Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Wenn Mitglieder Ihrer Abteilung oder Arbeitsgruppe Windows SharePoint Services 2.0 oder höher zur Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden, kann es notwendig werden, dass einige der Daten in den Access-Datenbanken auf einer oder mehreren SharePoint-Websites zur Verfügung gestellt werden müssen.

Wenn Sie einige Microsoft Office Access 2007-Daten vorübergehend oder dauerhaft in eine SharePoint-Website verschieben möchten, können Sie die Daten aus der Access-Datenbank in eine Website exportieren. Wenn Sie Daten exportieren, erstellt Access eine Kopie der ausgewählten Daten oder des Datenbankobjekts und speichert die Kopie als Liste. Beachten Sie, dass die exportierte Liste keine Änderungen der Quelltabelle oder -abfrage wiedergibt, die nach dem Exportvorgang vorgenommen wurden.

Wenn Sie nicht mit Windows SharePoint Services vertraut sind und mehr darüber erfahren möchten, besuchen Sie die Windows SharePoint Services-Homepage. Folgen Sie dem Hyperlink im Abschnitt Siehe auch in diesem Artikel.

Inhalt dieses Artikels

Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten in eine SharePoint-Website

Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Zuordnung der Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen

Häufige Szenarien beim Exportieren von Daten in eine SharePoint-Website

Für das Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website gibt es u. a. folgende Gründe:

  • Sie fangen gerade damit an, Windows SharePoint Services zu verwenden und erkennen, dass es für alle Mitarbeiter von Vorteil ist, wenn einige der Datenbanktabellen auch als SharePoint-Listen vorliegen. Wenn Daten in einem Team gemeinsam genutzt werden sollen, kann die Verwendung von SharePoint-Listen einfacher sein als die direkte Bearbeitung der Daten in einer Datenbank. Außerdem können Listen für weniger erfahrene Benutzer leichter zu durchsuchen und zu bearbeiten sein. Darüber hinaus können Sie die Vorteile verschiedener Windows SharePoint Services 3.0-Features nutzen, wie das Empfangen einer Benachrichtigung bei Listenänderungen, das Zuweisen und Koordinieren von mit Listen verbundenen Aufgaben und das Offlinearbeiten.

  • Sie möchten laufend Daten zwischen Access und einer SharePoint-Website freigeben, die Daten werden jedoch zurzeit in Access gespeichert. Damit die aktuellsten Daten sowohl mit Access als auch auf der SharePoint-Website angezeigt und bearbeitet werden können, müssen Sie die Daten zuerst als Liste exportieren und dann in der Access-Datenbank eine Verknüpfung mit der Liste herstellen.

  • Sie generieren mithilfe von Abfragen in einer Access-Datenbank tägliche oder wöchentliche Statusberichte und möchten die Ergebnisse in regelmäßigen Abständen auf einer der Websites veröffentlichen. Falls Sie Microsoft Office Outlook 2007 installiert haben, können Sie den Exportvorgang für eine regelmäßige Veröffentlichung der Abfrageergebnisse rationalisieren.

Dieses Thema erläutert die Schritte zum Exportieren von Daten nach Windows SharePoint Services in Form einer Liste. Weitere Informationen zum Herstellen einer Verknüpfung mit einer SharePoint-Liste in Access finden Sie unter Importieren von oder Verknüpfen mit einer SharePoint-Liste.

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Exportieren einer Tabelle oder Abfrage in eine SharePoint-Website

Daten können mithilfe des Export-Assistenten am einfachsten in eine SharePoint-Website exportiert werden. Nach dem Ausführen des Assistenten können Sie die Einstellungen (d. h. die Informationen, die Sie beim Ausführen des Assistenten angegeben haben), als Exportspezifikation speichern. Dann können Sie den Exportvorgang erneut ausführen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie der Export vorbereitet, die Daten exportiert und die Einstellungen als Spezifikation gespeichert werden.

Vorbereiten des Vorgangs

  1. Suchen Sie die Datenbank, die die zu exportierende Tabelle oder Abfrage enthält.

    Beim Exportieren einer Abfrage werden die Zeilen und Spalten in den Abfrageergebnissen als Listenelemente und Spalten exportiert. Formulare oder Berichte können nicht exportiert werden.

    Hinweis : Sie können nur jeweils ein Objekt exportieren.

  2. Identifizieren Sie die SharePoint-Website, auf der Sie die Liste erstellen möchten.

    Eine gültige Websiteadresse beginnt mit http://, dann folgt der Name des Servers und dann der Pfad zu der speziellen Website auf dem Server. Die folgende Adresse ist z. B. eine gültige Adresse:

http://adatum/AnalysisTeam

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Berechtigungen zum Erstellen einer Liste auf einer SharePoint-Website besitzen. Wenden Sie sich an den Serveradministrator, wenn Sie mit den Berechtigungen nicht sicher sind.

    Beim Exportvorgang wird eine neue Liste mit demselben Namen wie das Quellobjekt aus Access erstellt. Falls auf der SharePoint-Website bereits eine Liste mit diesem Namen vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, einen anderen Namen für die neue Liste anzugeben.

