste Daten anfügen.

  4. Überprüfen Sie die Felder in der Quelltabelle oder -abfrage.

    In der folgenden Tabelle wird erläutert, wie bestimmte Elemente exportiert werden, und welche Aktionen in bestimmten Fällen ausgeführt werden müssen.

    Element

    Lösung

    Felder und Datensätze

    Alle Felder und Datensätze in der Tabelle oder Abfrage werden exportiert, einschließlich der Felder, die im Datenblatt ausgeblendet sind. Die Filtereinstellungen werden beim Exportvorgang ignoriert.

    Anlagen

    Wenn das Quellobjekt mehr als eine Anlagenspalte enthält, müssen Sie alle Anlagenspalten bis auf eine entfernen, da eine SharePoint-Liste nur eine Anlagenspalte unterstützen kann. Wenn das Quellobjekt mehr als eine derartige Spalte enthält, zeigt Access eine Meldung an, in der Sie aufgefordert werden, vor dem Starten des Vorgangs alle Anlagenspalten bis auf eine zu entfernen. Um dies zu umgehen, können Sie alle zusätzlichen Anlagenspalten in andere Access-Objekte kopieren und sie anschließend in andere SharePoint-Listen exportieren.

    Nachschlagefelder mit einem oder mehreren Werten

    Anzeigewerte in Nachschlagefeldern mit nur einem Wert werden als Dropdown-Auswahlfelder in die SharePoint-Liste exportiert. Wenn das Quellfeld mehrere Werte unterstützt, wird ein Auswahlfeld in der SharePoint-Liste erstellt, das mehrere Auswahlmöglichkeiten zulässt.

    Hinweis : Ein Auswahlfeld in einer SharePoint-Liste kann nicht aus mehr als einer Spalte bestehen. Wenn das ursprüngliche Nachschlagefeld mehrere Spalten enthält, werden die Werte aller Spalten in einer einzelnen Spalte kombiniert.

    Berechnete Abfragefelder

    Die Ergebnisse in berechneten Spalten werden in ein Feld kopiert, dessen Datentyp vom Datentyp des berechneten Ergebnisses abhängt. Der Ausdruck, welcher der Berechnung zugrunde liegt, wird nicht kopiert.

    OLE-Objektfelder

    OLE-Objektfelder werden beim Exportvorgang ignoriert.

  5. Öffnen Sie die Access-Quelldatenbank (wenn sie nicht bereits geöffnet ist), und fahren Sie dann mit den nächsten Schritten fort.

Exportieren von Daten

  1. Die Position des Assistenten "Exportieren – SharePoint-Website" hängt von der Access-Version ab. Wählen Sie die Schritte aus, die Ihrer Access-Version entsprechen:

    • Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf die Schaltfläche Weitere, um eine Dropdownliste mit Optionen zu öffnen, und klicken Sie dann auf Sharepoint-Liste.

    • Wenn Sie Access 2007 verwenden, klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf SharePoint-Liste.

  2. Der Export-Assistent Exportieren – SharePoint-Website wird geöffnet.

    Geben Sie eine SharePoint-Website an, in die Ihre Access-Tabelle oder -Abfrage exportiert werden soll.

  3. Geben Sie im Feld Geben Sie eine SharePoint-Website an die Adresse der Zielwebsite an.

  4. Geben Sie im Feld Geben Sie einen Namen für die neue Liste an einen Namen für die neue Liste an.

    Wenn das Quellobjekt in der Datenbank den gleichen Namen hat wie eine Liste auf der SharePoint-Website, geben Sie einen anderen Namen ein.

  5. Geben Sie optional im Feld Beschreibung eine Beschreibung für die neue Liste ein, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nach Fertigstellen Liste öffnen.

  6. Klicken Sie auf OK, um den Exportvorgang zu starten.

  7. Access erstellt eine Liste auf der SharePoint-Website und zeigt anschließend den Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an. Wenn der Exportvorgang beendet ist, können Sie den Assistenten schließen oder Ihre Exportschritte als Spezifikation speichern.

    Außerdem wählt SharePoint während des Vorgangs auf Basis des entsprechenden Quellfelds den richtigen Datentyp für jede Spalte aus. Eine Liste, aus der hervorgeht, wie Access- und Windows SharePoint Services-Datentypen einander zugeordnet werden und welche Feldeinstellungen für jeden Datentyp exportiert werden, finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen.

Was ist beim Exportieren außerdem noch wichtig?

Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen

Die folgende Tabelle zeigt, wie Access beim Exportieren einer Tabelle oder Abfrage den Datentyp der Spalten in der exportierten Liste identifiziert.

Access-Datentyp

Windows SharePoint Services-Datentyp

Feldeigenschaften – Standardeinstellungen

Hinweise

Text

Einzelne Textzeile

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Maximale Anzahl Zeichen     Gibt die Einstellung Feldgröße in Access wieder.

Standardwert     Gibt die Einstellung Standardwert in Access wieder, sofern es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Memo/Long Text

Mehrere Textzeilen

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Anzahl der anzuzeigenden Zeilen     5

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Zahl

Zahl

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Min     Leer

Max     Leer

Die folgende Tabelle verdeutlicht, wie die Eigenschaft Anzahl der Dezimalstellen entsprechend der Einstellung Dezimalstellen in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

Auto

Automatisch

0-5

0-5

6-15

5

Standardwert     Gibt die Einstellung Standardwert in Access wieder, sofern es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

In Prozent anzeigen     Ja, wenn die Eigenschaft Format auf Prozent festgelegt ist.

Datum/Uhrzeit

Datum oder Uhrzeit

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder

Datums-und Uhrzeitformat     Festgelegt auf nur Datum, wenn die Eigenschaft Format auf Kurzes Datumsformat festgelegt ist. Andernfalls wird Datum und Uhrzeit festgelegt.

Kalendertyp     Festgelegt auf Hijri, wenn die Option Hijri-Kalender verwenden aktiviert ist. Andernfalls wird Gregorianisch festgelegt.

Die folgende Tabelle verdeutlicht, wie die Eigenschaft Standardwert entsprechend der Einstellung Standardwert in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

=Datum()

Aktuelles Datum

Auf ein bestimmtes Datum festgelegtes Feld

Auf ein bestimmtes Datum festgelegtes Feld

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Währung

Währung

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Min     Leer

Max     Leer

Die folgende Tabelle verdeutlicht, wie die Eigenschaft Anzahl der Dezimalstellen entsprechend der Einstellung Dezimalstellen in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

Auto

Automatisch

0-5

0-5

6-15

5

Standardwert     Gibt die Einstellung Standardwert in Access wieder, sofern es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Währungstyp     Gibt die Einstellung Format in Access wieder.

AutoWert

Zahl

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Min     Leer

Max     Leer

Anzahl der Dezimalstellen     Automatisch

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

"AutoWert", wenn die Eigenschaft "Feldgröße" auf "Replikations-ID" festgelegt ist

Einzelne Textzeile

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Maximale Anzahl Zeichen     38

Standardwert     Leer

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Ja/Nein

Ja/Nein

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Standardwert     Gibt die Einstellung Standardwert in Access wieder, sofern es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls bleibt das Feld leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

OLE-Objekt

Das Feld wird nicht exportiert

Link

Link

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

URL formatieren als     Link

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Anlage

Anlage

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Mehrwertige Felder

Auswahl

Spaltenname     Gibt die Einstellung Feldname in Access wieder.

Beschreibung     Gibt die Einstellung Beschreibung in Access wieder.

Erforderlich     Gibt die Einstellung Erforderlich in Access wieder.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

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