Evaluieren von Projektänderungsanforderungen

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Von Jane Suchan, PMP

Nicht gesteuertes Ändern ist einer der größten Feinde eines Projektmanagers.     Das ist der Grund, warum ein zuverlässiger Change Management-Prozess der beste Freund eines Projektmanagers sein kann. Wenn Sie diese Art von Prozess einrichten, können Sie das, was der Kunde angefordert hat, im geforderten Zeitplan und innerhalb des vereinbarten Budgets bereitstellen. Ohne Änderungssteuerung wird der Projektumfang ein sich bewegendes Ziel, und Sie riskieren, dass Sie mindestens einen Ihr Projekterfolgsfaktoren verfehlen. Die Möglichkeit zum Verwalten und Steuern von Änderungen, insbesondere von denen des Projektumfangs, ist ein Schlüssel für das Erreichen der Ziele und ein typischer Leistungsindikator für einen Projektmanager. Projektänderungen sind unvermeidlich, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, mit ihnen umzugehen, wenn – nicht sofern – sie auftreten.

Finden der Balance zwischen Change Management und Bürokratie

Eine der Herausforderungen für Projektmanager besteht darin, die Balance zwischen dem erforderlichen Steuern von Projektänderungen und dem Vermeiden von unnötiger Bürokratie zu finden. Die Frage lautet: Wo ist der Kipppunkt? Da jedes Projekt einzigartig ist, unterscheidet sich der Punkt, an dem Änderungssteuerung keinen Mehrwert mehr bringt und in Bürokratie umschlägt, von Projekt zu Projekt.

Einige der Projektbeteiligten oder sogar die Mitglieder Ihres Projektteams haben möglicherweise den Eindruck, dass Einrichten von Änderungssteuerung Ihre Art ist, die gefürchtete Umfangszunahme zu vermeiden, und dass Sie nicht bereit sind, flexibel zu sein und das zu tun, was das Beste für Ihre Kunden und Unternehmen ist. Es ist wichtig, diese Auffassung zu zerstreuen. Lassen Sie alle Beteiligten wissen, dass Ihre Vorgehensweise genau das Gegenteil ist: Sie implementieren ein effizientes Verfahren zur ständigen Evaluierung von geforderten Änderungen. Wird das Vornehmen der jeweiligen Änderung als ratsam erachtet, haben Sie Verfahren eingerichtet, um bei Bedarf zu reagieren.

Seitenanfang

Der Change Management-Plan des Projekts

Damit Sie schnell reagieren können, wird in einem Change Management-Plan des Projekts beschrieben, was passieren soll, wenn Abweichungen auftreten. Der Plan ist nicht dazu gedacht, Änderungen zu verhindern. Stattdessen soll er ein Verfahren skizzieren, in dem beschrieben ist, wie eine Änderung mitgeteilt wird, wie Entscheidungen getroffen werden und wie das Projekt entsprechend angepasst wird.

Seitenanfang

Einrichten einer Änderungssteuerung

Sie sollten Ihr Verfahren zur Änderungssteuerung realisieren, sobald Sie einen Basisplan für die wichtigsten Projektleistungen, etwa geschäftliche Anforderungen und Zeitplan, erstellt haben. Das Projektteam und die Projektbeteiligten – sowie alle anderen Personen, die von Änderungen im Projekt betroffen sind – sollten den Change Management-Plan überprüfen und befürworten, bevor Sie ihn in Kraft setzen.

Kleine Änderungen, die wenig Einfluss auf den Gesamterfolg des Projekts haben, sollten Sie nicht die gleichen rigorosen Maßnahmen zur Folge haben wie solche Änderungen, die an Anforderungen oder an Meilensteinen des kritischen Pfads eines Zeitplans vorgenommen wurden. Im Change Management-Plan des Projekts muss festgelegt sein, wann eine formale Projektänderungsanforderung erforderlich ist. Beispiel:

  • Was sind die Grenzwerte für Zeitplan- und Budgetänderungen?

  • Gibt es Änderungen, die immer eine Änderungsanforderung erfordern?

  • Welche Änderungen können im Change Management-Verfahren übersprungen werden?

Eine Warnung hier: Häufig ist es die Vielzahl kleiner Änderungen, die den Schaden verursachen, nicht die umfangreichen, offensichtlichen Änderungen. Sie sollten dies berücksichtigen, wenn Sie Ihre Kriterien für eine Projektänderungsanforderung definieren. Beispielsweise sollten in Ihrem Change Management-Plan Kategorien für Änderungsanforderungen definiert sein, etwa was wesentlich oder geringfügig ist:

  • Wesentliche Änderungen    Diese sollten als Projektänderungsanforderungen dokumentiert sein. Wesentliche Projektänderungen:

    • Wirken sich auf Voraussetzungen oder Arbeitselemente im kritischen Pfad aus, wodurch wichtige Meilensteine oder der Endtermin des gesamten Projekts um eine bestimmten Zeit (prozentual oder absolut) verzögert werden. Kriterien für wesentliche Änderungen sollten für jedes Projekt definiert sein.

    • Erfordern eine zusätzliche Finanzierung (in Euro oder als Prozentsatz des Budgets). Auch hier gilt, der Betrag sollte für jedes Projekt definiert sein.

  • Geringfügige Änderungen    Diese routinemäßigen Änderungen erfordern keine Projektänderungsanforderungen. Geringfügige Änderungen:

    • Wirken sich nicht maßgeblich auf den Plan aus. Sie schieben den Fertigstellungstermin von Meilensteinen oder Aufgaben nicht mit Projektabhängigkeiten nach hinten.

    • Haben keine negativen finanziellen Folgen. Es ergibt sich keine Abweichung im Projektbudget.