    Hinweis : Sie können Daten in einer vorhandenen Liste weder überschreiben noch anfügen.

  2. Überprüfen Sie die Felder in der Quelltabelle oder -abfrage.

    In der folgenden Tabelle wird erläutert, wie bestimmte Elemente importiert werden und ob in bestimmten Fällen weitere Schritte ausgeführt werden müssen.

Element

Lösung

Felder und Datensätze

Alle Felder und Datensätze in der Tabelle oder Abfrage werden exportiert, einschließlich der im Datenblatt ausgeblendeten Felder. Filtereinstellungen werden beim Export ignoriert.

Anlagen

Wenn das Quellobjekt mehrere Anlagenspalten besitzt, müssen Sie alle außer einer Anlagenspalte entfernen. SharePoint-Listen unterstützten nur eine Anlagenspalte. Besitzt das Quellobjekt mehrere dieser Spalten, wird in Access eine Meldung angezeigt, mit der Sie aufgefordert werden, alle Anlagenspalten außer einer zu entfernen, bevor Sie mit dem Vorgang beginnen. Sie können alle zusätzlichen Anlagenspalten in andere Access-Objekte kopieren, um das Problem zu umgehen. Exportieren Sie diese Objekte dann in andere SharePoint-Listen.

Nachschlage-Felder mit einzelnen oder mehreren Werten

Anzeigewerte in Nachschlagespalten mit einzelnen Werten werden in der SharePoint-Liste als Auswahlfelder in Dropdownmenüs exportiert. Wenn das Quellfeld mehrere Werte unterstützt, wird in der SharePoint-Liste ein Auswahlfeld erstellt, das mehrere Werte zulässt.

Hinweis : Ein Auswahlfeld in einer SharePoint-Liste kann nur aus einer einzigen Spalte bestehen. Wenn das Quellnachschlagefeld mehrere Spalten enthält, werden die Werte in allen Spalten in einer einzigen Spalte zusammengefasst.

Berechnete Abfragefelder

Die Ergebnisse in berechneten Spalten werden in ein Feld kopiert, dessen Datentyp vom Datentyp des berechneten Ergebnisses abhängt. Der Ausdruck hinter den Ergebnissen wird nicht kopiert.

OLE-Objektfelder

OLE-Objektfelder werden beim Export ignoriert.

  1. Wenn die Quelldatenbank nicht bereits geöffnet ist, öffnen Sie sie, und führen Sie dann die nächsten Schritte aus.

Exportieren der Daten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf SharePoint-Liste. Schaltflächensymbol

    Der Export-Assistent wird gestartet.

  2. Geben Sie im Feld Geben Sie eine SharePoint-Website an die Adresse der Zielwebsite ein.

  3. Geben Sie im Feld Geben Sie den Namen der neuen SharePoint-Liste an einen Namen für die neue Liste ein.

    Falls das Quellobjekt in der Datenbank denselben Namen aufweist wie eine Liste auf der SharePoint-Website, geben Sie einen anderen Namen an.

  4. Optional können Sie auch eine Beschreibung für die neue Liste im Feld Beschreibung eingeben und dann das Kontrollkästchen Nach Fertigstellen Liste öffnen aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK, um den Exportvorgang zu starten.

  6. Access erstellt eine Liste auf der SharePoint-Website und zeigt dann den Status des Vorgangs auf der letzten Seite des Assistenten an. Nachdem der Exportvorgang abgeschlossen ist, können Sie den Assistenten schließen oder die Exportschritte als Spezifikation speichern.

    In Windows SharePoint Services wird zudem während des Vorgangs anhand des entsprechenden Quellfelds der richtige Datentyp für die einzelnen Spalten ausgewählt. Im Abschnitt Zuordnung von Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen weiter unten in diesem Artikel finden Sie eine Liste der Zuordnungen von Access- und Windows SharePoint Services-Datentypen beim Exportieren von Daten und die für die Datentypen exportierten Feldeinstellungen.

Speichern der Spezifikation

  1. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Exportschritte speichern.

    Es werden weitere Steuerelemente angezeigt.

  2. Geben Sie in das Feld Speichern unter einen Namen für die Exportspezifikation ein.

    Sie können auch eine Beschreibung in das Feld Beschreibung eingeben.

  3. Wenn der Vorgang in bestimmten Zeitabständen ausgeführt werden soll, z. B. wöchentlich oder monatlich, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen.

    Dadurch wird eine Office Outlook 2007-Aufgabe erstellt, durch die Sie die Spezifikation später ausführen können.

  4. Klicken Sie auf Export speichern.

Konfigurieren der Outlook-Aufgabe

Wenn Sie im vorherigen Vorgang das Kontrollkästchen Outlook-Aufgabe erstellen aktiviert haben, startet Access das Programm Outlook und zeigt eine neue Aufgabe an. Gehen Sie wie folgt vor, um die Aufgabe zu konfigurieren.

Hinweis : Wenn Outlook nicht installiert ist, wird in Access eine Fehlermeldung angezeigt. Ist Outlook nicht ordnungsgemäß konfiguriert, wird der Outlook-Start-Assistent gestartet. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Outlook zu konfigurieren.

