Erstellen von einfachen Abfragen

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Hinweis : Die Informationen auf dieser Seite gelten nur für Access-Desktopdatenbanken. Access-Web Apps unterstützen keine Berichte.

Bevor Sie Ihre Datenbank für andere Personen freigeben, formatieren Sie die Informationen so, dass sie leicht zu verstehen sind. Sie können die Informationen in Ihrer Datenbank mithilfe von Berichten anzeigen, formatieren und zusammenfassen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich eine Datensatzquelle aus.
    Die Datensatzquelle für einen Bericht könnte eine Tabelle oder eine benannte Abfrage sein. Sie muss alle Zeilen und Spalten der Daten enthalten, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen das gewünschte Tool für die Berichterstellung aus, und führen Sie alle Anweisungen zum Erstellen des Berichts aus.

Tool für die Berichterstellung

Beschreibung

Bericht

Erstellen Sie einen einfachen Bericht in Tabellenform, der alle Felder in der Datensatzquelle enthält, die Sie im Navigationsbereich ausgewählt haben.

Berichtsentwurf

Öffnen Sie einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, und fügen Sie dann die erforderlichen Felder und Steuerelemente hinzu.

Leerer Bericht

Öffnen Sie einen leeren Bericht in der Layoutansicht, und wählen Sie aus der Feldliste die Felder aus, die Sie hinzufügen möchten.

Berichts-Assistent

Folgen Sie den Anweisungen zum Angeben von Feldern, Gruppierungs- und Sortierungsebenen sowie Layoutoptionen.

Beschriftungen

Wählen Sie Standard- oder benutzerdefinierte Größen für Beschriftungen, die Felder, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten, und die gewünschte Sortierungsart aus.

Hinzufügen von Gruppierung, Sortierung oder Summen zu Feldern im Bericht
  1. Öffnen Sie den Bericht in der Entwurfsansicht.

  2. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe noch nicht geöffnet ist, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf die Option Gruppieren und Sortieren aus.

  3. Wählen Sie Gruppe hinzufügen oder Sortierung hinzufügen und dann das Feld aus, nach dem Sie gruppieren oder sortieren möchten.

  4. Wählen Sie in einer zu gruppierenden oder zu sortierenden Zeile Mehr aus, um weitere Optionen festzulegen und Summen hinzuzufügen.

Weitere Tipps gefällig?

Erstellen eines gruppierten oder zusammenfassenden Berichts

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Ihre Daten sollen mit anderen Personen gemeinsam genutzt werden, doch die Rohdaten in einer Tabelle sind oft nicht sehr übersichtlich.

An dieser Stelle kommen Datenbankberichte zum Einsatz. Erstellen Sie beispielsweise einen Bericht, um eine Momentaufnahme von Daten zu zeigen.

Überprüfen Sie die Details zu bestimmten Datensätzen, wie z. B. in einem einfachen Bericht mit Telefonnummern zu allen Ihren Kontakten.

Oder fassen Sie das Grundlegende aus Ihren Daten zusammen, wie in einem Zusammenfassungsbericht, der zeigt, welche Kunden kürzlich die größten Aufträge erteilt haben.

Der erste Schritt zum Erstellen eines Desktopdatenbank-Berichts ist das Auswählen Ihrer Quelle der Datensätze für den Bericht.

Die Datensatzquelle muss alle Zeilen und Spalten der Daten enthalten, die Sie im Bericht anzeigen möchten.

Die Datensatzquelle kann eine einzelne Tabelle sein. Wenn die Daten aber über zwei oder mehr Tabellen verteilt sind, verwenden Sie eine benannte Abfrage oder eine eingebettete Abfrage, die diese Tabellen enthält.

Wählen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage aus, die Ihre Datensatzquelle ist.

Wählen Sie Erstellen aus. Hier können Sie die verschiedenen Methoden zum Erstellen eines Berichts sehen.

Mit Bericht entwerfen Sie einen einfachen tabellarischen Bericht, der alle Felder Ihrer Datensatzquelle enthält.

Berichtsentwurf öffnet einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht. Anschließend fügen Sie die gewünschten Felder und Steuerelemente aus Ihrer Datensatzquelle hinzu.

Wenn Sie keine Datensatzquelle eingerichtet haben, verwenden Sie Leerer Bericht und die Feldliste, um Felder und Steuerelemente Ihrem Berichtsentwurf direkt hinzuzufügen.

Etiketten – wie Adressetiketten für Kunden – sind ebenfalls eine Art von Bericht, weil sie Felder aus einer Tabelle oder Abfrage in einem bestimmten Format anordnen. Verwenden Sie das Etikettentool, und durchlaufen Sie den Assistenten, um die Größe, Felder und Sortierreihenfolge für Etiketten auszuwählen.

Für den Bericht, den ich jetzt erstelle, wähle ich Berichts-Assistent aus. Dieser Assistent führt durch das Auswählen der Felder, Auswählen der Feldgruppierung oder -sortierung und Festlegen des Berichtslayouts.

Wählen Sie in Verfügbare Felder das erste Feld für den Bericht und dann diesen Pfeil nach rechts aus.

Wählen Sie in den verfügbaren Feldern Ihrer ausgewählten Datensatzquelle weitere Felder für den Bericht aus, und fügen Sie sie hinzu.

Sie sind nicht darauf beschränkt, nur die Felder in der einen Tabelle oder Abfrage zu verwenden, die Sie als Datensatzquelle ausgewählt haben. Wenn Sie möchten, wählen Sie Felder aus anderen verknüpften Tabellen oder Abfragen aus.

Hier geben Sie an, wie die Daten angezeigt werden sollen – basierend auf dem, was Sie hervorheben möchten. Ich werde jetzt den Bericht so einrichten, dass der Auftragsstatus angezeigt wird.

Auf dieser Seite gebe ich "Gruppieren" an, um große Mengen von Daten so zu organisieren, dass sie einfacher zu verstehen sind.

Ich wähle Gruppierungsoptionen aus, um weitere Auswahlmöglichkeiten zu der gerade hinzugefügten Gruppierungsebene anzuzeigen.

Auf dieser Seite gebe ich die Sortierreihenfolge an. So möchte ich beispielsweise eine aufsteigende Sortierung nach Auftrags-ID haben.

Ich wähle Zusammenfassungsoptionen aus, um anzugeben, dass an den numerischen Daten Berechnungen vorgenommen werden sollen.

Hier wählen Sie Ihr Berichtslayout aus.

Geben Sie an, ob der Bericht im Hoch- oder Querformat angezeigt werden soll und ob die Felder an die Größe der Seite anzupassen sind.

Fügen Sie einen Titel für Ihren Bericht hinzu.

Ich will mir schnell anschauen, wie der Bericht bis jetzt aussieht. Vorschau ist bereits ausgewählt. Deshalb wähle ich Fertig stellen aus.

Sieht schon ziemlich gut aus! Hier auf der Registerkarte Seitenansicht kann ich Anpassungen vornehmen.

Wenn ich damit fertig bin, wähle ich Seitenansicht schließen aus.

Der Bericht wird in der Entwurfsansicht angezeigt.

Schnell noch ein Blick auf die Liste Berichte im Navigationsbereich. Der neue Bericht wurde der Liste der Berichtsobjekte hinzugefügt.

Obwohl Sie im Laufe der Zeit vielleicht ein paar Anpassungen vornehmen möchten, haben Sie jetzt Ihren Basisbericht, den Sie mit den aus den Daten gewonnenen Erkenntnissen freigeben können.

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