Hinzufügen von Text und Daten

Erstellen von benutzerdefinierten numerischen Formaten

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Excel verfügt über viele integrierte numerische Formate, die Sie verwenden können, oder Sie erstellen einfach Ihre eigenen Formate.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift, und wählen Sie dann Zellen formatieren aus.

    Oder markieren Sie eine Spalte, und wählen Sie dann Start > Zahl aus.
    Allgemein

    Das Dialogfeld Zellen formatieren wird mit der standardmäßig ausgewählten Registerkarte Zahlen geöffnet.

    Hinweis : Alternativ können Sie STRG+1 drücken, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu öffnen.

  2. Wählen Sie in Kategorie die Option Benutzerdefiniert aus.
    Kategorie

  3. Wählen Sie in Typ ein vorhandenes Format aus.

    Oder geben Sie ein neues Format in das Feld Typ ein, um es zu erstellen.

  4. Wählen Sie OK aus.

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Richtlinien zum Organisieren und Formatieren von Daten auf einem Arbeitsblatt

Obwohl die Zahlenformate seit der ersten Version von Excel dabei sind, sehe ich immer wieder, wie wenig die doch genutzt werden.

Deswegen will ich Ihnen hier ein paar spezielle Beispiele zeigen, was Sie so mit benutzerdefinierten Zahlenformaten herausholen.

Fangen wir doch direkt mit so einer Postleitzahl an, oder sagen wir genauer mit einem Text, der mit einer 0 beginnt.

Wenn ich 01234 reinschreibe und das mit "Return" bestätige, dann wird die 0 weggeworfen und es bleibt übrig die eigentliche Zahl.

Das kann ich nicht gebrauchen, deswegen werde ich Excel jetzt einen Tipp geben, wie ich das meine, indem ich ein Hochkomma eingebe.

Das ist neben dem "ä" das Apostroph und dann 01234 und jetzt kann ich das bestätigen und das ist so ein klein bisschen noch ein Relikt aus Lotus-123-Zeiten, das wird jetzt als Text erkannt.

Da gibts direkt ein SmartTech als Warnung, dass ich hier angeblich einen Fehler gemacht hätte, aber ich meine das genau so.

Ich kann also diesen Fehler ignorieren.

Und damit Sie jeweils sehen, was ich mache, kann ich das davor notieren.

Also mit Apostroph eingegeben, ist eine der Möglichkeiten.

Sie sehen es auch direkt.

Ich mach das mal ein bisschen breiter.

Die Zahl ist, obwohl ich hier keine Ausrichtung vorgebe, also Standardausrichtung habe, diese angebliche Zahl ist ein Text.

Das sehe ich an dieser linksbündigen Ausrichtung.

Und wenn ich reinklicke, sehe ich auch das Hochkomma.

Die andere Variante ist, dass ich vorher das Format der Zelle ändere.

Also hier zum Beispiel bei den Zahlenformaten auf Text umschalte, da gibts sonst nichts einzustellen.

Und nach dem Okay, hier jetzt in aller Ruhe 1234, ohne ein Apostroph vorangestellt eingeben kann und mit "Return" wird das als Text akzeptiert.

Auch hier gibts eine SmartTech-Warnung.

Die muss ich umschalten auf "Fehler ignorieren".

Also, der eigentlich bessere Trick inzwischen, das andere hat mehr historische Gründe, ist, das als Text zu formatieren.

Also hier, ein ich sag mal, ein Zahlenformat zu nehmen.

Das können Sie auch da oben auswählen.

Da steht das so ein bisschen versteckt.

Hier ein Zahlenformat auszuwählen, was genau keine Zahl macht, sondern einen Text.

Und wenn Sie wissen, da stehen immer sowieso fünfstellige Postleitzahlen, also nur die deutschen, die beispielsweise englischen, oder niederländischen haben ja sowieso Buchstaben drin.

Wenn Sie also wissen, da kommt sowieso eine fünfstellige Zahl hin, dann können Sie auch direkt formatieren: 1, 2, 3, 4, 5 Nullen hinein als Zahlenformat.

Das werde ich jetzt also entsprechend machen.

Ein Zahlenformat und zwar benutzerdefiniert und nicht eine 0, sondern 1, 2, 3, 4 dazu.

