Erstellen von einfachen Abfragen

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Für schnelle Suchen und Fragen erstellen Sie eine einfache Abfrage, um die benötigten Daten zu finden und die gewünschten Antworten zu erhalten.

Erstellen einer Abfrage in der Entwurfsansicht

In der Entwurfsansicht können Sie die von Ihnen erstellte Abfrage besser steuern als der Abfrage-Assistent.

  1. Öffnen der Abfrageentwurfsansicht

    • Um zu beginnen, wählen Sie Erstellen > Abfrageentwurf aus.

      Menübandsymbol "Abfrageentwurf"

  2. Hinzufügen von Datenquellen

    Fügen Sie zuerst die Tabelle oder Abfrage mit den Daten hinzu, die Sie anzeigen möchten. (Ja, Sie können neue Abfragen aus gespeicherten Abfragen erstellen. So haben Sie beispielsweise eine Abfrage erstellt, die alle Produkte von Ihren Lieferanten sucht und sie von den höchsten zu den niedrigsten Umsatzzahlen sortiert. Verwenden Sie diese Abfrage als Datenquelle für eine neue Abfrage, die z. B. Produktumsätze von Lieferanten in einer bestimmten Region sucht.)

    1. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle anzeigen die Registerkarte Beide aus.

    2. Wählen Sie die gewünschten Datenquellen und, nach jeder Quelle, Hinzufügen aus.

    3. Schließen Sie das Dialogfeld.

  3. Hinzufügen von Ausgabefeldern

    Die Ausgabefelder sind die Daten, die angezeigt oder in das Resultset für die Abfrage einbezogen werden sollen.

    • Ziehen Sie die gewünschten Felder aus der Datenquelle im oberen Bereich nach unten in eine leere Zelle in der Zeile "Feld" im unteren Bereich.

      Screenshot der Ansicht "Alle Access-Objekte"

    Verwenden eines Ausdrucks als Ausgabefeld

    Wenn Sie Berechnungen durchführen oder mithilfe einer Funktion eine Abfrageausgabe erzeugen möchten, schließen Sie einen Ausdruck als Ausgabefeld ein. Im Ausdruck können – zusätzlich zu Funktionen wie "Format" oder "InStr" – Daten aus jeder der Abfragedatenquellen verwendet werden, und es können darin Konstanten und arithmetische Operatoren enthalten sein.

    1. Wählen Sie in einer leeren Spalte des Abfrageentwurfsbereichs die Zeile Feld aus.

    2. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Abfragesetup die Option Generator aus.

    3. Geben Sie Ihren Ausdruck ein, oder fügen Sie ihn ein. Stellen Sie dem Ausdruck den Namen, den Sie für dessen Ausgabe verwenden möchten, und dahinter einen Doppelpunkt voran. Um beispielsweise den Ausdruck "Letzte Aktualisierung" zu beschriften, beginnen Sie Ihren Ausdruck mit: "Letzte Aktualisierung:"

      Alternativ können Sie Ihren Ausdruck mithilfe des Ausdrucks-Generators mit Ausdruckselementen, Ausdruckskategorien und Ausdruckswerten erstellen.

    Hinweis : Ausdrücke sind leistungsfähig und flexibel, und es gibt dafür viele Optionen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Ausdrucks.

  4. Angeben von Kriterien (optional)

    Mithilfe von Kriterien können Sie die von Ihrer Abfrage zurückgegebenen Datensätze (auf Feldwerte) beschränken. So sollen beispielsweise nur die Produkte mit einem Stückpreis von unter 10 € angezeigt werden.

    1. Zur Angabe von Kriterien ziehen Sie zuerst die Felder mit den gewünschten Werten in den unteren Bereich.

      Tipp : Beim Hinzufügen eines Felds werden dessen Daten standardmäßig in die Abfrageergebnisse einbezogen. Wenn Sie das gewünschte Feld bereits hinzugefügt haben, müssen Sie es nicht erneut hinzufügen, um darauf Kriterien anzuwenden.

    2. Wenn die Feldinhalte in den Ergebnissen nicht angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie in der Zeile "Anzeigen" für das Feld das zugehörige Kontrollkästchen.