  1. Überprüfen Sie im Fenster Name exportieren - Aufgabe in Outlook die Aufgabeneinstellungen, z. B. Fälligkeitsdatum und Erinnerung, und ändern Sie die Einstellungen.

    Damit eine Aufgabe als Serie eingerichtet wird, klicken Sie auf Serientyp. In der folgenden Abbildung ist der Aufgabenplaner mit einigen typischen Einstellungen dargestellt:

    Outlook-Taskplaner

    Informationen zum Planen von Outlook-Aufgaben finden Sie im Artikel Planen eines Import- oder Exportvorgangs.

  2. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Ausführen einer gespeicherten Aufgabe

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich von Outlook auf Aufgaben, und doppelklicken Sie dann auf die Aufgabe, die Sie ausführen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Microsoft Office Access auf Export ausführen Schaltflächensymbol .

  3. Wechseln Sie zur SharePoint-Website, und öffnen Sie dann die neu erstellte Liste.

    Stellen Sie sicher, dass alle Felder und Datensätze erfolgreich exportiert wurden und keine Fehler aufgetreten sind.

    In Windows SharePoint Services wird anhand des entsprechenden Quellfelds der richtige Datentyp für die einzelnen Spalten ausgewählt. Im folgenden Abschnitt sehen Sie eine Liste, wie die Datentypen beim Exportieren von Daten zwischen Access und Windows SharePoint Services zugeordnet werden und welche Feldeinstellungen jeweils für die einzelnen Datentypen exportiert werden.

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Zuordnung der Windows SharePoint Services-Datentypen zu Access-Datentypen

Die folgende Tabelle zeigt, wie beim Exportieren einer Tabelle oder einer Abfrage der Datentyp der Spalten in der exportierten Liste in Access ermittelt wird.

Access-Datentyp

Windows SharePoint Services-Datentyp

Standardeinstellungen der Feldeigenschaft

Notizen

Text

Eine Textzeile

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Maximale Zeichenanzahl    Spiegelt die Einstellung von Feldgröße in Access.

Standardwert    Spiegelt die Einstellung von Standardwert in Access, falls es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls ist der Wert leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Memo

Mehrere Textzeilen

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Anzahl anzuzeigender Einträge     5

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Zahl

Zahl

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Min    Leer

Max    Leer

Die folgende Tabelle veranschaulicht, wie die Anzahl Dezimalstellen-Eigenschaft gemäß der Einstellung für Dezimalstellen in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

Automatisch

Automatisch

0 -5

0 -5

6 -15

5

Standardwert    Spiegelt die Einstellung von Standardwert in Access, falls es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls ist der Wert leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Als Prozentsatz anzeigen    Ja, wenn die Format-Eigenschaft auf Prozentsatz festgelegt ist.

Datum/Uhrzeit

Datum oder Uhrzeit

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Datums- und Uhrzeitformat    Auf Nur Datum festlegen, wenn die Format-Eigenschaft auf Datum, kurz festgelegt ist. Andernfalls auf Datum und Uhrzeit festlegen.

Kalendertyp     auf Hijri festlegen, wenn die Option Hijri-Kalender verwenden aktiviert ist. Andernfalls auf Gregorianisch festlegen.

Die folgende Tabelle veranschaulicht, wie die Standardwert-Eigenschaft gemäß der Einstellung für Standardwert in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

=Datum()

Heutiges Datum

Feld auf ein bestimmtes Datum festgelegt

Feld auf ein bestimmtes Datum festgelegt

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Währung

Währung

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Min    Leer

Max    Leer

Die folgende Tabelle veranschaulicht, wie die Anzahl Dezimalstellen-Eigenschaft gemäß der Einstellung für Dezimalstellen in Access festgelegt wird.

Access-Einstellung    

Windows SharePoint Services-Einstellung    

Automatisch

Automatisch

0 -5

0 -5

6 -15

5

Standardwert    Spiegelt die Einstellung von Standardwert in Access, falls es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls ist der Wert leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Währungstyp    Spiegelt die Einstellung von Format in Access.

AutoWert

Zahl

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Min    Leer

Max    Leer

Anzahl Dezimalstellen     Automatisch

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

AutoWert, wenn die Feldgröße-Eigenschaft auf Replikations-ID festgelegt ist

Eine Textzeile

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Maximale Zeichenanzahl     38

Standardwert     Leer

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Ja/Nein

Ja/Nein

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Standardwert    Spiegelt die Einstellung von Standardwert in Access, falls es sich nicht um einen Ausdruck handelt. Andernfalls ist der Wert leer.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

OLE-Objekt

Das Feld wird nicht exportiert

Hyperlink

Hyperlink

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

URL formatieren als     Hyperlink

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Anlage

Anlage

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

Mehrfachwertfelder

Auswahl

Spaltenname    Spiegelt die Einstellung für Feldname in Access.

Beschreibung    Spiegelt die Einstellung von Beschreibung in Access.

Erforderlich    Spiegelt die Einstellung von Erforderlich in Access.

Zur Standardansicht hinzufügen     Ja

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