Und dann habe ich hier 5 Nullen und nach dem Okay reicht es sogar, wenn ich jetzt 1234 eingebe und mit der Return-Bestätigung steht da jetzt die 0 davor, weil ich genau das erzwungen habe.

Daran, dass die Standardformatierung diese Zahl jetzt rechtsbündig macht, sehe ich, es ist wirklich eine Zahl.

Mit der kann ich also rechnen, mit der nicht.

Diese Zahlenformate bieten sowieso noch eine Menge mehr Möglichkeiten.

Ich will Ihnen das am Beispiel von Millionen zeigen.

Die Zahl die dahinter steckt, da mache ich jetzt einfach mal fast beliebig einige markiert: 1234567890.

Eine ziemlich große Zahl und mit Steuerung "Return" kopiere ich das alles gleichzeitig rein.

Die Schnellanalyse brauche ich nicht.

Es ist also überall die gleiche Zahl.

Die möchte ich zuerst mit den Tausenderpunkten drin haben.

Das kann man entweder hier bekommen, da wird allerdings immer auch noch mit einem Leerzeichen dahinter zusätzlich formatiert, deswegen gehe ich lieber hierhin, sage keine Dezimalstellen, aber bitte einen Tausenderpunkt.

Nach dem Okay, meistens sieht man es auch hier schon im Beispiel.

Nach dem Okay sehen Sie genau das hier: Tausenderpunkt.

Sie können sich das auch angucken bei den benutzerdefinierten Zahlenformaten, die schreiben nämlich sozusagen immer mit.

Das ist nichts anderes, als hier diese Formatierung, die nämlich verlangt mindestens eine Stelle vor dem Komma, auch die 0.

Die Doppelkreuze sagen, wenn es denn reicht, wird hier eine Ziffer angezeigt und der Punkt sagt: "Bitte mit Tausenderpunkt und dann auch mit Millionen- und Milliardenpunkt".

Das lässt sich aber natürlich ein bisschen schöner auch hinschreiben, deswegen möchte ich gern in Tausendern denken.

Also es geht hier um eine Milliarde, da sind so ein paar einzelne Euro, wenn es denn um Euro geht, gar nicht so wichitg.

Also möchte ich gern auch kürzen.

Das geht nämlich relativ einfach.

Ich suche mal hier wieder so ein benutzerdefiniertes Zahlenformat raus, kann auch schon mal dahinter, allerdings in Gänsefüßchen, das 1000 schreiben, aber das stimmt noch nicht und Sie werden jetzt feststellen, wenn ich hinter der 0, gucken Sie sich das oben ruhig im Beispiel an, wenn ich hinter der 0 den Punkt mache, dann wird gekürzt und das auch noch korrekt.

Also Sie sehen zu den 7890, wenn ich das kürze, wird das eine 8 und die letzten drei Stellen fallen weg.

Nach dem Okay sehen Sie, die Zahl selber ist noch drin, aber sie ist jetzt in Tausendern dargestellt.

Sie können dann natürlich auch TEuro, diese schöne Abürzung, die man immer als Teuro liest machen an dieser Stelle, dann würde sich entsprechend das Zahlenformat hier einfach ändern.

Dass Sie beispielsweise hier das Eurozeichen enfügen, diese Schreibweise.

Ich lasse es mal mitabrechnen bei den Tausend, dann ist das gleich durchgegangen.

Das können Sie auch für die Millionen machen.

Keine Frage.

Also benutzerdefiniert, wenn Sie das nächstbeste Format nehmen wollen.

Die benutzerdefinierten stehen immer ganz unten.

Dann nehme ich das als Vorlage.

Muss hier statt Tausend, Millionen schreiben und gucken Sie sich parallel die Zahl oben an.

Mache hier einfach einen zweiten Punkt.

Das sind jetzt 1.235 Millionen.

Die Zahl ist korrekt gekürzt.

Das geht auch mit Nachkommastelle.

Also wenn ich den nächsten auswähle auf benutzerdefiniert ganz ans Ende, dann kann ich hinter den Punkten, dann muss ich jetzt aber gut treffen, auch ,0 eingeben.

statt 1235, steht da jetzt korrekt 1.234,6 Millionen.

Das würden die Meisten sicherlich eher in Millarden angeben, also deswegen lautet mein letztes Zahlenformat an der Stelle.

