Erstellen von zugreifbaren PDF-Dateien

Wenn Sie PDF-Dateien Barrierefreiheitstags hinzufügen, können Sprachausgaben und andere Hilfstechnologien ein Dokument (mit Inhaltsverzeichnissen, Links, Lesezeichen, Alternativtext usw.) einfacher lesen und darin navigieren. Barrierefreiheitstags ermöglichen es auch, die Informationen auf unterschiedlichen Geräten zu lesen, beispielsweise auf Großschriftdisplays, persönlichen digitalen Assistenten (PDAs) und Mobiltelefonen. In Word für Windows, Mac und in Word Online können Sie Tags automatisch hinzufügen lassen, wenn Sie eine Datei im PDF-Format speichern.

Bereiten Sie Ihre Quelldatei vor. Durch Tagging können Sie Ihre PDF-Datei einfacher barrierefrei machen, doch ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Quelldatei überprüfen, bevor Sie sie als PDF speichern.

Folgen Sie den nachstehenden Richtlinien, um Barrierefreiheitsprobleme, z. B. fehlenden Alternativtext, zu ermitteln und zu beheben, bevor sie bei einer Person mit einer Behinderung zu einem Problem führen:

Wenn Sie in einer anderen App arbeiten, z. B. Publisher oder Visio, treffen viele der Vorschläge in diesen Artikeln ebenfalls zu. Es ist beispielsweise immer wichtig, Alternativtext für Tabellen und Bilder hinzuzufügen sowie Formatvorlagen für Überschriften und Absätze für Text zu verwenden.

Speichern einer barrierefreien PDF-Datei in Office

Welche Typen von Dateien Sie als PDF-Datei speichern können, ist von der Plattform abhängig. Auf einem Windows-Computer können Sie beispielsweise Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen, PowerPoint-Präsentationen, Publisher-Publikationen oder Visio-Zeichnungen speichern. Wenn Sie die Dateioptionen für andere Plattformen anzeigen möchten, wählen Sie die Registerkarte für die betreffende Plattform aus.

Auf einem Windows-Computer können Sie Ihre Datei durch Ausführen der folgenden Schritte als mit Tags versehene PDF-Datei speichern.

Office 2016

  1. Klicken Sie auf Datei > Speichern unter, und wählen Sie aus, wo die Datei gespeichert werden soll.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp den Eintrag PDF aus.

  3. Klicken Sie auf Optionen, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

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Office 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.

  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.

  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.

  5. Klicken Sie auf Optionen.

  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Seitenanfang

Office 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.

  3. Klicken Sie auf Optionen.

  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Seitenanfang

Nachdem Sie ein Word-Dokument auf einem Mac erstellt haben, können Sie Ihre Datei durch Ausführen der folgenden Schritte als mit Tags versehene PDF-Datei speichern.

Speichern einer barrierefreien PDF-Datei mit Mac für Office
  1. Wählen Sie Datei > Speichern unter (oder drücken Sie Befehl+Umschalt+S), geben Sie den Dateinamen in das Textfeld Speichern unter ein, und wählen Sie dann den Speicherort für die Datei aus.

  2. Wechseln Sie im Dialogfeld "Speichern unter", zum Dropdownfeld Dateiformat. Blättern Sie mithilfe des Dropdownpfeils durch die Dateitypen, und wählen Sie "PDF" aus.

  3. Aktivieren Sie das Optionsfeld "Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit (verwendet den Microsoft-Onlinedienst)". Damit wird sichergestellt, dass die PDF-Datei markiert wird.

  4. Wählen Sie Speichern aus.

    Hinweis : Microsoft legt großen Wert auf Ihre Sicherheit und auf Datenschutz. Um ein Word-Dokument ins PDF-Format zu konvertieren, wird das Dokument zur Konvertierung über einen sicheren Microsoft-Dienst über das Internet gesendet. Die konvertierte Datei wird dann sofort zurück an Ihr Gerät gesendet. Der Microsoft-Onlinedienst speichert keinen Ihrer Dateiinhalte auf unseren Servern. Sie können die konvertierte Datei an Ihrem bevorzugten Speicherort speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Warum muss der Microsoft Online-Dienst einige Office-Dateien konvertieren?

Word Online speichert Ihre gesamte Arbeit automatisch in der Cloud, weshalb Sie keine Schaltfläche "Speichern" finden. Sie können ein Dokument aber auch als eine PDF-Datei herunterladen.

  1. Um den Fokus in das Menüband zu verschieben, drücken Sie so oft STRG+F6, bis Sie den Namen einer Registerkarte hören.

  2. Drücken Sie UMSCHALT+TAB, bis Sie "Schaltfläche 'Datei'" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  3. Drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie "Speichern unter" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  4. Drücken Sie im Bereich Speichern unter die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie "Als PDF herunterladen" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Das Dialogfeld Microsoft Word Online wird mit einem Link zu Ihrer PDF-Datei geöffnet.

  5. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie hören "Klicken Sie hier, um das PDF Ihres Dokuments anzuzeigen", und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Eine Benachrichtigungsleiste in Internet Explorer wird geöffnet, und Sie hören "Möchten Sie das Dokument speichern?".

  6. Um den Fokus auf die Benachrichtigungsleiste zu setzen, drücken Sie ALT+N.

  7. Drücken Sie die TAB-TASTE, um zur Schaltfläche Speichern zu wechseln, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um am Standardspeicherort zu speichern, drücken Sie die EINGABETASTE.

    • Wenn Sie an einem anderen Speicherort speichern möchten, drücken Sie die NACHT-UNTEN-TASTE, wechseln Sie zu Speichern unter, und drücken Sie die EINGABETASTE. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Dateinamen ein, wählen Sie den gewünschten Ordner aus, und drücken Sie dann die TAB-TASTE, um zur Schaltfläche Speichern zu gelangen, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  8. Um den Fokus wieder zurück in das Dokument in Word Online zu verlagern, drücken Sie auf der Benachrichtigungsleiste die TAB-TASTE, um zur Schaltfläche Schließen zu wechseln, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Wenn der Fokus auf eine leere Registerkarte in Ihrem Browser wechselt, schließen Sie diese, indem Sie STRG+W drücken.

  9. Um das Dialogfeld Microsoft Word Online zu schließen, drücken Sie die TAB-TASTE, um zur Schaltfläche Schließen zu gelangen, und drücken Sie dann die LEERTASTE.

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