Excel-Tabellen einfügen

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Für einfache Tabellen werden Sie mit den in PowerPoint eingebauten Tabellenfunktionen sicher gut zurecht kommen. Aber gelegentlich werden Sie auch eine Tabelle benötigen, die die ausgefeilteren Kalkulations- und Rechenmöglichkeiten von Microsoft Office Excel erfordert. Oder Sie haben bereits eine Tabelle in Excel erstellt und wollen diese in Ihre Präsentation einfügen. Dieser Abschnitt stellt Ihnen beide Möglichkeiten vor, eine Excel-Tabelle in einer PowerPointPräsentation entsprechend zu verwenden.

Neue Excel-Tabelle als Objekt einfügen

Wenn Sie eine Excel-Tabelle als neues Objekt auf einer Folie platzieren, wird die Excel-Tabelle in derselben Datei gespeichert, in der sich auch die anderen Daten der Präsentation befinden. Die Verwendung eines eingefügten Objekts hat den Vorteil, dass seine Bearbeitung innerhalb von PowerPoint direkt auf der Folie stattfinden kann. Außerdem wird die Weitergabe der Präsentation vereinfacht, da sie nur aus einer einzelnen Datei besteht. Der Nachteil bei diesem Verfahren ist, dass es keine Verknüpfung zu einer eventuell bereits vorhandenen Excel-Datei gibt und somit die Daten innerhalb des Excel-Objekts nicht automatisch aktualisiert werden können, wenn sich die Ursprungsdaten ändern.

So fügen Sie eine Excel-Tabelle als Objekt auf einer Folie ein:

  1. Zeigen Sie die Folie, auf der Sie die Tabelle einfügen wollen, im Folienbereich an.

  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Einfügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle und dann auf Excel-Tabelle einfügen.

    Auf der Folie erscheint nun ein Excel-Arbeitsblatt mit den vertrauten Zeilen- und Spaltenköpfen, das Sie direkt in PowerPoint bearbeiten können. Beachten Sie, dass in der Titelleiste »Microsoft PowerPoint« steht und auch die Statusleiste von PowerPoint angezeigt wird. Die Multifunktionsleiste ist jedoch die von Excel. Auch die Office-Schaltfläche ist nicht sichtbar, stattdessen sehen Sie unterhalb der Titelleiste das von vorhergehenden PowerPoint-Versionen her bekannte Datei-Menü.

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    Abbildung 7.22: Während Sie die auf der Folie eingefügte Excel-Tabelle innerhalb von PowerPoint bearbeiten, wird die Multifunktionsleiste von Excel eingeblendet.

  3. Erstellen Sie die Tabelle auf dem Arbeitsblatt, wie Sie es von Excel gewohnt sind. Achten Sie darauf, dass die Tabelle oben links in der Zelle A1 beginnt.

  4. Passen Sie die Größe des Arbeitsblattes an die fertige Tabelle an, indem Sie die rechte untere Ecke des schraffierten Rahmens verschieben.

  5. Klicken Sie außerhalb des Excel-Objekts, um den Bearbeitungsmodus für Excel-Tabellen zu verlassen.

  6. Wenn Sie die Tabelle noch vergrößern oder verkleinern wollen, verwenden Sie dazu die Anfasser an den Ecken des Objekt-Rahmens.

Wollen Sie anschließend die Excel-Tabelle erneut bearbeiten, gelangen Sie mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus. Alternativ klicken Sie die Excel-Tabelle mit der rechten Maustaste an und zeigen dann im Kontextmenü auf Arbeitsblatt-Objekt.

  • Klicken Sie auf Bearbeiten, wenn Sie die Excel-Tabelle wiederum innerhalb von PowerPoint bearbeiten wollen.

  • Klicken Sie auf Öffnen, um das Excel-Objekt im normalen Programmfenster von Excel zu bearbeiten. Nachdem Sie die Bearbeitung in Excel abgeschlossen haben, klicken Sie in Excel auf die Office-Schaltfläche und wählen dort den Befehl Schließen & Zurückkehren zu Dokumentname, wobei im Menü statt Dokumentname der Name angezeigt wird, unter dem die PowerPoint-Präsentation gespeichert wurde.

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle als Kopie einfügen

Wenn Sie bereits eine Tabelle mit Excel erstellt haben und diese in einer Präsentation verwenden wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Starten Sie Excel und öffnen Sie dort die Arbeitsmappe, in der sich die betreffende Tabelle befindet.

  2. Markieren Sie in Excel den Bereich, den Sie auf Ihrer Folie einfügen wollen.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.

  4. Wechseln Sie zu PowerPoint und zeigen Sie die gewünschte Folie an.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen. Der markierte Bereich des Excel-Arbeitsblatts wird auf der Folie eingefügt.

Die auf der Folie eingefügte Excel-Tabelle hat mit dem Arbeitsblatt keine Verbindung mehr, das heißt, es handelt sich um eine echte Kopie. Wenn Sie die Daten der Tabelle im originalen Arbeitsblatt verändern, hat dies auf die Tabelle in Ihrer Präsentation keinerlei Auswirkung.

Daten aus vorhandener Excel-Tabelle verknüpft einfügen

Wenn Sie möchten, dass die Excel-Tabelle in Ihrer Präsentation eine Änderung an der zugrunde liegenden Excel-Arbeitsmappe automatisch übernehmen kann, müssen Sie die Tabelle verknüpft einfügen:

  1. Führen Sie die im letzten Abschnitt beschriebenen Schritte 1 bis 4 aus.

  2. Klicken Sie jetzt in der Registerkarte Start auf den unteren Teil der Schalt-fläche Einfügen, um das zugehörige Menü anzuzeigen.

  3. Wählen Sie im Menü der Schaltfläche den Befehl Inhalte einfügen. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird angezeigt.

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    Abbildung 7.23: In diesem Dialog können Sie festlegen, dass die Tabelle verknüpft eingefügt werden soll.

  4. Schalten Sie im Dialogfeld die Option Verknüpfung einfügen ein.

  5. Klicken Sie auf OK, um den markierten Bereich des Excel-Arbeitsblattes auf der Folie einzufügen.

Wenn Sie die Präsentation dann schließen und anschließend erneut öffnen, zeigt PowerPoint ein Dialogfeld an, in dem Sie darauf hingewiesen werden, dass die Präsentation Verknüpfungen enthält. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Verknüpfungen können Sie die Aktualisierung veranlassen.

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Abbildung 7.24: PowerPoint weist Sie auf die Verknüpfung hin.

Alternativ können Sie die Aktualisierung jederzeit manuell auslösen, indem Sie die Excel-Tabelle auf der Folie mit der rechten Maustaste anklicken und in ihrem Kontextmenü den Befehl Verknüpfung aktualisieren aufrufen.

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Abbildung 7.25: Manuelles Aktualisieren einer Verknüpfung.

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