Da greife ich wieder auf dieses zurück: Milliarden, da kommen drei Punkte hin und ich will gern zwei Nachkommastellen haben.

Und da sehen Sie nach dem Okay, da habe ich jetzt 1,23 Milliarden.

Das ist die gleiche Zahl, einfach nur anders formatiert.

Finde ich sehr praktisch, gerade wenn Sie es mit großen Zahlen zu tun haben.

Und wenn es ganz schlimm wird, lassen wir das Wort "Millionen" hier weg und schreiben es einmal drüber, dann haben Sie es nämlich wirklich kompakt, trotz Nachkommastelle, die weiterhin gut funktioniert.

Es gibt noch viel mehr Möglickeiten in den Zahlenformaten, die auch heute mit bedingter Formatierung durchaus praktisch sind.

Ich schreib schon mal da drüber; "Eins oder mehrere".

Das ist ein beliebtes Problem.

Hier stehen mehrere Zahlen drin.

Erst mal die 1 und mit gedrückter Steuerungstaste kann ich jetzt hier die Folgezahlen erzeugen.

Jetzt möchte ich, und zwar alle auf einen natürlich, die so formatieren, dass da "Jahre" dahintersteht.

Das ist kein wirkliches Problem.

Ich hab sie alle markiert, gehe auf "beutzerdefiniert", sage, ich brauche eine Ziffer und schreibe in "Jahre" dahinter und nach dem Okay macht er genau das.

Aber da bin ich anspruchsvoll.

Hier ist es nur ein Jahr.

Das sieht blöd aus mit "1 Jahre".

Jetzt könnte man natürlich hier ein eigenes Zahlenformat draufmachen, aber Sie werden sehen, das ist nicht nötig.

Sie wissen ja vielleicht gar nicht in jeder Zelle, welche Ziffer da erscheint.

Also brauche ich ein Zahlenformat, was unterscheiden kann.

Und wenn Sie sich Zahlenformate wie diese angucken: das ist eins von den fertigen, die haben hier ein Semikolon drin und da noch eins und da noch eins.

Die bestehen aus vier Teilen und im Grunde steht dort: "Format für positiv","Format für negativ", "Format für 0", " Format für Text".

Das wäre der Standardfall.

Sie können aber tatsächlich auch selber vorgeben, wie das Erste, Zweite, Dritte benutzt werden sollen.

Normalerweise würden Sie positive und negative durch Semikolon trennen und dort so was schreiben.

Ich mache jetzt mal einfach ein x davor, wenn es sich unterscheiden sollte.

Das wären positive Jahre, das wären nur dann, wenn es negative Zahlen gibt.

Nach dem Okay, muss ich jetzt einmal wenigstens eine Minuszahl reinschreiben.

Sie sehen, da kommt dieses "xJahre".

Ich nehme die drei mal wieder rein.

Das war sozusagen das Standardbeispiel.

Was ich stattdessen möchte, dieses kann ich wieder löschen, das war wirklich nur zum Spielen.

Was ich stattdessen möchte, ist eine andere Unterscheidung, die ich in eckigen Klammern davorschreibe.

Das ist eine Art Filter, aber da sollte natürlich noch eine 1 rein.

Das heißt alle, die den Wert 1 haben für [unaudiable] dieses Format und alle die den anderen Wert haben für [unaudiable] dieses Format und jetzt kann ich schön schreiben: ein "Ja, viele Jahre".

Ich könnte tatsächlich die 0 dann auch schon durch eine 1 ersetzen, aber das ist eher unüblich.

Und Sie werden jetzt sehen, dieses [=1] unterscheidet und nach dem Okay steht hier tatsächlich vollautomatisch ein "Ja" und "viele Jahre".

Und jetzt bin ich pingelig und sage: "Aber bitte doch in einer Ausrichtung".

"Wie sieht das denn hier aus?".

Auch das geht.

Ich werde jetzt hier hinter diesem Format, hinter dem Gänsefüßchen angeben, wie viel Platz dort sein soll.

Und zwar den Buchstaben, aber der soll natürlich nicht gedruckt werden, deswegen kommt da ein Unterstrich davor.

Das bedeutet, es muss so viel Platz freigehalten werden, wie für ein kleines "e".

Und nach dem Okay sehen Sie, passt wunderbar.

Sie können also mit einem einzigen Format dafür sorgen, dass die Zahl vernünftig formatiert ist.

