Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke für E-Mail-Nachrichten

Erstellen wiederverwendbarer Textblöcke für E-Mail-Nachrichten

Das Outlook-Feature Schnellbausteine bietet Bausteine, wiederverwendbare Inhalte oder andere E-Mail-Nachrichtenteile, die in Katalogen gespeichert sind. Sie können jederzeit auf die Bausteine zugreifen und diese wiederverwenden. Sie können auch Bausteine speichern und mit Vorlagen verteilen, sodass andere Personen die von Ihnen erstellten Bausteine verwenden können.

  1. Wählen Sie den Inhalt oder den E-Mail-Nachrichtenteil aus, den Sie als wiederverwendbaren Baustein speichern möchten.

    Wenn Sie die Absatzformatierung – einschließlich Einzug, Ausrichtung, Zeilenabstand und Seitenumbrüche – mit dem Eintrag speichern möchten, schließen Sie die Absatzmarke ( Absatzmarke ) in die Auswahl ein.

    Hinweis :  Wenn Sie Absatzmarken anzeigen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Text formatieren auf die Schaltfläche Absatz.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

  3. Klicken Sie auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

  4. Füllen Sie das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen aus:

    • Name     Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein.

    • Katalog     Wählen Sie den Katalog aus, in dem der Baustein angezeigt werden soll.

    • Kategorie     Wählen Sie eine Kategorie aus, z. B. Allgemein oder Integriert, oder erstellen Sie eine neue Kategorie.

    • Beschreibung     Geben Sie eine Beschreibung für den Baustein ein.

    • Speichern in     Klicken Sie in der Dropdownliste auf den Namen der Vorlage.

      Eine Vorlage muss geöffnet sein, damit sie in der Dropdownliste der Vorlagennamen angezeigt wird.

    • Optionen     Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

      • Wählen Sie Inhalt in eigenem Absatz einfügen aus, damit der Inhalt in einem eigenen Absatz selbst dann eingefügt wird, wenn sich der Cursor in der Mitte eines Absatzes befindet.

      • Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus, um den Inhalt auf einer eigenen Seite einzufügen.

      • Wählen Sie Nur Inhalt einfügen für alle anderen Inhalte aus.

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Sie müssen über mindestens einen gespeicherten Baustein verfügen, um diese Aufgabe ausführen zu können.

  1. Klicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf die Stelle, an der ein Baustein eingefügt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich "Katalog". Wenn der von Ihnen gewünschte Baustein angezeigt wird, wählen Sie ihn aus. Wenn der Baustein nicht angezeigt wird, klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  4. Wählen Sie den Baustein aus, und klicken Sie dann auf Einfügen.

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  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich "Katalog", und klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  3. Klicken Sie auf den Namen des Bausteins, den Sie umbenennen möchten, und dann auf Eigenschaften bearbeiten.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Baustein ändern einen neuen Namen für den Eintrag ein, und klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie bei der Frage, ob Sie den Eintrag für den Baustein neu definieren möchten, auf Ja.

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Sie können jederzeit auf Bausteine zugreifen und diese wiederverwenden. Sie können auch Bausteine mit Vorlagen verteilen. Sie können beispielsweise Bausteine in einer Vorlage erstellen und die Vorlage an andere Benutzer verteilen, die dann die Vorlage im Ordner "Bausteine" speichern und die von Ihnen erstellten Bausteine verwenden können.

  1. Klicken Sie auf Neu, um eine leere E-Mail-Nachricht zu erstellen.

  2. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter.

    Gilt nur für Outlook 2007: Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage.

  4. Geben Sie einen Namen für die neue Vorlage ein, klicken Sie in der Liste Dateityp auf Outlook-Vorlage, und klicken Sie dann auf Speichern.

    Gilt nur für Outlook 2007: Sie können die Vorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

  5. Erstellen und speichern Sie in der geöffneten Vorlage die Bausteine, die Sie anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten. Stellen Sie beim Angeben der Informationen im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen sicher, dass Sie in der Liste Speichern in auf den Vorlagennamen klicken.

    Verwenden Sie für alle Optionen, die Benutzern für einen bestimmten Baustein zur Verfügung stehen sollen, den gleichen Kategorienamen.

    Hinweis : Nachdem Sie den Baustein in einem Katalog gespeichert haben, können Sie den Inhalt aus der Vorlage löschen. Der Inhalt bleibt dem Baustein zugeordnet.

  6. Verteilen Sie die Vorlage. Wenn die Empfänger mit der Verwendung von Vorlagen nicht vertraut sind, können sie unter Senden einer auf einer Vorlage basierenden E-Mail-Nachricht hilfreiche Informationen finden.

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  1. Öffnen Sie die Vorlage, die den Baustein enthält, den Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich "Katalog", und klicken Sie im Kontextmenü auf Organisieren und löschen.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  4. Wählen Sie den Eintrag aus, und klicken Sie dann auf Löschen.

  5. Schließen Sie die Vorlage, und klicken Sie dann auf Ja, wenn Sie zum Speichern der Vorlage aufgefordert werden.

    Wenn Sie die Vorlage verteilen, steht der gelöschte Baustein in den Katalogen nicht mehr zur Verfügung, obwohl der Inhalt möglicherweise noch in der Vorlage angezeigt wird.

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