    3. Geben Sie in der Zeile Kriterien für das Feld einen Ausdruck ein, den die Feldwerte erfüllen müssen (sofern der Datensatz in Ihre Ergebnisse einbezogen werden soll). Beispiel: <10. (Weitere Beispiele finden Sie unter Beispiele für Abfragekriterien.)

    4. Geben Sie in der Zeile Oder unter der Zeile Kriterien beliebige alternative Kriterien an.

    Wenn Sie alternative Kriterien angeben, werden Datensätze ausgewählt, wenn der Wert des Felds eines der aufgelisteten Kriterien erfüllt. Wenn Sie beispielsweise das Feld Staat aus Ihrer Tabelle "Kunden" einbezogen haben, "CA" als Kriterium angegeben und Oder-Zeilen für "ID" und "WA" einbezogen haben, erhalten Sie Datensätze für Kunden, die in einem der drei angegebenen Staaten wohnen.

  5. Zusammenfassen von Daten (optional)

    Möglicherweise möchten Sie Daten zusammenfassen – insbesondere, wenn Ihre Daten numerisch sind. So möchten Sie z. B. den Durchschnittspreis oder den Gesamtumsatz sehen.

    1. Fügen Sie dem Abfrageentwurfsbereich im unteren Bereich bei Bedarf die Zeile Summe hinzu. Wählen Sie in der Entwurfsansicht auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden die Option Summen aus.

    2. Wählen Sie für jedes Feld, das Sie zusammenfassen möchten, in der Zeile Summe die gewünschte Funktion aus. Die verfügbaren Funktionen hängen vom Datentyp des Felds ab.

  6. Ausführen oder Speichern der Abfrage

    • Zum Ausführen der Abfrage wählen Sie in der Gruppe Ergebnisse auf der Registerkarte Entwurf den Befehl Ausführen aus.

    • Wenn Sie die Abfrage für spätere Verwendung speichern möchten, wählen Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff Speichern Speichern aus. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Abfrage ein, und wählen Sie OK aus.

Weitere Tipps gefällig?

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie mithilfe des Abfrage-Designers eine Auswahlabfrage ganz neu erstellen.

Sie wählen die Datenquelle zusammen mit Feldern daraus aus.

Bei Bedarf fügen Sie Kriterien zum Filtern der Ergebnisse hinzu und vergewissern sich, dass Ihre Datentypen übereinstimmen.

Anschließend führen Sie die Abfrage aus und passen die Ansicht der Abfrageergebnisse so an, dass sie genau das Gewünschte anzeigt.

Die Abfrage soll die folgende Frage beantworten: "Wie viele Aufträge hat Tailspin Toys vorigen Monat erteilt?".

Fangen wir also an.

Wählen Sie im Menüband Erstellen und dann Abfrageentwurf aus.

Damit wird der Abfrage-Designer gestartet.

Über das Dialogfeld Tabelle anzeigen können Sie Tabellen oder Abfragen als Datenquelle hinzufügen, oder Sie können eine Quelle einfach aus dem Navigationsbereich ziehen.

Ich verwende jetzt die Tabelle "Aufträge" als meine Datenquelle. Zur Beantwortung meiner Frage benötige ich speziell Kundennamen und Auftragsdaten.

Sie können doppelklicken, um dem Entwurfsbereich hier unten ein Feld hinzuzufügen, oder Sie können es ziehen.

Wenn Sie jetzt die Abfrage ausführen, können Sie sehen, dass sie jeden Auftrag für jeden Kunden zurückgibt, und Sie können mit den Filtertools hier die Ergebnisse einschränken.

Wenn Sie aber einer Abfrage Kriterien hinzufügen, können Sie jedes Mal dasselbe Ergebnis erhalten.

Allerdings ist das Hinzufügen von Kriterien etwas komplizierter. Merken Sie sich deshalb ein paar Regeln.

Die erste Regel lautet: Kenne deine Daten!

Um Ihnen zu zeigen, was das bedeutet, öffne ich die Tabelle "Aufträge", ...

... wähle im Menüband Felder ...

... und dann die Felder in meiner Abfrage aus.

Das Feld Auftragsdatum ist vom Datentyp "Datum/Uhrzeit", ...

... doch das Feld Kunden ist kein Textfeld; es ist ein Feld vom Datentyp "Zahl".