Und Sie können auch mit einem einzigen Format, da muss ich jetzt ein bisschen nach unten, dafür sorgen, dass nicht Zahlen vernünftig erkannt werden, nämlich Texte erkennen.

Ich schreib da einfach mal, na ja ein bisschen zufällig: 1, 2, 5, 7, 19, ein paar Zahlen hin.

Sie sollen, das können wir ruhig hier schon mal addieren, formatiert werden.

Also die Summe über diese.

Merken Sie sich die 34 und ich markiere alle Zahlen zusammen und erkläre, das sei ein Kilogramm.

Sagen wir ruhig mit einer Nachkommastelle und die Einheit Kilogramm.

Das sähe so aus und nach dem Okay, alles perfekt.

Die kann man ein bisschen fetter machen, dann fällt sie deutlicher auf.

Sie haben weiterhin im Kopf 34 Kilogramm.

Jetzt kommt ein Schlauberger daher und soll das ändern.

Hat er irgendwie gelöscht die 7 Kilo.

Ich nehm sie weg, die 34 reduzieren sich.

Und er schreibt Folgendes da rein.

Es gibt Schlauberger, die genau so was machen.

Die sehen, hier ist ja ein Format.

Das schreibe ich jetzt auch und achten Sie auf die 34 Kilo, die dort unten jetzt erscheinen müssten, wenn ich das jetzt mit "Return" bestätige.

Da wundert er sich jetzt und sagt: "Na wieso ist denn das linksbündig?" "Macht mir das auch noch rechtsbündig." Und jetzt habe ich verloren.

Jetzt sehe ich hier eine Summe, die per Doppelklick beweist, dass sie über den Bereich geht und trotzdem falsch ist.

Hier steht nämlich keine Zahl drin, so wie dort mit einem Zahlenformat, sondern hier steht ein Text und der ist praktisch nicht zu finden.

Es gibt die Möglichkeit mit der F5-Taste.

Hier bei Inhalte können Sie jetzt sagen, Sie würden gern alle Konstanten markieren, die Text sind.

Oder sagen wir andersrum alle Konstanten, die Zahlen sind.

Nach dem Okay würden Sie an der Markierung hier unten sehen: "Huch, da ist ja eine Lücke hier in der Formel." "Da offenbar was anderes." Aber es geht auch mit einem Zahlenformat.

Nehmen Sie ein Zahlenformat, was sich sozusagen an die Regeln hält.

Positive Zahlen so: 0,0 , aber mit einem - davor wollte ich das haben.

Da auch in Kilogramm.

Die Nullen da können wir jetzt zum Beispiel sagen, da soll einfach ein Bindestrich erscheinen, oder ein Minuszeichen, um ehrlich zu sein.

Und Texte würde, wenn Sie den Text selber zitieren wollen, das @ Zeichen bekommen, aber ich will sattdessen einen zugegeben, einen etwas unfreundlichen Text, aber der ist so schön kurz zu schreiben, da er einfach nur sagt: "Häh, was ist denn hier passiert?" Statt des Originaltextes erscheint jetzt hier eine Warnung und nach dem Okay sehen Sie, da können Sie schreiben, was Sie wollen, der sagt sofort: "Was soll das?" "Da soll eine Zahl stehen." Wenn ich jetzt hier die Zahl wieder reinschreibe und mit "Return" bestätige: "Alles super, die Summe stimmt, die Zahl stimmt." Aber was immer ich da sonst reinschreibe und mit "Return" bestätige, erzeugt immer nur dies.

Ich nenn Sie mal Fehlermeldung.

Das können Sie dann anders formulieren, also Zahlenformate und zwar für solche Rechenbereiche sind sinvoll, wenn Sie dort sagen: "Es ist kein Text erlaubt und ich mache stattdessen eine Fehlermeldung." Dann winken die direkt und sagen: "Hier ist aber ein Poblem." Sie können sogar, das ist noch keine bedingte Formatierung, aber verhält sich so, Sie können an dieser Stelle sogar eine Farbe angeben.

Nach dem Okay wird das auch noch rot gefärbt.

Zahlenformate, gerade diese benutzerdefinierten, bieten also sehr viele Möglichkeiten an ganz unterschiedlichen Stellen, um Probleme zu lösen, die man vielleicht erst mal gar nicht damit in Verbindung bringt.

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