Seitenanfang

Tipps für die Evaluierung von Änderungsanforderungen

Der Change Management-Plan eines Projekts sollte auch Informationen dazu enthalten, wie Änderungsanforderungen evaluiert werden. Es ist unerlässlich, dass die Kriterien für diese Evaluierung bestimmt werden, bevor sie erforderlich ist, damit keine Zeit zum Erzielen eines Konsens vergeudet wird. Ein Festlegen dieser Parameter hilft dabei, die Balance zwischen Änderungen und den allgemeinen Unternehmenszielen und -vorteilen zu finden.

Es folgen einige typische Fragen, die zu berücksichtigen sind, wenn eine Änderungsanforderung evaluiert wird:

  • Erweitert oder ändert diese Änderung die geschäftlichen Anforderungen?

  • Gibt es eine Ersatzlösung, oder ist diese Änderung für den Gesamterfolg des Projekts erforderlich?

  • Bedingt diese Änderung eine zusätzliche Finanzierung?

  • Führt die Änderung zu einer Verzögerung des Projektendtermins?

  • Auch wenn diese Änderung negative Auswirkungen auf das Projekt hat, führt sie zu erheblichen geschäftlichen Vorzügen, die sie als lohnend erscheinen lassen?

  • Ist es sinnvoller, diese Änderung jetzt umzusetzen, statt sie zu verzögern? Kostet die Verzögerung das Unternehmen am Ende mehr Geld?

  • Wurden alle betroffenen Projektbeteiligten berücksichtigt, und befürworten sie die Änderung?

  • Gibt es vertragliche Konsequenzen, die zu berücksichtigen sind? Werden aufgrund dieser Änderung beispielsweise Vereinbarungen mit externen Herstellern nicht eingehalten?

Seitenanfang

Genehmigen von Projektänderungsanforderungen

Außerdem ist es wichtig zu definieren, wer geforderte Änderungen genehmigen – oder nicht genehmigen – darf. Es ist üblich, die verschiedenen Kompetenzebenen zu definieren, sodass routinemäßige Änderungen effizient bearbeitet werden können, während erhebliche Änderungen das erforderliche Maß an Managementaufmerksamkeit erfahren.

Wenn sich eine vorgeschlagene Änderung auf den Umfang des Projekts auswirkt, sollten Sie die Änderung als eine geschäftliche Entscheidung ansehen, für die eine Genehmigung des Projektkostenträgers erforderlich ist. Gibt es keine Auswirkungen auf den Umfang, können das Projektteam und der Projektkostenträger entscheiden, dass der Projektmanager die Berechtigung hat, die Änderung innerhalb bestimmter Grenzen zu genehmigen. Für einige Projekte werden Änderungssteuerungsgremien gebildet und in regelmäßigen Abständen zusammengerufen, um Änderungsanforderungen zu bewerten und zu genehmigen. Im Unternehmen kann es verschiedene Änderungssteuerungsgremien geben, die sich mit unterschiedlichen Arten von Änderungsanforderungen befassen. So kann sich z. B. ein Steuerungsgremium für technische Änderungen technische Probleme ansehen.

Eine einfache Möglichkeit, die Richtlinien für die Genehmigung von Änderungsanforderungen zusammenzufassen, ist eine Tabelle wie die folgende, die auf einem Beispielprojekt basiert:

Änderungsart

Allgemeine Beschreibung

Kriterien

Genehmigende Person

Pr.änd.anf erforderlich?

Hauptfach

Entspricht einer erheblichen Änderung am Projektumfang, -zeitplan oder -budget

Hinzufügen einer neuen Anforderung oder Erweiterung einer vorhandenen geschäftlichen Anforderung

Zeitplanverzögerung von mehr als 14 Tagen oder Verzögerung des Projektendtermins

Erfordert eine zusätzliche Finanzierung von 100.000 € oder mehr

Gremium zur Steuerung von Projektänderungen

Ja

Hauptfach

Entspricht einer Änderung am Projektumfang, -zeitplan oder -budget

Klärung einer geschäftlichen Anforderung

Zeitplanverzögerung von weniger als 14 Tagen, die sich nicht auf den Projektendtermin auswirkt

Erfordert eine zusätzliche Finanzierung von weniger als 100.000 €

Projektmanager

Ja

Geringfügig

Routinemäßige Änderung mit wenig oder gar keinem Einfluss auf das Projekt

Ändert keinen Meilenstein-Fertigstellungstermin

Auswirkung auf das Projektbudget ist kleiner als X € oder X %

Projektmanager

Nein

Seitenanfang

Der große Erfolg

Projektteams sind immer bestrebt, mit der Durchführung eines Projekts zu beginnen, manchmal auf Kosten einer effektiven Planung. Es ist verlockend, kurze Wege zu nehmen und davon auszugehen, dass sich die Dinge im Projektverlauf klären. Ist ein gut entwickeltes Änderungssteuerungsverfahren eingerichtet, bevor Änderungen auftreten, ergeben sich große Erfolge und bessere Projektgesamtergebnisse. Durch Entfernen der Subjektivität aus der Änderungssteuerung wird es dem Projektteam ermöglicht, effizient und effektiv auf Fluktuation zu reagieren. Ein gut durchdachter detaillierter Change Management-Plan, der durch die Mitglieder des Projektteams und die Projektbeteiligten akzeptiert wurde, hilft dabei, Zeit und Geld zu sparen, etwas, von dem Projektmanager nie genug haben.

Seitenanfang

Informationen zur Autorin     Jane Suchan ist Programm-Managerin mit Erfahrung bei der Betreuung von Geschäftsinitiativen auf Unternehmensebene und der Entwicklung von Methoden für das Projektmanagement. Jane lebt in Seattle, Washington.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×