Dies führt zur zweiten Regel: Ihre Kriterien müssen mit dem Datentyp des zu filternden Felds übereinstimmen.

Beispielsweise können Sie in einem "Datum/Uhrzeit"-Feld nur Datumswerte eingeben, in einem "Zahl"-Feld nur Zahlen usw.

Wie weiß ich also, welche Zahl Tailspin Toys entspricht?

Ich wähle Datenbanktools > Beziehungen aus. Im Bereich "Beziehungen" sehe ich, dass "Kunden" und Aufträge über die Felder "ID" und "Kunden-ID" verwandt sind.

Ich wähle Datenbanktools > Beziehungen aus. Im Bereich "Beziehungen" sehe ich, dass "Kunden" und Aufträge über die Felder "ID" und "Kunden-ID" verwandt sind.

Wenn ich die Tabelle "Kunden" öffne und "Tailspin Toys" suche, sehe ich den ID-Wert "23".

Zurück in der Abfrage gebe ich jetzt in der Kriterienzeile des Felds Kunden-ID den Wert 23 ein.

Danach erweitere ich das Feld Auftragsdatum und füge ein Paar logischer Operatoren hinzu: "zwischen" und "und". Ich gebe hier ein Anfangsdatum und hier ein Enddatum ein.

Beachten Sie, dass ich die Datumswerte in Nummernzeichen einschließe. Die sind in Access erforderlich, wenn ich den Wert als Datum und nicht als Text identifizieren möchte.

Ich führe die Abfrage aus und erhalte nun die gesuchten Ergebnisse: nur die Aufträge, die Tailspin vorigen Monat erteilt hat.

Jetzt kehre ich zurück, um Ihnen den Abfrage-Designer etwas genauer zu zeigen.

Sehen Sie diese Kontrollkästchen? Wenn Sie sie deaktivieren, blenden Sie das Feld aus dem Ergebnis aus, wie hier.

Das Feld ist in der Abfrage weiterhin enthalten, wird nur in den Ergebnissen nicht angezeigt.

Wenn Sie nur einen Teil des Ergebnisses zurückgeben möchten, beispielsweise die fünf wichtigsten Werte oder vielleicht die unteren 25 Prozent einer Datengruppe, wählen Sie einen Wert aus der Rückgabeliste aus.

Wechseln Sie dann hier im Entwurfsbereich zur Sortierzeile, und wählen Sie Aufsteigend oder Absteigend aus. Bei aufsteigender Reihenfolge werden die unteren Artikel und bei absteigender die oberen Artikel zurückgegeben.

Schauen Sie sich dann die Schaltfläche Summen an. Dies ist eine schnelle Möglichkeit zum Hinzufügen von Summen, Mittelwerten oder anderen Berechnungen zu einer Abfrage.

Hier ist ein Beispiel. Wie Sie sehen können, gibt es drei Tabellen mit einem Feld aus jeder Tabelle. Wenn ich die Abfrage unverändert ausführe, erhalte ich viele wiederholte Kategorien.

Zurück zur Entwurfsansicht.

Ich wähle Summen aus ... und sehe, dass Access eine Ergebniszeile zum Abfragebereich hinzufügt und für alle drei Felder Gruppieren nach festlegt.

Ich möchte beispielsweise sehen, wie viele Artikel von jeder Kategorie bestellt wurden. Ich entferne das Feld Auftragsdatum aus der Abfrage.

Ich lege das Feld Menge auf Summe fest und behalte für das Feld Kategorie den Wert Gruppieren nach bei.

Und ich verschiebe das Feld Kategorie, so dass es sich ganz links befindet.

Wenn ich jetzt die Abfrage ausführe, berechnet sie die Anzahl der verkauften Artikel in jeder Kategorie.

Sortieren Sie die Ergebnisse. Dann können Sie sehen, welche Kategorien am meisten oder am wenigsten verkauft werden.

Sie haben gesehen, wie eine Auswahlabfrage mithilfe des Abfrage-Designers erstellt wird.

Sie wissen jetzt, wie Sie Ihre Datenquelle und Kriterien auswählen, und außerdem, wie Sie Ihre Abfrage ausführen und die Ergebnisse optimieren können.

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